淺談獨立學(xué)院辦公室工作人員應(yīng)該具備的一些意識

淺談獨立學(xué)院辦公室工作人員應(yīng)該具備的一些意識

文/郭星

摘要：獨立學(xué)院辦公室是一個綜合性的管理工作部門，也是學(xué)院的一個服務(wù)部門。在學(xué)院工作中，其主要的服務(wù)對象有四個。辦公室需要運用科學(xué)管理的理論和技術(shù)，發(fā)揮秘書職能，輔助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)總攬全局，管理事務(wù)、提供服務(wù)，協(xié)調(diào)各個職能部門正常運轉(zhuǎn)，為學(xué)校教學(xué)、科研、學(xué)生管理等提供服務(wù)。作為辦公室工作人員，應(yīng)該具備哪些意識呢？本文對此作了淺談。

關(guān)鍵詞：獨立學(xué)院辦公室;工作人員;意識

中圖分類號:G717

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號：2095-9214(2015)09-0222-01

一、獨立學(xué)院辦公室的職能

在獨立學(xué)院的各個職能部門中，辦公室屬于一個綜合性服務(wù)部門。因為辦公室的綜合性，對學(xué)院的各項工作進(jìn)行統(tǒng)籌、規(guī)劃、協(xié)調(diào)等，既要負(fù)責(zé)學(xué)院各類大型會議的組織協(xié)調(diào)，也要負(fù)責(zé)各類信息的收集和數(shù)據(jù)整理，因此，該部門的主要服務(wù)對象是院領(lǐng)導(dǎo)、各部門、及一線師生。其服務(wù)的形式通常是通過具體的工作來實現(xiàn)的，辦公室的主要任務(wù)就是協(xié)調(diào)，在對各種瑣碎、復(fù)雜、個體事務(wù)的處理過程中起到協(xié)調(diào)作用。在做好服務(wù)工作的同時，樹立本部門對外的形象。因此，辦公室管理工作人員必須樹立良好的服務(wù)意識，并積極樹立良好的服務(wù)形象。

二、辦公室工作人員需要具備的意識

鑒于獨立學(xué)院辦公室的上述職能，辦公室工作人員應(yīng)該具有相應(yīng)的一些意識，這些意識主要有：

(一)服務(wù)意識

服務(wù)是學(xué)院辦公室工作的根本目的和宗旨，也是辦公室的核心工作，因此，辦公室工作人員首先應(yīng)樹立服務(wù)意識。

辦公室工作的服務(wù)對象主要有四個：第一，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)。作為辦公室工作人員，在學(xué)院工作中，要積極地為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供參謀和助手服務(wù)。第二，學(xué)校各職能部門。學(xué)院辦公室需要積極地向?qū)W校各職能部門傳達(dá)并落實各部門所布置的任務(wù)。第三，學(xué)院廣大教職工。在學(xué)院教職工有事情需要學(xué)院辦公室處理的時候，學(xué)院辦公室要主動為他們提供好相應(yīng)服務(wù)。第四，本學(xué)院學(xué)生。學(xué)院的學(xué)生需要寫證明、辦理證件、蓋章時，都需要辦公室為其提供相應(yīng)服務(wù)。

在面對不同的服務(wù)對象時，辦公室工作人員也需有不同的服務(wù)策略，也各有服務(wù)側(cè)重，如對待學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)需要主動服務(wù)，要大膽創(chuàng)新服務(wù)方式。不要唯命是從，要敢于提出合理化意見和建議。對待老師，要細(xì)致入微、熱情真誠、耐心周到。對待學(xué)生，要和藹可親，平易近人，做到能為學(xué)生著想。

(二)大局意識

作為獨立學(xué)院的辦公室工作人員，因為肩負(fù)事無巨細(xì)的各種“使命”，作為聯(lián)系學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、部門、教師及學(xué)生事務(wù)的紐帶，因此，要有大局意識。所謂大局，就是一種戰(zhàn)略布局。這種布局關(guān)系到學(xué)校、學(xué)院的總?cè)蝿?wù)和總目標(biāo)，關(guān)系到全?；蛉荷舷乱约叭w教職工、全體學(xué)生的整體利益和根本利益。在辦公室工作中，工作人員如果不能顧全大局，不但會影響到學(xué)院的整體布局，也會影響和限制到局部的發(fā)展。作為學(xué)院辦公室工作人員，在處理紛繁復(fù)雜的日常事務(wù)中，難免會遇到一些臨時性、突發(fā)性事件。而這些事件，無論從服務(wù)對象還是從工作范圍來看，都具有多元性和復(fù)雜性的特點。在對這些事務(wù)的處理中，辦公室工作人員必須具備大局意識，要能正確地認(rèn)清形勢，站在大局角度看待問題。在對這些事務(wù)的處理中，要把學(xué)校和學(xué)院的發(fā)展放在首位。在處理事情時，首先考慮自己的做法是否會對大局造成影響，并以此作為自己工作的指導(dǎo)意識，并要絕對服從、服務(wù)于這個大局。在這個意識的指導(dǎo)下，不偏離工作中心，正確、靈活地處理全局和局部的關(guān)系，自覺在全校和全院總體要求和奮斗目標(biāo)下開展工作。

培養(yǎng)大局意識，要立足于日常工作。辦公室工作人員要不斷提高政治理論素養(yǎng)。平時要注重對黨的方針政策的熟悉，要關(guān)心學(xué)院的發(fā)展，了解學(xué)院的發(fā)展方向。要深入工作實際，對自己對面對的事務(wù)開展調(diào)查研究，在實際工作中加強(qiáng)自己對客觀事物內(nèi)部聯(lián)系的洞察和把握能力。

(三)責(zé)任意識

由辦公室的工作職能可以得出辦公室的工作關(guān)系到學(xué)院的正常運轉(zhuǎn)以及學(xué)院工作的正常開展。因此，辦公室工作人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任意識。責(zé)任意識是辦公室工作人員立足現(xiàn)有崗位，開展一切工作的基礎(chǔ)。

作為辦公室工作人員，在日常工作中，要不斷強(qiáng)化自己的責(zé)任意識。要樹立想干事、肯干事的工作態(tài)度，要積極地向“會干事”的目標(biāo)努力。要愛崗敬業(yè)，敢于擔(dān)當(dāng)，力求不辱使命。

辦公室的工作幾乎都是日常工作，可以說基本沒有轟轟烈烈的大事。這些“小事”看似繁瑣和復(fù)雜，但每一個環(huán)節(jié)都容不得出現(xiàn)一點差錯。因為每一個環(huán)節(jié)的處理不當(dāng)，可能都會影響到整體工作，進(jìn)而影響到其他各職能部門工作的順利開展，甚至影響到本學(xué)院的整體布局。比如對日常文件和會議精神的傳達(dá)，再如對通知的下發(fā)和送達(dá)等等。這些事貌似都是小事，微不足道，但每一件又都關(guān)系到學(xué)院的管理和日常運作，關(guān)系到教職工的切身利益，關(guān)系到學(xué)生的日常生活和學(xué)習(xí)。一旦出現(xiàn)些馬虎和紕漏，有可能就會影響到大局。一旦被耽誤了，對于當(dāng)事人，可能就是非常嚴(yán)重的大事。

(四)學(xué)習(xí)意識

辦公室工作所面臨的事務(wù)中總是在千變?nèi)f化的，因為工作的主要對象是學(xué)院各個角度的人，因此，辦公室的工作所面臨的工作事務(wù)甚至可以說是瞬息萬變的。因此，辦公室工作人員要具有強(qiáng)烈的學(xué)習(xí)意識。在工作中，要積極進(jìn)取，不斷豐富和完善自己。

在工作中，作為辦公室工作人員，首先要在平時注意學(xué)習(xí)黨的先進(jìn)理論知識，用先進(jìn)的理論和意識來鍛煉自己、武裝自己。其次，作為辦公室工作人員，各種精熟的業(yè)務(wù)能力也是一種必備的能力。要熟練掌握辦公室工作的工作職責(zé)，以做到對各項職能的熟練履行。另外，在當(dāng)今時代，計算機(jī)相關(guān)技能也是辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)熟練掌握的。在日常工作中，辦公室工作人員要有學(xué)習(xí)意識，要主動熟悉各種辦公軟件，熟練運用現(xiàn)代技術(shù)。最后，作為辦公室工作人員，溝通是日常工作的一個主要內(nèi)容，因此，平時要注意良好的文字表達(dá)能力和語言表達(dá)能力的培養(yǎng)。

(作者單位：中山大學(xué)新華學(xué)院)

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