淺談新時(shí)期如何做好檔案管理工作

吳凌艷

摘 要：時(shí)代發(fā)展迅速，新時(shí)期的檔案管理工作也隨之越來(lái)越重要。良好的檔案管理制度，可以有效的提高單位的工作效率和工作質(zhì)量。該文從檔案及檔案管理的含義出發(fā)，首先對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分析，研究了檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)原理，對(duì)檔案信息進(jìn)行具體分析，就需求分析了檔案管理的功能和運(yùn)行性能；分析了檔案管理工作的重要意義、基本原理，并結(jié)合實(shí)際，對(duì)新時(shí)期如何科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的做好檔案管理工作提出了自己的一些見(jiàn)解和看法。

關(guān)鍵詞：檔案 檔案管理 科學(xué)化 現(xiàn)代化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2015）08（c）-0212-02

1 檔案及檔案管理

檔案是指在在各個(gè)工作中逐步形成的有著保存價(jià)值的各種形式與載體的歷史記錄，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)決策有著依據(jù)性，是對(duì)工作查考的憑證，也是科學(xué)研究與基礎(chǔ)設(shè)施以及設(shè)備建設(shè)的可靠性資料。檔案管理是對(duì)于檔案實(shí)體與信息進(jìn)行收集，整理，保管以及鑒定和統(tǒng)計(jì)，并提供利用服務(wù)。

2 檔案管理工作的重要意義

（1）檔案管理工作為社會(huì)經(jīng)濟(jì)科學(xué)發(fā)展提供第一手資料。有句俗語(yǔ)說(shuō)得好，“空口無(wú)憑，立字為證”。在檔案學(xué)中，我們能夠把這里說(shuō)的“字”與檔案材料相結(jié)合。檔案之所以能有這樣的作用，最主要的特點(diǎn)是在于它有著其原創(chuàng)性。具有其它資料不可替代的功能和作用。檔案資料對(duì)于單位來(lái)說(shuō)，如同一面鏡子，它詳細(xì)真實(shí)地反映了逐步發(fā)展的整個(gè)歷史軌跡，它以各種不同的形式真實(shí)而客觀的記載著管理過(guò)程中的每個(gè)環(huán)節(jié)，它是勞動(dòng)的智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，是認(rèn)識(shí)和把握發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是寶貴財(cái)富。檔案見(jiàn)證了歷史變遷，為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步提供了重要的參考資料。它再現(xiàn)了歷史，是原始的第一手的資料，具有其他資料所不具有的真實(shí)性、可靠性和說(shuō)服力，對(duì)參照現(xiàn)實(shí)、學(xué)習(xí)歷史、吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、教人育人、制定政策規(guī)劃具有非常重要的作用。

（2）管理檔案工作成為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的重要平臺(tái)。檔案作為一種重要信息載體，提供多種檔案的信息，已經(jīng)在人類社會(huì)的生活與生產(chǎn)中深深地扎根，與人類社會(huì)的發(fā)展幾乎同步，并且隨著社會(huì)的文明程度的提高會(huì)逐漸深入到人類社會(huì)生活和生產(chǎn)的各個(gè)領(lǐng)域，對(duì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，精神文明建設(shè)以及科技的進(jìn)步等都有非常重要的作用。

（3）做好檔案工作可以提高國(guó)家文化實(shí)力。隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，文化已經(jīng)成為民族創(chuàng)造力和凝聚力的源泉，并間接影響著國(guó)家的綜合實(shí)力。檔案涉及到社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)、文化等不同領(lǐng)域，真實(shí)體現(xiàn)了民族的優(yōu)秀文化，并蘊(yùn)涵著豐富文化發(fā)展的資源，是一個(gè)民族的文化的根本，提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)和良好素材，有助于文化創(chuàng)新。對(duì)于一個(gè)區(qū)域，檔案能夠豐富文化底蘊(yùn)、拓展文化發(fā)展空間、提升文化品味，有助于文化建設(shè)。

3 檔案管理工作的系統(tǒng)原理

系統(tǒng)原理，是一種從系統(tǒng)的觀點(diǎn)出發(fā)，把對(duì)象放到系統(tǒng)的形式中，在要素和要素、系統(tǒng)和要素以及系統(tǒng)和環(huán)境的相互聯(lián)系和作用中，精確地綜合考核對(duì)象，正確處理系統(tǒng)中各部分之間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)整體優(yōu)化系統(tǒng)，以更好地處理問(wèn)題的方法。檔案管理中應(yīng)用系統(tǒng)原理，應(yīng)明白：第一，系統(tǒng)原理植根于任何事物都具有的系統(tǒng)屬性，事物組合形成系統(tǒng)這個(gè)有機(jī)整體。第二，系統(tǒng)的生存和發(fā)展是在與周圍環(huán)境發(fā)生聯(lián)系和作用的過(guò)程中進(jìn)行的，它的變化性導(dǎo)致對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整和管理是必要的也是可能的。第三，檔案管理是對(duì)檔案進(jìn)行合理分析、協(xié)調(diào)各個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)系及與周圍環(huán)境關(guān)系的過(guò)程，這是應(yīng)用系統(tǒng)原理的體現(xiàn)。第四，管理檔案的目的是為優(yōu)化系統(tǒng)整體，增加管理效益，此即系統(tǒng)原理應(yīng)用的最終目標(biāo)。運(yùn)用系統(tǒng)原理于檔案管理活動(dòng)，分析整個(gè)檔案管理活動(dòng)以及管理活動(dòng)所涉及的許多因素與環(huán)節(jié)，比較科學(xué)的協(xié)調(diào)檔案管理系統(tǒng)里的組成的各個(gè)部分，將檔案管理系統(tǒng)的各個(gè)要素相互統(tǒng)一，并且能將整體功能放大，大概就是我們研究系統(tǒng)原理的根本目的。在檔案管理中要堅(jiān)持系統(tǒng)原理，就要按照系統(tǒng)的基本特性去從事檔案管理，系統(tǒng)最主要的特征是目的性、整體性和層次性，在檔案管理中必須予以充分注意。

（1）檔案管理的主要環(huán)節(jié)。檔案主要涉及的方面有整理收集，鑒定保管以及統(tǒng)計(jì)利用。具體環(huán)節(jié)包括檔案的收集與整理，價(jià)值的鑒定，信息的保管，信息的編目以及檢索和統(tǒng)計(jì)與編輯研究和檔案信息的提供利用等八個(gè)環(huán)節(jié)。

（2）檔案管理的發(fā)展。近年來(lái)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)得到了快速發(fā)展，使得各行各業(yè)也得到了迅猛發(fā)展。檔案可以清晰、完整的反應(yīng)出歷史的發(fā)展過(guò)程。檔案工作是一項(xiàng)記錄歷史、服務(wù)社會(huì)的工作。由于我國(guó)的檔案資料較多，檔案資料成為了人類認(rèn)識(shí)、掌握發(fā)展規(guī)律的最主要依據(jù)。我們可以借助檔案資料，幫助我們認(rèn)識(shí)過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)知?jiǎng)?chuàng)造未來(lái)。實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理檔案工作，要從增強(qiáng)檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識(shí)與創(chuàng)新管理檔案工作的模式、擴(kuò)寬檔案管理服務(wù)的途徑、充分發(fā)揮檔案管理人員的主體作用等方面開(kāi)始著手。檔案管理的發(fā)展是一個(gè)從非獨(dú)立到獨(dú)立系統(tǒng)、從簡(jiǎn)單到復(fù)雜、從經(jīng)驗(yàn)到科學(xué)、從手工到電子化管理、從封閉到開(kāi)放共享的發(fā)展過(guò)程。

（3）檔案管理的性質(zhì)。從主要作用和基本性質(zhì)的角度來(lái)看，檔案管理是一項(xiàng)具有管理性、服務(wù)性和政治性的管理工作。由于檔案管理是專門負(fù)責(zé)管理各部門運(yùn)行中形成的歷史文件的一種管理工作，具有管理型性；由于其檔案管理的目的是更好地為社會(huì)提供信息服務(wù)，所以具有服務(wù)性；由于檔案管理會(huì)涉及到國(guó)家政治和經(jīng)濟(jì)利益方面，所以檔案管理有一定的保密要性，檔案共享具有相對(duì)性，因此檔案管理具有一定的政治色彩。

（4）檔案管理的要求。檔案管理工作要以檔案的完整性、便利性、安全性為管理原則。檔案數(shù)量要統(tǒng)計(jì)歸納齊全，防止檔案缺失；檔案數(shù)據(jù)之間要有一定的排列邏輯，方便按照檢索規(guī)則快速檢索；檔案本身不被損壞，能長(zhǎng)期利用，對(duì)于涉及國(guó)家利益的檔案還要注意保密性維護(hù)。另外，由于檔案是對(duì)歷史的客觀反映，因此檔案管理者還要注意維護(hù)檔案的真實(shí)性，保持檔案原始性不被破壞。

4 新時(shí)期如何科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的做好檔案管理工作

隨著時(shí)代的變遷，檔案管理任務(wù)越來(lái)越重、信息服務(wù)功能越來(lái)越強(qiáng)，檔案管理工作凸顯出越來(lái)越重要的地位和作用，同時(shí)，檔案管理需要面對(duì)很多急需解決的問(wèn)題，比如是文件與檔案數(shù)量逐漸增多，給保管與提供利用帶來(lái)了困難。管理方式手段的落后也能直接影響文件與檔案的質(zhì)量等，只有堅(jiān)持不斷的變換檔案的管理理念，探索和更新檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)文檔管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，才能更好地發(fā)揮檔案的文化價(jià)值，促進(jìn)檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展。

（1）樹(shù)立檔案管理創(chuàng)新理念。創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，也是國(guó)家發(fā)展的動(dòng)力源泉，同樣，創(chuàng)新也是檔案管理工作領(lǐng)域持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。在信息和網(wǎng)絡(luò)高速爆炸的時(shí)代，管理檔案工作要跟得上社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，就要做到與時(shí)俱進(jìn)、跳出固有思維，以新的方式應(yīng)對(duì)新的問(wèn)題，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息化時(shí)代的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，服務(wù)與社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)。思維必要先于行動(dòng)解放，實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案管理工作領(lǐng)域的創(chuàng)新也必須要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，不斷嘗試使用新科技帶來(lái)突破。檔案管理者應(yīng)不斷轉(zhuǎn)變觀念、開(kāi)拓創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)，樹(shù)立檔案管理創(chuàng)新理念，研究新形勢(shì)下的檔案工作的新規(guī)律與新特點(diǎn)以及社會(huì)對(duì)檔案工作的新的需求與要求，確立資源優(yōu)勢(shì)理念及公共文化理念等檔案管理新理念，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作在理論、體制和機(jī)制上的創(chuàng)新。

（2）培養(yǎng)檔案管理新型人才。檔案工作在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代不可能僅靠專業(yè)知識(shí)完成很多問(wèn)題的解決，而是需要綜合多學(xué)科知識(shí)，這就要求新時(shí)期檔案管理者不僅具有一定的協(xié)調(diào)能力、寫作能力、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和管理能力等良好的綜合素質(zhì)，還要注重培養(yǎng)檔案在專業(yè)上創(chuàng)新人才，使之掌握現(xiàn)代化的管理才能，提高全方面的素質(zhì)，在檔案管理工作中不僅要成為“專才”，還要成為“通才”，以更好的適應(yīng)在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作等方面的更高要求。

（3）完善規(guī)劃性的檔案管理。第一，提高案卷的質(zhì)量，增加檔案工作的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性。實(shí)踐工作證明，能否完整收集案卷的材料，是影響和決定檔案價(jià)值的重要的因素，所以在收集檔案材料中要多加注意，檢查制發(fā)公文是否符合審批權(quán)限，能否履行簽發(fā)手續(xù)，以及公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，抄送單位和主送單位是否準(zhǔn)許，有無(wú)日期，落款與公文是否一致等；公文字跡要牢固清晰。繕印公文，草擬公文，各種記錄、簽字、報(bào)表、批注等，都應(yīng)保證字跡清晰、鮮明，不可使用容易褪色的紙張、墨水筆種，方便日后長(zhǎng)期保存和使用；使用合理文種要，規(guī)范擬制格式，行文避免使用不規(guī)范的字和濫用簡(jiǎn)稱，方便日后使用現(xiàn)代化檢索手段進(jìn)行檢索。第二，推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的關(guān)鍵是實(shí)施“以我為主”的歸檔立卷原則，即要以該單位形成的文件為主歸檔文件。這原則是我國(guó)在文書歸檔立卷實(shí)踐中形成的，對(duì)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化都非常重要。依照此原則，確立立卷歸檔工作的重點(diǎn)，在工作中要區(qū)分資料和文件，尤其是辨別形式與內(nèi)容有許多相同的地方，具體問(wèn)題具體對(duì)待，以減少檔案管理中的重復(fù)度，提高檔案利用度。第三，堅(jiān)持“以我為主”的歸檔原則?？蒲腥藛T在完成科研項(xiàng)目后，由于檔案意識(shí)較差，在收集科研成果檔案時(shí)只注重收集科研項(xiàng)目的結(jié)果性材料，主要是科研項(xiàng)目中的研究成果，諸如：著作、論文等，而很少關(guān)注和收集科研項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的材料。此外，科研人員將科研成果視為個(gè)人財(cái)產(chǎn)，不愿意上交或推遲上交許多珍貴材料，如：專利證書、獲獎(jiǎng)證書、論著等材料，有些科研人員認(rèn)為自己的科研成果用來(lái)申報(bào)專業(yè)職務(wù)，不愿將原件歸檔。這使得科研成果檔案在為連續(xù)性研究提供使用和參考時(shí)，出現(xiàn)一些材料不完整的問(wèn)題。

（4）加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化、信息化。第一，正確處理現(xiàn)代化管理與手工操作的關(guān)系。管理檔案的基礎(chǔ)工作，如：建檔管理、案卷整理和驗(yàn)收、檔案文件搜集的鑒定等，主要靠手工作業(yè)，因此，我們要使現(xiàn)代化技術(shù)與傳統(tǒng)技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，在積極引進(jìn)現(xiàn)代化新技術(shù)的同時(shí)，也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的改造和研究。第二，強(qiáng)化信息化硬件建設(shè)，確保檔案管理實(shí)現(xiàn)智能化、多元化。隨著發(fā)展新技術(shù)，檔案的載體已變得多樣化，除傳統(tǒng)的膠卷、紙質(zhì)、圖片等，還出現(xiàn)了數(shù)碼音像制品和磁盤、光盤等為載體的，因此，各級(jí)政府需加大財(cái)政投入，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理設(shè)備現(xiàn)代化。第三，提高檔案管理人員主動(dòng)性。根據(jù)馬克思主義，意識(shí)有能動(dòng)性，一定的社會(huì)意識(shí)就有相應(yīng)的社會(huì)能動(dòng)作用。所以，檔案信息化在一定意義上就是“觀念信息化”。因?yàn)樯鐣?huì)檔案意識(shí)在檔案信息化建設(shè)中有能動(dòng)作用，對(duì)檔案信息化建設(shè)有推動(dòng)作用。

總之，檔案是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”，也是社會(huì)信息的“儲(chǔ)存庫(kù)”，從大處說(shuō)，檔案是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)，是人類文明史的見(jiàn)證，更是社會(huì)的寶貴財(cái)富；從小處說(shuō)，檔案代表著一個(gè)單位的歷史沿革，它能真實(shí)地反映一個(gè)單位職能活動(dòng)的整體面貌，做好檔案管理工作意義重大。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已是必然趨勢(shì)。因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，把檔案管理工作提升到一個(gè)新的水平。

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