淺談如何做好圖書館辦公室主任工作

楊敏

【摘要】本文就如何做好辦公室主任工作提出了自己的看法。

【關(guān)鍵詞】圖書館；辦公室；主任；科學(xué)管理

圖書館辦公室是圖書館組織系統(tǒng)中的重要環(huán)節(jié)，辦公室工作質(zhì)量高低很大程度上影響著圖書館的科學(xué)管理、工作成效和單位形象。辦公室主任一職崗位特殊，責(zé)任重大，是決定著辦公室工作成效和形象的靈魂和關(guān)鍵。那么怎樣扮演好辦公室主任角色，做好主任工作呢？筆者從事辦公室管理工作多年，最大的體會(huì)是，做好辦公室主任工作，重要的是樹立四種意識(shí)，并圍繞這四種意識(shí)展開工作。

1、明確工作職責(zé)，樹立服務(wù)意識(shí)

圖書館辦公室主任工作是溝通全館上下和館外有關(guān)單位或部門的橋梁與紐帶，是集圖書館行政、人事、財(cái)務(wù)、保衛(wèi)、勤務(wù)于一身的工作。其工作特點(diǎn)日益呈現(xiàn)復(fù)雜性、多變性、社會(huì)性和綜合性。這對(duì)圖書館辦公室主任的自身素質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)提出了更高的要求，圖書館辦公室主任首先要明確工作職責(zé)，樹立服務(wù)意識(shí)。

1.1明確工作職責(zé)，把握好角色定位

從圖書館辦公室的性質(zhì)來看，圖書館辦公室機(jī)構(gòu)雖小，卻頭緒繁雜，職責(zé)眾多。事實(shí)上，大多數(shù)圖書館辦公室都兼有文秘、接待、公關(guān)、人事、工資、福利、安全、衛(wèi)生、物資采購等工作，不僅各部門的業(yè)務(wù)它要參與，而且各部門業(yè)務(wù)之外的事它也要過問，是個(gè)名副其實(shí)的綜合性的職能機(jī)構(gòu)。從圖書館辦公室的職能看，傳統(tǒng)上，圖書館辦公室往往被當(dāng)作一個(gè)單純收文辦事的機(jī)構(gòu)，不少人認(rèn)為，辦公室工作就是收收發(fā)發(fā)，來來往往，每天跟一大堆日?，嵤麓蚪坏?。然而，隨著圖書館工作的日趨復(fù)雜化和社會(huì)化，圖書館工作的職能已發(fā)生了重大變化，圖書館辦公室主任的職責(zé)也隨之而變。因此，圖書館辦公室主任要明確自己的工作職責(zé)，甘當(dāng)“老黃?！?，而且在工作中要掌握好一個(gè)“度”，這個(gè)“度”掌握得不好，就會(huì)出現(xiàn)遇事推諉，怕負(fù)責(zé)任，或者超越職權(quán)，越俎代皰等現(xiàn)象，辦公室主任首先是服務(wù)員，是林林總總館內(nèi)雜物的總管，這是每一個(gè)辦公室主任都必須明確的職責(zé)。

1.2樹立服務(wù)意識(shí)，當(dāng)好服務(wù)員

圖書館辦公室主任是處于館長和部門主任、業(yè)務(wù)部門之間，既是館長的得力助手，又是圖書館信息反饋系統(tǒng)的樞紐。工作地位比較特殊，工作做的好與壞直接影響圖書館的工作，因此，圖書館辦公室主任必須樹立全心全意為人民服務(wù)的思想，要用科學(xué)的工作方法和思維方式，不斷提高工作效率；要有上為領(lǐng)導(dǎo)分憂，下為群眾解難的服務(wù)意識(shí)，要善于把上級(jí)指示、領(lǐng)導(dǎo)決策變?yōu)楦刹柯毠さ膶?shí)際行動(dòng)，確保全館工作高效、科學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)。

1.3學(xué)會(huì)當(dāng)配角，做好館長的參謀和助手

圖書館領(lǐng)導(dǎo)決策的正確與否，制訂的規(guī)章制度和計(jì)劃是否具有先進(jìn)性、可行性，要依靠決策前占有盡可能多的信息資料和進(jìn)行大量的細(xì)致的調(diào)查研究工作。辦公室主任應(yīng)圍繞領(lǐng)導(dǎo)的決策，做深入細(xì)致的調(diào)查，廣泛收集和提供信息，同時(shí)要有計(jì)劃地對(duì)圖書館的業(yè)工作、管理工作提出具體的工作目標(biāo)和實(shí)施方案。決策作出后，要積極貫徹落實(shí)，布置給有關(guān)部門。平時(shí)要注意配合館長工作，不計(jì)名利，甘當(dāng)配角，幫助館長從繁瑣的事務(wù)性工作中解脫出來，集中精力抓好宏觀管理。

2、增強(qiáng)辦事能力，樹立責(zé)任意識(shí)

圖書館辦公室主任既是部門具體工作的參與或操作者，又是部門工作目標(biāo)的實(shí)施者。圖書館的工作性質(zhì)，要求圖書館辦公室主任要有合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，具有廣、博、專、深、的復(fù)合型知識(shí)素質(zhì)。首先，要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，有敢干開拓的創(chuàng)業(yè)精神和克服困難的勇氣和毅力，遇事不推諉，勇于負(fù)責(zé)，敢干承擔(dān)責(zé)任。其次，胸懷寬廣，氣度豁達(dá)，對(duì)人對(duì)事寬容大度，不求全責(zé)備，不以偏概全。再次，要掌握比較深厚的學(xué)科專業(yè)知識(shí)，不僅要掌握?qǐng)D書館專業(yè)理論和專業(yè)技能，也要掌握與自己工作內(nèi)容相關(guān)度較高的學(xué)科的專業(yè)知識(shí)。第四，要有較強(qiáng)的組織指揮能力和管理能力，善于統(tǒng)籌全局，謀劃本部門工作。能知人善用，充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和創(chuàng)造性，使部門工作保持活力。

3、堅(jiān)持以身作則，樹立表率意識(shí)

圖書館是圖書文獻(xiàn)信息中心，是為社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)研究服務(wù)的學(xué)術(shù)性構(gòu)。提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是圖書館人工作的共同目標(biāo)。要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，關(guān)鍵是最大限度地調(diào)動(dòng)廣大職工的積極性和創(chuàng)造性，因此健立健全規(guī)章制度，是圖書館各部門正常工作秩序順利開展的根本保障。圖書館辦公室主任要協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)制定一系列切實(shí)可行的規(guī)章制度和部（室）崗位責(zé)任制，使每個(gè)業(yè)務(wù)部門的每項(xiàng)工作都有章可循，分工合理，秩序井然，從而提高圖書館工作效率。同時(shí)，圖書館辦公室主任要堅(jiān)持原則，以身作則，在學(xué)習(xí)、工作、維護(hù)組織紀(jì)律等方面發(fā)揮身先士卒的突擊手的作用，帶頭執(zhí)行館領(lǐng)導(dǎo)的決定，使館領(lǐng)導(dǎo)的決策得于順利實(shí)施。辦公室主任還要培養(yǎng)健全的人格，用自己的人格魅力，感染人，激勵(lì)人，成為大家心悅誠服的好管家。

4、協(xié)調(diào)各方關(guān)系，樹立公關(guān)意識(shí)

圖書館辦公室主任承擔(dān)著參與館務(wù)、處理公務(wù)、從事業(yè)務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)的繁重冗雜的工作，不可避免地和上下、左右、館內(nèi)館外的人員有廣泛的接觸，這就要求圖書館辦公室主任要有較強(qiáng)的人際協(xié)調(diào)能力和交往能力，要有公關(guān)的意識(shí)和本領(lǐng)。要正確處理好三種關(guān)系：首先正確處理好辦公室主任與館領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，即上下級(jí)關(guān)系。其次，要處理好辦公室主任與各業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系，即部門之間關(guān)系，以避免內(nèi)耗。再次，要正確處理好圖書館與有關(guān)單位或部門之間的關(guān)系，即事物聯(lián)系與業(yè)務(wù)聯(lián)系的關(guān)系。只有這樣，圖書館辦公室主任在綜合協(xié)調(diào)、解決矛盾時(shí)才能駕輕就熟，游刃有余，使圖書館各部門的整體效應(yīng)得以充分的發(fā)揮。

總之，圖書館辦公室主任工作是一項(xiàng)復(fù)雜、繁重、不容易做好的工作，但它對(duì)圖書館的各項(xiàng)工作又有著十分重要的意義。所以圖書館辦公室主任要在工作中不斷加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè)，不僅要強(qiáng)化四種意識(shí)，而且要認(rèn)真總結(jié)和探索工作中的經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律，以提高自己的工作水平。

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