淺談工程項(xiàng)目檔案管理的重要性

鄭逸靜

摘要：工程檔案資料是具有保存價值施工技術(shù)資料的組合，是把分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理而成的，是進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目施工評價、施工質(zhì)量管理的依據(jù)，也是企業(yè)上述活動各方面知識、經(jīng)驗(yàn)、成果的累計(jì)和儲備。

關(guān)鍵詞：文書工作、科技檔案、檔案管理、信息化

一.文書工作

文書是在社會活動中，為處理各種事務(wù)而形成的具有特定效用的信息記錄。文書工作是對其進(jìn)行撰寫、傳遞、處理和管理而開展的一系列的活動。文書工作對及時傳達(dá)、互通情況、處理問題、交流經(jīng)驗(yàn)、傳遞信息、提高工作效率等具有十分重要的意義。

文書工作的基本原則可歸納為下述三個方面：

1.準(zhǔn)確。準(zhǔn)確既包括文書本身的質(zhì)量，也包括文書處理程序各環(huán)節(jié)的質(zhì)量。文書在處理的過程中，要體現(xiàn)嚴(yán)肅、認(rèn)真的工作作風(fēng)，做到程序完整，方法縝密，手續(xù)齊全。

2.及時。及時是對文書工作效率的要求，也是對文書工作特性的具體體現(xiàn)。從文書工作總體上講，及時的原則要求應(yīng)視輕重急緩處理文件，加速文件的運(yùn)轉(zhuǎn)，做到不積壓、不拖延、不誤事誤時。為此，必須明確辦文的時限，即規(guī)定每個具體工作環(huán)節(jié)的時間，以確保文書工作的整體效率。

3.安全。安全是對文書工作的管理要求，是文書工作政治性的集中體現(xiàn)。圍護(hù)文書工作的安全，要保證文書內(nèi)容的安全，特別是一些涉密文件。

二.科技檔案

首先，為保證歸檔文件的完整，科技檔案在整理、歸檔前都應(yīng)按項(xiàng)目收集齊全、完整成套。一套科技文件應(yīng)該能夠完整地反映該項(xiàng)科技活動的全部內(nèi)容和歷史面貌，既有原始依據(jù)性文件，又有過程性和成果性文件。在歸檔前，檔案工作員應(yīng)根據(jù)專業(yè)性質(zhì)和科技、生產(chǎn)活動的特點(diǎn)，認(rèn)真進(jìn)行檢查做好歸檔文件的完整性鑒別工作。但有時管理人員對于科技檔案不夠重視，用的著的時候重要，用不著的時候不重要。

其次，科技檔案必須是真實(shí)的歷史記錄，形成的所有聲像資料必須在內(nèi)容上始終與所反映的科技對象一致。要求科技檔案是其科技活動同期形成的真實(shí)的歷史記錄，保證如實(shí)地記錄和反映科技對象的歷史面貌；同時要求科技檔案能夠動態(tài)地反映科技文件歸檔后其科技對象發(fā)展變化的基本情況，使科技檔案為歷史研究和現(xiàn)實(shí)使用提供可靠的依據(jù)和憑證。

三.檔案管理

1.檔案的收集與整理

檔案收集整理工作的具體內(nèi)容是需對本單位（部門）需要?dú)w檔的文件、未及時歸檔的文件、具有長久保存價值的檔案文件的接收和整理。而檔案的收集和整理工作又可看作為是對檔案工作的前端控制。檔案的收集是前端控制的基礎(chǔ)和出發(fā)點(diǎn)，而檔案的整理則是前端控制的重點(diǎn)。工程項(xiàng)目檔案的前端控制是對文件歸檔之前的工程項(xiàng)目的早期參與，工程項(xiàng)目檔案往往形成周期長，涉及專業(yè)多，工序復(fù)雜，如不及早參與，必定會影響工程檔案的齊全完整，甚至?xí)绊懙焦こ掏瓿珊蟮恼w竣工驗(yàn)收。

總承包項(xiàng)目歸檔的內(nèi)容可參照城建檔案館所編制的相應(yīng)歸檔表，可根據(jù)該表所列的范圍進(jìn)行歸檔文件的收集整理。歸檔的文件分為四個大項(xiàng)分別為前期立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)階段文件、施工文件、竣工階段文件。而檔案資料的收集整理的過程應(yīng)隨著整個項(xiàng)目的進(jìn)程同時進(jìn)行著的，應(yīng)將檔案工作與工程項(xiàng)目的施工活動實(shí)行同步管理，即簽訂合同、下達(dá)任務(wù)書時提出文件材料的歸檔范圍及要求；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度的同時檢查文件材料的形成情況；檢查工程質(zhì)量的同時檢查檔案材料的完整與準(zhǔn)確。

2.檔案的價值鑒定

檔案的價值鑒定是決定檔案是否值得保存的基本手段。如果錯誤地銷毀了有價值的檔案，將會對于今后的查閱、參考和利用造成不可挽回的損失；反之，如果不適當(dāng)?shù)乇４媪藷o價值的檔案，也會給檔案室徒增人力、物力的消耗，并將真正有價值的檔案淹沒其中，有害無益。

在檔案的管理活動中，注重加強(qiáng)對檔案的前端控制，能有效地解決檔案的質(zhì)量問題。如果只是被動地接受歸檔工作，那么檔案的質(zhì)量就會失去必要的保證。為此，應(yīng)當(dāng)把檔案的管理模式由結(jié)果轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程，應(yīng)注意利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段來監(jiān)控文件和記錄的形成過程、保存和加工過程以及鑒定篩選歸檔過程。

在項(xiàng)目管理的過程中，資料員不能僅僅作為檔案的收集整理人員，了解檔案管理知識即可，也需要學(xué)習(xí)工程項(xiàng)目管理的相關(guān)知識，以此來提高自己的專業(yè)水平，這樣才能有的放矢地收集到相關(guān)的信息，才能了解到自己所收集的檔案是否齊全是否有效。

3.檔案的價值利用

檔案的保存價值一個重要的方面便是為了檔案能夠?yàn)槭褂谜咴谔峁┖罄m(xù)工作中全面、及時、準(zhǔn)確、有效的服務(wù)。

在利用檔案時，我們需要注意以下幾點(diǎn)：

（1）在閱覽時，使用者不得在文件上涂改、作標(biāo)記等，必須保證檔案文件的原始性及完整性，要愛護(hù)所查閱的檔案材料。

（2）如檔案需要外借，檔案員必須做好詳細(xì)的登記工作，不能因熟人或領(lǐng)導(dǎo)而忽略此步驟造成文件因借閱長時間后未歸還而忘記是由誰借用。同時，若文件超過借閱期限未歸還，檔案人員需提醒借閱人及時歸還，防止應(yīng)疏忽而造成的文件丟失。

（3）重要文件或者珍貴文件，應(yīng)妥善保管，盡量不外借，但若是合理的需要，可提供復(fù)印件供其外借使用。

四.檔案信息化

檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是檔案工作的重中之重，是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)，是做好檔案工作的關(guān)鍵。

傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為工作對象，文件形成后由資料員收集立卷，最后交到檔案部門進(jìn)行歸檔保存，由于紙質(zhì)檔案的管理工作已經(jīng)過了長期的實(shí)踐，總結(jié)出了一套工作流程及方法。在傳統(tǒng)的方式下，檔案收集后，先進(jìn)行分類、排序、裝訂、編號，然后錄入檔案目錄，并將目錄連同檔案一起裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費(fèi)大量勞動和時間，導(dǎo)致較多檔案歸檔后被長期堆放、得不到及時的處理。此外，雖然檔案一般都分類存放，但在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，這樣一來導(dǎo)致查找和閱覽都變得比較繁瑣。由此可見，曾經(jīng)使用的傳統(tǒng)的檔案管理方法與信息化管理相比較存在著：檔案的編目流程繁瑣低效；整理時間冗長；檔案查閱耗時；統(tǒng)計(jì)工作難以開展等問題。

與此同時，由于如今檔案的種類和數(shù)量急劇增長，給保管和利用又帶來了一系列的問題，以前的傳統(tǒng)手工管理現(xiàn)已無法解決檔案工作面臨的種種難題，為了讓利用者能及時地?zé)o遺漏地得到所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每個需要利用的地方，這就需要借助于計(jì)算機(jī)及通訊技術(shù)。檔案的信息化管理，可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的起草、查找、借閱、收集、整理、編制檢索工具等。電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，并存儲在計(jì)算機(jī)磁盤中。雖然在初期時將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件時會遇到許多的問題和麻煩，但經(jīng)過一段時間的磨合后，電子文檔便捷、高速、直觀的優(yōu)越性會充分地體現(xiàn)出來，從而提高了利用率及利用時效，并可以不受時間和距離的限制來傳輸所需要的資料。

日益豐富的工作實(shí)踐證明，檔案管理采用電子化流轉(zhuǎn)方式，是檔案管理發(fā)展的趨勢，是提高工作效率的有效手段。因此，檔案信息化管理是改變傳統(tǒng)的檔案管理模式、有效提升檔案管理水平的必要手段，也是必經(jīng)之路。

參考文獻(xiàn)：

[1] 《建筑工程資料管理規(guī)程》JGJ/T 185-2009. 北京：中國計(jì)劃出版社. 2009年.

[2] 《上海市建設(shè)工程竣工檔案編制驗(yàn)收及報(bào)送規(guī)定》. 上海，2008年.