論國企檔案管理工作中存在的問題及解決思路

摘 要：長期以來，檔案管理工作在國有企業(yè)中往往被放置在不受重視的地位，難以隨著時代的發(fā)展而進步，不僅不能為企業(yè)提供服務(wù)，有時甚至?xí)蔀槠髽I(yè)發(fā)展的短板。因此，深入分析國有企業(yè)檔案管理中存在的問題并加強對國有企業(yè)檔案的管理具有重大的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);檔案管理;解決思路

檔案管理工作在國有企業(yè)中容易被放置在不受重視的地位，難以隨著時代的發(fā)展而進步，不僅不能為企業(yè)提供服務(wù)，有時甚至?xí)蔀槠髽I(yè)發(fā)展的短板。特別是隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和運用，在給檔案事業(yè)的發(fā)展帶來質(zhì)的飛躍的同時，也帶來了新的挑戰(zhàn)。如何適應(yīng)形勢，創(chuàng)新理念，推動檔案工作邁上新的臺階，是每一個檔案工作者面臨的問題。

在新形勢下，尤其是在這個“數(shù)據(jù)爆炸”的年代，要做好并發(fā)揮好檔案管理工作的作用和價值，需要檔案管理人員不斷的提高檔案管理服務(wù)意識，創(chuàng)新檔案管理方法，實現(xiàn)我國企業(yè)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化管理，才能提高國企檔案的管理水平，促進國企檔案管理工作的發(fā)展。應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段和服務(wù)方式，可以適應(yīng)新的社會經(jīng)濟環(huán)境中對國企檔案管理的要求，實現(xiàn)國企檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

一、國企檔案管理工作中存在的問題

結(jié)合筆者多年的工作經(jīng)歷，認為目前國企檔案管理工作中主要存在如下幾個問題：

（一）企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的變化，阻礙了企業(yè)檔案管理的發(fā)展

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，企業(yè)內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)和管理方式發(fā)生了根本性的變化，絕大多數(shù)的檔案部門已經(jīng)不再獨立存在。另外。企業(yè)內(nèi)部各成員自身情況不同，檔案管理環(huán)境不同，導(dǎo)致各成員企業(yè)的檔案管理各自為政。產(chǎn)權(quán)變動使企業(yè)檔案管理陷入真空狀態(tài)。但是我國國有企業(yè)還沒有完全的產(chǎn)權(quán)，國有企業(yè)間的重組其實都沒有產(chǎn)生產(chǎn)權(quán)變動。隨著企業(yè)的改制，很多企業(yè)的檔案管理機構(gòu)被撤銷或者被降格，導(dǎo)致檔案工作無人管理的局面形成。

（二）企業(yè)沒有健全的檔案管理體系

目前有很多國有企業(yè)將檔案管理機構(gòu)進行合并，導(dǎo)致檔案管理職能被弱化，給檔案管理工作增加了難度。檔案管理人員專業(yè)知識不高、責(zé)任心不強，也沒有采取特殊的安全保護。因此檔案管理工作極不規(guī)范，具有很強的隨意性。檔案管理規(guī)章制度執(zhí)行力差。造成這些現(xiàn)象的主要原因有：沒有將檔案工作納入業(yè)務(wù)部門職責(zé)范圍內(nèi);在日?；顒又行纬傻拇罅繖n案都是分散保存，從而使管理成本大大增加。

（三）檔案管理的手段不夠先進，信息化水平低

檔案管理手段的發(fā)展遠遠落后于新形勢的發(fā)展需要。造成一些企業(yè)利用檔案管理薄弱，進行一些違規(guī)經(jīng)營，如披露假信息，存在抽單、埋單、原始資料不全、非正常交易、涂改等現(xiàn)象。

隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入，國有企業(yè)檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來單一的紙質(zhì)發(fā)展為紙質(zhì)、電子等多種載體共存的局面。然而不少國有企業(yè)檔案管理信息化水平依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工，嚴(yán)重影響了國有企業(yè)檔案查找利用的效率，大大的降低了檔案利用價值。

（四）國企內(nèi)部的檔案管理的規(guī)章制度尚不完善

國企內(nèi)部對檔案管理的規(guī)章制度還完善，企業(yè)內(nèi)部沒有把工作直接放入到業(yè)務(wù)部門的職責(zé)范圍之內(nèi)，而且在企業(yè)的日常業(yè)務(wù)活動中已經(jīng)形成了檔案分散保存的形式，這就使得企業(yè)對員工檔案的管理費用大大提高。

此外，由于國有企業(yè)人員歸檔意識差，經(jīng)常忽略檔案資料的收集和整理，缺乏檔案意識，導(dǎo)致材料的缺失，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。

對于企業(yè)檔案管理來講，規(guī)范企業(yè)經(jīng)營行為的有效手段就是維護檔案的嚴(yán)肅性。從根本上防范化解企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險的前提就是應(yīng)該增強企業(yè)內(nèi)部控制的能力而且對企業(yè)來說企業(yè)的風(fēng)險防范的第一道防線就是內(nèi)部控制。企業(yè)內(nèi)控水平的好壞不僅能體現(xiàn)在企業(yè)檔案管理的好壞，也可以提高企業(yè)的管理水平。加強檔案管理，促進企業(yè)建立風(fēng)險管理的“事前防范、事中控制、事后監(jiān)督”的機制。

二、解決思路

基于以上分析，筆者認為可以從以下幾方面來提高檔案管理的工作水平。

（一）提高檔案管理意識

檔案管理人員必須重宣傳、重造勢，在積極探索改制企業(yè)檔案處置工作的同時，加大宣傳工作力度，通過新聞媒體，強勢宣傳推介檔案規(guī)范管理工作，引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，贏得社會各界的大力支持和監(jiān)督，為檔案工作的順利推進創(chuàng)造良好的氛閘。

（二）開發(fā)和完善企業(yè)檔案信息資源

檔案部門要綜合地開展檔案信息資源的擴充并積極為咨詢、論證工作提供可靠依據(jù)。國企的檔案人員要確定檔案工作為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的內(nèi)容與方法，提高對信息資源的認識，同時企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)要從戰(zhàn)略高度重視信息資源之開發(fā)、運用，加強信息資源管理，提高企業(yè)綜合競爭力。國企的檔案部門要對企業(yè)檔案進行整理編研工作，開拓“以檔養(yǎng)檔，有償服務(wù)”的新路子，要注重培養(yǎng)、任用具有經(jīng)營頭腦和創(chuàng)新思維，有超強專業(yè)技術(shù)能力、良好信息素養(yǎng)和應(yīng)變能力的復(fù)合型高級檔案管理人才。

（三）控制檔案流失

組建檔案資產(chǎn)評估機構(gòu)，不僅要把檔案資產(chǎn)作為企業(yè)有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)價值評估中的原始憑證，更要包括對檔案資產(chǎn)自身價值的評估，從而使企業(yè)和國家的權(quán)益不受影響，杜絕國有資產(chǎn)的流失。

（四）行政主管部門應(yīng)加大監(jiān)控力度

行政主管部門加大對檔案管理的監(jiān)控主要從以下幾個方面進行：行政主管部門在對檔案管理進行監(jiān)控時，要明確監(jiān)管范圍，擺正檔案監(jiān)管工作的位置;建立完善的監(jiān)控制度，提高檔案管理效率;行政主管部門對檔案管理進行監(jiān)控要隨著社會的發(fā)展而進行調(diào)整。

（五）實施“一體化管理”

現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式的應(yīng)用，需要企業(yè)在檔案管理過程中，樹立一體化意識。實現(xiàn)企業(yè)文檔一體化的實質(zhì)，主要是融合現(xiàn)代的文秘制度和企業(yè)的檔案管理工作，加強對企業(yè)的文檔管理控制，保證企業(yè)檔案管理工作流程的科學(xué)化和合理化。企業(yè)檔案是企業(yè)在社會經(jīng)濟發(fā)展過程中的一種歷史記錄，在企業(yè)的發(fā)展中占有重要的位置，發(fā)揮了重要的作用。實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的文檔一體化，需要企業(yè)的檔案管理工作人員保持較強的檔案意識，在文檔流轉(zhuǎn)的過程中及時的做好不同文本的保存和上繳工作。

三、結(jié)語

如今的時代數(shù)據(jù)爆炸，如何把國有企業(yè)的檔案作為一種“數(shù)據(jù)”資源保管并利用好，并充分挖掘其潛在價值，優(yōu)化生產(chǎn)和服務(wù)，發(fā)掘新的利潤增長點，具有非常重要的意義。

作者簡介：蔡舒也，國網(wǎng)上海長興供電公司，綜合專職。