現(xiàn)代檔案管理必須保證電子檔案的真實性

姚葶

摘 要：本文強調的是檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢是走電子檔案的管理方式，所以要求必須保證電子檔案的真實性。

關鍵詞：現(xiàn)代檔案管理;電子檔案;真實性

隨著信息技術的迅猛發(fā)展，電子檔案作為新的檔案載體已得到了普遍的關注與重視。特別是加強電子檔案的管理。為了配合全國發(fā)展計劃的落實，同時也為了盡快地提高檔案的服務效率，要求檔案管理要引進現(xiàn)代化管理手段——采取電子檔案的管理方式。這里以城建檔案為例加以說明。

作為城區(qū)檔案，不同于其他檔案形式，它不僅記載了城市建設各項活動的經(jīng)驗及技術成就，而且是舊城面貌的歷史見證，是城市發(fā)展改造不可缺少的權威憑證和城市建設管理的可靠依據(jù)。

由此可見，城區(qū)檔案管理的重要性是不言而喻的。就目前城建檔案現(xiàn)狀而言，基本上都屬于傳統(tǒng)的紙質檔案管理，在歸檔、查檔方面工作量極大，如果全面實施電子檔案管理則會大大提高工作效率，節(jié)約勞動時間。但是由于電子檔案的信息都是以數(shù)碼方式存在，具有信息與載體的分離性、信息的物理結構與邏輯結構的差異性、可變性及相對獨立性，因此它不再具有傳統(tǒng)意義上的原始性，這樣以來，電子檔案的易修改特征對我們城建檔案的價值體系就產(chǎn)生了極大的影響。

如何保證城建電子檔案的真實性，筆者認為，除了要從法律法規(guī)方面加以保護以外，還應從技術措施方面著手，建立完整的保障體系，保證城建電子檔案的真實性，使之能夠健康有序的發(fā)展。

真實性是檔案的生命線。城建電子檔案的真實可靠性就存在于人機兩方面：

首先，從“人”的角度講，由于城建電子檔案的管理工作必須要有計算機操作人員參與，那么操作人員的主觀意志、客觀技術能力等諸多因素都可能在不同程度上影響計算機系統(tǒng)的運行，影響城建電子檔案的真實性。

其次，從另一方面“機”的角度講，由于計算機系統(tǒng)并非不可侵犯，目前已經(jīng)進入互聯(lián)時代，就連世界上最機密的情報網(wǎng)站都經(jīng)常有黑客光顧，所以，有計算機的侵襲，就要有計算機的反侵襲，我們要在城建電子檔案的設置程度上采取嚴密的高技術手段，防止這種現(xiàn)象的發(fā)生。

再有涉及計算機，還要防范計算機病毒，我們要防止病毒造成城建電子檔案的信息混亂或丟失，這些都是需要從信息技術的角度解決，所以，我們既要提高檔案操作人員的綜合素質，同時，還要從電子技術方面尋求突破，來確保城建電子檔案的真實性。

一、提高操作人員的素質

由于城建電子檔案屬于高科技的產(chǎn)物，所以原有的檔案操作人員的工作手段已經(jīng)遠遠不能適應城建電子檔案的管理工作，這就要求大力提高操作人員的素質。這并不是簡單地要求工作人員會操作計算機就可以，這需要其具備多方面知識的綜合素質。因為，城建電子檔案的管理，涉及到電子計算機軟、硬件及網(wǎng)絡技術、信息處理技術、文件檔案管理的基礎知識以及相應的法律知識、外語知識等，只有具備這樣素質的操作人員才能勝任城建電子檔案的管理工作，才能適應發(fā)展中的信息時代。

二、所輸入城建檔案來源必須是真實的

在建立城建電子檔案時，必須要保證原始的檔案憑證是真實的，來源是真實的，城建檔案信息轉換成機讀格式的過程也是真實的，這樣就能為城建電子檔案的真實性把好第一道關，杜絕虛假的檔案資料。

三、城建電子檔案真實性的技術控制

首先，在城建電子檔案的防盜技術控制方面，我們要對城建電子檔案修改復制技術嚴格控制，如對城建檔案代碼加密、設置簽發(fā)密碼口令等，就可以保證檔案信息的保密性，防止信息會被非法修改或非法截留、破壞。

其次，在城建電子檔案傳遞的技術控制方面要采用（ ARQ）自動重發(fā)請求等差錯控制技術，在應用軟件中提供密碼保護自動加密及在操作系統(tǒng)中采取“密鑰”控制等手段。

最后，在城建電子檔案利用的控制方面，我們要對系統(tǒng)訪問權限加以控制，限制利用者身份、保障城建電子檔案不被入侵、破壞。城建電子檔案必須保留背景信息，一旦檔案被破壞可提供發(fā)現(xiàn)機制，并控制到最小程度，實現(xiàn)城建電子檔案的外部安全和完整。

四、關于城建電子檔案格式轉換技術控制

城建電子檔案的產(chǎn)生就要區(qū)別于紙質等傳統(tǒng)檔案所歸檔的方式，城建電子檔案是由簡單的二進制代碼組成，它的原始記錄符號只有“O”和“1”，所以對格式轉換技術加以控制，在城建電子檔案系統(tǒng)設備升級過程中，保持系統(tǒng)兼容性、通用性，達到電子檔案格式轉換的“無縫鏈接”，保持電子檔案的真實、可靠性。

五、關于城建電子檔案的防病毒、防黑客技術

計算機病毒是一種惡意程序，它通過不同的途徑潛伏或寄生在系統(tǒng)的正常程序或存儲媒體里，當某種條件或時機成熟時就會滋生并感染系統(tǒng)，使信息資源受到不同程度的損害。

目前，計算機病毒的危害越來越大，輕者占用系統(tǒng)資源，影響運行速度，重者破壞系統(tǒng)文件和數(shù)據(jù)，甚至使系統(tǒng)癱瘓，無法正常工作。而計算機黑客，是指有造詣的電腦程序設計者，而現(xiàn)在專指在計算機網(wǎng)絡中那些利用自己掌握的技術，偷閱、篡改或竅取他人的機密數(shù)據(jù)資料，甚至在電腦網(wǎng)絡上進行犯罪活動的人。

作為城區(qū)檔案，不同于其他檔案形式，它不僅記載了城市建設各項活動的經(jīng)驗及技術成就，而且是舊城面貌的歷史見證，是城市發(fā)展改造不可缺少的權威憑證和城市建設管理的可靠依據(jù)。

據(jù)了解，在我國負責提供國際互聯(lián)網(wǎng)接入服務的單位，絕大多數(shù)都受到過黑客的攻擊和侵入。所以，我們在城建電子檔案的管理工作中，要加強反病毒技術研究，開發(fā)功能強大、完善、智能化的反病毒軟件，以達到保證城建電子檔案的安全、保護城建電子檔案的目的。