淺談信息化促進檔案業(yè)務現(xiàn)代化的發(fā)展

王海英

摘要：檔案是社會眾多信息資源中的最為基礎的內(nèi)容，是來自于人類各項社會實踐活動中的真實信息，有著來源廣泛、信息含量大、內(nèi)容復雜的特征。但面對檔案利用要求日益高漲的信息時期，傳統(tǒng)的檔案管理工作越來越無法滿足社會需求，因此，這里我們有必要對檔案業(yè)務的現(xiàn)代化進行思考。

關鍵詞：檔案資源；信息化；檔案業(yè)務；現(xiàn)代化

檔案作為社會基礎信息資源，它來自于人類各項社會活動，包含了社會管理、經(jīng)濟、生產(chǎn)建設以及文化等多個領域，是社會經(jīng)濟發(fā)展中科學、真實、客觀的記錄載體，是人類最為寶貴的財富。目前，隨著人們對檔案信息作用認識程度的不斷加深，檔案管理模式也面臨越來越嚴峻的挑戰(zhàn)。目前，大量的檔案信息在存儲、管理以及利用方面出現(xiàn)了眾多缺陷，再加上信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的影響，使得檔案業(yè)務現(xiàn)代化發(fā)展已成為必然，是未來檔案管理工作開展的基礎所在。

一、信息化背景下的檔案管理現(xiàn)狀

隨著時代經(jīng)濟的發(fā)展，信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)以及計算機技術(shù)已成為人們生活、生產(chǎn)和學習中不可或缺的部分，甚至說信息化已成為當今社會發(fā)展的重要標志。檔案作為人類社會活動實踐得出的產(chǎn)物，在社會發(fā)展中的作用越來越明顯，這也促使了人們對檔案管理、利用提出了新要求。但是在長期以來的檔案管理中，普遍是紙質(zhì)文件管理為核心的，這種檔案管理面對日益高漲的檔案需求就顯得有些蒼白了，為此實施檔案管理信息化、自動化和數(shù)字化勢在必行。

所謂的信息化檔案管理就是在檔案管理中，利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和信息技術(shù)來實現(xiàn)檔案資源的收集、整理、歸檔和利用工作，從而提高檔案管理效率，為社會經(jīng)濟的發(fā)展做貢獻。這種檔案管理方式的產(chǎn)生主要是以通信技術(shù)、計算機技術(shù)、微電子技術(shù)為核心的，為實現(xiàn)檔案業(yè)務的現(xiàn)代化奠定了基礎。

二、檔案管理對象的數(shù)字化

伴隨著信息時代的到來和計算機的普及，大量電子文件的出現(xiàn)使得傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸退出了當今時代市場，由此也顯示出信息技術(shù)在檔案管理中的重要性。目前，電子文件已成為主要的檔案記錄形式，它無異于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件，是一種既具有紙質(zhì)文件本質(zhì)屬性的檔案內(nèi)容，又和紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)區(qū)別的新內(nèi)容。面對這種要求，在當今檔案管理工作中我們必須要實現(xiàn)管理對象的改變，具體工作要點如下。

目前，信息時代的到來和計算技術(shù)的普及為檔案提供了全新的載體以及存儲形式，正是因為這種新的檔案載體的產(chǎn)生，使得檔案管理工作逐漸擺脫了傳統(tǒng)的管理模式，呈現(xiàn)出一片大好的發(fā)展態(tài)勢。目前檔案管理中，檔案載體的變化非常明顯，這種檔案資源在管理工作中實現(xiàn)了許多原來檔案管理都無法實現(xiàn)的特點：

首先，檔案信息的識別并非人工直接識讀。數(shù)字化檔案信息工作中，檔案信息普遍都記錄在計算機硬盤上，這些符號是以二進制數(shù)字編碼為基礎存在光介質(zhì)或者磁介質(zhì)的物質(zhì)上的，這種數(shù)據(jù)人們?nèi)庋酆茈y觀察和識別，因此在利用的時候都需要一些特定的工具，例如計算機、多媒體以及投影儀等。

其次，信息對于計算機系統(tǒng)的依賴性更加強烈。數(shù)字化檔案信息的前身是電子文件，這些文件不管是收集、處理還是傳輸都是在計算機平臺下工作的。因此，計算機可謂是信息時代檔案管理的基礎所在，是不可缺少的一部分，它的系統(tǒng)運行速度、軟件、硬件的性能直接關系著各種檔案信息的管理效率和質(zhì)量。

再次，信息在傳輸和保存之中都是由專門的載體分別的，這與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比較信息歸類、匯總效果更好，人們在這些檔案信息利用方面的效率也更加高。在具體工作中，信息可在不同的載體上同時存在或相互轉(zhuǎn)換，也可以根據(jù)需要進行擴展、壓縮和改變存儲空間。

最后，信息的易變性。信息的易變性主要表現(xiàn)在，數(shù)字化檔案的內(nèi)容與載體的可分離性使電子檔案心底易于更改且不留痕跡；電子檔案載體性能的額不穩(wěn)定性，這有可能造成文件中信息的改變。

三、實現(xiàn)檔案業(yè)務現(xiàn)代化的有效途徑

在現(xiàn)代信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，檔案管理對象以數(shù)字形式記錄、傳輸、利用。目前，數(shù)字檔案信息有兩個來源。一是傳統(tǒng)檔案資源的數(shù)字化，這是歷史發(fā)展的必然。目前全國各級各類檔案館所藏檔案主要是以紙張、膠片、磁帶等為記錄載體的檔案，這也是目前信息量最大、內(nèi)容最豐富、利用率最高的檔案。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)、找平、聲像等檔案本身的屬性，造成了檔案信息利用率不高，檔案信息資源得不到很好的開發(fā)和利用，現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案工作突破傳統(tǒng)管理的桎梏，為充分利用檔案信息提供了條件和手段。另一個是在電子政務、電子商務等環(huán)境下必然產(chǎn)生的各種電子文件。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化、計算機輔助設計、制造以及互聯(lián)網(wǎng)的應用，電子文件越來越為信息的主要記錄形式。

1、檔案管理的現(xiàn)代化。

知識經(jīng)濟社會快速發(fā)展，需要大量的信息為其支撐，檔案管理如何才能達到將人類社會知識的積累和作為科技成果的信息的檔案快速準確地提供給社會服務的目的，唯一的辦法就是充分運用現(xiàn)代技術(shù)手段科學地管理檔案。為了適應現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，檔案部門正積極地將各種現(xiàn)代信息技術(shù)運用于檔案管理工作中。

2、管理手段的現(xiàn)代化。

現(xiàn)代信息技術(shù)運用于檔案管理工作，在傳統(tǒng)的檔案工作的各個環(huán)節(jié)中，現(xiàn)代檔案管理手段代替了傳統(tǒng)管理手段。

利用計算機完成文檔一體化管理，計算機輔助立卷，檔案文件的全文和檔案內(nèi)容信息的存儲與檢索，檔案自動標引、編目、統(tǒng)計、借閱，檔案庫房管理等，并且在進行管理時，計算機可以不分各個業(yè)務管理環(huán)節(jié)的先后順序，使傳統(tǒng)檔案管理的有時間先后的各個業(yè)務環(huán)節(jié)實現(xiàn)了無縫銜接，從而提高了檔案工作的效率和質(zhì)量。

運用多媒體技術(shù)將靜態(tài)圖像、圖形、手稿、照片、文字、錄音、錄像等各種不同載體的檔案以數(shù)字形式存入計算機，對檔案進行綜合處理，是利用者能隨時查閱文字、照片、聲音、影響等多種形式的檔案信息。從而改變了傳統(tǒng)檔案都是平面的、文字、圖像、聲音等不同載體的信息相互分離存儲，難以有機地結(jié)合起來的局限，促進了檔案信息處理效率的提高。利用多媒體技術(shù)實現(xiàn)多種類型檔案信息的綜合性管理。

網(wǎng)絡化是檔案工作步入現(xiàn)代化的最好的技術(shù)手段。網(wǎng)絡技術(shù)和虛擬技術(shù)的運用，改變了傳統(tǒng)檔案館檔案收集、歸檔和信息利用的方式。

自動控制技術(shù)的運用在檔案管理中尤其是在對庫房進行自動化管理中發(fā)揮重大的作用，比如自動監(jiān)控庫房溫濕度，記錄分析空氣清潔度，自動控制防火、警衛(wèi)等。條碼技術(shù)運用于檔案庫房管理，擺脫了由落后的手工操作帶來的檔案放錯位置、缺檔的問題，提高了工作效率。

四、結(jié)束語

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息的保密比較簡單，只要載體不受損壞，檔案管理人員遵守職業(yè)道德嚴守檔案機密，就能使檔案信息的安全性得到保證。而電子檔案由于其自身的特點，保護好載體不受損壞僅是最基本的要求，電子檔案信息的保密需要采取多種現(xiàn)代技術(shù)方法和手段來實施。

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