組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案數(shù)據(jù)采集問題與對(duì)策

劉曉麗

【摘要】組織機(jī)構(gòu)代碼在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮的作用越來越大，隨著管理手段的不斷提高，組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案的應(yīng)用越來越廣泛，對(duì)于提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率具有非常重要的意義。本文剖析了組織機(jī)構(gòu)電子檔案數(shù)據(jù)采集工作中存在的問題，并探討應(yīng)對(duì)的策略。

【關(guān)鍵詞】組織機(jī)構(gòu)代碼；電子檔案；數(shù)據(jù)采集；問題；對(duì)策

前言

組織機(jī)構(gòu)代碼檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、各企事業(yè)單位和其他社會(huì)團(tuán)體、組織在辦理組織機(jī)構(gòu)代碼證的申請(qǐng)、變更、年檢、換證、注銷等業(yè)務(wù)過程中形成的具有保存價(jià)值的原始材料，一般以文字、圖表的形式呈現(xiàn)。為提高工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量，采用電子檔案來替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)組織機(jī)構(gòu)代碼檔案已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案就是將辦理代碼證時(shí)辦理方提供的相關(guān)證件、表格、文件等通過掃描等方式轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中，實(shí)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)代碼檔案的信息化管理，從而能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)代碼檔案更有效的保護(hù)，實(shí)現(xiàn)代碼檔案管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。對(duì)代碼電子檔案數(shù)據(jù)采集工作的質(zhì)量好壞是代碼電子檔案管理的關(guān)鍵所在，因此探討此項(xiàng)工作當(dāng)前存在的問題，并有針對(duì)性地提出應(yīng)對(duì)策略是十分必要的。

1、組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案數(shù)據(jù)采集存在的問題

1.1紙質(zhì)組織機(jī)構(gòu)代碼檔案管理不科學(xué)給電子檔案數(shù)據(jù)采集帶來了麻煩

很長(zhǎng)時(shí)間以來，紙質(zhì)機(jī)構(gòu)代碼檔案的管理缺乏規(guī)范性和科學(xué)性，沒有專門的代碼檔案管理人員，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)章制度，這就給紙質(zhì)組織機(jī)構(gòu)代碼檔案的管理增加了難度，主要表現(xiàn)在一個(gè)組織機(jī)構(gòu)在辦理申領(lǐng)、變更、年檢、換證等不同業(yè)務(wù)時(shí)形成的紙質(zhì)代碼檔案存放在不同的方位，當(dāng)需要對(duì)某一組織機(jī)構(gòu)的代碼電子檔案數(shù)據(jù)采集時(shí)就需要往返于不同位置，給查找工作增加了難度，而且增加了相關(guān)人員的工作強(qiáng)度。另外，幾年前形成的紙質(zhì)代碼檔案由于保存時(shí)間較長(zhǎng)，管理方法落后，導(dǎo)致紙質(zhì)代碼檔案格式不統(tǒng)一、字跡模糊甚至殘缺不全，質(zhì)量無法保證，因此給代碼電子檔案數(shù)據(jù)采集帶來了麻煩。

1.2對(duì)組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案變更、換證等數(shù)據(jù)采集重視程度不夠

當(dāng)前代碼管理機(jī)構(gòu)對(duì)于代碼電子檔案數(shù)據(jù)采集認(rèn)識(shí)不夠，造成對(duì)變更、年檢、換證等過程的檔案數(shù)據(jù)采集不夠重視，應(yīng)配套的設(shè)備和人員配備不齊或設(shè)施較為落后，因此所采集到的檔案信息質(zhì)量不高，表現(xiàn)在檔案掃描件清晰程度不夠、可辨識(shí)性較差，無法保證對(duì)代碼電子檔案的有效利用。另外，在代碼電子檔案數(shù)據(jù)采集中只重視對(duì)新申辦機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)采集，以反映機(jī)構(gòu)成立之時(shí)的信息，而忽視對(duì)變更、換證等檔案數(shù)據(jù)采集，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息不具備實(shí)時(shí)性，在實(shí)際應(yīng)用中可用性不強(qiáng)，易造成使用混亂。

1.3代碼檔案管理人員素質(zhì)較低

代碼檔案管理工作程序繁瑣，專業(yè)性較強(qiáng)，兼具管理和服務(wù)的性質(zhì)，而且隨著代碼檔案電子化的飛速發(fā)展，對(duì)代碼檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求也越來越高，而當(dāng)前代碼檔案管理人員素質(zhì)普遍處于較低的水平，對(duì)于代碼電子檔案數(shù)據(jù)采集沒有一個(gè)系統(tǒng)的知識(shí)體系，尤其對(duì)計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備以及對(duì)代碼檔案管理系統(tǒng)的操作和管理都無法做到精細(xì)化，給代碼電子檔案數(shù)據(jù)采集質(zhì)量帶來隱患。

2、組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案數(shù)據(jù)采集相關(guān)對(duì)策

2.1提高代碼電子檔案管理水平

由于組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案的形成是基于紙質(zhì)代碼檔案之上，而同時(shí)鑒于不同時(shí)期形成的紙質(zhì)代碼檔案形成特點(diǎn)不同，要想提高代碼電子檔案數(shù)據(jù)采集的工作效率和準(zhǔn)確性，應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)代碼檔案進(jìn)行科學(xué)分檔建冊(cè)，具體來說，要對(duì)不同機(jī)構(gòu)代碼的紙質(zhì)檔案分為企業(yè)法人、機(jī)關(guān)法人、事業(yè)法人、社會(huì)團(tuán)體、其他機(jī)構(gòu)等類型分類存放，同時(shí)對(duì)每個(gè)組織機(jī)構(gòu)的申辦、變更、年檢、換證等各項(xiàng)業(yè)務(wù)按照業(yè)務(wù)辦理的時(shí)間先后順序進(jìn)行分檔，裝訂成冊(cè)。與此同時(shí)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的編碼體系，便于日后對(duì)代碼檔案的檢索和使用。另外，對(duì)于不同歷史時(shí)期形成的代碼檔案信息進(jìn)行區(qū)別對(duì)待，對(duì)于時(shí)間較為久遠(yuǎn)的質(zhì)量較差的代碼檔案進(jìn)行電子檔案數(shù)據(jù)采集時(shí)，可只采集較為常用的數(shù)據(jù)項(xiàng)，而對(duì)于不常用的、利用率不高的數(shù)據(jù)項(xiàng)應(yīng)當(dāng)舍棄，做到重點(diǎn)突出，而對(duì)于近期形成的代碼檔案同時(shí)采集常用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)項(xiàng)和重要數(shù)據(jù)項(xiàng)，這樣的工作方法可有效減少代碼電子檔案數(shù)據(jù)采集工作的工作量，提高工作效率。

2.2充分重視代碼電子檔案變更、換證等數(shù)據(jù)采集工作

隨著組織機(jī)構(gòu)代碼的廣泛應(yīng)用，社會(huì)各界對(duì)組織機(jī)構(gòu)代碼檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量要求也越來越高，因此要重視每一個(gè)環(huán)節(jié)代碼電子檔案的數(shù)據(jù)采集工作，尤其是變更、換證等的檔案數(shù)據(jù)采集工作必須得到應(yīng)有的重視，以確保代碼電子檔案數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)性和真實(shí)性。例如，當(dāng)某機(jī)構(gòu)的法人或地址、業(yè)務(wù)范圍、注冊(cè)資金等信息在代碼證有效期內(nèi)發(fā)生了變化，就必須在其辦理業(yè)務(wù)之時(shí)進(jìn)行代碼電子檔案數(shù)據(jù)的采集，以便相關(guān)組織機(jī)構(gòu)代碼檔案信息的應(yīng)用部門能夠隨時(shí)獲取其最新信息。另外，還要保證所采集的代碼電子檔案圖像的可識(shí)別性，確保圖像的清晰，實(shí)際工作中可從以下幾個(gè)方面著手：第一，加強(qiáng)讀紙質(zhì)代碼檔案原件材料的審核，嚴(yán)格按照《代碼檔案管理辦法》辦事，對(duì)于不合格或質(zhì)量不高的紙質(zhì)代碼檔案原件要拒絕接收；第二，在對(duì)紙質(zhì)代碼檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)時(shí)要嚴(yán)格把關(guān)，做好掃描、調(diào)節(jié)、剪裁等技術(shù)工作，對(duì)于識(shí)別性不高的要予以刪除后重新掃描；第三，要加大電子檔案數(shù)據(jù)采集基礎(chǔ)設(shè)施的投入，為得到高質(zhì)量的代碼電子檔案數(shù)據(jù)信息奠定基礎(chǔ)。

2.3提高代碼檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

為提高組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案數(shù)據(jù)采集的科學(xué)化和規(guī)范化水平，從根本上來說就要提高代碼檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，由于代碼檔案工作既具備管理性質(zhì)又具有服務(wù)的性質(zhì)，因此應(yīng)當(dāng)配備專職的代碼檔案管理人員。代碼檔案管理人員需要具備扎實(shí)的代碼業(yè)務(wù)知識(shí)，同時(shí)又需要具有代碼檔案管理和服務(wù)意識(shí)，既要熟練操作計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，又要對(duì)代碼電子檔案數(shù)據(jù)采集相關(guān)軟件的應(yīng)用爛熟于心，并且隨著科技的發(fā)展，代碼檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，時(shí)刻關(guān)注代碼檔案管理工作的發(fā)展動(dòng)態(tài)，了解世界最前沿的技術(shù)特點(diǎn)，不斷掌握科學(xué)、先進(jìn)的工作方法。為提高代碼檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，可通過對(duì)代碼檔案管理人員的培訓(xùn)使其相關(guān)知識(shí)不斷更新，同時(shí)通過建立科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制，以充分發(fā)揮代碼檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，使其能夠積極、主動(dòng)、創(chuàng)造性地工作。

結(jié)束語

綜上所述，組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案數(shù)據(jù)采集對(duì)于提高代碼檔案工作的效率和服務(wù)能力具有十分重要的意義，高質(zhì)量的數(shù)據(jù)采集才能帶來高質(zhì)量的檔案，因此要看到當(dāng)前工作中存在的問題，不斷采取措施，提高代碼電子檔案采集的工作質(zhì)量。

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