檔案工作在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的促進(jìn)作用

孫彩霞

【摘要】加強(qiáng)檔案管理工作的現(xiàn)代化程度和高效率發(fā)展研究，能夠促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展，有利于大型國(guó)有企業(yè)提高現(xiàn)代經(jīng)營(yíng)管理運(yùn)行水平，對(duì)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中步入市場(chǎng)化與信息化軌道具有促進(jìn)作用。圍繞新科技與信息技術(shù)，立足本單位實(shí)際，切實(shí)做好檔案管理工作，廣泛吸收和借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理技術(shù)及其成功的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，立足于本單位實(shí)際情況，強(qiáng)化檔案信息服務(wù)功能，提高服務(wù)意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理體系中的重要作用，使檔案管理工作更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案工作；企業(yè)管理；促進(jìn)作用

一、做好檔案管理工作的時(shí)代意義

新時(shí)期做好國(guó)有企業(yè)的新型檔案管理工作，以創(chuàng)新精神和發(fā)展觀念，在傳統(tǒng)工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，有條件盡可能為企業(yè)決策管理等部門(mén)提供充分的檔案信息資源。通過(guò)現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)，把作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理、人力資源和科研技術(shù)等活動(dòng)的相關(guān)信息資料進(jìn)行真實(shí)記錄，嚴(yán)格按照檔案信息管理體系歸檔，作為一項(xiàng)具有重要機(jī)密和參考價(jià)值的檔案信息管理工作，應(yīng)該隨著時(shí)代的發(fā)展，進(jìn)行必要的創(chuàng)新實(shí)踐。檔案信息作為記錄企業(yè)各方面詳細(xì)發(fā)展歷程的無(wú)形資產(chǎn)，對(duì)企業(yè)管理工作提供了應(yīng)有的信息服務(wù)，對(duì)于實(shí)施有效管理和科學(xué)管理提供了及時(shí)的信息保障，具有極強(qiáng)重要的現(xiàn)實(shí)意義。檔案工作也要面對(duì)現(xiàn)代化企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的挑戰(zhàn)，積極發(fā)揮應(yīng)有的作用，建立一套既能適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，又有利于科學(xué)、規(guī)范、高效管理水平發(fā)展的優(yōu)質(zhì)檔案管理體系和應(yīng)用程序，能夠更好地促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性信息保障工作。在當(dāng)今信息時(shí)代，強(qiáng)化企業(yè)檔案管理工作的有效性，有利于促進(jìn)企業(yè)管理工作向現(xiàn)代化和國(guó)際化標(biāo)準(zhǔn)邁進(jìn)，是適應(yīng)企業(yè)管理健康發(fā)展的時(shí)代需要?，F(xiàn)階段能夠有效實(shí)施科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作，促進(jìn)企業(yè)管理工作健康有序發(fā)展，把企業(yè)發(fā)展的真實(shí)歷程記錄下來(lái)，把企業(yè)發(fā)展史上的各方面成就及其相關(guān)信息資料完整地保存下來(lái)，對(duì)今后研究企業(yè)發(fā)展和制定科學(xué)目標(biāo)有極其重要的價(jià)值。使新時(shí)期的檔案工作成為下一步分析和制定企業(yè)發(fā)展目標(biāo)的基本參照體系，檔案管理工作要在市場(chǎng)發(fā)展過(guò)程中尋找新的契機(jī)，應(yīng)該為企業(yè)高層管理人員提供一切有價(jià)值的信息資料，保障企業(yè)決策者能夠及時(shí)了解企業(yè)的整體經(jīng)營(yíng)發(fā)展?fàn)顩r，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略和制定相關(guān)措施，構(gòu)建保障企業(yè)在人才、科技、材料、市場(chǎng)等方面永立潮頭的數(shù)據(jù)庫(kù)，有利于進(jìn)一步提高企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的工作質(zhì)量，成為提高企業(yè)工作效率的風(fēng)向標(biāo)，既可以記錄企業(yè)發(fā)展過(guò)程的歷史真實(shí)面貌，又能對(duì)企業(yè)發(fā)展管理起到促進(jìn)作用，具有很大的參考應(yīng)用價(jià)值。

二、發(fā)揮檔案管理工作的積極作用

做好檔案管理工作，為企業(yè)發(fā)展提供準(zhǔn)確依據(jù)，充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理工作的積極作用，為經(jīng)營(yíng)決策工作提供有價(jià)值的信息參考資料，同時(shí)能準(zhǔn)確記錄企業(yè)發(fā)展過(guò)程中取得的一切經(jīng)營(yíng)成果，為企業(yè)合作提供有價(jià)值的原始材料，為企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)提供信息保障，奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。研究檔案工作的新動(dòng)向，創(chuàng)造必要條件，提高新時(shí)期檔案管理的技術(shù)力量和應(yīng)用價(jià)值，對(duì)避免和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到了必備作用。檔案是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，其價(jià)值在于其內(nèi)容中所蘊(yùn)含的知識(shí)。企業(yè)檔案的建立，不僅僅需要做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性，更要為企業(yè)的生存和發(fā)展提供有益幫助，把企業(yè)發(fā)展急需的各種資料和信息及時(shí)整理歸檔。因此，發(fā)揮檔案管理工作的促進(jìn)作用是一項(xiàng)重要的任務(wù)，檔案是做好企業(yè)行政管理及其它各項(xiàng)工作的信息資源保障和重要資料依據(jù)，企業(yè)任何規(guī)章制度的出臺(tái)，都是建立在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案的作用有助于計(jì)劃和決策的科學(xué)化實(shí)施，有利于提高工作效率和管理水平。發(fā)揮檔案工作對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)項(xiàng)目方面的促進(jìn)作用，針對(duì)一些重要項(xiàng)目材料需要單獨(dú)立項(xiàng)歸檔。檔案是企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始真實(shí)記錄，具有客觀準(zhǔn)確憑證意義和研究參考作用。大型國(guó)有企業(yè)在每一個(gè)項(xiàng)目管理的各個(gè)環(huán)節(jié)過(guò)程中，都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)記錄，如公司經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)責(zé)任狀，項(xiàng)目的達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)工作等，都是建立在項(xiàng)目檔案整理和分析的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步發(fā)揮檔案整理工作的作用，促進(jìn)運(yùn)營(yíng)管理工作實(shí)效的提升，形成相互促進(jìn)的動(dòng)態(tài)管理體系，才能不斷提升項(xiàng)目的管理水平和盈利能力。發(fā)揮檔案工作在企業(yè)文化方面的促進(jìn)作用，因?yàn)闄n案信息資料與企業(yè)文化緊密相連，檔案以詳實(shí)的文字、圖片、數(shù)據(jù)、影響等資料真實(shí)記錄了企業(yè)發(fā)展的歷程，作為有效見(jiàn)證永久保存而且便于查找，檔案是企業(yè)文化的重要組成部分。通過(guò)企業(yè)的檔案能夠詳細(xì)了解到企業(yè)的成長(zhǎng)歷程，企業(yè)發(fā)展的核心價(jià)值觀，企業(yè)文化理念和文化氛圍等。企業(yè)發(fā)展凝聚著的企業(yè)文化精神，通過(guò)照片、影像、文件和相關(guān)實(shí)物，讓員工產(chǎn)生了歸屬感，增強(qiáng)了凝聚力，既能夠促進(jìn)全體員工的奮力拼搏精神和團(tuán)結(jié)向上的信心，又可以讓來(lái)企業(yè)參觀洽談項(xiàng)目的客戶(hù)更直觀詳細(xì)地了解相關(guān)內(nèi)容。做好檔案工作，在法律事務(wù)處理方面具有重要的作用，檔案是業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的最原始記錄，具有很大的真實(shí)可靠性，是令人信服的第一手真憑實(shí)據(jù)，能夠保護(hù)合法權(quán)益不受侵害，讓事實(shí)明確各方面的責(zé)任，減少不必要的糾紛。通過(guò)檔案整理，使已有的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)，能夠?yàn)槠髽I(yè)未來(lái)發(fā)展提供最有價(jià)值的幫助。因此，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的市場(chǎng)導(dǎo)向和服務(wù)意識(shí)，是企業(yè)管理工作邁上新臺(tái)階，立于不敗之地。

三、做好企業(yè)檔案工作的措施

隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，面對(duì)日益劇增的、動(dòng)態(tài)的電子文件和對(duì)檔案信息的需求，傳統(tǒng)意義的檔案管理意識(shí)并不能充分實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理目標(biāo)，檔案管理者必須跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，以創(chuàng)新精神提高企業(yè)檔案管理水平，才能滿(mǎn)足現(xiàn)代企業(yè)管理發(fā)展的需要。做好企業(yè)檔案工作，首先要明確目標(biāo)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，以創(chuàng)新理念實(shí)施規(guī)范管理。提高公司員工檔案歸檔意識(shí)，文件材料辦理完畢后應(yīng)及時(shí)歸檔，會(huì)避免時(shí)間長(zhǎng)了材料遺失。檔案管理人員首先應(yīng)提高管理和服務(wù)意識(shí)，提高檔案管理從業(yè)人員素質(zhì)，不斷探索新方法，尋找新問(wèn)題，使檔案工作不至于停留在傳統(tǒng)的模式和方法上。新時(shí)期，隨著科技的發(fā)展，信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和操作水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要改變檔案管理人員的思維定勢(shì)，充分發(fā)揮檔案工作人員的工作積極性，把探索創(chuàng)新精神和優(yōu)質(zhì)服務(wù)理念緊密結(jié)合，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和科技應(yīng)用能力。新時(shí)期檔案工作面臨檔案種類(lèi)的多樣化，管理方法要不斷改革，讓既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才充實(shí)到工作一線，才能更好地完成檔案管理的現(xiàn)代化任務(wù)。檔案工作特別要注意信息保密和安全工作，檔案室應(yīng)增強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施，防止機(jī)密文件泄密，制定保密制度及檔案人員崗位責(zé)任制，實(shí)行專(zhuān)人負(fù)責(zé)制。檔案管理人員要有很強(qiáng)的責(zé)任心，要時(shí)時(shí)處處加以提防，一定要注意在檔案室內(nèi)配置滅火器、防蟲(chóng)劑等相關(guān)必須器物，重點(diǎn)做好機(jī)密文件資料的防盜工作，提高防范意識(shí)，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施配置，做好檔案室的防火、防蛀工作。在具體工作中實(shí)現(xiàn)檔案保存與價(jià)值開(kāi)發(fā)工作，助推企業(yè)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息共享，推進(jìn)檔案管理高效化發(fā)展。檔案管理過(guò)程中應(yīng)結(jié)合科技信息，采用多種形式，迅速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地開(kāi)發(fā)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的各種有價(jià)值的檔案資料，提高檔案信息資源的利用率，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作提供有價(jià)值的服務(wù)效能。加強(qiáng)科技信息資源的投入，為現(xiàn)代化企業(yè)管理工作及時(shí)提供各種信息資源，根據(jù)市場(chǎng)發(fā)展需要，不斷探索開(kāi)發(fā)利用檔案工作的新途徑，檔案人員不僅要熟悉傳統(tǒng)意義的檔案管理工作程序，還應(yīng)該隨時(shí)掌握企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的一切新動(dòng)向，以動(dòng)態(tài)的眼光，及時(shí)了解各個(gè)環(huán)節(jié)部門(mén)與檔案管理結(jié)合的情況，采取相應(yīng)措施，做好檔案信息的提供利用工作，從而實(shí)現(xiàn)最大限度地提高企業(yè)檔案利用效益的目標(biāo)。

結(jié)束語(yǔ)：做好企業(yè)檔案管理工作，根據(jù)市場(chǎng)發(fā)展需要，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，不斷地創(chuàng)新檔案管理觀念，積極探索新的檔案管理方法，為企業(yè)管理和整體發(fā)展提供有效信息服務(wù)。充分發(fā)展現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理水平，強(qiáng)化信息服務(wù)功能，做好檔案管理工作，使企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，實(shí)施企業(yè)人力、信息等資源優(yōu)勢(shì)的重新配置，發(fā)揮更大效應(yīng)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的目標(biāo)性，提高企業(yè)管理效率，不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中競(jìng)爭(zhēng)力。