Excel函數(shù)在考勤統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用

李惠芳

【摘要】在日常的工作中，最讓人頭疼的可能就是關(guān)系到員工的工資收入的考勤工作，針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，摸索出一個(gè)用Excel管理考勤的方法，減少了工作量，降低了出錯(cuò)律。

【關(guān)鍵詞】函數(shù)；考勤；統(tǒng)計(jì)

中圖分類(lèi)號(hào)：TP39

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1006-0278（2015）03-103-01

Excel函數(shù)在考勤統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用，分一下二個(gè)步驟進(jìn)行：

一、做好考勤數(shù)據(jù)整理繁雜無(wú)章變條理有序

考勤管理工作必然涉及到公司考勤日期、人員名單、考勤登記符號(hào)等資料，還需要整理每個(gè)員工與工資表相關(guān)資料，如崗位、日資標(biāo)準(zhǔn)、保險(xiǎn)金等等。日常工作中將這些資料及時(shí)輸入Excel是非常必要的。

啟動(dòng)Excel，新建一個(gè)工作簿，如“××公司考勤管理明細(xì)表”，在其中新建一個(gè)工作表，命名為“基礎(chǔ)資料”，在此表中輸入各種資料和符號(hào)。

為了便于以后考勤工作引用這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，應(yīng)該將一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)區(qū)域予以定義名稱(chēng)，執(zhí)行“插入一名稱(chēng)一定義”菜單命令，在彈出的“定義名稱(chēng)”對(duì)話框中，添加4個(gè)新名稱(chēng)，其分別為：?jiǎn)T工名單，其引用位置為“一基本資料！$A$3：$A$22”；年份，其引用位置為“一基本資料！$E$3：$E$7”：周份，其引用位置為“一基本資料！$F$4：$F$15”；出勤，其引用位置為“一基本資料！$G$3：$G$8”。

二、設(shè)計(jì)智能明細(xì)表實(shí)現(xiàn)考勤自動(dòng)化

對(duì)于考勤工作來(lái)說(shuō)，我的重中之重項(xiàng)目就是日?？记诘牡怯浌ぷ髁耍陆ㄒ粋€(gè)工作表，命名為“考勤明細(xì)表”，在此表的A2：AD2行中輸入明細(xì)表標(biāo)題，需要注意的是，為了便于調(diào)用考勤年、月信息，年月必須分別單獨(dú)存放，如年份存放在L2.月份存放在S2，然后單擊L2，執(zhí)行“數(shù)據(jù)一有效性”菜單命令，在彈出的“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中，單擊“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在其中選擇“允許”后而的“序列”選項(xiàng)，并且在下而的“來(lái)源”文本框中輸入公式“一年份”，關(guān)閉此對(duì)話框。同樣設(shè)置月份。

考勤登記表一般包括考勤人名單以及日常考勤登記情況，因此在此工作表的B列中存儲(chǔ)員工名單，在C5：AG5存放考勤星期，而在C6：AG6存放考勤日期，然后通過(guò)數(shù)據(jù)有效性設(shè)置，將人員名單所在的B7：B200的數(shù)據(jù)有效性來(lái)源設(shè)置為“一員工名單”，日常登記考勤的數(shù)據(jù)區(qū)域C7：AG200的數(shù)據(jù)有效性來(lái)源設(shè)置為“一出勤”，同時(shí)為了便于日?？记诘怯浫藛T識(shí)別考勤符號(hào)，單擊數(shù)據(jù)有效性對(duì)話框中的“輸入信息”選項(xiàng)卡，選中其中的“選定單元格時(shí)顯示輸入信息”，然后在下面輸入信息文本框中，將前而的考勤符號(hào)說(shuō)明復(fù)制過(guò)來(lái)。

為了能夠自動(dòng)準(zhǔn)確輸入日期信息，在存儲(chǔ)每月的第1日的C6中輸入公式“=DATE（L2，S2，1）”、第2日的D6中輸入“=C6+l”并依次類(lèi)推，直到第27日的AC6。

最后在存儲(chǔ)判斷每月第1日是星期幾的C5中輸入公式“=IF （C6=“”，“”，CHOOSE（WEEKDAY（C6，2），“一”，“二”，“三”，“四”，“五”，“六”，“日”））”，并將此公式復(fù)制到其后而對(duì)應(yīng)的單元格中。

需要注意的是，此處使用了DATE、CHOOSE、WEEK-DAY等函數(shù)，主要是用來(lái)根據(jù)L2、S2中的數(shù)據(jù)判斷當(dāng)前日期以及當(dāng)前日期屬于星期幾，而IF、MONTH等函數(shù)則用來(lái)判斷當(dāng)年2月份是否屬于閏月，并且判斷本月是30日還是31日。

這樣當(dāng)在標(biāo)題行中的L2、S2中選擇考勤年、月時(shí)，如2009年10月份時(shí)，就會(huì)自動(dòng)在C6：AG6、C5：AG5顯示本月所有的考勤日期以及對(duì)應(yīng)星期幾，日?？记跁r(shí)，只需要單擊某個(gè)員工的考勤所在單元格，就可以顯示相應(yīng)考勤提示信息，并且同時(shí)會(huì)彈出一個(gè)考勤符號(hào)下拉列表框，從中選擇對(duì)應(yīng)的考勤符號(hào)即可，如“全”。

每月月末以及日常管理中，經(jīng)常需要考勤統(tǒng)計(jì)工作，實(shí)現(xiàn)起來(lái)也非常方便，在此表格的AH5：AL5中輸入統(tǒng)計(jì)內(nèi)容標(biāo)題，如出勤天數(shù)、休班天數(shù)等，然后在統(tǒng)計(jì)第一個(gè)員工出勤天數(shù)的AH7中輸入公式“=COUNTIF （$C7： $AG7，“全”）lCOUNTIF（$C7：$AG7，“半”）/2”，在統(tǒng)計(jì)休班天數(shù)的AI7中輸入公式“=COUNTIF （$C7：$AG7，“休”）|COUNTIF （$C7：$AG7，“半”）/2”，其他類(lèi)推。

三、巧設(shè)匯總表核算工資很輕松

在月末我不僅需要統(tǒng)計(jì)匯總考勤，根據(jù)公司需要，還需要在考勤匯總的基礎(chǔ)上，再根據(jù)員工的具體情況，進(jìn)行相應(yīng)的扣補(bǔ)，就可以快速準(zhǔn)確地計(jì)算出一個(gè)月的工資表，并進(jìn)而可以輸出打印工資條。

新建一個(gè)工作表，命名為“考勤工資匯總表”，輸入標(biāo)題后，根據(jù)各自單位的具體情況，在A7：P7內(nèi)輸入所有的工資核算項(xiàng)目，如姓名、崗位、日資標(biāo)準(zhǔn)、出勤天數(shù)等項(xiàng)目，將需要計(jì)算工資的員工名單復(fù)制到姓名列中，然后在崗位下而的C8中輸入公式“=VLOOKUP（B8，基本資料！$A$2：$D$22，2，0）”，“日資標(biāo)準(zhǔn)”下而的D8中輸入“=VLOOKUP（B8，基本資料！$A$2：$D$22，3，0）”，在“出勤天數(shù)”下而的E8中輸入公式“一VLOOKUP（B8，考勤明細(xì)表！$B$7：$AL$17，33，0）”，此處公式的作用是利用VLOOKUP函數(shù)，根據(jù)B8中員工的姓名，將基本資料以及考勤明細(xì)表中此員工的相應(yīng)數(shù)據(jù)引用過(guò)來(lái)，采用此方法，將各種天數(shù)等數(shù)據(jù)也引用到此工資表中。最后在此表中添加其他扣補(bǔ)項(xiàng)目就可以完成匯總工作了。

通過(guò)上而的一系列操作，充分挖掘Excel的潛力，可以非常方便快捷地完成每個(gè)月的考勤統(tǒng)計(jì)工作，不僅得到領(lǐng)導(dǎo)的表?yè)P(yáng)，而且也讓自己的工作量大大減少，讓工作也更輕松！