淺談工程檔案的管理的方法

郭秀玲

【摘要】隨著我國(guó)城市建設(shè)的急速發(fā)展，城市規(guī)模日趨加大，工程檔案工作也顯得尤為重要，它是加快城市現(xiàn)代化進(jìn)程，發(fā)揮城市中心作用和多種服務(wù)功能，促進(jìn)城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必要條件之一。工程檔案是該項(xiàng)工程實(shí)體的一面鏡子，工程檔案管理的好壞直接影響到工程的質(zhì)量。本文對(duì)工程檔案定義的內(nèi)涵，工程檔案的作用，以及工程檔案的管理方面做了較為詳細(xì)的闡述。

【關(guān)鍵詞】工程檔案；管理；方法

當(dāng)前工程檔案管理工作已經(jīng)與人們的生活緊密相關(guān)?，F(xiàn)實(shí)生活中的人們離不開(kāi)水、電、氣、通風(fēng)、交通、住房、綠化、環(huán)境等，而在這些設(shè)施項(xiàng)目的工程建設(shè)過(guò)程中形成的檔案完整、準(zhǔn)確與否，會(huì)直接影響著人們的正常生活。同時(shí)。工程檔案對(duì)防范自然災(zāi)害的破壞，及破壞后的恢復(fù)建設(shè)都有著不可替代的作用，更是預(yù)防自然災(zāi)害，減少損失的重要手段之一，因此，做好工程檔案管理工作非常必要。

一、工程檔案定義的內(nèi)涵

工程檔案是在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的，具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。工程檔案來(lái)源于建設(shè)工程文件，建設(shè)工程文件是在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件：即開(kāi)工以前，在建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件；監(jiān)理文件：即監(jiān)理單位在工程勘察、設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過(guò)程中形成的文件；施工文件：即施工單位在工程施工過(guò)程中的形成的文件；竣工驗(yàn)收文件，即建設(shè)工程竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的文件；竣工圖：即工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程施工結(jié)果的圖樣。工程檔案具有十分重要的保存價(jià)值，工程建設(shè)產(chǎn)生的工程文件可根據(jù)對(duì)本工程和城市建設(shè)所具有的憑證價(jià)值、依據(jù)價(jià)值、參考價(jià)值等進(jìn)行分析，凡具有保存價(jià)值的均應(yīng)整理、歸檔，并且對(duì)工程文件的價(jià)值進(jìn)行初步鑒定，確定保存年限，對(duì)有保存價(jià)值的工程文件整理后安全保管。

二、工程檔案的作用

工程檔案是工程建設(shè)的辛勤結(jié)晶，是可以看得見(jiàn)，摸得著的建筑實(shí)體的真實(shí)寫(xiě)照，也是工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的一項(xiàng)科技信息類技術(shù)成果。它與建筑實(shí)體具有同等的實(shí)用價(jià)值，工程檔案可以對(duì)以后城市規(guī)劃、設(shè)計(jì)、管理發(fā)揮作用，對(duì)工程的維修、改建、擴(kuò)建、恢復(fù)等工作提供真實(shí)的依據(jù)。隨著工程建設(shè)時(shí)間的推移，熟知工程建設(shè)情況的人會(huì)逐漸減少，比如，當(dāng)工程要改、擴(kuò)建，首要的以工程的設(shè)計(jì)文件為基礎(chǔ)，如基礎(chǔ)設(shè)計(jì)，結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)等基本技術(shù)數(shù)據(jù)為改、擴(kuò)建工程設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)。當(dāng)工程意外破壞、拆除等，要恢復(fù)重建時(shí)，工程檔案是唯一可靠依據(jù)，工程檔案是為本工程管理、維修、改建、擴(kuò)建、恢復(fù)等工作提供依據(jù)，是一項(xiàng)最重要的作用。

三、提高工程檔案管理的方法

1.增強(qiáng)思想意識(shí)。一切工作的根源在于改變思想，端正態(tài)度，長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)和基層管理人員，意識(shí)淡薄，對(duì)檔案宣傳力度不強(qiáng)，工程隊(duì)伍流動(dòng)性大，人員不穩(wěn)定，沒(méi)有檔案專職人員，使檔案資料管理無(wú)序，資料流向不清，工程及各建設(shè)部門缺乏相互溝通交流，檔案職責(zé)不落實(shí)，往往是重建設(shè)，輕管理，在工程完工時(shí)，才開(kāi)始應(yīng)付整理，為此，應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的法制教育工作.

2.配備專業(yè)技術(shù)人才。人才需求和配備問(wèn)題是工程檔案事業(yè)發(fā)展中非常現(xiàn)實(shí)，非常重要的一個(gè)問(wèn)題，實(shí)踐證明哪里配備相當(dāng)?shù)膶I(yè)工程技術(shù)人員，哪里的工作就開(kāi)展得有聲有色，做一個(gè)合格的工程檔案管理員應(yīng)具備以下幾方面素質(zhì)：

（1）工程檔案人員的政治素質(zhì)：堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，堅(jiān)持實(shí)事求是，熱愛(ài)檔案工作。

（2）具有高度的法律意識(shí)：要人人知曉工程檔案的法律法規(guī)，使大家都懂得以法治檔，依法辦事，每個(gè)參建人員都應(yīng)在法律法規(guī)的規(guī)范下，完成自己承擔(dān)的工作。

（3）工程檔案人員的專業(yè)知識(shí)一方面，工程檔案內(nèi)容廣泛，專業(yè)性強(qiáng)，檔案人員必須熟悉檔案管理各項(xiàng)工作的原則和方法，更要了解規(guī)劃、土建工程及水、電、設(shè)備安裝、圖紙會(huì)審、工程質(zhì)量檢驗(yàn)等知識(shí)，從這個(gè)意義上講，工程檔案工作需要的不是精通某一專業(yè)的“專才”，而應(yīng)是知識(shí)面廣，思想活躍，工作能力強(qiáng)的“全才”。另一方面，要對(duì)專業(yè)人員進(jìn)行定期崗位培訓(xùn)，崗位必備的知識(shí)為：了解城市建設(shè)法規(guī)和檔案管理法規(guī)與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：熟悉檔案與城建檔案的基本知識(shí)，以及工程檔案的知識(shí)；熟悉計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)；掌握城建檔案管理的工作程序；通過(guò)崗位培訓(xùn)，使檔案管理人員具有制定工作計(jì)劃，組織實(shí)施檔案業(yè)務(wù)管理的能力，處理業(yè)務(wù)和有關(guān)部門協(xié)調(diào)能力，應(yīng)用自如的操作計(jì)算機(jī)能力，有效的提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。

3.嚴(yán)格執(zhí)行工程檔案與工程竣工同步進(jìn)行，確保工程檔案的完整性。工程檔案是工程質(zhì)量檢驗(yàn)的重要依據(jù)和憑證，尤其是工程質(zhì)量事故檢測(cè)的依據(jù)，工程施工時(shí)應(yīng)按施工圖施工，從施工記錄、施工實(shí)驗(yàn)記錄，建設(shè)材料的選擇，工程檢查驗(yàn)收，質(zhì)量評(píng)定等方面予以體現(xiàn)。工程文件、竣工圖便是施工質(zhì)量的真實(shí)記錄，當(dāng)然這也是審定工程質(zhì)量，判斷工程事故的依據(jù)。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，一定要嚴(yán)格審核工程檔案的內(nèi)容是否齊全真實(shí)，是否有缺、漏現(xiàn)象，是否按規(guī)范要求進(jìn)行歸檔。如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)法規(guī)，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步，移交合格的由建設(shè)部門發(fā)放合格證，不按規(guī)定移交檔案的，不發(fā)放合格證，不得交付使用，不得申報(bào)優(yōu)質(zhì)工程和其他獎(jiǎng)勵(lì)，從而達(dá)到工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，由于工程檔案不準(zhǔn)不全，造成各種事故原因無(wú)法查清，使工程管理難以到位，給人們的生產(chǎn)、生活帶來(lái)了不便和嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，因此，工程檔案的完整性，應(yīng)引起人們普遍重視和關(guān)注。

4.做好工程檔案開(kāi)發(fā)利用。工程檔案工作的根本目的是為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)，充分發(fā)揮工程檔案社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益但是只有等到充分的開(kāi)發(fā)利用，只有同城市建設(shè)的利用需要結(jié)合起來(lái)，才能發(fā)揮其客觀存在的價(jià)值。對(duì)收集來(lái)的工程檔案，如果只反它們堆積起來(lái)，放在庫(kù)房里，鎖在柜子里，使檔案處于“靜止”狀態(tài)，它的價(jià)值再大也發(fā)揮不出來(lái)。為了使檔案從靜止?fàn)顟B(tài)進(jìn)入運(yùn)動(dòng)狀態(tài)，為使檔案客觀存在的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，必須通過(guò)利用工作。

5.健全工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在建設(shè)初期應(yīng)把參與建設(shè)的各單位組織起來(lái)，建立工程檔案編報(bào)工作網(wǎng)，工程檔案主管部門隨時(shí)掌握工程進(jìn)度和工程檔案編制情況，及時(shí)解決遇到的技術(shù)問(wèn)題和協(xié)調(diào)問(wèn)題，編報(bào)網(wǎng)絡(luò)可組織開(kāi)展一些有益活動(dòng)，召開(kāi)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等，加強(qiáng)聯(lián)系取長(zhǎng)補(bǔ)短。

6.加強(qiáng)對(duì)工程檔案工作的監(jiān)督檢查。城建檔案管理機(jī)構(gòu)要建立健全組織檢查機(jī)構(gòu)，配備人員，組織監(jiān)督，檢查，按程序辦，認(rèn)真負(fù)責(zé)對(duì)那些不按規(guī)定移交工程檔案的單位和主要負(fù)責(zé)人，應(yīng)隨時(shí)提出意見(jiàn)和批評(píng)，限期改正，確實(shí)起到監(jiān)督檢查的督促作用。因此，工程檔案是城市建設(shè)的歷史記錄，也是研究建設(shè)歷史的信息資源，城市建設(shè)不斷發(fā)展，建設(shè)理念不斷推陳出新，先進(jìn)的設(shè)計(jì)思想，施工技術(shù)，管理方法均是工程檔案的重要組成部分，利用內(nèi)容十分豐富的工程檔案這個(gè)科技成果，進(jìn)行總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，技術(shù)交流，能大大提高城市規(guī)劃，設(shè)計(jì)，施工，管理水平。

工程檔案與工程質(zhì)量之間有著密切的關(guān)系，工程檔案是工程質(zhì)量的依據(jù)，工程質(zhì)量離不開(kāi)工程檔案，二者相互依存。工程檔案管理要把工程檔案的質(zhì)量視為工程質(zhì)量管理同等重要來(lái)抓，搞好建設(shè)工程檔案管理一定要采取積極有效的方法和措施，提高建設(shè)工程檔案的質(zhì)量，在促進(jìn)企業(yè)自身現(xiàn)代化管理的同時(shí)，更好地為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)和發(fā)展服務(wù)。

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