ERP環(huán)境下供應商入圍管理的系統集成方案

夏瑛

摘 要： 隨著各種信息技術的普及，越來越多的專業(yè)化信息系統上線使用，將各個專業(yè)化信息系統整合到一起成為了企業(yè)信息化的必經之路。以中冶南方供應商管理中供應商入圍機制在ERP、OA系統及兩者之間集成實現為例，探討了以共享池的方式在需求驅動下實現系統集成的方案。實踐顯示，集成子系統運行平穩(wěn)，并且能夠保證ERP系統和OA系統協同且有效運行，此種實現方式有一定的應用價值。

關鍵詞： 企業(yè)信息化； 系統集成； 接口； 供應商入圍； 數據共享池ERP

中圖分類號：TP311.1 文獻標志碼：A 文章編號：1006-8228（2015）09-82-03

System integration scheme for supplier shortlisting management based on ERP

Xia Ying

（WISDRI （Wuhan） IT Engineering Co.， Ltd， Wuhan， Hubei 430223， China）

Abstract： With the rapid development of information technology， more and more specialized information system is used online， integration of various specialized systems is the precondition for enterprise informatization. This paper， based on the application of integrated ERP and OA system in WISDRI's supplier shortlist mechanism， discusses the system integration scheme in demand driven with the data sharing pool. Practice has shown that it can not only realize stable operation of integration subsystem but also insures coordination and effective operation of ERP system and OA system， which has a certain application value.

Key words： enterprise informatization； system integration； interface； supplier shortlisting； data sharing pool and ERP

0 引言

在信息技術越來越發(fā)達的今天，利用信息技術來管理企業(yè)資源已經不是一個新鮮事，有越來越多的專業(yè)化信息系統投入使用。尺有所短寸有所長，這些專業(yè)系統不可能用一個系統來代替。那么，如何讓這些專業(yè)系統揚長避短，并且能夠同其他系統相互配合，從而形成一個有機整體以支持企業(yè)核心競爭力，已經成為企業(yè)信息化進程中不可逾越的問題。

在企業(yè)信息化中，最常見就是OA系統和ERP系統。OA即辦公自動化，強調管理流程化，是企業(yè)內控的有效工具，從技術上看，它能夠在不用開發(fā)的情況下適應不同管理流程及其變化；而一般意義上的ERP是指，建立在信息技術的基礎上，以系統化的管理思想為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺[1]。ERP系統體現了現代企業(yè)管理思想，尤其注重企業(yè)業(yè)務流程的規(guī)范管控，但是對于部分重要信息例如供應商，大多數ERP系統僅僅把供應商作為基礎元素來使用，缺少對供應商的管理手段。本文就以中冶南方（武漢）工程技術有限公司（下文簡稱“中冶南方”）為例對供應商入圍的管理機制在OA系統中實現，并通過架構的共享池在ERP系統需求驅動下建立供應商共享實體的集成方案做詳細說明。

目前，系統間集成多是通過封裝成WebService方式[2-3]、JCA和Web服務相結合的方式[4]、XML文件的方式[5]、SOI方式[6]等。本文在基于企業(yè)自身特點和應用環(huán)境的前提下，采用共享池進行數據的通訊，配合需求驅動下進行數據的獲取，最終實現供應商入圍管理機制在ERP與OA系統的集成。

1 應用背景

1.1 企業(yè)信息化背景

中冶南方是一個有冶金行業(yè)背景、由設計院轉型的工程總承包企業(yè)。經過多年的發(fā)展，在許多細分業(yè)務領域已經上線使用了相應軟件，實現了本領域的信息化，如用友NC財務管理系統、海外物流管理系統、辦公用品及低值易耗品管理系統、采購策劃及采購管理系統、文檔及圖檔管理系統、信息發(fā)布系統、教育培訓管理系統、資產管理系統、設計過程管理系統等等。

在2011年，中冶南方上線Oracle ERP（E-Business Suit，簡稱EBS）產品，使用ERP產品將運作的工程項目整體上線管理，以項目為載體貫通了線上收和支的兩條業(yè)務流程。全付款流程包括從產品設計到物料請購、從物料請購到采購詢報價再到采購訂單、從采購訂單到付款；全收款流程從營銷到項目、從項目開單到收款結算；與此同時還現實了集團化的人力資源管理和采購管理。上線模塊包括人力資源、進銷存、項目、應收、應付、總賬、資產等。

在上線ERP系統的同時，中冶南方同步上線了OA系統。OA系統以流程為載體，實現管理過程的信息化，如供應商入圍評審流程、合同評審及印章使用流程、工程項目立項過程申請流程、項目暫停/終止審批流程、特殊付款審批流、與業(yè)主項目結算文件申請審批流程等等。通過這些管理流程，能夠有效的進行企業(yè)內控，降低運行成本。

1.2 供應商入圍管理需求

對于EPC工程項目而言，采購是項目實施期間的一個核心環(huán)節(jié)，采購費用占整個合同費用的比例高達40～60%，甚至更高。采購工作的失誤不但會影響工程質量和進度，更會造成承包商嚴重虧損。采購設備的好壞取決于設備的供貨商，因此嚴格合理的選擇供應商是把控采購風險的必須手段。對于企業(yè)管理而言，對供應商的把控也是企業(yè)內控和質量管理的重要控制點。

目前，中冶南方所有項目都已經實現設備集中采購，由中冶南方采購部集中管理，實行專業(yè)化采購，這為供應商集中管理和過程規(guī)范化提供了有利的條件。中冶南方的供應商分成兩部分：供應商長名單和項目供應商。長名單中的供應商為長期合作的供應商，供應商進入長名單需要通過正式的入圍管理流程；項目供應商則是業(yè)主指定或者一次性供應商，它經資質預審后為項目備案即成為項目供應商。

供應商常規(guī)入圍辦法需要資質預審、實地考察并出具考察意見，再根據考察結果來確定相應的入圍方法，由相關專業(yè)科室和管理部門組成的資質評審小組審核流程?？疾靸热莩Ｒ?guī)的法人信息及相應的掃描件，還包括：企業(yè)資本性質、與同業(yè)其他企業(yè)的關系、對中冶南方的承諾等。

供應商入圍管理評審方為各個管理部門，如各專業(yè)科室、審計部等；供應商信息的主要使用方為詢報價和采購合同及最終的付款。

2 系統集成方案設計

2.1 集成的總體方案

采用的解決方案是將ERP系統和OA系統結合到一起：由采購員在OA中發(fā)起供應商選擇和入圍流程，根據自身采購策略選擇適當的供應商選擇方法，若成功入圍則通過系統間的接口子系統將供應商信息傳輸到Oracle ERP中建立供應商共享實體以供日常業(yè)務使用。

供應商入圍流程在OA系統、接口子系統、ERP程序整體流程如圖1所示。

2.2 供應商信息的邏輯結構

Oracle ERP系統對供應商的信息管理包括以下方面。

⑴ 供應商法人實體信息。包括注冊登記號、法人代表、營業(yè)執(zhí)照注冊號、國稅登記號、地稅登記號、注冊資金等。

⑵ 供應商沒有法人資格的分公司及辦事處信息管理。在Oracle ERP系統中供應商和供應商地點是配合使用的，可以用來明確表示某一個供應商某一分公司，它們在ERP系統中許多業(yè)務中都會使用到，如采購訂單、應付發(fā)票、付款等。

⑶ 供應商的聯系人信息管理。不同的分公司或者辦事處，可能會有不同的聯系人，所以ERP系統中聯系人關聯到供應商地點上。

⑷ 供應商的銀行賬戶信息管理。不同的分公司或者辦事處接收款項用的銀行賬戶必定不同，所以ERP系統中供應商銀行賬戶關聯到供應商地點上。

⑸ 供應商能夠提供的物料信息的管理。供應商可以將不同的物料分配給不同的分公司來生產和銷售，反之即不同的分公司能夠提供的物料不同，所以某一具體物料的合格供應商列表關聯到供應商地點上。

綜上所述，供應商信息的邏輯結構如圖2所示。

2.3 集成接口程序規(guī)則

根據供應商信息的邏輯結構設計對應的數據結構，當在OA系統中完成了供應商入圍流程，程序自動將該供應商信息按照指定的數據結構放入共享池內并存檔。為了標識共享池中供應商是否是需要導入到ERP中的供應商，在共享池中每一個供應商數據結構中都加入狀態(tài)碼表示本記錄的狀態(tài)。狀態(tài)碼及其含義如表1。

3 系統集成效果

從中冶南方使用情況看，效果主要體現在以下三個方面。

⑴ 公司管理和業(yè)務操作合理的分開：管理人員關注把控供應商資質和能力方面的管理事項；開啟了供應商入圍手續(xù)了以后，業(yè)務人員關注在ERP中使用此供應商信息。

⑵ 保證了供應商信息的準確與完整：入圍流程中如果供應商缺少資料或資料失信，可能導致入圍不能通過，這就促使供應商提供更加全面和可信的資料，從而保證了供應商在ERP中資料的準確度和完整性。

⑶ 接口子系統運行平穩(wěn)：已經通過此集成程序成功入圍170余家供應商，程序有效性目前保證在100%。

4 結果討論

對比WebService封裝和XML文件的方式，共享池的方式具有以下的特點。

⑴ 數據可靠性更高：數據共享池中的數據是系統間共享的，避免文件傳輸過程中丟失的現象，能夠保證數據更加可靠。

⑵ 效率更高：XML文件必須得通過IO接口進行數據轉換，而數據共享池中數據是共享的，運轉效率更高。

但是數據共享池的方式也有不足之處。

一是對軟硬件環(huán)境要求高：此種方式要求數據庫能夠兼容并且能夠安全互信互訪，對環(huán)境要求較高。

二是可復用性較差：若要使用此種方式來完成另外一系列數據的傳輸，則要完全新建另一套接口子系統，程序可復用性較差。

5 結束語

本文以中冶南方供應商管理中供應商入圍機制在ERP、OA系統及兩者之間集成實現為例，說明了以需求驅動下共享池的方式實現系統集成的方案。結果表明，集成子系統運行平穩(wěn)，能夠保證ERP系統和OA系統協同且有效運行。

實踐顯示，需求驅動下共享池的系統集成方式能夠很好的完成從一個系統到另一個系統的信息通訊。但是隨著越來越多的專業(yè)化信息系統上線使用，應用場合越來越復雜，通訊不僅僅局限于單方向，還要求信息系統之間能夠進行雙向交互。那么，如何實現兩個系統雙向高效交互則是下一步研究的方向。

參考文獻：

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