秘書工作目前發(fā)展的形勢和任務(wù)

邵倩茹 朱家偉

【摘要】在社會發(fā)展中，秘書一直是一個重要的職業(yè)，也是具有悠久歷史的傳統(tǒng)職業(yè)。秘書在領(lǐng)導(dǎo)和員工中發(fā)揮著橋梁和紐帶的作用，在正確領(lǐng)會上級意圖的同時，還要能夠?qū)⑦@樣的意圖布置到基層中?，F(xiàn)代信息技術(shù)手段的應(yīng)用可以提高秘書的工作效率，減少工作負(fù)擔(dān)。

【關(guān)鍵詞】秘書工作；現(xiàn)代化辦公；綜合素質(zhì)

中圖分類號：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1006-0278（2015）04-047-01

目前我國的市場經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深化，隨之各行業(yè)也在不斷深化，秘書行業(yè)更是先行一步。新時期我國的秘書工作發(fā)生了很大的變化，不管是工作范圍和工作內(nèi)容都發(fā)生了很大的變化。尤其是工作手段更是日新月異，為領(lǐng)導(dǎo)工作的服務(wù)和參謀功能越發(fā)增強(qiáng)。探討目前秘書工作的形勢和發(fā)展趨勢，對于做好秘書工作具有極大的促進(jìn)作用。

一、明確秘書工作的領(lǐng)域

在社會發(fā)展中，秘書一直是一個重要的職業(yè)，也是具有悠久歷史的傳統(tǒng)職業(yè)。秘書的工作領(lǐng)域包括負(fù)責(zé)掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié)助機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作等范疇。接聽電話、處理文案、撰寫會議通知、記錄會議紀(jì)要、處理日常信函、負(fù)責(zé)工作報告的撰寫、商務(wù)會談的安排、商務(wù)旅行的安排、存檔資料、備份文件等等，還包括接待訪客等。秘書工作的領(lǐng)域是很大的，內(nèi)容也是浩繁的。在這些領(lǐng)域中，秘書的核心工作就是圍繞領(lǐng)導(dǎo)和本部門的核心工作開展自己的工作。由此可見秘書的工作既有管理的內(nèi)容也有服務(wù)的內(nèi)容，既是管理者也是服務(wù)者和被管理者，秘書崗位的重要性由此可見一般。這一重要性也決定了對秘書自身素質(zhì)的要求很高，具有中文基礎(chǔ)，具有本科以上學(xué)歷，具有一定的文字整理能力、歸檔梳理資料的能力，除此之外還有綜合協(xié)調(diào)能力、財務(wù)知識的掌握能力、一定的外語基礎(chǔ)，思維能力強(qiáng)、反應(yīng)能力強(qiáng)、語言能力強(qiáng)、文字能力強(qiáng)、溝通能力強(qiáng)、能夠利用現(xiàn)代化的辦公手段提高工作效率。對工作內(nèi)容和工作的發(fā)展趨勢有一定的預(yù)見性和判斷性，有掌控工作全面的能力，能夠和各種類型的上司和諧相處，具有辦事細(xì)致、處事謹(jǐn)慎的特點，善于自我管理、自我約束，日常工作能克服困難保持工作積極主動并持久，具備較強(qiáng)的心理承受力和保密意識。

二、秘書工作的現(xiàn)狀分析

秘書工作是一個很龐大的群體，在各行各業(yè)中占有一定的比例，是市場需求旺盛的一類人群。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和繁榮，社會上對秘書職業(yè)的需求會更高，對秘書素質(zhì)的要求也會更高，秘書會受到越來越高的重視。如今的秘書工作早已經(jīng)改變了傳統(tǒng)意義上的端茶倒水的功能和形式，取而代之的是為領(lǐng)導(dǎo)做好參謀做好助手的內(nèi)容。秘書的素質(zhì)也提高了很多，在信息技術(shù)的手段應(yīng)用上、語言交際上、政策水平上、外語能力上都較之以前有了很大的改變，所以新時期的秘書工作不管是形式、內(nèi)容等都發(fā)生了很大的變化，也使秘書工作發(fā)生了根本的變化。對于工作中的判斷能力和管理能力要求更高。但是內(nèi)容改變了，領(lǐng)域拓寬了，責(zé)任和風(fēng)險也變大了。秘書的工作時間不固定，工作內(nèi)容事無巨細(xì)都要親歷親為，浩繁的工作內(nèi)容辛苦是一定的，更主要的是稍有疏忽會釀成大問題，這個風(fēng)險是很大的。秘書在領(lǐng)導(dǎo)和員工中發(fā)揮著橋梁和紐帶的作用，在正確領(lǐng)會上級意圖的同時，還要能夠?qū)⑦@樣的意圖布置到基層中。并且要時刻保持緊張的神經(jīng)替領(lǐng)導(dǎo)過濾日常的重要工作。輔助領(lǐng)導(dǎo)工作而不是替代領(lǐng)導(dǎo)做決策。工資不高、工作壓力卻很大，這是目前秘書工作的主要現(xiàn)狀。

三、秘書工作的發(fā)展趨勢

好的秘書可以影響領(lǐng)導(dǎo)的工作效果。世界首富比爾·蓋茨的秘書露比就在其秘書生涯中發(fā)揮了及其重要的作用，成為影響蓋茨和微軟企業(yè)發(fā)展的重要一員。秘書是躲在領(lǐng)導(dǎo)身后工作的人，默默無聞。但是優(yōu)秀的秘書在工作中發(fā)揮的作用是無形而巨大的，不可低估的影響著領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。因此新時期秘書工作的發(fā)展具有三大趨勢。

（一）工作責(zé)任更大

秘書的工作是處理文件等文檔資料，在文件的傳閱中，要提醒領(lǐng)導(dǎo)工作內(nèi)容的輕重緩急，幫助領(lǐng)導(dǎo)掌握工作的內(nèi)容、日程、控制時間等。所以這樣的結(jié)構(gòu)是秘書的工作責(zé)任變大，一些文件的處理過程中，如果不能及時和有效，那么可能會導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。秘書要提醒領(lǐng)導(dǎo)哪些工作是重要的、是加急的，哪些工作可以放緩，這都是秘書要做的工作，因此責(zé)任變大是必須的。秘書要做好承擔(dān)一定責(zé)任的心理準(zhǔn)備，必要的時候還有要替領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)責(zé)任。

（二）參謀職能的強(qiáng)化

目前的秘書行業(yè)是需求很大的一個領(lǐng)域，并且秘書的工作也專門化了。在國外秘書要有職業(yè)資格，接受專門的培訓(xùn)。在我國對秘書人員綜合素質(zhì)的要求也在逐步提高，并且秘書的工作分工會越來越細(xì)化，公文寫作以及文書處理，會務(wù)工作以及檔案管理，接待信訪具有保密意識等，都需要秘書具有較強(qiáng)的專業(yè)化能力。

（三）辦公現(xiàn)代化趨勢

計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)深入人們生活的各個角落，徹底改變了人們?nèi)粘５墓ぷ骱蜕?。秘書工作作為最前沿的工作領(lǐng)域，對現(xiàn)代化辦公手段、信息技術(shù)的應(yīng)用等，都具有很高的要求。復(fù)印打印、傳真縮微、文檔利用郵件收發(fā)、微博管理，微信平臺的構(gòu)建，電腦速記機(jī)應(yīng)用等能力，都需要秘書做到爐火純青?，F(xiàn)代信息技術(shù)手段的應(yīng)用可以提高秘書的工作效率，減少工作負(fù)擔(dān)。所以未來的秘書工作對信息技術(shù)的依賴性會更高，對秘書應(yīng)用信息技術(shù)手段的素質(zhì)要求也會更高。

秘書的工作重要而隱蔽，處在幕后卻要付出實際努力。綜合素質(zhì)的提高和工作能力的提高是做好秘書工作的前提。新時期的科學(xué)技術(shù)發(fā)展和工作內(nèi)容的變化等，都發(fā)生了極大的變化。秘書要正確認(rèn)知自己，擺正自己的位置，守規(guī)矩、不越權(quán)，保持高度緊張維護(hù)部門和領(lǐng)導(dǎo)的利益。具有全局意識，能高屋建瓴地對待工作問題和處理辦法，這是一個好秘書必備的素質(zhì)。

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