新形勢下高校院系辦公室管理工作水平提升的路徑

李兵

【摘要】新時期高校社會功能的拓展和日益開放、競爭的發(fā)展環(huán)境對高校院系辦公室管理提出更高要求。院系辦公室作為學(xué)院管理系統(tǒng)的中樞，要適應(yīng)和滿足高校發(fā)展需要，提升應(yīng)對各種復(fù)雜問題的能力、對外爭取資源的能力。因此，需要高校院系辦公室加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提升隊伍素質(zhì)，充分發(fā)揮職能作用，營造積極健康的辦公室文化，加強(qiáng)科學(xué)管理。

【關(guān)鍵詞】高校院系；辦公室管理；隊伍建設(shè)

中圖分類號：G64文獻(xiàn)標(biāo)識碼A文章編號1006-0278（2015）11-203-01

高校肩負(fù)著培養(yǎng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)人才的重任，而學(xué)院是學(xué)校一級基層教學(xué)單位，院系辦公室是在主任領(lǐng)導(dǎo)下的教學(xué)行政管理機(jī)構(gòu)，在教育教學(xué)管理工作中，起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右的中樞作用，有很強(qiáng)的協(xié)調(diào)性和綜合性，對內(nèi)要管理、服務(wù)，對外要接待、外聯(lián)等等。同時，在全院教學(xué)、科研、教職工管理中，需要協(xié)調(diào)左右，也具有很強(qiáng)的輔助性，因此做好院辦公室的管理工作具有重要意義。

一、高校院系辦公室管理的基本職能

高校院系辦公室處于學(xué)院行政中樞和決策中心的重要位置，具有綜合情況、協(xié)調(diào)關(guān)系、辦事服務(wù)的職責(zé)，是協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)貫徹落實黨的方針政策，處理事務(wù)的辦事部門。因此院系辦公室的工作具有自身的職能：

第一，服務(wù)職能。高校院系辦公室為院領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)職能部門和廣大教職員工做好服務(wù)是一切工作的出發(fā)點和歸宿點。要體現(xiàn)超前服務(wù)意識，為領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生提供耐心、細(xì)致、周到的服務(wù)，切實幫助他們解決在工作、學(xué)習(xí)、生活和科研中遇到的各種矛盾、問題和難題，達(dá)到為教學(xué)、科研、生活等工作服務(wù)的目的。

第二，輔助職能。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手與“參謀”，領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)和行政管理的主要途徑是通過辦公室的輔助職能來實現(xiàn)的。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)是了解全院的整體情況，辦公室不僅要對全院方方面面的情況了如指掌，這就需要事前進(jìn)行深入細(xì)致的調(diào)查研究，調(diào)動平時的信息積累，把好檔案、統(tǒng)計關(guān)，取得第一手資料，以便為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)材料，充分發(fā)揮上傳下達(dá)的職責(zé)。

第三，協(xié)調(diào)職能。辦公室是各種意見輸出和意見反饋的匯合點，是學(xué)院的“神經(jīng)中樞”，是一個溝通上下、協(xié)調(diào)左右的綜合管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著綜合性、整體性的協(xié)調(diào)職能。只有學(xué)院辦公室協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，才能解決學(xué)院工作運行過程中出現(xiàn)的各種問題，以加強(qiáng)上下左右各方面的交流與聯(lián)系，并為領(lǐng)導(dǎo)及時掌握情況，進(jìn)行正確的決策和指揮提供幫助。

二、新形勢下做好高校院系辦公室的工作思路

第一，樹立全局觀念。學(xué)院辦公室要把“一切服從大局，一切服務(wù)大局”作為辦公室工作的出發(fā)點和落腳點，當(dāng)各職能部門工作與學(xué)院的整體工作、小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時候，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。只有站在全局的高度，聽取各方意見，通盤考慮，綜合權(quán)衡，才能提出比較公正、合理的方案，把各方面的積極性都充分調(diào)動起來，形成強(qiáng)大的合力。也只有與全局工作合拍，與教育的總體部署和要求一致，協(xié)調(diào)綜合工作才能縝密周到，減少矛盾，避免紕漏。

第二，增強(qiáng)主動作為。學(xué)院辦公室要積極適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所謀，把問題想在前面，把工作做在前頭，主動做好超前服務(wù)。不僅要及時發(fā)現(xiàn)已經(jīng)出現(xiàn)的問題，而且要善于揭示事物的本質(zhì)；不僅要把握事物的現(xiàn)狀，而且要比較準(zhǔn)確地預(yù)測到它的發(fā)展趨勢，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供具有前瞻性的預(yù)案。努力克服傳統(tǒng)觀念、舊的思維方式和工作中的惰性，增強(qiáng)工作的創(chuàng)造性。

第三，提高辦事效率。辦公室的工作紛繁復(fù)雜，看似無序但其背后也是有規(guī)律可循的，認(rèn)真探索并抓住這些規(guī)律，就會實現(xiàn)由無序向有序轉(zhuǎn)化，收到事半功倍的效果。辦公室工作的運轉(zhuǎn)大致有兩類：一是確定性的，二是非確定性的。對于確定性的工作，只要在總結(jié)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，制定出規(guī)范化的制度，然后照章行事，就能形成有序的運行機(jī)制；對于非確定性的工作，主要是指對應(yīng)急的事件和突發(fā)事件的處理等，要有靈活應(yīng)變能力，要分清輕重緩急、合理運用時間、調(diào)動大家的積極性。

三、新形勢下高校院系辦公室人員的素質(zhì)提升路徑

第一，不斷增強(qiáng)政治素養(yǎng)。由于辦公室人員既要和領(lǐng)導(dǎo)打交道，也要和員工打交道、還要和學(xué)生打交道，因此其政治素質(zhì)顯得尤其重要，不但要具有堅定正確的政治方向和高度的政治思想覺悟，同時也要具備教師所具備的師德和風(fēng)范，只有這樣，才能正確地認(rèn)識形勢，把握事物的本質(zhì)和發(fā)展方向，抓住問題的根本，通過正確的途徑和方法解決實際問題，這是院系辦公室人員最重要的素質(zhì)和必備的品德。否則，很難在分析問題與思考問題的層次及角度上，適應(yīng)所承擔(dān)的工作。

第二，大力夯實業(yè)務(wù)能力。要具備從事本職工作的業(yè)務(wù)水平和能力。這包括合理的知識結(jié)構(gòu)和出色的工作技能。知識方面要具備高校管理中的一些基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識和輔助知識，知識面越廣工作能力就會越強(qiáng)。技能方面要求院系辦公室人員熟知工作性質(zhì)和要求，善于建立自己的信息渠道，收集信息，能迅速處理信息，及時準(zhǔn)確上傳下達(dá)，能分清輕重緩急，做到忙而不亂，雜而不煩，疏而不漏，有條不紊。

第三，繼續(xù)提升身心素質(zhì)。院系辦公室人員必須要有一個健康的體魄和良好的心態(tài)，這也是每一勞動者充分發(fā)揮其潛能的關(guān)鍵。院系辦公室工作十分繁雜，這就需要辦公室同志平時就養(yǎng)成吃苦耐勞和連續(xù)作戰(zhàn)的工作作風(fēng)；同時要強(qiáng)化自己的服務(wù)意識，增強(qiáng)責(zé)任感和事業(yè)心，不為私利所惑，不為金錢左右，堅持工作的原則性。

總之，辦公室作為學(xué)院服務(wù)窗口，懂得辦公室工作的特性與加強(qiáng)自身素養(yǎng)是作為辦公室工作人員必不可少的，這樣才能全心全意為領(lǐng)導(dǎo)、為老師、為學(xué)生服務(wù)，以塑造系辦公室的良好形象

參考文獻(xiàn)：

[1]冒榮，劉義恒.高等學(xué)校管理學(xué)[M].南京：南京大學(xué)出版社，1998.

[2]吳軍，葉云.系辦公室管理工作探討[J].廣東藥學(xué)院學(xué)報，2004（4）：434-439.

[3]李旭蘭，王金明.強(qiáng)化管理職能，提高管理水平[J].濰坊教育學(xué)院學(xué)報，2003（4）：24-26.