企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題及解決途徑

劉莉

[摘 要]企業(yè)的文書(shū)資料、基建圖紙、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、信用憑證等等，都要求要比較完整和真實(shí)地保存下來(lái)，要為日后的工作需要和解決實(shí)際問(wèn)題提供歷史的證明。檔案管理成為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)工作規(guī)范性管理的基礎(chǔ)與前提。作為企業(yè)管理工作者，必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在企業(yè)生存發(fā)展中具有基礎(chǔ)性作用和保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要性。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；檔案；問(wèn)題；途徑

一、企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案管理觀念滯后

檔案管理水平的高低決定了檔案作用的發(fā)揮程度。檔案管理水平越高，檔案對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的支撐作用就越大，反之亦然。許多企業(yè)由于管理理念落后，管理制度不健全，在檔案管理上存在著許多問(wèn)題。

2.對(duì)檔案價(jià)值重視不夠

公司管理層對(duì)檔案工作的重視程度決定著檔案管理水平的高低。管理層對(duì)檔案工作重視程度越高，檔案管理水平就越高。管理層對(duì)檔案工作重視程度不夠，影響了企業(yè)檔案工作的開(kāi)展。

3.檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理水平的高低及檔案利用效果的好壞。從事檔案工作的人員少，相對(duì)又缺乏檔案專(zhuān)業(yè)管理人員，相互學(xué)習(xí)、相互交流的機(jī)會(huì)較少，檔案工作人員缺乏計(jì)算機(jī)、圖像、情報(bào)、法律等復(fù)合型知識(shí)及運(yùn)用能力，素質(zhì)水平良莠不齊。

二、提高企業(yè)檔案管理水平的路徑

1.規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)首要做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作

當(dāng)今世界已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案是一種重要信息資源，檔案管理工作作為信息產(chǎn)業(yè)的組成部分，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。首先必須具備完整的硬件設(shè)施，嚴(yán)格按照《檔案法》的明確規(guī)定，以單位具體情況科學(xué)安排檔案室的工作庫(kù)房選址，合理分布好辦公、閱覽和庫(kù)房三室的位置，并配備好成套必需的辦公用具，為檔案工作的順利開(kāi)展做好充分的準(zhǔn)備工作。

2.增強(qiáng)做好檔案工作的自覺(jué)性，積極拓展檔案信息資源

進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺(jué)性，盡快突破辦公室當(dāng)前檔案初級(jí)保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規(guī)范檔案管理的前提下積極拓展檔案信息資源，這是當(dāng)前檔案管理工作的一個(gè)重點(diǎn)。目前，單位的檔案管理是將平時(shí)上級(jí)下發(fā)的收文、公司內(nèi)部發(fā)文和簽報(bào)分別收集，于當(dāng)年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分類(lèi)以件裝訂保存，內(nèi)容是簡(jiǎn)單地將行政、黨群、人事、經(jīng)營(yíng)管理、綜合業(yè)務(wù)管理制度多方面的集中起來(lái)，基本處在檔案管理的初級(jí)保管階段。檔案人員要通過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)學(xué)習(xí)和考察外地先進(jìn)檔案館，系統(tǒng)地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識(shí)，以及如何對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行收集、分類(lèi)、立卷、歸檔、利用等管理程序，對(duì)檔案管理的各項(xiàng)具體工作要有了進(jìn)一步的了解和把握。要全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)，明確了日后管理檔案工作的發(fā)展方向。檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到，要將檔案管理工作做細(xì)做實(shí)，首先要制定一個(gè)工作計(jì)劃安排收集資料、歸檔工作具體時(shí)間，定時(shí)向各科室各部門(mén)收集相關(guān)文件，盡可能齊全完整，并要做到隨收隨歸，方便平時(shí)查找，提高工作效率和檔案資料的質(zhì)量。同時(shí)，要著力完善檔案類(lèi)目的編排和存放工作，從細(xì)處做起，保護(hù)好檔案和便于今后利用檔案，為解決企業(yè)發(fā)展所需各項(xiàng)問(wèn)題發(fā)揮余力。

3.自覺(jué)提高業(yè)務(wù)技能，適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的新要求

努力提高檔案人員自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問(wèn)題，完善檔案管理制度加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項(xiàng)檔案制度，制定相關(guān)管理制度，這是新形勢(shì)下檔案管理工作的基本要求。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。要經(jīng)常舉辦各類(lèi)培訓(xùn)，要讓檔案員深深地感受到了所面臨檔案管理思路的沖擊，沖擊來(lái)自于資源的搜集、檔案的分類(lèi)方法，來(lái)自于所探究的如何針對(duì)企業(yè)特點(diǎn)構(gòu)建檔案體系、拓展檔案信息資源的沖擊。要讓檔案員深知參加檔案培訓(xùn)的目的，就是要把理論知識(shí)應(yīng)用到實(shí)踐中去。如何能學(xué)以致用，是當(dāng)前應(yīng)該面對(duì)和解決的首要問(wèn)題，也是日后檔案管理工作的重中之重。必須要求每個(gè)檔案員都要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底和較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，提高認(rèn)識(shí)檔案知識(shí)的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門(mén)類(lèi)檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實(shí)理論基礎(chǔ)；二是要勤總結(jié)，勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新。

4.建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范化開(kāi)展

檔案信息是一種無(wú)形資產(chǎn)，也是企業(yè)的寶貴財(cái)富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作規(guī)范化的實(shí)施開(kāi)展，這也是檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。一是將檔案管理制度正式納入企業(yè)管理制度，明確管理檔案的部門(mén)或人員；二是建立健全公司檔案工作各項(xiàng)制度，依據(jù)制度對(duì)有關(guān)部門(mén)進(jìn)行檔案目錄匯集和使用調(diào)控。旨在提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全；三是辦公室檔案管理人員對(duì)檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，并納入企業(yè)管理運(yùn)行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進(jìn)行。而要將檔案管理工作納入企業(yè)管理程序，納入企業(yè)各部門(mén)的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。即部門(mén)檔案的管理工作做到：納入工作計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

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