信息化背景下文書檔案管理工作初探

高麗

摘要：隨著時代的進步，人們運用現(xiàn)代電子技術使工作效率和工作質(zhì)量大大提高了。文書檔案也要與時俱進，傳統(tǒng)文書檔案管理方式向信息化管理方式的轉(zhuǎn)變勢在必行。本文主要分析了信息化背景下文書檔案管理工作，以供參考！

關鍵詞：信息化；文書檔案，管理

一、加強文書檔案信息化管理的優(yōu)點

在信息技術快速傳播的社會環(huán)境下，人們越來越重視信息化技術在檔案管理方面的利用。信息化技術的應用為文書檔案管理工作創(chuàng)造了良好的條件，與傳統(tǒng)的文書檔案管理工作相比，具有很多優(yōu)點：

1.確保文書檔案工作的完整性。信息化技術為文件和檔案的統(tǒng)一管理搭建了一個共同的平臺。所有流程均在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，環(huán)節(jié)均有嚴格控制，工作時間由服務器統(tǒng)一記錄，所有情況均有跟蹤記錄，所有修改都有痕跡保存，尤其是所有的數(shù)據(jù)均有嚴格的保存，做到有據(jù)可查，就如：我單位通過建立OA辦公自動化系統(tǒng)實行收發(fā)文公文流轉(zhuǎn)、收集，同時建立檔案管理系統(tǒng)文書檔案庫，并進行兩個系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)對文檔從生成、收集、加式、利用、自動備份到歸檔、整理、編目、鑒定、銷毀整個生命周期的管理，實現(xiàn)了對檔案信息的全過程高效管理，確保了文書檔案管理工作的完整性。

2.大幅度提高了管理工作的效率。傳統(tǒng)的文書檔案管理全部都是依靠人工完成，工作量較大，花費的時間較多，同時效率低下，已經(jīng)無法適應當前社會形勢發(fā)展的需要。然而，隨著現(xiàn)代信息技術快速發(fā)展，計算機技術的優(yōu)點越來越突出，實現(xiàn)了對有價值的辦畢文件實時邏輯歸檔，辦畢的紙質(zhì)文件現(xiàn)行歸檔，以“件”為單位進行整理，取消了原先以“卷”為單位歸檔過程中的整理、組合、裝訂等一系列繁瑣的工作，加快了文書檔案資料搜集和整理工作的速度。同時，現(xiàn)代信息化技術滲透到文書檔案的管理過程中，在一定程度上提高了文書檔案管理工作的效率。

3.方便了信息交流與資源共享。檔案收集好了，如何使其能隨時隨地利用、能進行全文利用，能在網(wǎng)絡環(huán)境下快速高速利用。傳統(tǒng)文書檔案管理由于受到管理形式的局限，從而導致各種優(yōu)勢資料在應用的時候無法實現(xiàn)共享，文書檔案資料的利用效率低[2]。特別是像一些以項目建設為主的公司，在全國各地（甚至國外）都有項目部的情況下，項目部人員查詢文書檔案很不方便。基于網(wǎng)絡的檔案綜合管理系統(tǒng)的建立很好地解決了這個問題。雖然該系統(tǒng)基于局域網(wǎng)（或廣域網(wǎng)），而不是基于Internet的，但我們利用VPN技術將各項目部電腦遠程連入公司局域網(wǎng)，同樣能使用該系統(tǒng)。通過定制適合本單位的網(wǎng)上借閱流程，技術人員可以在百里、千里之外，只要輕輕一點“鼠標”就能輕松實現(xiàn)遠程電子文件的借閱，整個過程輕松簡單，速度快，遺漏情況少，大大提高文書檔案管理資料的利用程度。

二、信息化背景下文書檔案管理存在的問題

1.對信息化管理認識不足，管理理念陳舊。在檔案管理工作中，文書檔案管理占有非常重要的一部分。因此，充分利用信息化技術來管理文書檔案是提高文書檔案管理工作水平和管理效率的重要方法之一。但是，在當前的文書檔案管理中，一些領導和管理者對文書檔案信息化管理的內(nèi)涵認識不到位，沒有充分認識到信息化技術在文書檔案管理工作的作用。同時，還有一些文書檔案管理工作依然使用傳統(tǒng)的管理理念和管理思路來開展，從而無法有效解決當前文書檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，嚴重影響了文書檔案管理資料的應用。

2.文書檔案管理工作流程復雜，信息化程度低。目前，很多的文書檔案管理部門在形式上雖然置辦了計算機等信息化設備，但是實質(zhì)上由于管理人員受到傳統(tǒng)的文書檔案管理理念和習慣的影響較深，對現(xiàn)代信息化設備的認識與應用程度較低，只懂得簡單的工作流程，因而很難在對大量紙質(zhì)檔案的收集、鑒定、整理和利用工作的過程中體現(xiàn)出信息化技術的優(yōu)越性，特別是在將大量的紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化成為電子文檔，以及按要求對重要檔案進行電子備份的管理過程中。大大降低了文書檔案管理工作的效率。

3.數(shù)字化文書檔案保密性較低，影響了檔案資源的共享。在電子文書檔案的管理過程中，其電子文本資料管理形式不固定，這樣便直接降低了信息化文書檔案管理的保密性，容易遭受侵入。同時，電子文書檔案資料信息被人們惡意改動的可能性比紙質(zhì)檔案資料管理的可能性要大，從而導致檔案管理人員很難察覺文書檔案管理資料內(nèi)容的變化現(xiàn)象，難確認其檔案資料是否真實和準確。然而，如果為了確保文書檔案資料信息的保密性，而不將信息共享出來，又會在一定程度上影響到文書檔案信息的利用效率。

三、信息化背景下加強文書檔案管理工作的對策

文書檔案管理工作是一項社會性和服務性較強的工作。通過對文書檔案進行管理，有利于充分利用文書檔案資料更好地為社會服務，有效實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化[3]。文書檔案是檔案管理工作中非常重要的組成部分，如何以現(xiàn)代信息化技術為載體加強文書檔案管理成為了當前不可回避的重要問題。要想在信息化背景下提高文化檔案管理的工作效率就需要從以下幾個方面入手：

1.深化對文書檔案管理的認識，創(chuàng)新信息化管理理念。任何一種行為在開展時都需要一定的思想和理念作為支撐和引導。文書檔案管理的信息化同樣需要以現(xiàn)代信息技術為載體，以現(xiàn)代信息管理理念為引導，充分利用現(xiàn)代信息技術的優(yōu)勢，不斷提高文書檔案管理工作效率。因此，首先要深化對文書檔案管理的認識，充分認識到現(xiàn)代化文書檔案管理工作的重要性，堅持創(chuàng)新信息化管理理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思想，有計劃、有目的地開展文書檔案信息化管理工作；其次應該增加文書檔案管理工作的資金投入，堅持將現(xiàn)代信息化設備應用到文書檔案的管理工作中，根據(jù)文書檔案資料的分類，合理地簡化資料的收集、分類和整理，逐步實現(xiàn)文書檔案管理工作的數(shù)字化和信息化。

2.搭建科學信息管理平臺，實現(xiàn)文書檔案資源共享。檔案管理的最終目的是實現(xiàn)檔案信息的充分挖掘，對原始檔案的內(nèi)容、技術或服務利用加以整合或改善，收集檔案數(shù)字化后進行深加工，并以多元媒介呈現(xiàn)，便于獲取、快速傳播，實現(xiàn)數(shù)字檔案應用增值服務，檔案價值得以有效體現(xiàn)。如某公司建立NEUSOFTSEAS7.5綜合檔案管理系統(tǒng)為例：某公司NEUSOFTSEAS7.5綜合檔案管理系統(tǒng)，對文書檔案進行“收、存、管、用”全面管理，通過文件管理、預歸檔管理、檔案管理、檔案利用和我的工作臺等模塊功能，涵蓋了檔案業(yè)務中的建立文檔庫、數(shù)據(jù)錄入、信息采集、移交歸檔、報表打印、檔案銷毀、脫機保管、實物借閱、在線借閱、庫房管理等檔案管理的基本功能，并通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)在線全文借閱，有效地提高檔案管理工作效率和管理水平。

（1）創(chuàng)建文書檔案加工系統(tǒng)。根據(jù)文書檔案管理的具體情況，對文書檔案的初步加工進行設計，創(chuàng)建文書檔案加工系統(tǒng)。其主要工作是為了搜集和整理文書檔案資料。綜合檔案管理系統(tǒng)的文件管理模塊提供了文件的錄入、修改、刪除，以及各種文件報表的打印等功能，該模塊將文件的收發(fā)管理納入了檔案管理的軌道，并且為日后的查詢統(tǒng)計工作提供數(shù)據(jù)源。通過利用這個加工系統(tǒng)能夠減少文書檔案管理人員的工作任務，降低管理時間，提高工作效率。

（2）文書檔案存儲系統(tǒng)。由于文書檔案管理工作內(nèi)容多，任務量較大，所以需要利用信息化設備創(chuàng)建文書檔案資料的數(shù)據(jù)庫。綜合檔案管理系統(tǒng)通過創(chuàng)建預歸檔管理和檔案管理兩大模塊。首先把有保存價值的文件以不同類別轉(zhuǎn)存到與之相關的文檔庫歸檔，保證其文件的完整。然后對移交過來的文件或預歸檔完的文件進行分類，存儲在文書檔案庫中，并對這些文件進行收集、檢索、整理、統(tǒng)計打印。使信息數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建有利于規(guī)范文書檔案數(shù)字格式，并且利用信息化技術進行分類和存儲處理，提高了文書檔案資源的利用效率。

（3）文書檔案的查詢系統(tǒng)和保密。信息化背景下文書檔案的管理中存在的重大問題就是檔案資料的保密性，針對這個問題就需要管理人員進行軟件的開發(fā)和設計，不同的檔案資料進行分別管理，創(chuàng)設文書檔案資料查詢權限[4]。綜合檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)建了檔案利用和我的工作臺模塊，通過檔案利用模塊，可以對電子文件進行瀏覽、下載、打印，并且還可以對電子文件進行在線借閱申請及添加至收藏夾等操作。通過我的工作臺模塊，可以對系統(tǒng)用戶的收藏夾及消息進行管理，并對上傳下載等任務進行設置。對于一些深層次檔案資料的利用，進行網(wǎng)絡申請和審批等程序，在保證其檔案的安全下，實現(xiàn)文書檔案信息的應用和共享。

3.建設高素質(zhì)的檔案管理隊伍，提高管理人員專業(yè)水平。為了提高文書檔案管理效率，確保文書檔案管理工作的準確性和高效開發(fā)利用，就需要一批高素質(zhì)檔案管理人員。檔案管理人員要有互聯(lián)網(wǎng)思維，對檔案業(yè)務特性進行關鍵信息抽取，使檔案利用能夠好用、快用，不斷體現(xiàn)出檔案價值及檔案人的軟實力。因此，應該加強對檔案管理隊伍培訓，通過培訓提高計算機信息應用能力，以便更好地應對檔案信息化管理工作中出現(xiàn)的問題，切實提高文書檔案管理工作水平。

在不斷發(fā)展的社會經(jīng)濟環(huán)境下，對檔案資料的需求不斷增加，傳統(tǒng)的檔案資料管理方式已經(jīng)無法適應現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，從而阻礙了社會科學技術向前發(fā)展。因此，我們必須加強信息化計算機技術在檔案管理中的應用，提高檔案管理的信息化水平，不斷加大檔案管理資料的開發(fā)，推動檔案管理工作的進步和發(fā)展。

參考文獻

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[4]王麗巖.強化文書檔案現(xiàn)代化管理的有效方法[J].環(huán)球市場信息導報，2014（2）.