論房地產(chǎn)企業(yè)工程檔案電子信息化管理的策略

廈門經(jīng)濟特區(qū)房地產(chǎn)開發(fā)集團有限公司 361004

摘要：隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)行業(yè)也呈現(xiàn)出如火如荼發(fā)展之勢，這就形成了越來越多的工程檔案。為了提高工作效率，實現(xiàn)工程檔案電子信息化管理得到了業(yè)內(nèi)人士的高度關(guān)注。本文重點闡述了當(dāng)前房地產(chǎn)企業(yè)工程檔案電子信息化管理工作的重要性、存在的問題，以及對提高工程檔案電子信息化管理建設(shè)的策略等方面進行探討，并提出意見和建議。

關(guān)鍵詞：工程檔案；電子信息化管理；策略

前言：

邁入新時代之后，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，使我國的房地產(chǎn)行業(yè)邁向了一個更高的臺階。隨著房地產(chǎn)行業(yè)的不斷進步，工程檔案也不斷增多，這些檔案具有至關(guān)重要的價值，因此必須加強工程檔案的管理。而信息技術(shù)的發(fā)展使得我國房地產(chǎn)行業(yè)工程檔案實現(xiàn)電子化管理成了可能。然而，由于種種原因所限，工程檔案電子信息化管理現(xiàn)狀并不盡如人意。筆者根據(jù)已有的工作經(jīng)驗，略談幾點實現(xiàn)工程檔案電子信息化管理的策略，希望能起到一定的啟發(fā)意義。

一、實現(xiàn)工程檔案電子信息化管理的意義

1、通過信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將紙質(zhì)工程檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，不僅可以節(jié)約存儲紙質(zhì)檔案的空間，也能避免檔案丟失或損壞，能夠大大提高工程檔案的管理效率。

2、采取數(shù)據(jù)傳輸電子化，可以保持工程檔案材料歸檔與工程建設(shè)相同步，使得檔案管理部門的工作與工程建設(shè)工作實現(xiàn)“無縫”對接，讓檔案部門及時搜集、整理相關(guān)檔案資料，提高工作效率。

3、使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以使工程檔案及時歸檔，進而對工程檔案的二次開發(fā)與利用提供良好的條件，使工程檔案的價值得到更大程度地發(fā)揮。

4、實現(xiàn)工程檔案電子信息化管理，可以將檔案管理人員從紛繁瑣細(xì)的人工操作中解放出來，減輕他們的工作負(fù)擔(dān)，同時也能避免人工操作而引發(fā)的誤記、遺漏等問題。而且有了計算機的幫助，檢索檔案更加方便快捷，可以按照歸檔時間、工程名稱等關(guān)鍵詞隨機查找，可以有效提高工程檔案的利用率。

5、房地產(chǎn)行業(yè)面臨的相互競爭日趨激烈，各個房地產(chǎn)企業(yè)自身管理技術(shù)也越來越高，這使得工程檔案管理也必須不斷的系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。在進行工程檔案管理過程中不斷要有先進信息技術(shù)、先進技術(shù)手段及先進技術(shù)設(shè)備應(yīng)用其中，工程檔案管理就必須實現(xiàn)信息化、自動化、電算化的管理模式，提高企業(yè)綜合競爭力。因此，工程檔案電子信息化的管理勢在必行。

二、工程檔案電子信息化管理存在的問題

工程檔案電子信息化管理有著不言而喻的重要作用，但現(xiàn)狀卻不容樂觀，存在一些亟待解決的問題：

1、工程檔案管理意識不夠扎實

從目前來看，大部分房地產(chǎn)企業(yè)工程檔案管理依然使用舊時的手工管理形式，這種管理方式不利于日后的檢索與查詢，并且利用效率不高。由于是紙質(zhì)材料書寫記錄在多次使用后容易造成殘損現(xiàn)象，不利于檔案的長期保存。眾所周知，要形成一套完整的工程檔案，需要經(jīng)過建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等多個企業(yè)的共同努力而實現(xiàn)。然而，這些企業(yè)中往往缺少專業(yè)的工程檔案管理人員，導(dǎo)致工程檔案收集、整理與歸檔工作難以有序進行，甚至一些企業(yè)出現(xiàn)不建檔或者應(yīng)付建檔的不良現(xiàn)象。

2、工程檔案信息化建設(shè)動力不足

工程檔案管理模式落后，缺乏工程檔案信息化管理制度，許多單位和部門檔案管理人員不專業(yè)，未能形成有效的工程檔案實施監(jiān)管制度，對工程檔案管理宣傳、貫徹落實力度不夠，這些都給工程檔案信息化管理帶來了阻礙。如今，我國的房地產(chǎn)企業(yè)工程檔案電子信息化建設(shè)還只是處于初步發(fā)展階段，在實際操作過程中存在諸多不成熟的地方，比如一些房地產(chǎn)企業(yè)對電子信息化建設(shè)的關(guān)注和投資力度還存在亟待提高的空間，導(dǎo)致工程檔案信息化管理缺少足夠的硬件設(shè)施，從而使工程檔案管理細(xì)化不夠。

3、工程檔案管理自動化檢索程度低

在這幾年中，工程檔案管理細(xì)化不夠，自動化檢索水平低，工程檔案隨著房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展記錄和種類不斷增加，不再是過去單一的模式，但是在工程檔案管理中分工不夠詳盡，造成查找困難，檔案存在的真正意義就是能夠查詢利用，目前工程檔案管理缺少系統(tǒng)性、資源不能共享，檔案信息化管理只是各行其是，沒有形成系統(tǒng)，傳統(tǒng)的管理模式早就被社會所淘汰。然而，一些工程檔案管理人員依舊受到傳統(tǒng)管理模式的深刻影響，掌握新技術(shù)的動力不是很強，導(dǎo)致工程檔案的利用價值沒有得到充分發(fā)揮。

三、實現(xiàn)工程檔案電子信息化管理的策略

在新時期背景下，實現(xiàn)工程檔案電子信息化管理已是大勢所趨，必須從以下幾點入手來提高我國工程檔案的管理力度。

1、提高管理工程檔案的現(xiàn)代化意識

工程檔案是房地產(chǎn)企業(yè)工程系統(tǒng)中的有機組成部分，能直接反映出工程的施工情況、質(zhì)量情況與施工進度等。但由于我國工程檔案管理信息化建設(shè)進程比較滯后，所以工程檔案的實用性無法得到充分發(fā)揮。有鑒于此，建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位必須認(rèn)識到實現(xiàn)工程檔案電子信息化管理的重要性與必要性，在檔案管理工作中加入現(xiàn)代化元素。比如成立電子信息庫，便于檔案信息的整理與傳播；利用計算機掃描儀或其他現(xiàn)代化設(shè)備，將工程檔案中的信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息進行保存，這些措施都有助于工程檔案管理信息化建設(shè)進程的推進。

2、提高對工程檔案管理人員的培訓(xùn)力度

毋庸置疑，工程檔案管理人員直接參與工程檔案電子信息化建設(shè)，直接負(fù)責(zé)工程檔案的收集、整理、歸檔等一系列工作。由此可見，工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與專業(yè)能力將直接影響工程檔案管理的實效。然而從目前來看，部分工程檔案管理人員的素質(zhì)不盡如人意，依舊滿足于傳統(tǒng)的管理方式，導(dǎo)致工程檔案管理效率事倍功半。有鑒于此，對工程檔案管理人員加強培訓(xùn)力度，使他們發(fā)展成為具備應(yīng)有的職業(yè)道德、業(yè)務(wù)技能，這也是實現(xiàn)工程檔案電子信息化管理的基本條件。具體而言，工程檔案管理部門要對工程檔案管理人員提供適當(dāng)?shù)膶W(xué)習(xí)機會，使他們參與系統(tǒng)培訓(xùn)，接受信息技術(shù)知識，或者聘請專業(yè)的信息管理專家為工程檔案管理人員進行技術(shù)培訓(xùn)，開展專題講座等，以此拓展檔案管理人員的視野和見識，使他們主動適應(yīng)信息時代的發(fā)展變化。

3、提升工程檔案信息化管理的安全意識

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，工程檔案實現(xiàn)電子化管理已經(jīng)是不可阻擋之勢，但是快速進步的信息化發(fā)展也給一些不法分子、競爭對手提供了覬覦工程檔案的機會和條件。很顯然，工程檔案具有一定的機密性，涉及到知識產(chǎn)權(quán)問題，如果被不法分子利用，可能給房地產(chǎn)企業(yè)帶來無法估量的損失。如果檔案管理部門不重視檔案保密工作，導(dǎo)致檔案資料泄露，可能會讓不良分子提供可乘之機，不利于房地產(chǎn)行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。有鑒于此，檔案管理部門在加強電子信息化管理工作中，要時刻加強安全意識。對檔案中的機密內(nèi)容進行加密處理，要設(shè)置防火墻、殺毒軟件、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，防止病毒或黑客侵入。與此同時，不僅要重視電子工程檔案的管理，還要重視紙質(zhì)工程檔案的管理，防止其發(fā)霉變質(zhì)，導(dǎo)致重要信息流失。只有做到“兩手抓，兩手都要硬”，才能使房地產(chǎn)企業(yè)工程檔案管理工作更加合理和全面。

4、加強工程檔案庫信息化管理的建設(shè)

為了使工程檔案管理更加系統(tǒng)化，實現(xiàn)信息的有效共享，就必須加強工程檔案庫的建設(shè)。改變過去檔案管理軟件通用性較差，技術(shù)條件存在差異、信息數(shù)據(jù)格式不同等缺點，將歸檔的工程資料依照統(tǒng)一的格式化提交給同一檔案管理系統(tǒng)，交接之后由系統(tǒng)進行自動歸檔。歸檔后數(shù)據(jù)資料將保存在同一數(shù)據(jù)庫平臺內(nèi)，實現(xiàn)工程檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)的統(tǒng)一，從而實現(xiàn)資源的充分共享。除此之外，工程檔案管理數(shù)據(jù)庫還應(yīng)實現(xiàn)自動化，使數(shù)字化系統(tǒng)中的工程檔案資料中明確標(biāo)明存放位置，做到快速檢索利用。

四、結(jié)束語

在新時期背景下，實現(xiàn)工程檔案電子信息化管理已是勢在必行。然而，由于我國的工程檔案管理信息化建設(shè)還處于起步階段，存在諸多不成熟的地方。所以相關(guān)部門要共同努力，在堅持房地產(chǎn)行業(yè)信息化建設(shè)內(nèi)在規(guī)律的基礎(chǔ)上，廣泛借鑒國內(nèi)外先進的管理經(jīng)驗和管理技術(shù)，這樣才能推進工程檔案電子信息化管理建設(shè)的不斷發(fā)展。

參考文獻：

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[2]邵瑞卿.如何建立建筑行業(yè)檔案信息化管理[J].山西建筑，2012（38）

作者簡介：

吳慧麗，性別：女，出生年月：1964年12月，籍貫：江西，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案，職稱：副研究館員，工作單位：廈門經(jīng)濟特區(qū)房地產(chǎn)開發(fā)集團有限公司。