芻議數(shù)字化檔案資料在醫(yī)院管理中的優(yōu)勢(shì)

林樺

[摘要] 信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，迫使醫(yī)院對(duì)于檔案資料的存儲(chǔ)進(jìn)行了數(shù)字化變革。該文利用剖析數(shù)字化檔案資料在醫(yī)院管理中的優(yōu)勢(shì)來促進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的管理工作，從而更好地服務(wù)醫(yī)院以及普通民眾。

[關(guān)鍵詞] 數(shù)字化；信息；檔案；優(yōu)勢(shì)

[中圖分類號(hào)] R197 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2015）10（a）-0015-02

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和日益完善，信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用也越來越廣泛，如何運(yùn)用現(xiàn)代化信息手段加強(qiáng)檔案管理，進(jìn)一步發(fā)揮檔案在社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中的作用是現(xiàn)階段檔案人員亟待研究和探索的重要課題。隨著醫(yī)療改革地日益深化，也對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作提出新的要求，各種數(shù)字化醫(yī)療模式的轉(zhuǎn)變及數(shù)字化辦公的普及，要求檔案資源的管理必然是對(duì)其信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和利用，要從以紙質(zhì)檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而使醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化。

1傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)

以往的醫(yī)院檔案工作，以紙質(zhì)檔案保存為主，一直用密集柜來存放大量紙質(zhì)原始資料。而密集柜的存儲(chǔ)在場(chǎng)所設(shè)置、存放空間等多方面都有不便之處。例如：安裝密集柜時(shí)一般要求承重性能要達(dá)到荷載要求，才能使安裝完工的檔案裝具順利而安全的運(yùn)行使用，而地面承重主要指在樓層設(shè)計(jì)檔案密集柜時(shí)，要保證裝載的密集柜不能超過建筑設(shè)計(jì)的荷載標(biāo)準(zhǔn)。隨著檔案資料的數(shù)量越來越多，就必須擴(kuò)大或增建檔案室或檔案庫房，涉及到密集柜的拆裝還需要一定的技術(shù)要求，拆卸費(fèi)用不菲，拆卸之后如需搬運(yùn)到新庫房重新安裝又是一筆成本支出，且重新組裝的密集柜質(zhì)量無法保證。以上諸多因素均體現(xiàn)傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)有著設(shè)備技術(shù)落后、存儲(chǔ)空間有限、資料容易遺漏、檢索困難、查找麻煩等的諸多不足，使檔案開發(fā)利用率低，發(fā)揮的作用不大，醫(yī)院檔案管理已跟不上醫(yī)院日趨發(fā)展的需求。

2現(xiàn)代數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)

數(shù)字化檔案是將傳統(tǒng)檔案中圖像、視頻、文本等各種數(shù)據(jù)選取重要的檔案信息與電子文件一起，通過數(shù)字化手段進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)和管理，即通過運(yùn)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字掃描技術(shù)等手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、照片檔案、聲像檔案里的內(nèi)容轉(zhuǎn)化成以二進(jìn)制數(shù)字代碼形式記錄，形成計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可識(shí)別的數(shù)字信息，從而壓縮存儲(chǔ)空間，構(gòu)建有序的信息資源庫，從最初的紙質(zhì)模式轉(zhuǎn)變成信息數(shù)據(jù)庫、超文本技術(shù)，從線性方式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)狀方式，為方便用戶調(diào)取資料提供了便捷、高效的檢索基礎(chǔ)，提高檢索速度[1]。信息化存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用可有效提高檔案資料的利用率，受到廣大檔案管理人員的認(rèn)可，也為其進(jìn)一步發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

3數(shù)字化檔案的優(yōu)勢(shì)

3.1歸檔時(shí)間靈活、效率提高

傳統(tǒng)檔案資料必須在文件辦理完成后才能統(tǒng)一歸檔，一般以年度為歸檔時(shí)間設(shè)置，而數(shù)字化檔案的電子文件等采用電子編碼技術(shù)，在文件辦理結(jié)案后根據(jù)工作需要可隨時(shí)歸檔，也可定時(shí)統(tǒng)一歸檔或者在特定時(shí)間歸檔，歸檔時(shí)間靈活既可避免文件漏歸，又能保證歸檔率和完整率。同時(shí)，數(shù)字化檔案的收集、整理擺脫了傳統(tǒng)重復(fù)、瑣碎、被動(dòng)的手工歸檔、裝訂等繁雜的工作程序，減少人工整理時(shí)的錯(cuò)誤，節(jié)省工作時(shí)間，提高工作效率。

3.2文件查找、利用、傳輸便利

文件歸檔的同時(shí)可進(jìn)行主題詞、關(guān)鍵詞編錄。用戶可根據(jù)主題詞或文件編號(hào)查找相應(yīng)的文件及其附件。也可以利用計(jì)算機(jī)優(yōu)勢(shì)，根據(jù)自身需求，進(jìn)行信息分析和處理，從而提高電子檔案的信息提取的利用率。同時(shí)，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程技術(shù)的開發(fā)，還可以將數(shù)字化的電子檔案通過遠(yuǎn)程監(jiān)控進(jìn)行異地調(diào)閱、共享，使電子檔案的跨區(qū)域利用成為可能。特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代，有效的數(shù)據(jù)提取和利用成為醫(yī)療機(jī)構(gòu)醫(yī)學(xué)、教學(xué)、科研各方面研究不可或缺的部分。充分運(yùn)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)更利于醫(yī)、教、研等各方面工作的開展。

3.3便于信息資源共享

傳統(tǒng)的檔案是有形的紙質(zhì)文件資源，必須在特定的場(chǎng)所，規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行調(diào)閱、提取，不僅對(duì)地點(diǎn)、時(shí)間、人數(shù)有相應(yīng)的限制，同時(shí)資料的保存、調(diào)取也有一定的風(fēng)險(xiǎn)，多次調(diào)閱還易磨損，而無法充分發(fā)揮檔案的作用。數(shù)字化電子文件則是無形的信息資源，可以使同一份文件在同一時(shí)間，不同地點(diǎn)，被不同利用者共享，從而最大限度發(fā)揮檔案資料的作用，體現(xiàn)其價(jià)值。通過數(shù)字化虛擬的計(jì)算機(jī)技術(shù)，變“有形”為“無形”，在信息時(shí)代的長(zhǎng)河中被有效提取和利用。當(dāng)然數(shù)字檔案的信息組織必須采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這是現(xiàn)代檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳送和共享的前提，從而可以避免檔案數(shù)據(jù)庫中同類信息的格式不一，影響檔案資料的調(diào)取與利用[2]。

3.4原件保護(hù)完整，不易損壞

由于利用數(shù)字化信息的形式向檔案使用者提供檔案資料，數(shù)字化檔案的重復(fù)利用可實(shí)現(xiàn)無損耗性，管理人員不必再擔(dān)心檔案資料因重復(fù)使用導(dǎo)致的破損和丟失，檔案的原件不會(huì)受損，從而可以很好地保護(hù)檔案原件。

3.5經(jīng)濟(jì)、低碳、環(huán)保

采用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的數(shù)字化檔案資料，查閱資料時(shí)可以直接在計(jì)算機(jī)上閱讀電子文件，減少紙張、油墨的使用，電子文件也可以無消耗地被重復(fù)利用，同時(shí)檔案工作人員也不必在紙質(zhì)檔案的整理、裝訂、搬運(yùn)方面花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，相較于紙質(zhì)檔案應(yīng)用更經(jīng)濟(jì)、低碳、環(huán)保。

3.6促進(jìn)診療模式更便捷、有效

近年來，數(shù)字化電子技術(shù)的開發(fā)、應(yīng)用，從病案檔案到基建檔案、設(shè)備檔案、綜合檔案等，均發(fā)生了翻天覆地的改變。ICD9、ICD10編碼的應(yīng)用，規(guī)范了醫(yī)療文書檔案的書寫，為診療服務(wù)提供標(biāo)準(zhǔn)的格式。同時(shí)各類電子化管理，從門診就診觸摸屏到掌上醫(yī)院APP，各類醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)終端的應(yīng)用，開展遠(yuǎn)程醫(yī)療、教學(xué)及移動(dòng)醫(yī)療、移動(dòng)護(hù)理等工作，為群眾就醫(yī)提供更加便利的服務(wù)，同時(shí)病人及其診療相應(yīng)的檔案資料第一時(shí)間存儲(chǔ)在信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫內(nèi)，減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

3.7對(duì)檔案管理人員的要求更高

傳統(tǒng)檔案管理人員以手工記錄、查詢?yōu)橹?，工作模式是人與紙的結(jié)合，而基于電子文件的現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理要求管理人員具備計(jì)算機(jī)處理的基礎(chǔ)能力，采用“人機(jī)結(jié)合”的工作模式，工作人員需要通過計(jì)算機(jī)和通訊網(wǎng)絡(luò)獲取或提取信息服務(wù)，不僅需要具備傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，還要對(duì)本單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)的形成與發(fā)展具有一定的認(rèn)識(shí)，才能在檔案資料的整理及數(shù)據(jù)庫的建立等方面體現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，現(xiàn)代數(shù)字化管理模式要求檔案管理人員要不斷加強(qiáng)自身的繼續(xù)教育，只有不斷充實(shí)自己，提升自我創(chuàng)新能力，才能在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代與時(shí)俱進(jìn)；檔案管理人員不再是單純的檔案保管員，而是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者，從而滿足人們?nèi)轿?、多角度的利用需求?/p>

雖然數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用越來越多，也越來越便利，但是關(guān)于如何加強(qiáng)檔案電子文件的保密性，以防被篡改都有待進(jìn)一步的加強(qiáng)?，F(xiàn)階段，檔案管理工作還處于以紙質(zhì)為介質(zhì)的傳統(tǒng)檔案與以磁盤、光盤等形式為介質(zhì)的電子文件檔案共存的狀態(tài)，如何順利完成手工檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理的過渡，有待檔案管理人員和信息技術(shù)人員的進(jìn)一步探索，以確保電子檔案能夠長(zhǎng)期有效的使用和借閱。

綜上所述，醫(yī)院檔案建設(shè)與發(fā)展對(duì)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展有舉足輕重的作用。檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)，是人類歷史的載體，做好檔案管理工作至關(guān)重要。做好醫(yī)院檔案管理工作，可以有效提高醫(yī)院檔案信息資源的利用率，促進(jìn)醫(yī)療科學(xué)的發(fā)展與進(jìn)步。在醫(yī)院發(fā)展的歷史沿革中，醫(yī)院檔案的建設(shè)可以體現(xiàn)醫(yī)院的發(fā)展脈絡(luò)[3]，用數(shù)字化信息技術(shù)轉(zhuǎn)化并存儲(chǔ)傳統(tǒng)檔案管理的重要信息，更好地服務(wù)民眾。在醫(yī)學(xué)發(fā)展的進(jìn)程中，利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)傳輸縮短用戶與檔案的距離和信息傳遞的時(shí)間，加快信息交流、反饋的效率和速度。二十一世紀(jì)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)要不斷拓展自身檔案建設(shè)的領(lǐng)域，積極融入數(shù)字化建設(shè)，只有充分認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，才能更好地利用檔案資源，體現(xiàn)醫(yī)院檔案的價(jià)值，充分為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展發(fā)揮作用。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 竇雪蘭.淺談醫(yī)院檔案信息化建設(shè)[J].安徽衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（4）：3-4.

[2] 郭云.信息化背景下的醫(yī)院檔案管理工作[J].醫(yī)藥管理，2014（11）：122.

[3] 孫濤，陳小錚.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理談?dòng)慬J].中國(guó)病案，2014（15）：51-53.

（收稿日期：2015-07-05）