檔案計(jì)算機(jī)管理工作存在的問題及改進(jìn)措施

王貴娜

隨著社會(huì)的發(fā)展、科技的進(jìn)步、各種門類和載體形式的檔案大量增加，社會(huì)對(duì)檔案的需求日益提高，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)在檔案中的應(yīng)用，是現(xiàn)代化企業(yè)的重要標(biāo)志，是完善企業(yè)管理，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要手段。當(dāng)前，檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計(jì)算機(jī)管理。除此以外，還包括音像技術(shù)、現(xiàn)代化庫(kù)房保護(hù)技術(shù)、運(yùn)用新型載體檔案管理等。配備適用的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)備是檔案計(jì)算機(jī)管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)所指出的目標(biāo)、任務(wù)考慮設(shè)備的配置問題。

一、檔案信息電子化的現(xiàn)狀

1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2、在我國(guó)至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏室檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容懷不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施，推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4、檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案，信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

三、改進(jìn)措施

在這情況下，如果遵循和沒用傳統(tǒng)的方式、方法進(jìn)行管理，無論是在保存空間、存儲(chǔ)時(shí)間，還是保存的完整度等諸多方面，都是非常困難的，電子文件的高保真性和電子文件的易修改性是電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)所在，因此在計(jì)算機(jī)全面普及和辦公自動(dòng)化、數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化、智能化的今天，政府采購(gòu)檔案也應(yīng)向著高科技方向發(fā)展，實(shí)行電子檔案管理，將檔案管理工作引入到一個(gè)全新的領(lǐng)域。

必須看到，在今天的形勢(shì)下開展檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該按照國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)的總體要求開展工作。檔案管理信息化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)和目標(biāo)，除了自身建設(shè)任務(wù)外，還應(yīng)推動(dòng)國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)。因?yàn)?，電子政?wù)的實(shí)施將帶來政府管理創(chuàng)新的巨大機(jī)遇，將打破許多原有管理體系和管理模式，甚至出現(xiàn)只有各種電子政務(wù)建設(shè)共同發(fā)展才能真正實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)的情況。所以，新形勢(shì)下搞好信息檔案建設(shè)需要采取一系列重要策略。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明以下策略十分重要。

1、積極納入國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)機(jī)制。所有信息檔案建設(shè)都應(yīng)當(dāng)自覺納入國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組制定的總體方案。政府效能的源泉來自管理，信息檔案成敗的關(guān)鍵也必然是管理。例如檔案管理信息化采用PKI/CA就應(yīng)在國(guó)家的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)下構(gòu)建和應(yīng)用。

2、與時(shí)俱進(jìn)，觀念創(chuàng)新。我國(guó)政府機(jī)構(gòu)信息系統(tǒng)中還幾乎沒有符合嚴(yán)格意義的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，數(shù)據(jù)安全性十分脆弱。這就要求我國(guó)各有關(guān)機(jī)構(gòu)必須結(jié)合國(guó)情，人實(shí)際出發(fā)，轉(zhuǎn)變觀念，從管理理念、管理制度，機(jī)構(gòu)職能等方面全面創(chuàng)新。

3、遵循標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)法律建設(shè)。采用標(biāo)準(zhǔn)意味著系統(tǒng)性的進(jìn)步，對(duì)信息系統(tǒng)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有不可估量的作用。為了搞好應(yīng)用并使應(yīng)用不斷深化，就必須在標(biāo)準(zhǔn)化上下足功夫。有些標(biāo)準(zhǔn)的制定需要耗費(fèi)巨大的人力、物力。例如電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運(yùn)行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項(xiàng)的復(fù)雜課題，更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，鍥而不舍，不斷推進(jìn)。檔案管理和利用、檔案管理信息化和電子檔案的立法工作也應(yīng)積極創(chuàng)造條件，早日實(shí)現(xiàn)。這是檔案管理信息化建設(shè)健康發(fā)展的根本保證。

4、注重信息安全，政府的檔案涉及國(guó)家利益，特別是涉及國(guó)家秘密的檔案關(guān)系到國(guó)家安全，政府機(jī)構(gòu)的信息安全建設(shè)從本質(zhì)上講不是個(gè)人或部門行為，而是國(guó)家行為，要按照國(guó)家制定的信息安全框架從總體上開展信息安全建設(shè)。在建設(shè)中，信息安全管理是核心要素，其中最重要的原則是必須是在國(guó)家有關(guān)主管部門的指導(dǎo)下，按照國(guó)家有關(guān)主管部門制定的規(guī)章、制度、標(biāo)準(zhǔn)開展工作。

5、綜合利用檔案管理技術(shù)。檔案管理技術(shù)是長(zhǎng)期堅(jiān)持不懈、不斷發(fā)展的重要技術(shù)之一。將這些技術(shù)綜合、集成應(yīng)用是檔案管理的特點(diǎn)。就電子文檔而言，時(shí)至今日，即使是最普通的電子數(shù)據(jù)，保存它的風(fēng)險(xiǎn)一點(diǎn)也不比其它介質(zhì)少。保存電子文檔風(fēng)險(xiǎn)巨大，至少是由于它不符合越是簡(jiǎn)單就越是可靠的原則。在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，積極構(gòu)建電子檔案時(shí)必須在整合、集成上狠下功夫。即將傳統(tǒng)的檔案管理辦法和信息化手段有機(jī)整合，發(fā)揮檔案管理的綜合優(yōu)勢(shì)。由于人們對(duì)真跡的尊重和渴望，無紙化只具有相對(duì)意義。縮微技術(shù)等都是永不會(huì)消亡的檔案管理應(yīng)用技術(shù)。

6、要注重培養(yǎng)電子檔案管理的專業(yè)人才，電子文件及電子檔案管理，實(shí)質(zhì)上是一項(xiàng)系統(tǒng)技術(shù)工程，現(xiàn)有紙質(zhì)文件和紙質(zhì)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不符合管理電子文件及電子檔案的要求，需要培養(yǎng)電子文件及電子檔案管理的專業(yè)人才。