現(xiàn)代檔案整理理念、技術(shù)探析

鄭東明

[摘要]隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我國的檔案管理形式實現(xiàn)了電子檔案管理，檔案管理的對象也不僅僅局限于實體檔案，檔案管理的方法也發(fā)生了極大的變化。文件是實體檔案管理和電子檔案管理共同來源，而電子檔案、實體檔案和其他形式的檔案的共性是文件與檔案兩者間的歷史聯(lián)系，現(xiàn)代檔案整理的理念和原則也是文件與檔案兩者間存在的歷史聯(lián)系。電子檔案整理形式在傳統(tǒng)檔案整理形式的基礎(chǔ)上衍生出多種的檔案整理技術(shù)，包括元數(shù)據(jù)檔案整理、非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)和虛擬檔案整理技術(shù)等，極大的促進(jìn)檔案事業(yè)的繁榮?，F(xiàn)本文就現(xiàn)代檔案整理理念和檔案整理的技術(shù)進(jìn)行探究，僅供交流借鑒。

[關(guān)鍵詞]現(xiàn)代檔案；檔案整理；整理理念；整理技術(shù)

在檔案的形成過程中，對檔案進(jìn)行必要的整理是極為重要的，能夠促進(jìn)檔案管理水平和質(zhì)量的提高，方便檔案的使用。在整理檔案的過程中，要運科學(xué)和合理的檔案管理理念來進(jìn)行檔案的整理實踐工作，還要運用符合時代發(fā)展的檔案整理技術(shù)，及時的發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代檔案整理工作中存在的問題，并采取有效的措施進(jìn)行解決，使檔案整理的技術(shù)不斷的完善，繼而得到更好的發(fā)展和使用。對檔案形成過程起到優(yōu)化作用的是檔案整理技術(shù)的完善，同時也能夠?qū)ΡＷo(hù)檔案有一定的保障作用。

一、現(xiàn)代檔案整理理念

現(xiàn)代檔案整理既包括實體檔案整理，也包括電子檔案整理，他們的共性是文件和檔案的歷史聯(lián)系。而檔案之間的歷史聯(lián)系指的是在產(chǎn)生以及處理檔案文件時檔案文件之間形成的內(nèi)部聯(lián)系，是檔案文件互相間所具有的聯(lián)系特征，并不是個體的，是檔案具有的本質(zhì)屬性。檔案的歷史聯(lián)系是主觀和客觀之間的統(tǒng)一，在客觀方而，因為由文件轉(zhuǎn)化成檔案，因此檔案產(chǎn)生和形成的特點也即文件產(chǎn)生、形成的特點，在社會實踐中文件之間的歷史聯(lián)系會轉(zhuǎn)化為檔案之間的歷史聯(lián)系；在主觀方而，檔案之間的歷史聯(lián)系雖然是文件之間的歷史聯(lián)系轉(zhuǎn)化而來，但是又高于它，因此是對文件之間的歷史聯(lián)系的主觀反映和抽象。檔案和文件管理者只有在不斷的實踐中將檔案的生長特點和規(guī)律充分掌握，才能對檔案和文件形成更好的管理，然后將檔案之間的歷史與社會實踐之間的關(guān)系相對應(yīng)，從而將社會實踐的原始而貌還原，而將檔案作為歷史和社會記憶本質(zhì)功能充分發(fā)揮。

二、現(xiàn)代檔案整理技術(shù)探析

1、元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

現(xiàn)代檔案整理發(fā)展過程中，西方檔案界對檔案整理技術(shù)的突破和進(jìn)步是在元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的提出之后，檔案整理技術(shù)中較為科學(xué)和先進(jìn)的整理技術(shù)就是元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，生命周期理論是元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的前提和基礎(chǔ)，而文檔一體化使它的實踐前提和基礎(chǔ)，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)在現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的核心是檔案元數(shù)據(jù)集。用剛剛出現(xiàn)的文件中心理論好闡文件生命周期理論，當(dāng)時一種比較新的文件保管機構(gòu)是文件中心理論，其人為檔案管理和文件管理是一個統(tǒng)一的系統(tǒng)，兩者相互間存在較大的聯(lián)系，兩者間的銜接工作和共組順序是通過相同的工作方法和工作制度來控制的。通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將文件轉(zhuǎn)化為電子檔案是元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的主要形式，但元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)還不是我國檔案整理技術(shù)中的主要技術(shù)，因為受限于我國的檔案管理事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也對其有一定的束縛，加之元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的實踐背景和條件是較為特殊的，我國檔案數(shù)據(jù)管理的同意和完整也沒有實現(xiàn)。

2、非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

不管是元數(shù)據(jù)的整理技術(shù)也好，還是非元數(shù)據(jù)的整理技術(shù)也好，這兩者都屬于現(xiàn)代檔案整理技術(shù)。受到一定的條件限制和特殊背景環(huán)境的限制，元數(shù)據(jù)整理技術(shù)并不在能成為主流的檔案整理技術(shù)，起碼短時間內(nèi)是不能實現(xiàn)的，所以相應(yīng)的非元數(shù)據(jù)整理技術(shù)就此產(chǎn)生，并應(yīng)用；它主要的整理技術(shù)都涵蓋了傳統(tǒng)實體檔案整理的技術(shù)、雙套制檔案整理的技術(shù)以及不同載體檔案的整理技術(shù)。這項非元數(shù)據(jù)整理技術(shù)主要的優(yōu)點就是能脫離網(wǎng)絡(luò)，不需要通過元數(shù)據(jù)去集成文件資料，而且還不用與文檔構(gòu)成一體化，為整理工作帶來了方便，而且還和我國檔案整體的實際情況相符合，從理論上和實踐上都比較適用檔案整理工作。我國傳統(tǒng)的檔案整理技術(shù)和方法的延續(xù)是非元數(shù)據(jù)方檔案整理技術(shù)的使用，使我們重新的認(rèn)識了電子文件，以一個嶄新的視角去進(jìn)行文件和檔案的整理工作，非元數(shù)據(jù)在我國現(xiàn)代檔案整理技術(shù)中占有重要的地位。

3、虛擬檔案整理技術(shù)

在現(xiàn)代檔案整理技術(shù)體系中，針對歷史聯(lián)系的整理主要是虛擬整理技術(shù)，它是和實體整理技術(shù)互相對應(yīng)的一種檔案整理技術(shù)，是一種無關(guān)于實體文件排序、進(jìn)行檔案記錄并將檔案歷史聯(lián)系揭示的一種整理技術(shù)。虛擬整理技術(shù)不管檔案實體之間的排列順序，而僅通過一套符號以及這套符號所具有的語法邏輯來進(jìn)行檔案歷史聯(lián)系的記錄和揭示。進(jìn)行檔案的歷史聯(lián)系的虛擬整理的結(jié)果是檔案歷史聯(lián)系的記錄的形成，即形成記錄、固化和揭示檔案歷史聯(lián)系整理的相關(guān)結(jié)果。相對于傳統(tǒng)的實體整理技術(shù)，虛擬整理技術(shù)能夠?qū)n案歷史聯(lián)系進(jìn)行多維整理，而且能達(dá)到檔案整理技術(shù)在各種實踐環(huán)境下的相互統(tǒng)一，這些實踐環(huán)境包括了現(xiàn)代的電子檔案實踐環(huán)境、傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案實踐環(huán)境以及不同載體的檔案互相混合的檔案實踐環(huán)境。在計算機技術(shù)的幫助下，檔案虛擬整理技術(shù)能夠在不對實體排序形成破壞的前提下，通過將不同原則下的歷史特征以及文件檔案的歷史特征的記錄進(jìn)行多維化的排序，使得不能通過實體整理技術(shù)來完整體現(xiàn)的檔案的歷史聯(lián)系通過虛擬整理技術(shù)來形成完整全而的記錄。檔案的虛擬整理技術(shù)克服了在檔案整理中非歷史因素的影響，并且對檔案整理的相關(guān)原則做了完善，促進(jìn)了檔案管理實踐的重心偏向于信息整理，加速了我國現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。

三、結(jié)語

現(xiàn)代檔案整理技術(shù)不在局限在實體整理技術(shù)的轉(zhuǎn)變是由于電子檔案的出現(xiàn)。文件和檔案的歷史聯(lián)系是電子檔案、實體檔案和其他形式檔案的共同之處，對于現(xiàn)代檔案整理技術(shù)的探討要立足于傳統(tǒng)的檔案整理方法分析電子檔案、實體檔案和其他形式檔案三者間的共同點。本文先論述了現(xiàn)代檔案整理的理念的整理原則，然后提出在現(xiàn)代檔案整理過程中應(yīng)該使用的主要技術(shù)，包括元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)、非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)和虛擬檔案整理技術(shù)。現(xiàn)代檔案整理的核心和本質(zhì)通過這三種技術(shù)的使用能夠被深入的認(rèn)識和理解，對于我國檔案管理水平的提高也有重大的意義。

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