淺析人事檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用

劉芳

[摘要]完整、準(zhǔn)確的員工檔案管理工作是全面考察、了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)，是保證人才隊伍素質(zhì)的重要措施，特別是對干部選拔方面有著重要意義，人力資源部門認(rèn)真審閱接受、收集整理員工人事檔案為單位決策者提供準(zhǔn)確、齊全資料，為合理配置人力資源提供可靠依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；數(shù)字化

蓬萊閣景區(qū)作為全國知名景區(qū)，旅游服務(wù)一直走在同行業(yè)前列，一流的景區(qū)離不開一流的旅游資源，更離不開一流的旅游管理團(tuán)隊，蓬萊閣的各項內(nèi)部管理始終處于行業(yè)先端，人事檔案管理工作從1999年就開始實行數(shù)字化管理，至今已形成完整系統(tǒng)的管理體系，功能完善的數(shù)字化檔案管理體系在景區(qū)人力資源管理工作中發(fā)揮了巨大的作用。

一、人事檔案的基本構(gòu)成

人事檔案是人力資源管理中的重要組成部分，是一項政策性、專業(yè)性、連續(xù)性和保密性很強(qiáng)的工作，是國家檔案的重要組成部分，人事檔案是企業(yè)人事管理過程中形成的，以員工個人為單位集合起來，以備考察的文字材料。人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體，歷史、全面、真實地記載著員工個人成長經(jīng)歷、能力和品德、才能。人事檔案包括員工個人的經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系、工作變動、思想品德、業(yè)務(wù)能力等方面的材料；學(xué)歷和專業(yè)技術(shù)職稱材料；政審材料；參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；獎勵、處分材料；錄用、任免、聘用、工資、離退休、退職、出國、勞動合同、轉(zhuǎn)業(yè)退伍、調(diào)動等多項內(nèi)容。

二、數(shù)字化人事檔案管理構(gòu)成

數(shù)字化人事檔案管理一般由三部分組成：人事檔案庫、數(shù)字資料庫以及檢索查閱。

人事檔案庫：人事檔案數(shù)字化，將人員的基本情況、調(diào)動信息以及學(xué)習(xí)培訓(xùn)內(nèi)容等相關(guān)內(nèi)容，分類建庫，方便統(tǒng)計、查閱。

數(shù)字資料庫：對人員的身份信息、文憑證件，以及各類相應(yīng)活動的影音資料與人員對應(yīng)建庫，全方位對人員進(jìn)行有效管理。

查閱系統(tǒng)：檔案數(shù)字化管理的最大優(yōu)勢就是查詢功能強(qiáng)大，因此查閱平臺的構(gòu)建是數(shù)字化檔案管理的重要組成部分。隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能也是需要著重關(guān)注的地方，同時注意采用多種安全加密處理方式，確保系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠。

三、數(shù)字化人事檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項需要運(yùn)用多種專業(yè)配合、多部門協(xié)作的多環(huán)節(jié)配套工程，因此人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)必須圍繞人事檔案文件多、種類多、文件創(chuàng)建者多、創(chuàng)建時間不定期、數(shù)字化程度低等實際問題，最大可能地采用最新信息技術(shù)，及時研究解決數(shù)字化建設(shè)中的存在問題。

1）人事檔案管理長期以來都是依靠手工作業(yè)，近年來雖運(yùn)用了計算機(jī)，但由于其內(nèi)容的保密要求，通用性相對較差，造成其數(shù)字化程度相對其它領(lǐng)域和行業(yè)相對落后。

2）人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，通用性差。人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低。人事檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差，案卷質(zhì)量不高，人事檔案管理尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一地區(qū)、部門或某系統(tǒng)，全面實施困難較大，制約了數(shù)字化建設(shè)。

3）人事檔案管理的方式相對落后。人事檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)尚未從數(shù)字化技術(shù)特點和發(fā)展進(jìn)行考慮，越來越多的“文件資料”是硬盤和光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。

4）人事檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。進(jìn)行數(shù)字化信息系統(tǒng)管理，需要有較高知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平的管理人員，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。從目前看，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才就更加奇缺。

四、如何做好數(shù)字化檔案管理工作

1、提高對人事檔案數(shù)字化工作的重視程度

人事檔案管理工作是一項不引人注目又默默無聞的工作，長期以來，相當(dāng)一部分人的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是簡單的收集與保管等事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，也不能給單位帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了，所以人事檔案管理往往被忽視。通過人事檔案數(shù)字化工作的達(dá)標(biāo)升級，主管領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識進(jìn)一步加強(qiáng)，重視程度明顯提高，從資金投入、設(shè)施改善、到人員配備與制度落實都下大氣力，為做好人事檔案管理奠定了基礎(chǔ)。

2、加大資金投入，更新改造人事檔案軟硬件設(shè)施

一般情況，人事檔案管理歸口政工部門或人力資源部門，專人專管。但很多單位沒有專門機(jī)構(gòu)管理人事檔案，面臨著人事檔案管理基礎(chǔ)不一，管理水平參差不齊，檔案館舍條件簡陋的問題。要實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理，就需要設(shè)立專門的人事檔案室，實現(xiàn)庫房、閱檔室、辦公室“三室”分開，配備專用鐵質(zhì)檔案柜、滅火器、加濕器、溫濕度表、空調(diào)機(jī)，同時閱檔室與辦公室要配備相應(yīng)的微機(jī)、復(fù)印機(jī)、激光打印機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備以及切紙機(jī)、打孔機(jī)硬件設(shè)施和軟件環(huán)境。

3、要制定切實可行的人事檔案數(shù)字化建設(shè)計劃

一是要根據(jù)人事檔案數(shù)字化建設(shè)的迫切程度、資金多少，制定工作計劃和建設(shè)目標(biāo)。二是進(jìn)行各種資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化、制度化的信息報送制度、錄入規(guī)范，豐富信息資源庫內(nèi)容。三是在使用的基礎(chǔ)上進(jìn)行完善、改進(jìn)和提高，收集整理運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，不斷改進(jìn)提高。

4、要注重隊伍建設(shè)，不斷提高管檔人員素質(zhì)

隨著人事檔案的管理手段、管理程序和管理方法的變化，對人事檔案管理隊伍提出了新的要求。管檔人員不僅要有可靠的政治素質(zhì)，樂于奉獻(xiàn)，敢于負(fù)責(zé)，還要有較高的文化層次，能夠根據(jù)工作需要，與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。能夠全面掌握人事檔案管理知識并熟練操作計算機(jī)，接受新知識、新技術(shù)能力強(qiáng)。

5、做好部門間的協(xié)調(diào)溝通，共同推進(jìn)人事檔案數(shù)字化進(jìn)程

人事檔案涉及到部位中的各個部門，信息內(nèi)容也包括人事管理、人員調(diào)動、人事檔案、培訓(xùn)教育、績效考核、干部考察、黨員統(tǒng)計等方方面面，因此，人事檔案數(shù)字化建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動，制定科學(xué)合理的信息采集、維護(hù)和使用規(guī)定，明確界定各級、各部門的責(zé)任區(qū)分、權(quán)限和義務(wù)，形成科學(xué)、有序、規(guī)范、統(tǒng)一的運(yùn)行協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)統(tǒng)一的強(qiáng)化培訓(xùn)，提高信息使用者的實際操作能力，從而實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務(wù)。

6、制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，充分利用科技手段構(gòu)建數(shù)字化平臺

一是制定文本、照片、聲像等資料的采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件格式，減少不必要的轉(zhuǎn)換，對系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項目也應(yīng)制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，以確保信息共享和上下互通。二是要用領(lǐng)先技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化信息系統(tǒng)，建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會使用到數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，在建立人員信息數(shù)據(jù)庫時，最好采用先進(jìn)的分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，不要采用簡單的文件存放方式，克服圖像和視頻因數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問題，以滿足在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下的信息調(diào)用、管理、更新和存儲需要。三是要注重數(shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，采用高清晰度掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻和視頻，確保信息資源的質(zhì)量。數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)還要預(yù)先考慮利用Internet與上級組織人事部門的連接，滿足各類應(yīng)用軟件實時升級的技術(shù)要求。

完整、準(zhǔn)確的員工檔案管理工作是全面考察、了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)，是保證人才隊伍素質(zhì)的重要措施，特別是對干部選拔方面有著重要意義，人力資源部門認(rèn)真審閱接受、收集整理員工人事檔案為單位決策者提供準(zhǔn)確、齊全資料，為合理配置人力資源提供可靠依據(jù)。因此，人事檔案無論現(xiàn)在還是今后相當(dāng)長的時期，都有它不可替代的作用。但隨著時代的進(jìn)步，科技的發(fā)展，人事檔案文件多、種類多、文件創(chuàng)建者多、創(chuàng)建時間不定期、數(shù)字化程度低等實際問題，需通過最大可能地采用最新信息技術(shù)，推進(jìn)人事檔案的數(shù)字化升級改造來解決。