試論如何提高物資采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性

李慧

摘要：在企業(yè)運(yùn)行中，物資采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性具有重要意義，對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)行、運(yùn)營成本具有直接影響。在進(jìn)行物資采購計(jì)劃制定中，能夠做到數(shù)量準(zhǔn)確、儲(chǔ)備合理，才能將企業(yè)的運(yùn)營成本降至最低，保證企業(yè)正常運(yùn)行。文章針對(duì)企業(yè)物資采購計(jì)劃的意義、影響采購計(jì)劃準(zhǔn)確性的主要因素進(jìn)行探討，并為企業(yè)物資采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性的提高提出有效策略。

關(guān)鍵詞：物資采購；計(jì)劃；準(zhǔn)確性

一、前言

在企業(yè)運(yùn)行中，物資采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性具有重要意義，對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)行、運(yùn)營成本具有直接影響。物資采購計(jì)劃是企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃的重要組成部分。如果一個(gè)企業(yè)的物資需求不具備一定的規(guī)律性，對(duì)市場物資需求相關(guān)信息缺乏了解，那么在進(jìn)行物資采購時(shí)將會(huì)缺乏相關(guān)計(jì)劃，導(dǎo)致企業(yè)的采購成本偏高，對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)行造成不良影響，甚至有些企業(yè)存在應(yīng)急采購的現(xiàn)象，并不能有效降低物資采購成本。采購計(jì)劃是企業(yè)采購的依據(jù)。計(jì)劃的準(zhǔn)確性是采購工作各環(huán)節(jié)能否正常運(yùn)作的關(guān)鍵.因此，物資采購計(jì)劃是企業(yè)物資供應(yīng)的核心組成部分，其具有非常強(qiáng)的權(quán)威性。在制定中，要結(jié)合企業(yè)各部門的歷年生產(chǎn)與消耗規(guī)律、儲(chǔ)備均額、投資預(yù)算等方面進(jìn)行分析研究。因此，對(duì)企業(yè)物資數(shù)量準(zhǔn)確把握、滿足需求、儲(chǔ)備合理，制定具有較高準(zhǔn)確性的物資采購計(jì)劃，能夠有效降低企業(yè)的運(yùn)行成本，有效提高企業(yè)的市場競爭力。

二、提升采購計(jì)劃準(zhǔn)確性的重要價(jià)值

企業(yè)的物資采購計(jì)劃管理中，主要采取平庫立庫的方式，來完成企業(yè)的完整采購計(jì)劃，并將對(duì)應(yīng)的物資采購策略與方案制定出來。企業(yè)的物資采購計(jì)劃實(shí)施過程中，各環(huán)節(jié)、各部門需團(tuán)結(jié)合作，對(duì)計(jì)劃的進(jìn)行給予實(shí)時(shí)的監(jiān)督、管理與跟蹤。除此之外，在物資計(jì)劃管理過程中，必須將計(jì)劃與企業(yè)內(nèi)部需求充分結(jié)合，將實(shí)際需要的具體采購數(shù)量計(jì)算出來，形成完整的采購規(guī)模，使物資資源在議價(jià)能力與獲取能力方面都能夠得以有效的增強(qiáng)。而通過制定科學(xué)合理的物資采購策略，并在實(shí)際工作中真正落實(shí)物資采購計(jì)劃管理的統(tǒng)籌規(guī)劃，可以有效控制物資供應(yīng)方面可能存在的各種風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。由此可見，加強(qiáng)物資采購計(jì)劃管理，對(duì)于企業(yè)的正常運(yùn)行以及盈利具有重要的價(jià)值。

三、提高物資采購計(jì)劃準(zhǔn)確性的對(duì)策

在制定物質(zhì)采購計(jì)劃及實(shí)施計(jì)劃的過程中，物資采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性容易受各種因素的影響，包括企業(yè)內(nèi)部年度銷售及生存計(jì)劃的影響、物資采購需求管理不到位、企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)效率、物資采購與實(shí)際生產(chǎn)需要不符、采購信息不一致、物資庫存的設(shè)定等，對(duì)企業(yè)物資采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性造成影響。而在企業(yè)中，物資采購計(jì)劃占據(jù)重要的地位，因此，應(yīng)該加強(qiáng)企業(yè)物資采購的管理，才能保證企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)行能夠正常有序地進(jìn)行。以下對(duì)提高物資采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性提出幾點(diǎn)對(duì)策。

（一）對(duì)物資采購的需求計(jì)劃進(jìn)行管理

需求計(jì)劃是所有物資采購工作中最重要的組成部分，物資采購計(jì)劃的制定與實(shí)施主要以需求計(jì)劃為依據(jù)。物資需求計(jì)劃由物資需求部門編制報(bào)送。物資需求計(jì)劃應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)、運(yùn)輸、招標(biāo)等時(shí)間要求，確保合理采購周期，保障實(shí)際使用需要。物資需求計(jì)劃應(yīng)包含物資的名稱、規(guī)格、材質(zhì)、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、參考價(jià)格、數(shù)量等。對(duì)于某些非標(biāo)準(zhǔn)物資和特殊需求的物資，應(yīng)將具體的工藝參數(shù)、技術(shù)指標(biāo)、建議供貨單位等信息隨附與計(jì)劃中。各生產(chǎn)部門需用物資由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃按月度、季度、年度生產(chǎn)計(jì)劃用量編制。科研平臺(tái)建設(shè)、科學(xué)技術(shù)研究開發(fā)等項(xiàng)目，需用物資，按項(xiàng)目的投資預(yù)算、核算物資需用量編制。工程總承包項(xiàng)目，依據(jù)工程項(xiàng)目的進(jìn)度和節(jié)點(diǎn)要求，編制設(shè)備及物資需求計(jì)劃。技改項(xiàng)目按批準(zhǔn)預(yù)算的需要量編制。辦公、低值易耗品按季度正常預(yù)算需要量編制。確保物資采購計(jì)劃準(zhǔn)確、及時(shí)。

1. 嚴(yán)格控制采購計(jì)劃初審環(huán)節(jié)

為了保證物資采購的操作性，在初審環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制，認(rèn)真審查、嚴(yán)格把關(guān)。對(duì)基層單位提出的物資需求計(jì)劃要進(jìn)行嚴(yán)格審查，對(duì)需用計(jì)劃和編制工作中存在的問題要進(jìn)行修正和完善。采購部門依據(jù)上報(bào)的物資需求計(jì)劃，根據(jù)庫存、供貨周期、生產(chǎn)消耗、工程進(jìn)度等因素，及時(shí)編制物資采購計(jì)劃，保證物資采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性。

2. 核實(shí)采購信息以確保信息一致

首先，在企業(yè)生產(chǎn)過程中，必須保證實(shí)際物資及時(shí)供應(yīng)，準(zhǔn)確把握物資計(jì)劃中實(shí)際物資流轉(zhuǎn)信息是否具備準(zhǔn)確性。在企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)中，為了達(dá)到生產(chǎn)任務(wù)量的需求，生產(chǎn)過程中需要耗費(fèi)數(shù)量不等的物資，此時(shí)，物資采購計(jì)劃管理員合理組織物資的采購，以企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)的任務(wù)進(jìn)行物資的組織，將能確保物資及時(shí)供應(yīng)，不影響實(shí)際生產(chǎn)，保證物資采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性。其次，在實(shí)物物資采購中，及時(shí)、準(zhǔn)確地對(duì)已采購的物資進(jìn)行ERP系統(tǒng)編碼，生產(chǎn)需要過程中，通過實(shí)物與信息結(jié)合，保證物資編碼與實(shí)際需要的物資存在高度一致。最后，在計(jì)劃實(shí)施中，計(jì)劃員深入生產(chǎn)現(xiàn)場，了解及掌握物資的各項(xiàng)技術(shù)參數(shù)及信息數(shù)據(jù)，保證采購物資與實(shí)際需要物資信息一致。

（二）保證采購與生產(chǎn)實(shí)際、庫存、物流相平衡

第一，保證采購計(jì)劃與實(shí)際生產(chǎn)相平衡。產(chǎn)品的生產(chǎn)流程工序比較復(fù)雜、繁多，因此，對(duì)于生產(chǎn)中需要的某些單獨(dú)產(chǎn)品不宜太早采購，避免在實(shí)際生產(chǎn)工序中無需應(yīng)用材料，導(dǎo)致大量材料庫存，一方面會(huì)造成空間的不必要占有，另一方面，當(dāng)生產(chǎn)過程中的供求需要發(fā)生變化時(shí)，庫存的產(chǎn)品將會(huì)失去其利用價(jià)值，造成經(jīng)濟(jì)上不必要的損失。第二，保證采購計(jì)劃與庫存相平衡。在采購過程中，為了提高采購計(jì)劃具有較高的合理性與準(zhǔn)確性，應(yīng)該集合實(shí)際生產(chǎn)需求量，制定具有合理性性的采購數(shù)量、時(shí)間及次數(shù)，有效補(bǔ)充庫存物資數(shù)量與實(shí)際需要物資數(shù)量的差額，使庫存物資的周轉(zhuǎn)有效提高，防止庫存時(shí)間過長。第三，保證采購計(jì)劃與物流相平衡。在采購過程中，應(yīng)充分考慮物流對(duì)采購的影響，合理采購。對(duì)于運(yùn)輸路途較為遙遠(yuǎn)的物資，應(yīng)該將采購計(jì)劃提前實(shí)施，適當(dāng)將采購物資的采購計(jì)劃時(shí)間進(jìn)行安排。除此之外，實(shí)施采購計(jì)劃時(shí)，應(yīng)該全面考慮環(huán)境因素對(duì)采購的影響，盡量避免物資充足時(shí)出現(xiàn)囤貨的現(xiàn)象。最后，還需要保證計(jì)劃與供求處于平衡狀態(tài)。對(duì)于煤礦等特殊物資，由于容易受季節(jié)因素影響，因此價(jià)格也會(huì)受季節(jié)影響，冬季必然高于夏季。因此，必須對(duì)價(jià)格差進(jìn)行科學(xué)推斷，選擇合適的時(shí)機(jī)采購，降低企業(yè)的支出成本。

（三）深入調(diào)研，掌握第一手資料，制定合理的物資采購計(jì)劃

編制科學(xué)合理的物資采購計(jì)劃，需要結(jié)合企業(yè)的科研、生產(chǎn)、項(xiàng)目建設(shè)等實(shí)際情況，進(jìn)行市場調(diào)研，才能提高計(jì)劃的準(zhǔn)確性。計(jì)劃主要負(fù)責(zé)人員必須對(duì)實(shí)際生產(chǎn)需求進(jìn)行核查，深入研究室、生產(chǎn)車間、班組、項(xiàng)目建設(shè)現(xiàn)場，對(duì)產(chǎn)品的型號(hào)、規(guī)格、生產(chǎn)數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、庫存情況、生產(chǎn)過程等方面進(jìn)行深入調(diào)研。掌握生產(chǎn)原料、機(jī)電設(shè)備、材料、配件及消耗物料的數(shù)量及規(guī)律，做好深入細(xì)致的調(diào)查研究工作，了解基層歷年消耗的規(guī)律，掌握限額和定額消耗水平，掌握第一手資料，制定出具有合理性的物資采購計(jì)劃。

（四）編制計(jì)劃分清主次、區(qū)別對(duì)待

制定和修改完善物資采購計(jì)劃要采取機(jī)動(dòng)靈活的方式。對(duì)直接用于生產(chǎn)的物資應(yīng)縮短計(jì)劃周期，按半年、季度需用量制定物資采購計(jì)劃，組織采購。對(duì)不直接用于生產(chǎn)的材料如工具、電料、勞保等物資。要充分利用供應(yīng)商的庫存，采取隨報(bào)計(jì)劃，隨時(shí)組織采購的辦法，避免造成庫存積壓。列入固定資產(chǎn)管理的物資，按《固定資產(chǎn)管理辦法》比價(jià)詢價(jià)辦理采購業(yè)務(wù)。

（五）采用高效率的物資管理系統(tǒng)

近幾年，ERP系統(tǒng)被許多企業(yè)采用，成為企業(yè)管理中的新型集成化信息管理系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)的核心思想是供應(yīng)鏈的管理，有利于優(yōu)化資源配置。在中小型企業(yè)中，對(duì)物資采購計(jì)劃進(jìn)行制定及實(shí)施時(shí)，除了利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)管理，也應(yīng)結(jié)合該企業(yè)的具體情況、所需物資、物資數(shù)量等方面的特點(diǎn)，構(gòu)建適合本企業(yè)發(fā)展的物資采購計(jì)劃管理平臺(tái)，使相關(guān)管理部門能夠有效實(shí)現(xiàn)計(jì)劃管理、采購管理、資金管理、成本管理、庫存管理等方面的全面管理。

二、結(jié)語

物資采購是企業(yè)中的重要組成部分，對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、運(yùn)營利潤具有直接影響，因此，物資采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性在企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行中具有重要作用。作為企業(yè)相關(guān)管理及計(jì)劃人員，在制定采購計(jì)劃的過程中，應(yīng)對(duì)物資計(jì)劃準(zhǔn)確性的影響因素進(jìn)行深入分析，提出合理有效的解決策略，進(jìn)行科學(xué)制定，保證采購計(jì)劃滿足企業(yè)需求并具有合理性、操作性，才能使企業(yè)的物資采購成本有效降低，有效提高企業(yè)的市場競爭力。

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（作者單位：西北化工研究院）