云筆記與學(xué)習(xí)者個人知識管理
——以有道云筆記為例

☆潘清燕 聶竹明

（安徽師范大學(xué)教育科學(xué)學(xué)院，安徽蕪湖241000）

云筆記與學(xué)習(xí)者個人知識管理
——以有道云筆記為例

☆潘清燕 聶竹明

（安徽師范大學(xué)教育科學(xué)學(xué)院，安徽蕪湖241000）

本文對個人知識管理和云筆記的知識進(jìn)行概述，了解、分析了云筆記在學(xué)習(xí)者個人知識管理中的應(yīng)用意義，然后，通過介紹如何運(yùn)用有道云筆記進(jìn)行個人知識的管理并給出具體應(yīng)用實例，最后提出了筆者對云筆記在個人知識管理中的應(yīng)用建議，希望為學(xué)習(xí)者個人知識管理提供方法借鑒。

學(xué)習(xí)者；個人知識管理；云筆記；有道云筆記

一、引言

在知識大爆炸的時代，知識已經(jīng)成為個人競爭力的主要源泉，有效的個人知識管理可以幫助個人對知識進(jìn)行高效的利用，從而有效提升個人的競爭力。

隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，信息鋪天蓋地，面對這些海量信息，個人知識管理急需合適的工具來支持。正所謂“工欲善其事，必先利其器”，云筆記就是個人知識管理的一個“利器”。目前，國內(nèi)外對學(xué)習(xí)者個人知識管理的研究較多，但基于云筆記在學(xué)習(xí)者個人知識管理中應(yīng)用的研究屈指可數(shù)，“云筆記”是新世紀(jì)的一個新名詞，人們對其的研究還不夠深入。據(jù)調(diào)查分析，學(xué)習(xí)者個人知識管理主要存在以下問題：一是學(xué)習(xí)者的個人知識管理意識比較薄弱，課后或者網(wǎng)上搜集材料后幾乎不作整理，雜亂無章；二是沒有備份資料的習(xí)慣，一旦遇到系統(tǒng)故障、移動磁盤丟失，往往導(dǎo)致資料丟失等；三是雖然網(wǎng)絡(luò)存儲手段很多，但是大部分學(xué)習(xí)者還是習(xí)慣使用紙質(zhì)存儲的方法；四是雖然都擁有電腦、移動磁盤和手機(jī)但真正用于知識管理的不多［1］。為了解決以上問題，幫助學(xué)習(xí)者不斷提升自我競爭力，筆者對云筆記在學(xué)習(xí)者個人知識管理中的應(yīng)用做了一定研究，結(jié)合筆者使用有道云筆記進(jìn)行個人知識管理的情況，對在云筆記中進(jìn)行個人知識管理提出了一些建議。

二、個人知識管理的概述

目前，國內(nèi)外對個人知識管理并沒有給出一個統(tǒng)一的定義。較為寬泛的定義主要是由美國的Paul A.Dorsey（2000）教授提出的——“個人知識管理應(yīng)該被看作既有邏輯概念層面又有實際操作層面的一套解決問題的技巧與方法”［2］。

筆者認(rèn)為，個人知識管理（PersonalKnowledge Management，PKM）就是將對個人有利的信息進(jìn)行收集、管理（存儲、創(chuàng)新）和使用（交流、共享），整合為個人的信息資源并存儲到個人的知識庫中，形成個人的知識體系，從而提高個人競爭力。通過個人知識管理，讓個人擁有的各種資料、隨手可得的信息變成有更多價值的知識，從而最終有利于自己的學(xué)習(xí)、工作和生活，其定義結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1　“個人知識管理”定義的結(jié)構(gòu)

比爾蓋茨認(rèn)為：“收集、管理和使用信息的方式，決定了你的輸贏。”IDC的研究報告顯示，知識工作者做的90%的所謂“創(chuàng)新工作”是重復(fù)工作，因為這些知識已經(jīng)存在。另一份研究報告顯示：知識工作者1/3的時間用在了尋找某些他們永遠(yuǎn)沒有找到的信息上［3］。

在今天這個網(wǎng)絡(luò)高度發(fā)達(dá)的時代，學(xué)習(xí)者受到更多的是信息教育，面對著鋪天蓋地的網(wǎng)絡(luò)信息，該如何收集、管理和使用這些信息，這對于學(xué)習(xí)者自我競爭力的提升有著重大的意義。學(xué)習(xí)者通過有目的、有計劃的管理信息，把網(wǎng)絡(luò)或生活中網(wǎng)狀的信息樹形化、線性化，從而使信息有效組織成符合人腦的邏輯，既方便收集信息，又方便管理和使用信息。簡而言之，個人知識管理的意義如表1所示。

表1　個人知識管理的意義

三、云筆記的概述

什么是云筆記？有道云筆記產(chǎn)品負(fù)責(zé)人蔣煒航為云筆記概括了兩點特征：一是強(qiáng)大的云存儲服務(wù)后臺，二是多種友好的記錄方式［4］。

蔣煒航指出，云筆記，簡單的說，就是通過互聯(lián)網(wǎng)將原先在本地的筆記功能移到云端——數(shù)據(jù)中心（IDC）中來實現(xiàn)。由于數(shù)據(jù)保存在云端，用戶可以通過自己的賬戶和密碼，在任何一個接入網(wǎng)絡(luò)的設(shè)備上訪問、整理、查找自己的筆記。這種形式特別適合用于存儲空間和處理能力都有限的移動設(shè)備。此外，目前的云筆記類產(chǎn)品大都提供本地備份和同步功能。本地備份使得用戶在離線狀態(tài)下也能夠訪問自己的筆記；而同步功能使得各個本地備份（假設(shè)用戶有多臺設(shè)備）和云端上的筆記內(nèi)容保持一致［5］。

簡而言之，云筆記就是指通過跨平臺來處理個人筆記的工具，它可以幫助用戶簡單快速地收集、管理和使用各種信息。只要用戶下載“云筆記軟件”并注冊后，就可以在PC、智能手機(jī)或其他移動設(shè)備上自由地使用。

云筆記便捷易用，筆者通過比較多款不同的云筆記，將云筆記最主要的常見功能歸納為以下幾種（如表2）。

表2　云筆記的功能

云筆記有多種，這里筆者主要介紹目前市場上較為流行的五種，包括Evernote（印象筆記）、云筆記、有道云筆記、為知筆記、麥庫記事。

圖2　云筆記的幾種相關(guān)軟件

四、有道云筆記在學(xué)習(xí)者個人知識管理中的應(yīng)用

1.筆記的收集

這里筆者介紹兩種常用的方法。方法一是直接新建筆記，有道云筆記支持豐富的筆記格式，還可以在筆記中插入圖片，或者PDF、TXT、Word，Excel、PPT等格式的附件；方法二是網(wǎng)頁剪報，網(wǎng)頁剪報可以幫大家一鍵保存網(wǎng)頁內(nèi)容和網(wǎng)址，并可在有道云筆記中方便地管理。網(wǎng)頁剪報功能具體有以下幾種用法：保存整個網(wǎng)頁、保存正文、保存部分網(wǎng)頁、保存網(wǎng)址。

2.筆記的管理

設(shè)立分組。有道云筆記新建筆記中有三個選項，新建筆記、新建筆記本、新建筆記本組，可以理解為，建立筆記目錄時最多可以建立到三級目錄。筆記本組是一級目錄；筆記本是二級目錄；筆記則是三級目錄（如圖3）。

圖3　有道云筆記中新建筆記選項與目錄各級對應(yīng)關(guān)系

添加標(biāo)簽。標(biāo)簽可以添加多個，可以自己手動添加，也可以使用推薦標(biāo)簽（如圖4）。

圖4　有道云筆記中標(biāo)簽的添加

3.筆記的使用

有道云筆記中查找筆記的方法分為兩種。方法一是直接在“我的筆記本”中按事先分類好的邏輯結(jié)構(gòu)查找；方法二是使用搜索功能，在搜索框中輸入搜索的關(guān)鍵字，在“所有筆記”的下拉框中選擇搜索范圍，該方法方便在眾多信息中迅速定位想要的筆記（如圖5）。

圖5　有道云筆記中筆記的查找方法

有道云筆記可以把筆記分享給他人（如圖6）。將筆記中的內(nèi)容進(jìn)行分享有多種分享方式，包括分享鏈接，發(fā)送郵件，分享筆記給指定賬號、分享筆記到新浪微博、騰訊微博、網(wǎng)易微博。

圖6　有道云筆記中筆記的分享

4.筆記的安全性

在個人知識管理過程中，個人知識的安全性也是非常重要的。由于云筆記應(yīng)用將用戶的筆記和文檔都保存在云端服務(wù)器，所以安全性比傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)硬盤等網(wǎng)絡(luò)儲存應(yīng)用有明顯改善［6］。有道云筆記登入密碼；筆記二次加密，在啟動筆記、最小化、或者一段時間內(nèi)無操作時會進(jìn)入鎖定狀態(tài)，輸入鎖定密碼方可進(jìn)入；閱讀密碼，可以為每篇筆記或一個筆記本進(jìn)行加密設(shè)置，使個人隱私數(shù)據(jù)能夠得到進(jìn)一步保障。加密的方法很簡單，例如在有道云筆記電腦版中，找到要加密的筆記或筆記本，然后用右鍵點擊，在彈出的菜單中選擇“閱讀密碼”，輸入兩次密碼后點擊“保存”就設(shè)置完成了。再打開這個筆記或筆記本時，系統(tǒng)就會要求閱讀者先輸入密碼才能打開（如圖7）。

圖7　有道云筆記的安全性

5.有道云筆記在學(xué)習(xí)者個人知識管理中的應(yīng)用實例

實例一：錄音筆記，方便、快捷，有利于課后重溫整理。

網(wǎng)名為“東西”的用戶是一名剛上大三的學(xué)生。他表示，作為一個大三的學(xué)生，云筆記成為了他學(xué)習(xí)生活中的重要工具。每個學(xué)期他會把每門課程單獨(dú)新建一個筆記本，然后在上課的時候新建一篇筆記，修改好筆記名稱。在老師講到重要內(nèi)容時，用錄音筆記記下老師講的內(nèi)容，并在下面用手寫功能簡單的標(biāo)記本節(jié)課的重點和需要記憶的知識點，作為一個文科生，期末有很多背誦的考試。這時按照當(dāng)時的手寫提示知識點，回顧老師的錄音，方便快捷（如圖8）。

圖8　有道云筆記的在課堂筆記記錄中的應(yīng)用

實例二：隨時隨地寫論文，論文的靈感無處不在，隨時記錄上傳云端。

“cutefancy”是一名大四的學(xué)生，原本用于寫日志的有道云筆記，現(xiàn)在可以應(yīng)用在寫畢業(yè)論文中了。學(xué)校通知里主要放些學(xué)校對論文格式的要求，論文動員大會上做的筆記；由于新的想法和思路層出不窮，所以論文結(jié)構(gòu)經(jīng)常會改，cutefancy建立了論文結(jié)構(gòu)這個筆記本，隨時可以拿著手機(jī)寫幾筆、改幾下，非常方便；cutefancy以前都是用Word，如果文字太多，打開時就會很慢，有了云筆記，就把每個章節(jié)建立不同的筆記，隨時同步，隨地修改，使其能夠隨時隨地寫論文（如圖9）。

圖9　有道云筆記的在論文創(chuàng)作中的應(yīng)用

實例三：用名稱分類學(xué)習(xí)資料，清晰分類，方便查找。

“諾諾”作為一名在讀大學(xué)生，使用云筆記記錄課程資料，記錄專業(yè)自學(xué)筆記。她為每門課程都設(shè)置了一個專門的筆記本，其中包括試卷，作業(yè)信息，知識點總結(jié)，課堂筆記等等。從大三開始準(zhǔn)備考研起就一直使用有道云筆記收集考研資料，從前期準(zhǔn)備到初試最后到復(fù)試，所有電子材料都收集在這里，她表示，在需要收集或使用這些資料時非常方便，可以隨時隨地利用手機(jī)查到或記錄（如圖10）。

圖10　有道云筆記在分類管理學(xué)習(xí)資源中的應(yīng)用

五、云筆記應(yīng)用在學(xué)習(xí)者個人知識管理中的建議

每個人使用云筆記的習(xí)慣不同，但高效的使用習(xí)慣值得互相學(xué)習(xí)。筆者已有對云筆記三年的使用經(jīng)驗，在此，結(jié)合論壇上網(wǎng)友們使用云筆記的經(jīng)歷，筆者提出以下幾點使用云筆記高效管理個人知識的建議。

1.平時點滴的收集并有效管理

有時候一篇文章的內(nèi)容很多，但并非整篇文章的內(nèi)容都是需要的，筆者建議大家要學(xué)會提取重點來收集，即人們常說的做書摘，而文章的全部內(nèi)容可以以鏈接的形式保存。這樣可以提高使用知識的效率。

2.定期刪除筆記

筆者認(rèn)為“筆記存儲得越多用得越少”，許多筆記都具有時效性，在某個時間段有其一定的價值，而過了這個黃金時間段，它的價值就消失了，這時候便可以將該筆記刪除。

3.兩種云筆記的管理方法

這兩種方法是標(biāo)簽和筆記分組。標(biāo)簽的好處是可以為筆記多重歸類，使用靈活。但筆者認(rèn)為，標(biāo)簽設(shè)置多了，標(biāo)簽的管理也是一個問題，這將會增加個人知識管理的負(fù)擔(dān)。而筆記分組，做到每個目錄主題概括，不互相包含，就能保證每個筆記都有單一確定的分組，更加方便管理和使用。因此，筆者在此推薦使用傳統(tǒng)的筆記分組作為主要管理方式，而標(biāo)簽管理作為輔助管理方式。

以上提到的個人知識管理，可能會導(dǎo)致使用者進(jìn)入一個誤區(qū)：只收集而不看收集的知識。筆者認(rèn)為個人知識管理的目的在于對已有知識的管理，個人知識管理的前提是已經(jīng)擁有這些知識。如何做到已經(jīng)擁有？當(dāng)然就是要將收集到的知識存入到大腦中。建立個人知識庫的主要用意在于：當(dāng)個人的知識量達(dá)到一定程度的時候，很難用大腦去管理這些知識，大腦不可能記錄下所有看過的知識，這時就需要建立個人知識庫拓展知識存儲。

［1］覃柳思，季雋.EverNote在大學(xué)生個人知識管理的運(yùn)用［J］.軟件導(dǎo)刊，2010，（12）：60-61.

［2］邱均平等.知識管理學(xué)［M］.北京：科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)出版社，2006，5.

［3］霍艷芳.大學(xué)生個人知識管理初探［J］.圖書館學(xué)研究，2007，（02）：54-57.

［4］張睿.國內(nèi)云筆記市場現(xiàn)狀：用戶群小競爭尚未開始［EB/OL］. http：//www.techweb.com.cn/internet/2012-07-02/1209261. shtml，2012-07-02.

［5］［6］蔣煒航.一般意義上的云筆記是什么意思［EB/OL］. http：//www.zhihu.com/question/20279273，2012-06-06.

［編輯：鄭方林］

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