江蘇省農(nóng)業(yè)種質(zhì)資源平臺(tái)辦公室信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)研究

楊欣等

摘要：為實(shí)現(xiàn)平臺(tái)辦公室信息管理的自動(dòng)化，提高管理人員的工作效率，采用ASP.NET和SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)設(shè)計(jì)“江蘇省農(nóng)業(yè)種質(zhì)資源平臺(tái)辦公室信息管理系統(tǒng)”，用以輔助存儲(chǔ)、管理平臺(tái)辦公室信息資源。主要介紹該系統(tǒng)的架構(gòu)、功能設(shè)計(jì)等內(nèi)容，并詳細(xì)描述信息管理系統(tǒng)的工作流程。

關(guān)鍵詞：信息管理系統(tǒng)；文檔管理；資源；SQL Server；平臺(tái)

中圖分類(lèi)號(hào)： S126；TP393.027+.3文獻(xiàn)標(biāo)志碼： A文章編號(hào)：1002-1302（2015）09-0461-03

通信作者：顏偉，碩士，研究員。E-mail：yanw9@hotmail.com。江蘇省農(nóng)業(yè)種質(zhì)資源保護(hù)與利用平臺(tái)是經(jīng)江蘇省科學(xué)技術(shù)廳批準(zhǔn)成立，依托江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院、江蘇省林業(yè)科學(xué)研究院、江蘇省淡水水產(chǎn)研究所共同參與組建的一個(gè)非獨(dú)立法人的種質(zhì)資源共享服務(wù)機(jī)構(gòu)，主要從事農(nóng)業(yè)種質(zhì)資源的收集、保存、評(píng)價(jià)和創(chuàng)新研究，同時(shí)開(kāi)展優(yōu)異資源、信息的共享服務(wù)，為我省農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、科研提供基礎(chǔ)支撐，是我省首批重點(diǎn)建設(shè)的七大科技基礎(chǔ)條件平臺(tái)之一。

平臺(tái)辦公室自成立以來(lái)，逐漸積累了數(shù)量龐大、電子形式與實(shí)物形式并存的文件資料[1]。由于文件數(shù)量大、種類(lèi)多，對(duì)保護(hù)好一些重要文件極為不便，一旦出現(xiàn)文件管理人員的流動(dòng)，文件查找與重新整理需要浪費(fèi)大量的人力、物力[2]。面對(duì)文件信息逐年急劇增長(zhǎng)，平臺(tái)辦公室對(duì)于文件存儲(chǔ)的要求也越來(lái)越高，如何有效地存儲(chǔ)、獲取文件信息，已成為當(dāng)前實(shí)際工作亟需解決的問(wèn)題[3]。本研究旨在設(shè)計(jì)一套基于A(yíng)SP.NET技術(shù)B/S模式的文件信息管理系統(tǒng)，以輔助存儲(chǔ)、管理平臺(tái)辦公室信息資源，有效地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供完整的材料和數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)辦公室信息管理的自動(dòng)化，減輕管理人員的工作量。

1系統(tǒng)架構(gòu)

本系統(tǒng)采用B/S（Browser/Server）3層體系結(jié)構(gòu)，包括表示層、功能層和數(shù)據(jù)服務(wù)層（圖1）[4]。采用靈活的設(shè)計(jì)方式、流行的瀏覽器方式，所有用戶(hù)不需安裝額外軟件，只需和上網(wǎng)一樣打開(kāi)瀏覽器即可方便地查詢(xún)、借閱檔案文件，便于操作和維護(hù)[2]。

2系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

江蘇省農(nóng)業(yè)種質(zhì)資源平臺(tái)辦公室信息管理系統(tǒng)主要包括

文檔管理、固定資產(chǎn)管理、人員管理和系統(tǒng)管理4大模塊（圖2）。

2.1文檔管理

文檔管理模塊主要負(fù)責(zé)管理江蘇省農(nóng)業(yè)種質(zhì)資源平臺(tái)辦公室日常工作中的所有文檔資料信息，實(shí)現(xiàn)各種實(shí)物文檔、電子文檔的錄入、編輯、檢索、借閱等功能。文檔管理模塊是本系統(tǒng)的核心模塊，其中可以劃分為分類(lèi)管理、文檔錄入、文檔編輯、文檔組織、文檔檢索和文檔借閱等子功能模塊。

2.1.1分類(lèi)管理分類(lèi)管理模塊負(fù)責(zé)管理文檔的類(lèi)別如文本文檔、聲像文檔等，系統(tǒng)支持根據(jù)平臺(tái)辦公室的工作要求創(chuàng)建新的文檔類(lèi)別或者修改已有文檔類(lèi)別。

2.1.2文檔錄入文檔錄入模塊主要用來(lái)將實(shí)物文檔和電子文檔相關(guān)信息錄入到本系統(tǒng)中，從而實(shí)現(xiàn)文檔內(nèi)容的信息化管理。種質(zhì)資源平臺(tái)辦公室日常工作中涉及到的相關(guān)實(shí)物文檔保存在各辦公室文件柜中，通常包括文件、通知、票據(jù)等紙質(zhì)文檔及光盤(pán)等，系統(tǒng)中可錄入文件名稱(chēng)、時(shí)間、文檔分類(lèi)、發(fā)文單位、文件存放位置、管理人員等基本信息，方便后續(xù)檢索和借閱。對(duì)于重要或者常用的紙質(zhì)實(shí)物文檔，可以?huà)呙枭蟼鳎⒖蛇M(jìn)行OCR識(shí)別轉(zhuǎn)換為可編輯的電子文檔，同時(shí)在系統(tǒng)中可保存實(shí)物文檔和對(duì)應(yīng)電子文檔的關(guān)聯(lián)關(guān)系，在后續(xù)查詢(xún)某實(shí)物文檔時(shí)，既可以獲得文檔存放位置的信息，也可以下載掃描的電子文檔或OCR識(shí)別后的可編輯文檔。對(duì)于純電子文檔，錄入時(shí)填寫(xiě)名稱(chēng)、日期、文檔分類(lèi)、發(fā)文單位、摘要等基本信息，并上傳所有相關(guān)的文件附件。

2.1.3文檔編輯文檔編輯模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)已錄入文檔進(jìn)行修改、刪除等操作，支持修改文檔的基本信息，添加文檔新版本，

修改和重新上傳文檔，刪除無(wú)用的文檔等。

2.1.4文檔組織文檔組織功能實(shí)現(xiàn)按項(xiàng)目或任務(wù)方式來(lái)組織文檔信息，針對(duì)日常工作中的某一項(xiàng)目、會(huì)議等，在系統(tǒng)中建立一個(gè)專(zhuān)題，專(zhuān)題內(nèi)可以關(guān)聯(lián)各種電子文檔、實(shí)物文檔，將系統(tǒng)中各類(lèi)文檔信息有效地聚合和關(guān)聯(lián)起來(lái)，提升文檔的組織管理效率。

2.1.5文檔檢索文檔檢索模塊主要用于管理員或普通用戶(hù)輸入各種組合查詢(xún)條件來(lái)檢索所需要的文檔，系統(tǒng)支持根據(jù)關(guān)鍵詞、文檔類(lèi)型、發(fā)文時(shí)間、發(fā)文單位等字段進(jìn)行單項(xiàng)檢索和組合檢索，支持對(duì)文件的基本信息和附件進(jìn)行全面的搜索。例如，檢索“平臺(tái)2013—2014年度種質(zhì)資源庫(kù)（圃）績(jī)效考核結(jié)果的報(bào)告”電子文檔，可輸入關(guān)鍵詞“平臺(tái)庫(kù)（圃）績(jī)效考核”、文檔類(lèi)型為“電子文檔”進(jìn)行檢索。系統(tǒng)支持對(duì)檢索到的電子文檔可瀏覽其基本信息，并支持對(duì)文檔附件的在線(xiàn)預(yù)覽。

2.1.6文檔借閱該模塊用來(lái)實(shí)現(xiàn)辦公室文檔的借閱功能，包括實(shí)物文檔和電子文檔的借閱。普通用戶(hù)可使用文檔檢索模塊查詢(xún)所需要的文檔并提交借閱申請(qǐng)。管理員可登錄到系統(tǒng)中處理審批申請(qǐng)，審批通過(guò)后，用戶(hù)可至平臺(tái)辦公室領(lǐng)取相應(yīng)的實(shí)物文檔，或者通過(guò)本系統(tǒng)在線(xiàn)瀏覽和下載相應(yīng)的電子文檔。系統(tǒng)中能記錄并管理文檔的借閱狀態(tài)和相關(guān)借閱歷史記錄。實(shí)物文檔使用完畢，用戶(hù)將所借文檔歸還至平臺(tái)辦公室，管理員在系統(tǒng)中結(jié)束借閱流程。

2.2固定資產(chǎn)管理

固定資產(chǎn)管理模塊主要實(shí)現(xiàn)平臺(tái)重要固定資產(chǎn)的信息管理，包括類(lèi)別管理、固定資產(chǎn)錄入和編輯、固定資產(chǎn)檢索等功能。

2.2.1固定資產(chǎn)類(lèi)別管理固定資產(chǎn)主要分為辦公家具、實(shí)驗(yàn)家具、儀器設(shè)備等類(lèi)別，支持在系統(tǒng)中維護(hù)固定資產(chǎn)類(lèi)別，新增或者修改類(lèi)別信息。

2.2.2固定資產(chǎn)錄入和編輯系統(tǒng)支持對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行信息錄入，包括固定資產(chǎn)名稱(chēng)、資產(chǎn)編號(hào)、購(gòu)買(mǎi)日期、資產(chǎn)類(lèi)別、規(guī)格型號(hào)、配置說(shuō)明、使用人、存放地點(diǎn)、資產(chǎn)狀態(tài)等信息。系統(tǒng)支持編輯已有資產(chǎn)的相關(guān)信息，修改資產(chǎn)狀態(tài)等，并保存相關(guān)歷史記錄。endprint

2.2.3固定資產(chǎn)檢索系統(tǒng)支持對(duì)固定資產(chǎn)按照各種查詢(xún)條件進(jìn)行單項(xiàng)或者組合檢索，支持按資產(chǎn)名稱(chēng)、資產(chǎn)編號(hào)、使用人、資產(chǎn)狀態(tài)、關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，并瀏覽查詢(xún)結(jié)果。

2.3人員管理

人員管理模塊主要包括人員類(lèi)別、人員檔案、聘用合同和人才培養(yǎng)管理等功能，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)辦公室相關(guān)工作人員的信息管理。系統(tǒng)支持配置人員類(lèi)別，如在編人員、人事代理人員、臨時(shí)人員等，各類(lèi)人員中又可細(xì)分為科研、管理等子類(lèi)別。支持錄入各類(lèi)工作人員的檔案信息、聘用合同信息和人才培養(yǎng)信息，并可按關(guān)鍵詞、姓名、年份等字段實(shí)現(xiàn)信息檢索。

2.4系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理模塊主要包括用戶(hù)管理、角色和權(quán)限管理、系統(tǒng)幫助、系統(tǒng)日志等功能。用戶(hù)管理模塊支持創(chuàng)建管理員和普通用戶(hù)賬號(hào)，供平臺(tái)相關(guān)人員登錄和使用本系統(tǒng)。權(quán)限和角色管理模塊支持設(shè)定用戶(hù)角色和對(duì)應(yīng)的權(quán)限，管理員具有文檔錄入、借閱審批等高級(jí)權(quán)限，一般普通用戶(hù)只有文檔檢索和瀏覽公開(kāi)文檔的權(quán)限。系統(tǒng)幫助模塊包含本系統(tǒng)的相關(guān)操作說(shuō)明。系統(tǒng)日志模塊記錄系統(tǒng)中所有關(guān)鍵性的歷史操作日志。

3系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程

3.1文檔錄入流程

文檔錄入是實(shí)現(xiàn)文檔信息化管理的前提條件，本系統(tǒng)中管理員錄入文檔流程見(jiàn)圖3。

3.1.1電子文檔的錄入管理員進(jìn)入文檔管理中的文檔錄入模塊，選擇“新建電子文檔”，輸入電子文檔的各項(xiàng)字段信息，包括文檔名稱(chēng)、文檔類(lèi)別、發(fā)文單位、發(fā)文日期、作者姓名、文件保密狀態(tài)等基礎(chǔ)信息；錄入完成基本信息后，可通過(guò)瀏覽

器上傳所有相關(guān)附件；錄入完成保存，系統(tǒng)能自動(dòng)生成相應(yīng)的文檔編號(hào)，實(shí)現(xiàn)完整的電子文檔錄入流程。

3.1.2實(shí)物文檔的錄入管理員選擇“新建實(shí)物文檔”，輸入實(shí)物文檔的各項(xiàng)信息，除名稱(chēng)、類(lèi)別、發(fā)文單位、保密狀態(tài)等基本信息字段外，還需要輸入實(shí)物文檔的保存位置和保管人。管理員可根據(jù)具體文檔的需要決定是否要關(guān)聯(lián)錄入電子文檔，如果需要可掃描生成相應(yīng)的電子文檔，并可選擇進(jìn)行OCR識(shí)別；相應(yīng)工作完成，可在系統(tǒng)中新建對(duì)應(yīng)的電子文檔記錄，保存實(shí)物文檔和電子文檔之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，方便后續(xù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)檢索。

3.2文檔檢索和借閱流程

文檔檢索和借閱是系統(tǒng)中最常見(jiàn)的應(yīng)用場(chǎng)景，隨著種質(zhì)資源平臺(tái)辦公室工作的開(kāi)展，日常相關(guān)的文檔越來(lái)越多，也就會(huì)經(jīng)常檢索或查找資料。本系統(tǒng)對(duì)文檔建立了強(qiáng)大的信息管理功能，給文檔檢索和借閱瀏覽帶來(lái)非常大的便利（圖4）。

3.2.1實(shí)物文檔的檢索、借閱、審批、領(lǐng)用和歸還用戶(hù)在系統(tǒng)中輸入各種組合查詢(xún)條件進(jìn)行文檔檢索，找到所需的實(shí)物文檔。如果文檔當(dāng)前未被其他用戶(hù)借閱，用戶(hù)可在系統(tǒng)中提交借閱申請(qǐng)并等待審批結(jié)果。管理員用戶(hù)查看系統(tǒng)中的所有借閱申請(qǐng)并進(jìn)行審批，審批通過(guò)，用戶(hù)可查看到具體的審批結(jié)果，如果審批不通過(guò)，可看到拒絕原因；如果審批通過(guò)，則可看到文檔位置并找管理員獲取指定的實(shí)物文檔。用戶(hù)使用完畢歸還實(shí)物文檔，管理員記錄歸還信息，結(jié)束借閱流程。

3.2.2電子文檔的檢索、借閱、審批對(duì)于公開(kāi)的電子文檔，用戶(hù)檢索后可直接在線(xiàn)瀏覽或下載；對(duì)于保密的電子文檔，用戶(hù)檢索后需要提交借閱申請(qǐng)并等待審批結(jié)果，管理員審批通

過(guò)后用戶(hù)即可在系統(tǒng)中查看電子文檔的完整信息，可在線(xiàn)瀏覽或者下載所有文檔附件。對(duì)于實(shí)物文檔和電子文檔，系統(tǒng)中能保存所有相關(guān)的借閱、查看和下載歷史記錄。

4總結(jié)

江蘇省農(nóng)業(yè)種質(zhì)資源平臺(tái)辦公室信息管理系統(tǒng)的建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)平臺(tái)辦公室信息資源的有序化，其強(qiáng)大的文檔檢索功能可解決紙質(zhì)文檔查找難、利用率低等問(wèn)題，使信息文檔得以科學(xué)、規(guī)范的管理，極大地提高平臺(tái)辦公室的管理工作效率。同時(shí)，本研究對(duì)于其他農(nóng)業(yè)辦公信息化管理也具有較高的參考和應(yīng)用推廣價(jià)值。

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