淺談縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理

王雙 孫慧玥 任小雷

縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案管理是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作，在打擊犯罪、保護(hù)人民和維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定中發(fā)揮了重要作用。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，公安實(shí)戰(zhàn)工作對(duì)檔案管理提出了新的要求。加強(qiáng)檔案信息化管理，進(jìn)一步提升檔案工作服務(wù)打擊犯罪、服務(wù)社會(huì)管理的水平，成為縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。近年來，樂亭縣公安局在上級(jí)檔案部門的大力支持與指導(dǎo)下，不斷加強(qiáng)軟硬件投入，增強(qiáng)人員配備，組織開展了檔案數(shù)字化加工工作，機(jī)關(guān)檔案電子目錄、全文數(shù)據(jù)庫已經(jīng)全部建成，為公安檔案信息化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但是，我們也應(yīng)該看到，對(duì)照檔案管理和實(shí)戰(zhàn)工作需要，縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化還存在一些問題，急需在實(shí)踐中努力解決。

一、檔案信息化管理存在的問題

目前，縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理還存在著許多問題，有個(gè)人主觀上的原因，也有信息化建設(shè)中存在的問題，普遍存在的問題大致可歸納為四類。

（一）信息化意識(shí)不強(qiáng)。少數(shù)檔案管理員思想觀念守舊，對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)還停留在看門守?cái)?、被?dòng)服務(wù)的舊觀念、舊模式上，僅僅滿足于“整理憑經(jīng)驗(yàn)、利用提案卷、查閱翻檔案”的工作模式，對(duì)學(xué)習(xí)應(yīng)用檔案信息化存在畏難情緒，片面認(rèn)為信息化管理既難學(xué)又不可靠，且加大了檔案員的工作量，學(xué)習(xí)應(yīng)用檔案信息化知識(shí)的積極性不高。

（二）信息化素質(zhì)不高。多數(shù)檔案管理員專業(yè)不對(duì)口，大部分檔案管理員應(yīng)用技能還停留在瀏覽、查詢、錄入上，能夠熟練操作微機(jī)，靈活使用檔案管理軟件和勝任文檔的存儲(chǔ)、編輯、檢索、利用等工作的實(shí)用“復(fù)合型”人才不多。

（三）檔案信息化投入不多。多數(shù)基層派出所的檔案信息化管理設(shè)備相對(duì)落后，不能滿足檔案信息化管理需求。

（四）信息化利用不廣。由于缺乏健全、規(guī)范的管理流程，使得縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理不能收到應(yīng)有的或最佳的實(shí)戰(zhàn)效能。一是研判少。大多數(shù)單位編研成果質(zhì)量不高，難以充分發(fā)揮編研成果的參考作用和輔助決策作用。二是應(yīng)用少。有的單位忽視了檔案資料服務(wù)實(shí)戰(zhàn)的作用，不會(huì)用信息化手段來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源的閑置。

二、產(chǎn)生問題的主要原因

（一）認(rèn)識(shí)上存在誤區(qū)。少數(shù)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，存在“說起來重要、干起來不要”的現(xiàn)象，檔案員政治待遇低，個(gè)人發(fā)展前途面窄，經(jīng)濟(jì)待遇不高，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏工作積極性。

（二）檔案隊(duì)伍不固定。受警力不足制約，基層派出所檔案管理人員基本上由內(nèi)勤兼任且變動(dòng)頻繁，有的檔案員剛剛學(xué)會(huì)立卷歸檔等基本知識(shí)，就被調(diào)整崗位，難以形成專業(yè)性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的專門力量。

（三）經(jīng)費(fèi)上缺乏保障。公安機(jī)關(guān)經(jīng)費(fèi)緊張是普遍現(xiàn)象，用于檔案收集、整理、保管、信息化應(yīng)用的資金投入更是杯水車薪，不利于檔案在各項(xiàng)工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（四）機(jī)制落實(shí)不到位。有的單位檔案信息化管理方面雖然制定了許多的制度和機(jī)制，但沒有一個(gè)統(tǒng)一的、完整的、系統(tǒng)的、規(guī)劃性的機(jī)制，管理與服務(wù)存在脫節(jié)現(xiàn)象。在實(shí)際工作中，檔案工作成效在績效考核中比重很少，檔案信息化考核更是少之又少，導(dǎo)致一些制度、規(guī)定難以落實(shí)到位。

三、加強(qiáng)縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理的幾點(diǎn)淺見

加強(qiáng)檔案信息化管理，必須緊密結(jié)合公安工作實(shí)際，研究、找準(zhǔn)結(jié)合點(diǎn)、切入點(diǎn)和著力點(diǎn)，從警務(wù)運(yùn)作、公安執(zhí)法，到隊(duì)伍管理，將信息化應(yīng)用深入到公安檔案管理工作的方方面面。

（一）提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念。一要強(qiáng)化正面引導(dǎo)。充分利用會(huì)議、談心等方式，教育檔案管理員深刻認(rèn)識(shí)到警務(wù)信息化是形勢發(fā)展的必然要求，不懂信息化就做不好公安工作，就是工作不稱職，就會(huì)丟掉工作崗位，切實(shí)提高其工作的主動(dòng)性。二要穩(wěn)定檔案隊(duì)伍。要挑選一批懂公安業(yè)務(wù)、懂檔案工作、懂信息化操作技能的民警，充實(shí)到檔案隊(duì)伍中來，并保持人員相對(duì)固定。對(duì)表現(xiàn)突出的檔案民警，要在表彰獎(jiǎng)勵(lì)、提拔使用中優(yōu)先考慮，提高檔案隊(duì)伍的向心力。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。一要強(qiáng)化專題培訓(xùn)。要針對(duì)檔案信息化管理要求，有針對(duì)性地組織檔案管理人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)、文字處理技術(shù)、檔案管理軟件應(yīng)用，通過專題培訓(xùn)和實(shí)際操作，進(jìn)一步提高檔案管理員信息化能力和檔案管理工作水平。二要強(qiáng)化崗位培訓(xùn)。要利用集中培訓(xùn)、不定期考核等方式，組織檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相關(guān)公安業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，使檔案管理員做到“懂公安業(yè)務(wù)、懂檔案工作、懂信息技術(shù)”。三要強(qiáng)化交流互補(bǔ)。要定期或不定期的組織檔案管理人員到各地參觀學(xué)習(xí)，實(shí)地考察，使檔案人員自覺地進(jìn)行業(yè)務(wù)交流、研究，取長補(bǔ)短，拓寬視野，更好地適應(yīng)新形勢下檔案信息化管理的需要。

（三）科學(xué)建設(shè)，加強(qiáng)保障。一要積極爭取，保障經(jīng)費(fèi)到位。檔案信息化建設(shè)投入大、效果不直接顯現(xiàn)。檔案部門要積極宣傳檔案利用的成果，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，將檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)納入單位財(cái)政經(jīng)費(fèi)預(yù)算之中，加強(qiáng)對(duì)資金的合理使用，提高資金的使用效益。二要打破壁壘，保證高度共享。要根據(jù)公安實(shí)戰(zhàn)工作需要和檔案信息化建設(shè)實(shí)際，逐步將各業(yè)務(wù)部門相關(guān)檔案信息系統(tǒng)整合進(jìn)檔案管理應(yīng)用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案基礎(chǔ)信息在各部門、各警種之間互聯(lián)互通、高度共享，為基層實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用提供更大的便利和信息支持。

（四）完善機(jī)制，充分利用。一要明確責(zé)任。要根據(jù)檔案管理的各項(xiàng)要求，制定完善各項(xiàng)管理制度和操作規(guī)范，層層明確責(zé)任，以此促進(jìn)檔案信息化管理工作。二要完善制度。要建立一套適應(yīng)新時(shí)期信息化要求的歸檔、保密、備份、查閱以及監(jiān)督管理方面的制度，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。三要強(qiáng)化日常考核。要建立檔案信息化管理與應(yīng)用的激勵(lì)機(jī)制，定期對(duì)檔案管理員的信息采集、應(yīng)用情況進(jìn)行排名和網(wǎng)上通報(bào)，其工作成效與年終績效考核、評(píng)優(yōu)、評(píng)先掛鉤，以考核調(diào)動(dòng)檔案管理員應(yīng)用信息化的主動(dòng)性和積極性。四要提升應(yīng)用實(shí)效。要緊緊圍繞公安中心工作，充分利用警務(wù)信息綜合應(yīng)用平臺(tái)和公安檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)電子文檔、網(wǎng)上信息與紙質(zhì)文檔一體化管理，全面實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上著錄、管理和查詢，以充分利用網(wǎng)上檔案信息服務(wù)實(shí)戰(zhàn)，更好地為公安工作服務(wù)。

（作者單位：樂亭縣公安局）