流動(dòng)人員人事檔案管理也要步入新常態(tài)

袁麗紅

人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷和實(shí)踐的歷史記錄，是個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和成長(zhǎng)過程的真實(shí)寫照，也是歷史地了解個(gè)人的重要依據(jù)，在社會(huì)發(fā)展的不同階段，人事檔案都發(fā)揮了無(wú)可替代的作用。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人事制度改革步伐的加快，勞動(dòng)者就業(yè)的觀念和形式發(fā)生了很大的變化，社會(huì)就業(yè)方式和就業(yè)渠道日益多元化，人員流動(dòng)的形式也呈現(xiàn)多樣化。合理的人才流動(dòng)推動(dòng)了人力資源在更加廣闊的范圍內(nèi)優(yōu)化組合，也體現(xiàn)了個(gè)人價(jià)值，但是對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理帶來(lái)了新挑戰(zhàn)。如何管理好各類流動(dòng)人員的人事檔案，促進(jìn)人才合理流動(dòng)，成為人力資源管理部門為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)的一項(xiàng)重要課題。為適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，傳統(tǒng)的流動(dòng)人事檔案管理工作必須進(jìn)行改革和完善。

一、流動(dòng)人員人事檔案管理存在的主要問題

（一）管理方法“老”。有的檔案管理部門工作手段落后，沒有相應(yīng)的硬件設(shè)備，檔案的庫(kù)房設(shè)施配備達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，防護(hù)設(shè)施不齊全，一些單位還停留在手工操作的階段，仍沿用過去的老方法，滿足于裝好袋子、鎖好柜子的低水平。

（二）轉(zhuǎn)遞流程“亂”。部分單位終止或解除與員工的勞動(dòng)關(guān)系后，沒有按規(guī)定將人事檔案轉(zhuǎn)交人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理;有的單位以聘用制、合同制或其他形式自行招聘人員，對(duì)其中的專業(yè)技術(shù)人員或管理人員，沒有按規(guī)定到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理鑒證及人事勞動(dòng)代理手續(xù);有的單位違反政策規(guī)定將檔案直接交給員工本人保管、轉(zhuǎn)遞，或不通過正常的機(jī)要轉(zhuǎn)遞，在郵寄轉(zhuǎn)遞過程中丟失、損壞;有的流動(dòng)人員特別是大中專畢業(yè)生在求職過程中，私自攜帶檔案，有的認(rèn)為檔案無(wú)用甚至將檔案遺棄，造成檔案違規(guī)拆封、失真、丟失等等現(xiàn)象。

（三）檔案材料“舊”。有些單位新接受的人員檔案中只有姓名、性別、民族、參加工作時(shí)間、入黨入團(tuán)時(shí)間、文化程度、本人經(jīng)歷等簡(jiǎn)單材料，而反映本人動(dòng)態(tài)業(yè)績(jī)的材料不夠，如缺乏經(jīng)常性工作實(shí)績(jī)以及專業(yè)技術(shù)等方面的考察和記載，不能客觀全面地反映本人的情況。用人單位最想從人事檔案中了解到的是員工在以往學(xué)習(xí)工作中的學(xué)習(xí)培訓(xùn)經(jīng)歷、績(jī)效考核情況、個(gè)人的能力水平及誠(chéng)信記錄等方面的信息。目前流動(dòng)人員人事檔案的主要內(nèi)容是各種大同小異，形式單調(diào)重復(fù)的履歷表格，千篇一律的評(píng)語(yǔ)以及調(diào)進(jìn)、調(diào)出證明等，反映本人工作實(shí)績(jī)、能力和特長(zhǎng)等方面的記載比較少。用人單位很難從這種檔案記錄中“觀其卷，知其人”，難以從檔案中得出對(duì)當(dāng)事人全面、完整、客觀的評(píng)價(jià)。

二、把握六要素，創(chuàng)造流動(dòng)人員人事檔案管理新常態(tài)

去年，習(xí)總書記提出，積極發(fā)展要步入新常態(tài)。所謂新常態(tài)，就是正常狀態(tài)，也就是經(jīng)過一段不正常狀態(tài)后重新恢復(fù)正常狀態(tài)。流動(dòng)人員檔案管理也要?jiǎng)?chuàng)造新常態(tài)，這種新常態(tài)，就是對(duì)以往的檔案管理較為混亂的糾偏。創(chuàng)造檔案管理新常態(tài)，必須結(jié)合各地實(shí)際，突出主要問題，有的放矢的加以解決，使之更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。面對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理中存在的問題，創(chuàng)造流動(dòng)人員人事檔案管理的新常態(tài)，尤其要把握五方面要素：

（一）宣傳工作常態(tài)化。事業(yè)興衰，關(guān)鍵在人。群眾檔案意識(shí)的高低直接關(guān)系到流動(dòng)人員人事檔案能否得到妥善保護(hù)與管理，更關(guān)系到流動(dòng)人員人事檔案工作能否在社會(huì)全面推進(jìn)和發(fā)展的工作大局。人事檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)通過多種渠道、多種形式，向社會(huì)進(jìn)行廣泛細(xì)致的宣傳和引導(dǎo)，進(jìn)一步提高檔案工作的透明度，增強(qiáng)整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)。宣傳工作要做到有的放矢，對(duì)流動(dòng)人員宣傳應(yīng)側(cè)重于人事檔案材料形成、人事檔案在其求學(xué)、應(yīng)聘、繳納社會(huì)保險(xiǎn)、評(píng)定職稱等社會(huì)活動(dòng)中的重要性等，讓人們清楚地認(rèn)識(shí)到人事檔案的作用。對(duì)用人單位的宣傳應(yīng)側(cè)重于檔案材料的分類、日常積累、審核把關(guān)等標(biāo)準(zhǔn)和及時(shí)送達(dá)以及人事檔案的有效利用方面的知識(shí)。同時(shí)積極宣傳《檔案法》、《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》及其相關(guān)法律法規(guī)，提高貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家人事政策和檔案法規(guī)的自覺性。

（二）管理主體明晰化。去年，中共中央組織部、人力資源社會(huì)保障部等五部門下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》。明確規(guī)定，流動(dòng)人員人事檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一、歸口管理的管理體制，主管部門為政府人力資源社會(huì)保障部門，接受同級(jí)黨委組織部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。流動(dòng)人員人事檔案具體由縣級(jí)以上（含縣級(jí)）公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會(huì)保障部門授權(quán)的單位管理，其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動(dòng)人員人事檔案。嚴(yán)禁個(gè)人保管本人或他人檔案?？绲貐^(qū)流動(dòng)人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。對(duì)不具備檔案管理資格的單位要采取行政命令與經(jīng)濟(jì)手段相結(jié)合的方法進(jìn)行清理，有效地解決流動(dòng)人員人事檔案管理存在的有令不行、有禁不止的現(xiàn)象。各地的縣級(jí)以上公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會(huì)保障部門要切實(shí)履行職責(zé)，對(duì)被授權(quán)的檔案管理對(duì)象確定硬杠杠，并定期考核，采取得力措施，加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的監(jiān)督和控制，制定相應(yīng)的制度，理順關(guān)系，依法管理;對(duì)不具備檔案管理資格的中介機(jī)構(gòu)民營(yíng)集體、個(gè)體私營(yíng)企業(yè)等單位進(jìn)行清理，徹底解決流動(dòng)人員人事檔案管理秩序混亂的現(xiàn)象。

（三）檔案管理信息化。信息化管理已是社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，人事檔案管理也應(yīng)順應(yīng)潮流，推行流動(dòng)人員人事檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案，達(dá)到管理自動(dòng)化，傳輸網(wǎng)絡(luò)化，服務(wù)在線化，信息共享化。對(duì)流動(dòng)人員個(gè)人取得的業(yè)績(jī)、成果以文本、聲音、影像等各種新載體形式產(chǎn)生，這些動(dòng)態(tài)的多媒體信息，可以利用微縮技術(shù)、聲像技術(shù)、光學(xué)技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)、通訊技術(shù)等現(xiàn)代化手段及時(shí)補(bǔ)充進(jìn)人事檔案，擴(kuò)充人事檔案信息量，提高人事檔案利用價(jià)值，使流動(dòng)人員個(gè)人，可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢檔案管理的情況，并可以根據(jù)工作和生活的變動(dòng)隨時(shí)向檔案中心提請(qǐng)修改個(gè)人住址、聯(lián)系方式等等情況。對(duì)用人單位，可以通過網(wǎng)絡(luò)接入檔案中心數(shù)據(jù)庫(kù)，查閱個(gè)人人事檔案和本單位人員檔案中的有關(guān)信息，并將個(gè)人在企業(yè)中的情況及時(shí)提交檔案中心，對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行充實(shí)。

（四）檔案內(nèi)容臺(tái)賬化。優(yōu)化檔案內(nèi)容構(gòu)成，不僅要繼續(xù)保留傳統(tǒng)和共性的反映個(gè)人年齡、經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系等基本信息內(nèi)容，更要突出創(chuàng)建反映個(gè)人專長(zhǎng)、知識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等個(gè)性化的內(nèi)容。還要及時(shí)將流動(dòng)人員的個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況，以及參加各種資格考試、注冊(cè)考試等反映個(gè)人才能的資料存入檔案;要將流動(dòng)人員的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)及完成任務(wù)等情況存入檔案，要將流動(dòng)人員自身誠(chéng)信狀況、政法自律、專業(yè)技術(shù)水平以及個(gè)人公共道德與行為方面的信用資料存入檔案。這樣，才能使流動(dòng)人員人事檔案的利用價(jià)值得以提升。

（五）檔案收集制度化。檔案材料必須真實(shí)可靠、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備。為此，要采取一系列切實(shí)可行的措施，從人事檔案收集環(huán)節(jié)本身進(jìn)行規(guī)范化管理，在工作實(shí)踐中，可從以下幾方面著手。一是建立健全流動(dòng)人員檔案材料收集途徑，根據(jù)材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)采取定時(shí)收集、定向收集、跟蹤收集、補(bǔ)充收集等方法。二是與流動(dòng)人員或用人單位簽訂檔案管理合同，嚴(yán)格執(zhí)行確保形成的材料及時(shí)歸檔。三是流出或接收的檔案必須完整、齊全，任何單位或個(gè)人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出檔案。接收人員在驗(yàn)收時(shí)，如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失，要設(shè)法查找或索取必要的組織證明確保檔案材料齊全、完整。同時(shí)，開展流動(dòng)人員檔案收集保管的新模式。如有些人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)創(chuàng)建的“人事立戶”的存檔模式，即流動(dòng)人員人事檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進(jìn)行的，主要是用人單位通過與人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)合作來(lái)管理檔案，流動(dòng)人員的年終考核材料、聘干表、檔案工資表和出國(guó)、獎(jiǎng)懲等檔案材料的收集和整理先由用人單位完成，在制成正式材料一個(gè)月內(nèi)送交人才市場(chǎng)，并由其根據(jù)國(guó)家有關(guān)流動(dòng)人員人事檔案管理的規(guī)定進(jìn)行審核歸檔。

（六）轉(zhuǎn)遞手續(xù)規(guī)范化。人事檔案的轉(zhuǎn)遞有相關(guān)的規(guī)定與政策，關(guān)鍵問題就在于如何使檔案轉(zhuǎn)遞更為規(guī)范，實(shí)踐中，應(yīng)該重點(diǎn)把握三個(gè)方面：一是轉(zhuǎn)遞有期限，人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)憑符合國(guó)家有關(guān)政策規(guī)定的人員流動(dòng)的有效文書，向流動(dòng)人員原單位開具調(diào)檔函，原單位接到調(diào)檔函15天內(nèi)，將流動(dòng)人員人事檔案隨檔案轉(zhuǎn)遞通知單轉(zhuǎn)交人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)。二是材料要齊全，轉(zhuǎn)遞的流動(dòng)人員人事檔案必須完整齊全，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)經(jīng)審核無(wú)誤后，及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)退回原單位。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)接管流動(dòng)人員人事檔案，須由流動(dòng)人員或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)與流動(dòng)人員或其現(xiàn)所在單位簽訂檔案管理合同書，合同書須明確雙方的權(quán)利、義務(wù)等內(nèi)容。三是途徑有保障，檔案的轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取，不得郵寄或交流動(dòng)人員本人自帶。應(yīng)當(dāng)交接的檔案一定要盡快移交，人員流動(dòng)后留下的檔案，流出單位應(yīng)盡快將其檔案轉(zhuǎn)遞到人才市場(chǎng)或新用人單位，收到的檔案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，立即做好入庫(kù)登記。在檔案管理過程中，堅(jiān)持管人與管檔并存的原則，即人在檔案在，人走檔案走，檔案與人不能脫節(jié)。

（作者單位：邯鄲市總工會(huì)第二工人文化宮）