新形勢(shì)下航空企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)初探

徐紅艷

摘 要：面對(duì)信息技術(shù)發(fā)展的新形勢(shì)，航空企業(yè)面臨檔案管理的信息化建設(shè)。本文首先分析了檔案管理面臨的信息化新形勢(shì)，指出了航空企業(yè)檔案管理的主要內(nèi)容，進(jìn)而提出了以信息資源為核心的檔案管理模式。接著對(duì)新形勢(shì)下航空企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了探討，最后對(duì)航空企業(yè)檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)進(jìn)行了總結(jié)。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；航空企業(yè)；檔案管理；信息化

當(dāng)前傳統(tǒng)行業(yè)都面臨著互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)發(fā)展的沖擊，航空企業(yè)也面臨著在新形勢(shì)下的設(shè)計(jì)與管理的變革。設(shè)計(jì)與管理新模式，驅(qū)動(dòng)著檔案管理的信息化建設(shè)。構(gòu)建以信息資源為核心的檔案信息化管理平臺(tái)是當(dāng)下航空企業(yè)需要去思考和解決的。雖然目前基于全信息資源的設(shè)計(jì)與管理模式正在建設(shè)中，其應(yīng)用并沒有規(guī)?；珯n案信息化管理平臺(tái)的同步建設(shè)很需要也很必要。

航空企業(yè)的檔案管理主要以產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)為主，與企業(yè)的產(chǎn)品研發(fā)制造密切相關(guān)。本文重點(diǎn)針對(duì)航空企業(yè)檔案管理的主要內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，然后提出了檔案信息化管理平臺(tái)的建設(shè)模式。構(gòu)建集成的檔案信息化管理平臺(tái)，將產(chǎn)品全生命周期數(shù)據(jù)納入檔案管理。在以信息資源為核心的檔案管理模式下，企業(yè)對(duì)檔案管理提出了新的需求，進(jìn)行檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)時(shí)需要充分考慮這一點(diǎn)，要從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理在企業(yè)中處于越來越重要的地位。

1 檔案管理面臨信息化新形勢(shì)

1、信息技術(shù)的發(fā)展驅(qū)動(dòng)著航空研究制造企業(yè)的設(shè)計(jì)與管理模式變革

信息技術(shù)作為一種手段，正驅(qū)動(dòng)著航空企業(yè)的設(shè)計(jì)與管理模式的變革。

企業(yè)逐漸體會(huì)到了在產(chǎn)品設(shè)計(jì)和管理上應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)帶來便利，將越來越多的業(yè)務(wù)提到線上模式。這樣在企業(yè)設(shè)計(jì)與管理上逐漸形成了一個(gè)統(tǒng)一的信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了集中的統(tǒng)一的管理，同時(shí)也解決了一企多地協(xié)同的難題。以信息化技術(shù)為核心的設(shè)計(jì)與管理協(xié)同模式正在航空企業(yè)逐漸形成。

2、企業(yè)設(shè)計(jì)與管理模式的變革迫切的要求檔案管理的信息化

航空企業(yè)的檔案管理部門是整個(gè)企業(yè)的數(shù)據(jù)中心，需要檔案管理部門加強(qiáng)信息化建設(shè)，構(gòu)建統(tǒng)一高效的檔案信息化管理平臺(tái)，才能更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

企業(yè)設(shè)計(jì)與管理的新模式正在逐漸形成，但目前各航空企業(yè)并沒有建立起完善的新模式思路，仍會(huì)受到信息技術(shù)發(fā)展的變化影響。但可以確定的是，以信息技術(shù)為驅(qū)動(dòng)構(gòu)建的設(shè)計(jì)與管理新模式，必然是以信息資源作為核心數(shù)據(jù)媒介的，就必然要求檔案管理進(jìn)行同步變革，要求同步構(gòu)建基于信息資源的檔案管理新模式。

2 航空企業(yè)檔案管理的主要內(nèi)容

航空企業(yè)檔案管理最主要的是進(jìn)行企業(yè)產(chǎn)品的檔案管理，為反應(yīng)檔案信息化條件下檔案管理為生產(chǎn)活動(dòng)服務(wù)的目的，本文按照航空產(chǎn)品的生產(chǎn)過程中的文檔類型進(jìn)行分類，分為產(chǎn)品的設(shè)計(jì)檔案、工藝與制造檔案、售后與維護(hù)檔案及其他四類。規(guī)范的檔案管理，需要將產(chǎn)品所有相關(guān)檔案納入管理。

1、產(chǎn)品設(shè)計(jì)檔案

產(chǎn)品設(shè)計(jì)占據(jù)著航空研究企業(yè)的核心地位。每一型號(hào)航空產(chǎn)品都需要經(jīng)過預(yù)研、研制、投產(chǎn)、定型、批產(chǎn)等階段。由于航空產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)復(fù)雜，機(jī)電液高度集成，每個(gè)階段又同時(shí)存在著多種類型的設(shè)計(jì)文檔，包括結(jié)構(gòu)圖紙文件、電氣圖紙文件、軟件、調(diào)試及實(shí)驗(yàn)文檔等。簽署完整并發(fā)布的設(shè)計(jì)文檔，需要按照各自的標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行歸檔。設(shè)計(jì)文檔的更改也需要按照相應(yīng)的檔案更改要求走變更手續(xù)。

2、工藝與制造檔案

每一型號(hào)產(chǎn)品經(jīng)過設(shè)計(jì)完整，就進(jìn)入了制造階段。在產(chǎn)品制造活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的投產(chǎn)信息、物料資源以及工藝文件等數(shù)據(jù)。這些都需要納入企業(yè)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。每一個(gè)工號(hào)、每一份工藝文件都對(duì)應(yīng)著一種產(chǎn)品設(shè)計(jì)檔案，在檔案管理中，其除了需要按照歸檔要求進(jìn)行歸檔外，還需要建立檔案文檔之間的內(nèi)在聯(lián)系，以便于維護(hù)及進(jìn)一步的決策支持開發(fā)。

3、售后與維護(hù)檔案

產(chǎn)品完成生產(chǎn)制造及交付用戶后，需要進(jìn)行定期的維護(hù)，還包括一些必要的返修或是更改等。這些活動(dòng)產(chǎn)生的文檔資料也是產(chǎn)品檔案管理重要的一部分。從售后及維護(hù)檔案資料，可以綜合分析產(chǎn)品質(zhì)量情況，進(jìn)行市場(chǎng)業(yè)務(wù)拓展，同時(shí)為產(chǎn)品改進(jìn)換代提供支持。

4、其他檔案

在產(chǎn)品生命周期中，還存在著其他一些檔案，比如產(chǎn)品投競(jìng)標(biāo)資料、物料及外協(xié)件報(bào)價(jià)及成本資料、實(shí)驗(yàn)演示數(shù)據(jù)等。這些檔案在傳統(tǒng)檔案管理模式下，往往不受重視而被忽略了。其實(shí)在信息化條件下，擁有完善的檔案管理，將這些不被重視的檔案數(shù)據(jù)納入管理系統(tǒng)，作為一種知識(shí)資源存在，將會(huì)不定期發(fā)揮其應(yīng)有的作用，為企業(yè)減低成本和提高效率貢獻(xiàn)力量。

3 以信息資源為核心的檔案管理模式

檔案管理的基本原則是進(jìn)行文件保管。在信息化條件下，管理的是信息資源文件。信息資源文件的保管區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的保管方法，需要有其新的管理模式。需要構(gòu)建集成的檔案信息化管理平臺(tái)。在此基礎(chǔ)上，將產(chǎn)品全生命周期文檔信息資源納入管理。同時(shí)，信息化技術(shù)的發(fā)展也賦予了檔案管理新的內(nèi)容，即需要考慮企業(yè)發(fā)展對(duì)信息資源的需求，將企業(yè)研發(fā)制造送上快車道，為企業(yè)精益決策提供數(shù)據(jù)支撐。

1、構(gòu)建集成的檔案信息化管理平臺(tái)

目前航空企業(yè)中有的企業(yè)信息化程度高，數(shù)字檔案館已經(jīng)通過評(píng)定，而有的還處于實(shí)體管理或者檔案信息管理系統(tǒng)階段，有的正在建設(shè)數(shù)字化檔案館。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)及數(shù)據(jù)分析及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的發(fā)展，依托大數(shù)據(jù)還可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的整合，可以滿足企業(yè)發(fā)展更多樣化的需求。

企業(yè)產(chǎn)品檔案構(gòu)建起企業(yè)的知識(shí)資源庫(kù)。檔案資源的整合是知識(shí)管理的要求，是建立在集成的基礎(chǔ)上的。目前大多航空企業(yè)都使用PDM系統(tǒng)進(jìn)行產(chǎn)品數(shù)據(jù)的管理。PDM系統(tǒng)就是一種集成的檔案信息化管理平臺(tái)。PDM系統(tǒng)提供了一種開放的集成環(huán)境，供用戶進(jìn)行多樣化的檔案資源的管理。企業(yè)通過定制開發(fā)，將特定的檔案數(shù)據(jù)通過特定的流程納入PDM進(jìn)行管理。

以PDM為檔案信息化管理平臺(tái)，必須以信息資源作為核心內(nèi)容進(jìn)行平臺(tái)的開發(fā)建設(shè)。由于檔案管理內(nèi)容的多樣性，在建設(shè)該平臺(tái)時(shí)，必須考慮信息資源的融合。比如，在航空企業(yè)進(jìn)行產(chǎn)品生產(chǎn)活動(dòng)中，結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)文件目前以二維CAD圖紙為主，正在向全三維設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)型。在過渡時(shí)期，存在著多型號(hào)多類型的文檔同步管理的問題。傳統(tǒng)的二維CAD圖紙多數(shù)以紙質(zhì)文檔進(jìn)行簽署歸檔和下發(fā)，而在信息化條件下，初步的方案便是二維CAD圖紙以電子化形式歸檔和下發(fā)，此時(shí)檔案信息化管理平臺(tái)就需要增加建設(shè)針對(duì)此類型的電子文檔的設(shè)計(jì)、簽署和下發(fā)流程和和制定對(duì)應(yīng)的管理方法。更進(jìn)一步的方案是全三維設(shè)計(jì)模型的設(shè)計(jì)、簽署和下發(fā)。此時(shí)檔案信息化平臺(tái)又需要增加對(duì)全三維設(shè)計(jì)模型的支持。單純構(gòu)建設(shè)計(jì)文件的全三維模型檔案支持或許還算容易，但是在產(chǎn)品全生命周期活動(dòng)中，設(shè)計(jì)三維模型不是獨(dú)立存在的，還有與之進(jìn)行關(guān)聯(lián)的工藝和制造檔案、售后與維護(hù)檔案等。這就需要檔案信息化管理平臺(tái)將這些產(chǎn)品數(shù)據(jù)全部納入管理，即要將各類檔案集成起來。

集成的檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，各企業(yè)產(chǎn)品不同，檔案數(shù)據(jù)存在差異，其具體的構(gòu)建方式、實(shí)現(xiàn)形式和管理方法需要航空企業(yè)在實(shí)踐中進(jìn)行探索，才能構(gòu)建適合自己企業(yè)的檔案信息化管理平臺(tái)。

2、 構(gòu)建產(chǎn)品全生命周期信息資源

信息化條件下，檔案管理變得方便和快捷。在集成化的檔案信息化管理平臺(tái)支持下，為了完整構(gòu)建航空企業(yè)知識(shí)庫(kù)，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，需要從產(chǎn)品全生命周期出發(fā)，構(gòu)建完整的產(chǎn)品檔案庫(kù)，即是要將產(chǎn)品各階段產(chǎn)生的文檔納入管理，另一層面，對(duì)于文檔自身來說，檔案信息化管理平臺(tái)需要管理文檔產(chǎn)生、變更、使用的全過程。

首先，對(duì)于產(chǎn)品全生命周期過程，檔案管理要做到全信息化管理。以標(biāo)準(zhǔn)化的文檔模板和流程驅(qū)動(dòng)進(jìn)行全生命周期信息資源的發(fā)布和積累。對(duì)于產(chǎn)品設(shè)計(jì)階段，總體部門進(jìn)行總體設(shè)計(jì)，按照標(biāo)準(zhǔn)化模板完成總體框架構(gòu)建，并進(jìn)行任務(wù)分解，將標(biāo)準(zhǔn)化的任務(wù)書分解到各分系統(tǒng)。其中產(chǎn)生的總體設(shè)計(jì)框架文檔及分系統(tǒng)任務(wù)書納入檔案信息系統(tǒng)管理，簽署發(fā)布后，通過信息渠道下發(fā)到各分系統(tǒng)。各分系統(tǒng)再進(jìn)行詳細(xì)的分系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、電氣設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)中的各類文檔、分析報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)以各自標(biāo)準(zhǔn)化模板進(jìn)行編制，然后納入檔案管理平臺(tái)。進(jìn)一步的，設(shè)計(jì)文件以流程驅(qū)動(dòng)，下發(fā)到生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)，編制工藝文件，再下發(fā)到制造車間，實(shí)施生產(chǎn)制造。接著再到最后的產(chǎn)品檢驗(yàn)、實(shí)驗(yàn)、產(chǎn)品銷售、售后維護(hù)等。每一階段的文檔數(shù)據(jù)按照特定模板與流程納入檔案信息化管理平臺(tái)。這樣就建立起了產(chǎn)品全生命周期的信息資源。

其次，對(duì)于各項(xiàng)文檔來說，其編制、簽署、發(fā)布、變更和廢棄全過程也應(yīng)納入檔案信息化管理平臺(tái)。各項(xiàng)設(shè)計(jì)文檔有其階段標(biāo)記。在產(chǎn)品模樣研制階段，以某種基線狀態(tài)使用投產(chǎn)，而進(jìn)入試樣及定型階段后，設(shè)計(jì)文檔發(fā)生了改進(jìn)設(shè)計(jì)，履行變更手續(xù)后再行發(fā)布和投產(chǎn)。各階段產(chǎn)品文檔全部數(shù)據(jù)都納入檔案信息化管理平臺(tái)，包括各歷史版本文檔、各種更改單等，各項(xiàng)內(nèi)容有序的、關(guān)聯(lián)的組織起來，形成規(guī)范的信息資源數(shù)據(jù)。

3、將企業(yè)對(duì)信息資源的需求作為檔案管理的新任務(wù)

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作只是以實(shí)體文件保管為主，較少去從企業(yè)資源及知識(shí)需求角度出發(fā)去探索檔案資源的利用。企業(yè)很難直接中檔案中去尋求效率和效益的突破。這也就將檔案管理工作被動(dòng)化、邊緣化，沒有將其置于顯要位置。而在檔案管理的信息化條件下，檔案管理滋生出了其新的任務(wù)，其重要性及重視程度也需要得到提高。

納入檔案管理的信息資源包含了企業(yè)產(chǎn)品的全部信息，是企業(yè)的寶貴的知識(shí)資源庫(kù)。而航空研究制造企業(yè)為技術(shù)密集型企業(yè)，知識(shí)庫(kù)技術(shù)含量高，也來之不易，需要對(duì)其進(jìn)行充分利用。在檔案信息化管理平臺(tái)構(gòu)建起企業(yè)產(chǎn)品知識(shí)庫(kù)，用于產(chǎn)品全生命周期信息資源的前提下，檔案管理應(yīng)將企業(yè)對(duì)信息資源的需求作為新形勢(shì)下的新任務(wù)。在知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代，誰(shuí)擁有了知識(shí)，誰(shuí)就擁有了競(jìng)爭(zhēng)力。檔案中的信息資源不能主動(dòng)為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，我們需要從需求出發(fā)，對(duì)檔案管理平臺(tái)進(jìn)行定制開發(fā)，用以契合企業(yè)的現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求。比如，航空企業(yè)可以在構(gòu)建三化資源庫(kù)和構(gòu)建快速設(shè)計(jì)平臺(tái)方面，充分利用檔案信息化管理平臺(tái)。

“三化”是指通用化、組件化、系列化。產(chǎn)品研發(fā)中充分利用三化思想，利用三化資源，可以有效的繼承原有的成熟設(shè)計(jì)。要利用好三化資源庫(kù)，需要檔案信息化管理平臺(tái)做好充分的支撐。三化資源庫(kù)不僅僅是設(shè)計(jì)檔案的簡(jiǎn)單保存。檔案信息化管理平臺(tái)需要開發(fā)出各類型數(shù)據(jù)支撐接口，保障基于信息化的協(xié)同設(shè)計(jì)與制造平臺(tái)對(duì)于三化資源庫(kù)的引用，同時(shí)要進(jìn)一步的規(guī)范和擴(kuò)充三化資源。

構(gòu)建快速設(shè)計(jì)平臺(tái)是市場(chǎng)化條件下現(xiàn)代航空企業(yè)迫切的追求。在檔案保存依靠紙質(zhì)形式進(jìn)行的傳統(tǒng)模式下，檔案管理平臺(tái)并不能為企業(yè)設(shè)計(jì)貢獻(xiàn)多少知識(shí)力量，因?yàn)闄z索和查找起來實(shí)在是不方便。尤其是現(xiàn)在設(shè)計(jì)文檔電子化，更是無法繼承原有的紙質(zhì)檔案。而以信息資源為核心的檔案信息化管理平臺(tái)的上線，為快速的設(shè)計(jì)平臺(tái)的建設(shè)提供了便利。大量信息知識(shí)資源儲(chǔ)存在檔案管理平臺(tái)中，這正為快速設(shè)計(jì)平臺(tái)提供了其需求的知識(shí)庫(kù)。在快速設(shè)計(jì)平臺(tái)構(gòu)建時(shí)即提出對(duì)信息資源的需求，就可以在檔案信息化管理平臺(tái)的建設(shè)上加以考慮和定制開發(fā)，提供為快速設(shè)計(jì)平臺(tái)服務(wù)的接口。

4 新形勢(shì)下航空企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探討

雖然說檔案信息化管理平臺(tái)的建設(shè)逐漸得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，同時(shí)我們也清醒的認(rèn)識(shí)到其為企業(yè)發(fā)展帶來的好處，但是在實(shí)際的檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)中，仍然存在著很多問題需要解決。新形勢(shì)下航空企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中應(yīng)充分注意以下幾點(diǎn)：

1）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與信息化資源檔案并存管理

目前正是航空產(chǎn)品設(shè)計(jì)制造逐漸走線無紙化的過渡階段，部分原有型號(hào)沿用著紙質(zhì)檔案，而新研試點(diǎn)型號(hào)在走向無紙化。這種傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與信息化資源檔案并存的情況，給檔案管理部門帶來了管理上的壓力。同時(shí)，由于全信息資源歸檔應(yīng)用不多，也減緩了檔案的信息化管理平臺(tái)的建設(shè)。

2）多平臺(tái)信息資源的整合

立足于全信息資源管理的檔案信息化管理平臺(tái)需要將各類型數(shù)據(jù)文檔納入管理，就需要包容和整合多平臺(tái)的數(shù)據(jù)信息。單純保存和發(fā)布電子文檔不難，但是要將每種文檔按照關(guān)聯(lián)關(guān)系保存，并能各級(jí)重用就不容易了。比如設(shè)計(jì)BOM發(fā)布后，要形成工藝BOM，就不能依靠工藝人員去全新建立工藝BOM再保存。一方面這樣任務(wù)量巨大，另一方面設(shè)計(jì)與工藝的關(guān)聯(lián)性丟失了，一旦設(shè)計(jì)更改，不僅會(huì)造成繁重的工藝的檔案維護(hù)任務(wù)，還容易產(chǎn)生錯(cuò)誤。多平臺(tái)信息資源的關(guān)聯(lián)整合，還不太容易，需要一步步探索前行，逐漸在實(shí)踐中擴(kuò)展，才能最終集成的包含全生命周期信息資源的檔案信息化管理平臺(tái)。

3）信息化條件下檔案管理思路的變化

信息化條件下，檔案管理需要有思路上的變化。檔案管理的信息資源有了更靈活的屬性，數(shù)據(jù)分析與處理工具越來越強(qiáng)大，基于大數(shù)據(jù)的智能化的分析系統(tǒng)逐漸出現(xiàn)，這都給檔案信息化管理平臺(tái)提供了新的方向。新形勢(shì)下，檔案管理工作者還應(yīng)當(dāng)把企業(yè)對(duì)于信息資源的需求作為其新的重要任務(wù)加以對(duì)待。

4）信息安全問題不容忽視

航空企業(yè)的產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)保密要求高，進(jìn)行檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)必須要考慮檔案數(shù)據(jù)的安全。當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展中，很多潛在的安全問題并不可預(yù)期，我們?cè)诮ㄔO(shè)檔案管理平臺(tái)時(shí)，如果稍不注意，可能導(dǎo)致企業(yè)保密檔案被非法竊取，不僅給企業(yè)自身帶來嚴(yán)重?fù)p失，還可能會(huì)導(dǎo)致泄露國(guó)家秘密，危害國(guó)家安全。

5 總結(jié)

在信息技術(shù)支撐下，航空企業(yè)的設(shè)計(jì)與管理模式發(fā)生了變革，隨之而來的檔案管理問題也得到了重視，檔案管理的信息化建設(shè)正在隨著基于信息資源的設(shè)計(jì)與管理平臺(tái)的構(gòu)建同步展開。構(gòu)建產(chǎn)品全生命周期資源的集成的檔案信息化管理平臺(tái)是檔案管理的發(fā)展方向。同時(shí)，作為數(shù)據(jù)中心的檔案管理部門應(yīng)以企業(yè)對(duì)信息資源的需求作為新的任務(wù)，融入企業(yè)核心角色，為企業(yè)的快速發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

雖然，目前階段檔案信息化管理平臺(tái)的構(gòu)建還存在著諸多問題，但是隨著信息技術(shù)的發(fā)展，航空企業(yè)信息化設(shè)計(jì)與管理平臺(tái)的逐漸深入應(yīng)用，這些問題都會(huì)得到解決。我們應(yīng)該堅(jiān)定信念，時(shí)刻關(guān)注信息技術(shù)發(fā)展，同時(shí)要不斷更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，在實(shí)踐中探索好的經(jīng)驗(yàn)和方法，進(jìn)行科學(xué)管理，將檔案管理的價(jià)值發(fā)揮到最大。

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