淺析醫(yī)院檔案管理中問題及對策

劉杰　吳彥軍　劉二東

摘 要：醫(yī)院檔案關(guān)系到廣大人民群眾的生命和健康。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理對領(lǐng)導(dǎo)決策、醫(yī)院發(fā)展具有重要意義。我們必須針對管理中的問題找出有效的解決之道，提高檔案管理水平及利用率，為醫(yī)院發(fā)展及衛(wèi)生事業(yè)改革貢獻(xiàn)力量。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案 效益 管理

檔案“是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)關(guān)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄。”醫(yī)院檔案包括醫(yī)院在醫(yī)療業(yè)務(wù)及相關(guān)活動中形成的文件、報表、圖像、圖表、錄音、錄像、光盤等各種檔案。檔案不僅記錄了醫(yī)院歷史和現(xiàn)今的管理工作，也包括醫(yī)囑、病程記錄、手術(shù)記錄、會診記錄、病理報告、X光膠片、各種檢查圖文資料等醫(yī)療文書檔案，事關(guān)廣大人民群眾的生命健康和醫(yī)學(xué)學(xué)科學(xué)的發(fā)展。這些信息資源對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。根據(jù)檔案管理的客觀規(guī)律以及醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展的特點(diǎn)，認(rèn)真分析并找出目前醫(yī)院檔案管理中存在的問題進(jìn)而研究解決問題的措施，是醫(yī)院檔案管理中的重要任務(wù)，也是醫(yī)院管理中的一個重要環(huán)節(jié)。

1 目前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對檔案資源的重要作用認(rèn)識不足，未充分利用檔案資源。檔案對各項(xiàng)工作的開展具有十分重要的作用，有效利用檔案資源可以協(xié)助各項(xiàng)工作取得更大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。雖然近年來檔案界對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行了廣泛的宣傳，但是社會公眾對檔案利用效益還是知之甚少。醫(yī)院長期以來專注于醫(yī)療主業(yè)，有意無意忽視了相關(guān)管理工作，在實(shí)際工作中往往出現(xiàn)檔案管理放任自流的情況。有的領(lǐng)導(dǎo)干部，檔案管理意識比較淡薄，并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等因素的限制，檔案管理工作很容易受到冷遇。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（二）檔案管理機(jī)構(gòu)不健全、管理不規(guī)范。醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在院辦的綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、音像檔案等，醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等由各個業(yè)務(wù)科室自己管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。并且各科室沒有專職檔案員，檔案管理業(yè)務(wù)知識缺乏，檔案整理不規(guī)范又沒有時限性。迄今為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化，各級醫(yī)院在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，而是根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。

（三）檔案管理無遠(yuǎn)景規(guī)劃，不能適應(yīng)醫(yī)療業(yè)務(wù)的飛速發(fā)展。在醫(yī)院近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對醫(yī)院規(guī)模、診療科目、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)則。而對檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫(yī)院管理水平的提高，影響業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展。另外，管理技術(shù)滯后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理檔案的較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

（四）檔案專業(yè)人員素質(zhì)亟待提高。目前我國檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)決定檔案管理水平。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，重視醫(yī)療技術(shù)人員人才引進(jìn)和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入計(jì)劃和要求，許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

概言之，醫(yī)院檔案管理面臨深刻的變革，這些問題的出現(xiàn)既是我國管理體制改革的需要，也是科技不斷發(fā)展的必然。因此，醫(yī)院必須正視現(xiàn)實(shí)，調(diào)整管理思路，改進(jìn)檔案管理的方法，應(yīng)對形勢的要求。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的對策

（一）普及檔案法，提高管理者檔案意識，加強(qiáng)檔案制度建設(shè)。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)院管理者、醫(yī)院職工充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。措施方面，應(yīng)制定相應(yīng)的考核制度，將檔案管理納入各科室責(zé)任目標(biāo)中，責(zé)任到人，與考核獎懲掛鉤，從制度上強(qiáng)迫各科室加強(qiáng)檔案管理工作。才能使醫(yī)院檔案管理工作順利開展，更上新臺階。

病案是醫(yī)院檔案的重要內(nèi)容，要加強(qiáng)對醫(yī)務(wù)人員病案書寫的教育，提高對病案嚴(yán)肅性的認(rèn)識，使醫(yī)務(wù)人員從思想上以予以重視，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。落實(shí)病案書寫規(guī)章制度，加強(qiáng)病案書寫規(guī)范化的培訓(xùn)，要實(shí)行專人負(fù)責(zé)。實(shí)行監(jiān)督制度，對病歷實(shí)行抽查，有獎有罰，要使職工明確病歷既反映了一個人的敬業(yè)精神和態(tài)度，也反映了醫(yī)療質(zhì)量的好壞。

（二）健全制度，明確職責(zé)，拓展檔案的歸檔范圍。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。通過建立檔案管理科，明確職能，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。同時，要拓展檔案的歸檔范圍。目前醫(yī)院正處于醫(yī)改的深入調(diào)整階段，面臨諸多新的問題。因此，拓展歸檔范圍，加強(qiáng)有關(guān)內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院經(jīng)營方面，基建項(xiàng)目資料、經(jīng)濟(jì)核算方案、專家聘用合同等材料應(yīng)實(shí)行歸檔收集。又如提倡采購招標(biāo)，其招標(biāo)方法、程序、協(xié)議、合同也應(yīng)進(jìn)入歸檔材料之中。所以，要進(jìn)一步健全檔案管理組織，落實(shí)專人收集。

（三）重視醫(yī)院檔案管理規(guī)劃，保證檔案建設(shè)與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步發(fā)展。醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展中是不可缺少或替代的。醫(yī)院在制定中長期規(guī)劃中，應(yīng)充分考慮檔案管理的設(shè)計(jì)和建設(shè)，要根據(jù)醫(yī)院發(fā)展規(guī)模和需要，不斷增加投入，提高檔案管理的建設(shè)力度，使檔案管理的用房條件、設(shè)備配置、人員配備、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、管理水平等綜合實(shí)力與醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)。

重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)，通過學(xué)歷教育、專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)等手段，提高業(yè)務(wù)水平，建立檔案管理人才梯隊(duì)，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)律，全面提高檔案管理人員素質(zhì)，推動檔案管理水平的提高。

總之，加強(qiáng)檔案管理，提高醫(yī)院檔案利用率對醫(yī)院及醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展意義重大。在衛(wèi)生事業(yè)改革進(jìn)入攻艱階段和醫(yī)學(xué)科學(xué)飛速發(fā)展的今天，我們必須提高認(rèn)識，改進(jìn)檔案管理及利用方式，為醫(yī)院學(xué)科建設(shè)做好鋪路石，也為人民健康事業(yè)及構(gòu)建和諧社會貢獻(xiàn)自己的力量。