如何做好項目部文檔管理工作

張慧敏

摘 要：科學規(guī)范的文檔管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)文檔管理工作的新局面。文檔管理工作對項目部的發(fā)展起著非常重要的作用。要做好文檔管理工作，就必須立足于項目部的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的文檔管理工作經(jīng)驗，不斷適應文檔管理工作的新形勢，逐步完善文件中心文檔管理工作，培養(yǎng)文件中心文件管理人員的責任感和使命感，進而激發(fā)文件管理人員的工作熱情。使項目部文檔管理工作走上科學化、規(guī)范化和國際化的道路。

關(guān)鍵詞：項目部；文檔管理；規(guī)范化

1 做好文檔管理工作的重要意義

項目文件是項目建設(shè)過程必不可少的重要元素，文件管理是項目管理工作的重要組成部分。做好項目文檔管理是提高項目部工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護項目進程真實面貌的一項重要工作?？茖W規(guī)范的文檔，是衡量一個項目部業(yè)績與管理水平的重要尺度。項目部文檔記載著項目建設(shè)過程中的優(yōu)秀成果，對研究本項目的業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。文檔管理工作，一方面為項目部管理人員及時了解項目的整體狀況，適時調(diào)整策略提供準確依據(jù)，為決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于準確認定項目部的優(yōu)秀成果，為本項目部和其他項目部的發(fā)展提供指導性的幫助。

2 怎樣做好項目部的文件管理工作

2.1 立足于現(xiàn)有的檔案法律、法規(guī)，搞好建章立制工作

法制化是做好文檔管理工作的基礎(chǔ)，要做好文檔管理工作就必須以依法治檔為根本，實現(xiàn)文檔管理制度化。文檔管理設(shè)備的現(xiàn)代化，文檔種類和載體的多樣化特點決定了文檔管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創(chuàng)文檔管理工作的新局面。因此，要認真學習檔案業(yè)務和管理操作知識，為項目部的文檔管理工作打下良好的知識基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，建立健全項目部文檔管理程序文件，定期完善，并有效地管理和執(zhí)行，只有這樣，文檔管理工作才能做到有章可循、規(guī)范管理。

2.2 提高歸檔文件的質(zhì)量是推進文檔管理工作規(guī)范化、標準化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響文檔價值的因素，而文件的質(zhì)量問題則可能是決定和影響文檔管理工作規(guī)范化、標準化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進文檔管理工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好文檔資料收集的完整性；另一方面，要注意解決好文檔的質(zhì)量問題，以有利于文檔規(guī)范化管理。

2.3 加強文檔數(shù)字化建設(shè)

2.3.1利用信息化系統(tǒng)建立文檔數(shù)據(jù)庫。

首先，輸入文件的相關(guān)信息。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保文檔數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。其次，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化，只有實行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，文件數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。

2.3.2建立了項目部網(wǎng)站并定期完善。

實現(xiàn)項目部內(nèi)部資源優(yōu)質(zhì)高效的共享。在項目部網(wǎng)站上向項目部成員提供項目部信息查閱，加快項目部信息的有效傳遞。

2.3.3加強電子文件的收集和積累工作。

電子文件是數(shù)字文檔最主要的來源。以前，文件歸檔只移交紙質(zhì)文檔和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在要求文件歸檔實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并歸檔。這樣既推進了項目部文檔的電子化進程，又節(jié)省了建立數(shù)字文件庫的工作量。

2.4 加強與國外用戶的溝通，加速文檔管理的國際化水平

通過各種渠道，學習國內(nèi)外先進的文檔管理經(jīng)驗為我所用。通過學習對外交流產(chǎn)生的文件記錄，不斷完善項目部文件的規(guī)范及管理，逐步與國際接軌。

2.5 加強文檔一體化管理

文檔一體化是文件和檔案工作發(fā)展的內(nèi)在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，借助計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對文件工作和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學管理，使之實現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。具體來說主要包含以下幾個方面：

（1）文檔一體化的目標

實現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理?？茖W的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，在文件從產(chǎn)生到最終轉(zhuǎn)化為檔案的過程中，既加強項目內(nèi)部文件、檔案工作的一體化，也注重各個不同文件產(chǎn)生部門的業(yè)務銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。

（2）文檔一體化的原則

在實行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；

前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎(chǔ)，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析和科學整合；

集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關(guān)作業(yè)密度，減少重復而降低功耗，提高管理效率。

（3）文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容

文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統(tǒng)設(shè)計階段，就應當樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求；流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協(xié)調(diào)，使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。

（4）文件、檔案一體化管理的技術(shù)要求

文件、檔案一體化管理的技術(shù)要求是計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)。首先，數(shù)字化技術(shù)的應用和推廣簡化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質(zhì)。其次，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)改變了文件運轉(zhuǎn)的方式和特點。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實現(xiàn)的技術(shù)基礎(chǔ)。

3 文檔管理的根本目的在于文檔利用

文檔的合理有效運用是項目建設(shè)過程中一項基礎(chǔ)性工作。全面加強文檔管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮文檔的作用，為實現(xiàn)項目目標服務。文檔利用工作是文檔自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好文檔的開發(fā)和利用是文檔管理自身價值的重要體現(xiàn)，文檔利用已經(jīng)成為項目發(fā)展的重要的不可或缺的信息資源。要加強文檔的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的共享，就必須加強文檔基礎(chǔ)管理。

文件管理人員除了在文檔收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應著重做好文檔的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和文檔文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供、滿足文檔利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加強對文檔的保管工作，隨時準備為利用者提供急需的文檔。重要、珍貴的文檔要備有復制件，以代替文檔原件提供利用。同時加強文件庫房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對文檔造成的損害。在管理好文檔的基礎(chǔ)上，文檔管理工作也要適應項目發(fā)展的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高文檔利用的質(zhì)量和水平，把“死”文檔變成“活”文檔，更好地發(fā)揮文檔的作用。

綜上所述，科學規(guī)范的文檔管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)文檔管理工作的新局面?？茖W規(guī)范的文檔管理可以不斷地提升項目部的管理水平，做好文檔的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)文檔管理工作的自身價值，而且可以項目部的發(fā)展做出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰(zhàn)共存，機遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮項目部特有的管理優(yōu)勢，一定會實現(xiàn)文檔管理工作的規(guī)范化、科學化、國際化。endprint