新時期做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的幾點建議

于炳仁

摘 要：檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)是檔案行政管理部門的重要職責(zé)，也是依法行政的基本任務(wù)，做好檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)和服務(wù)工作是檔案行政管理部門最基本的工作要求。隨著信息時代的來臨，在檔案儲存、收集、匯總等方面都有了新的科技手段，而隨著國家的發(fā)展，我國的檔案管理也越來越復(fù)雜。本文基于新時期的時代特點，從人員、技術(shù)等幾個方面對新時期做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作提出幾點建議，希望能對我國的檔案建設(shè)和管理起到促進作用。

關(guān)鍵詞：新時期；檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)；建議

近年來，我國的檔案工作從內(nèi)容、領(lǐng)域、技術(shù)等方面都發(fā)生了重要的變化。內(nèi)容越來越多、領(lǐng)域越來越寬、越來越廣，信息化的管理越來越深入?！稒n案法》規(guī)定：縣級以上的各級地方政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)的檔案事業(yè)，并對本區(qū)內(nèi)的行政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。所以，在新時期，這既是我們義不容辭的責(zé)任，也是檔案管理的需要，對檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)工作一定要引起重視。

1 檔案指導(dǎo)工作面臨的問題

在檔案指導(dǎo)的實際工作中，我們還面臨著一些問題，只有對這些問題有一個清晰的認(rèn)識，才能對我們的工作進行改進。首先，在人員方面，我國的檔案管理人員因為編制、績效、選拔等幾方面的原因，專業(yè)素養(yǎng)還沒能適應(yīng)當(dāng)前種類繁多，內(nèi)容巨大的檔案管理新局面。從整體上來說，這與從業(yè)人員的職業(yè)建設(shè)落后不無關(guān)系，很多單位，不重視這一工作，培訓(xùn)跟不上去[1]。在日常工作中，無論是在傳統(tǒng)的文書檔案、科技檔案、會計檔案，還是業(yè)務(wù)檔案方面，都存在著指導(dǎo)不到位的問題；其次，在指導(dǎo)方式方面，因為檔案管理工作的快速發(fā)展，檔案部門指導(dǎo)的范圍也越來越大，比如，區(qū)級的業(yè)務(wù)指導(dǎo)范圍已經(jīng)由原來的企事業(yè)單位擴大到了社區(qū)、農(nóng)村養(yǎng)老保險、就業(yè)培訓(xùn)等多個領(lǐng)域，然而我們的人員數(shù)量并不能滿足這一變化，短期內(nèi)無法進行大量人員的培養(yǎng)與招募，這就需要我們改進工作方式，提高指導(dǎo)的效率；最后，在技術(shù)方面，檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了技術(shù)化和科學(xué)化，而我們的業(yè)務(wù)指導(dǎo)方法還并不完善，相對滯后。檔案指導(dǎo)人員必須對現(xiàn)代化的辦公軟件進行熟練的操作和一定程度的理解，要熟悉計算機軟件的管理系統(tǒng)和辦公自動化的原理，并精通電子檔案的特征，才能對各單位和部門實現(xiàn)良好的指導(dǎo)。

2 做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的建議

2.1 確定指導(dǎo)工作的內(nèi)容

通過對問題的了解與分析，我們的指導(dǎo)工作建議也分成若干個部分。當(dāng)前在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)過程中的問題，有一部分是重視程度不夠所引起的。針對這一情況，我們要聯(lián)系宣傳部門和培訓(xùn)教育機構(gòu)，對檔案管理在本單位和社會中的歷史意義和現(xiàn)實需求進行宣導(dǎo)，增強檔案管理人員的工作意識和責(zé)任感，幫助立檔單位了解國家相關(guān)法律和地方法規(guī)對檔案管理在管理硬件和軟件上的要求，促進有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視與規(guī)劃，并納入有關(guān)人員的崗位職責(zé)。

在業(yè)務(wù)方面，我們要做好這一方面的建設(shè)，指導(dǎo)幫助檔案工作人員對檔案管理的基本知識、不同門類檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)進行學(xué)習(xí)和熟練，這也是業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的主要內(nèi)容和目的。為了更好的落實這一目標(biāo)，我們要從以下三個方面入手：首先要督促立檔單位認(rèn)真了解國家在這方面的要求和規(guī)定，建立健全相關(guān)的機構(gòu)和組織；其次，要幫助立檔單位制定各項工作的業(yè)務(wù)規(guī)范文件，做到有法可依，統(tǒng)一檔案管理的制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；最后，要經(jīng)常開展有關(guān)人員的培訓(xùn)工作，全面提高專職、兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和水平。

2.2 提高人員素質(zhì)

我國正在建設(shè)服務(wù)型政府，從本質(zhì)上來說，檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)也是一種服務(wù)，專門為檔案管理工作提供專業(yè)的知識和技能方面的指導(dǎo)服務(wù)。在人員素質(zhì)方面，我們先要提高我們的服務(wù)意識，要對自己的工作有清晰的認(rèn)識。在此基礎(chǔ)上，我們要堅持進行專業(yè)技能的提高，加強學(xué)習(xí)，提高法制政策水平和專業(yè)水準(zhǔn)。經(jīng)濟形勢日新月異，科技水平不斷提高，新事物、新方法、新領(lǐng)域不斷產(chǎn)生，針對這些情況，我們只能加強自身建設(shè)，不斷在知識儲備、實踐經(jīng)驗、專業(yè)技能上加強；最后，我們還要注意時效性，進行實際工作的調(diào)研活動，沒有調(diào)研，我們就不會對實際指導(dǎo)內(nèi)容形成一個清晰的認(rèn)識，如果不對相關(guān)單位的歷史背景、管理現(xiàn)狀、檔案構(gòu)成等方面進行調(diào)查和研究，就不可能在實際指導(dǎo)工作中形成有針對性的指導(dǎo)意見。所以我們在工作中要從實際出發(fā)，對各單位的具體情況進行評估，有計劃的推動地方檔案的管理水平進步。

2.3 指導(dǎo)方式和技術(shù)

前文中已經(jīng)提到過，我國的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作目前面臨著面廣、量多、人員不足的情況，所以，我們要加強指導(dǎo)方式和指導(dǎo)技術(shù)的深入探究，使每一次指導(dǎo)工作都富有成效。比如說，我們可以采用以點帶面的形式，加強檔案從業(yè)人員的資格認(rèn)證工作，對于沒有能力拿到檔案人員職業(yè)資格證的人不允許其上崗，從外在給予從業(yè)人員一定的壓力，逼迫他們提高自己的業(yè)務(wù)能力。還可以加強與各單位領(lǐng)導(dǎo)人員的合作，發(fā)揮他們的指導(dǎo)作用和領(lǐng)導(dǎo)地位，提高檔案管理部門的工作積極性。比如，在社區(qū)方面就與民政部門合作，事業(yè)單位直接與其領(lǐng)導(dǎo)達成共識，這也是從外部壓力入手的一種方法[2]。

最后，在信息化的社會條件下，我們的指導(dǎo)工作也要向信息化的方向發(fā)展?？梢酝ㄟ^網(wǎng)絡(luò)對多個單位和領(lǐng)域進行指導(dǎo)培訓(xùn)，解答他們在工作中遇到的困難，這樣既節(jié)省了人力，有促進了雙方的溝通，提高了指導(dǎo)的效率。

3 結(jié)語

本文結(jié)合現(xiàn)在我國在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中的問題，針對性的提出了指導(dǎo)目標(biāo)和內(nèi)容、人員素質(zhì)建設(shè)、指導(dǎo)方式和手段方面的建議，希望促進我國檔案管理工作的總體發(fā)展。

參考文獻

[1]孫慧麗.做好建設(shè)項目檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的有效途徑——以瑞安安陽中心城區(qū)建設(shè)委員會為例[J].黑龍江檔案，2014，02：158.

[2]李穎.新時期下檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)手段的多樣性[A].中國航海學(xué)會航標(biāo)專業(yè)委員會.中國航海學(xué)會航標(biāo)專業(yè)委員會測繪學(xué)組學(xué)術(shù)研討會學(xué)術(shù)交流論文集[C].中國航海學(xué)會航標(biāo)專業(yè)委員會：，2008：3.endprint