高職院校教學秘書的職業(yè)現(xiàn)狀與對策分析

張旭

【摘 要】從現(xiàn)代高等教育的發(fā)展規(guī)律以及高職院校發(fā)展的角度來看，高職院校教育教學質(zhì)量的提高，不僅在于教與學兩個方面，教學管理也同樣起到舉足輕重的作用。教學秘書是高職院校教學管理工作的重要環(huán)節(jié)，研究和分析高職院校教學秘書的職業(yè)現(xiàn)狀和存在問題，并探求相應的解決方案對高職院校的教學管理具有重要意義。

【關(guān)鍵詞】教學秘書；教學管理；高職院校

隨著我國教育事業(yè)的發(fā)展和高等職業(yè)教育改革工作的進一步深入，國內(nèi)的高職院校正面臨著激烈的競爭，這就要求高職院校不斷加強教育教學常規(guī)管理，全面提高教育教學質(zhì)量。教學管理是保障教學工作正常運行，維護教學秩序穩(wěn)定的基礎(chǔ)性工作，教學秘書作為教學管理的最終執(zhí)行者和落腳點，在高職院校教學管理中占重要地位。

一、高職院校教學秘書的角色定位

高職院校的教學秘書是教學管理工作的重要環(huán)節(jié)，在教學管理中扮演多種角色。

（1）管理角色。教學秘書是教學管理的基層管理者，教學秘書協(xié)助院系領(lǐng)導管理教學方面的常規(guī)實務，保證教學工作的正常運行，包括根據(jù)教學計劃的要求與教師的實際情況編排課程表， 檢查、落實教師的停課、調(diào)課、補課情況；完成教務處及院系領(lǐng)導布置的各項任務保證教學計劃的正常執(zhí)行；組織各教研室、教師征訂每學期的教材；協(xié)助院系領(lǐng)導組織和協(xié)調(diào)畢業(yè)班的論文答辯工作；協(xié)助教務處、院系領(lǐng)導做好每學期教師工作量的考核工作等等。

（2）溝通與協(xié)調(diào)角色。教學秘書要負責協(xié)助院系部領(lǐng)導管理學校各項教學任務，在教學管理中發(fā)揮著承上啟下、上傳下達的重要作用。教學秘書因工作原因需要經(jīng)常與學校教務處、其他二級院系進行聯(lián)系，特別是與本院系的教師和學生聯(lián)系， 在這些關(guān)系中進行有效的溝通。

（3）服務角色。教學秘書是服務者，為教學服務、為院系領(lǐng)導決策服務、為教師服務、為學生服務。教學秘書要為院系年度的教學計劃的制定、各項教學管理措施的出臺當好參謀和助手，及時提供教學工作所需的部分資料和設(shè)備。同時，為教師的授課和學生的學習提供支持與幫助，將教師和學生反饋的信息及時通報院系領(lǐng)導與教研室主任等。

二、教學秘書的職業(yè)現(xiàn)狀與存在問題

教學秘書主要是為了保障日常教學工作的順利經(jīng)行，教學秘書的工作具有隱蔽性的特點，工作價值不容易體現(xiàn)出來。當教學工作正常進行的時候，我們覺得本應如此，但是當教學活動出現(xiàn)問題時，作為教學保障環(huán)節(jié)的教學秘書工作才會引起大家的注意，導致教學秘書的工作成果很難被估量和認可。高職院校常規(guī)性的教學管理工作具有較強的程序性和穩(wěn)定性，再加上有些高職院校對教學管理的重要性認識不足，教學管理意識比較淡薄，對于實際的執(zhí)行環(huán)節(jié)缺乏足夠的重視，教學管理者的工作也因此受到漠視，教學秘書容易陷入一種職業(yè)倦怠[1]。

（1）對高職院校教學秘書工作認識不足。目前，高職院校普遍重視對教師的培養(yǎng)，教師可以通過外出進修、在職深造、參加學術(shù)講座等渠道提升自己的教學水平和科研能力，但是教學秘書對于教學管理的工作往往被大家所忽視。傳統(tǒng)觀念認為教學秘書所做的工作只是后勤輔助的事情，只要基本能維持教學工作的正常運行、確保教學秩序的穩(wěn)定就足夠了，不需要具備高素質(zhì)、高學歷。

（2）崗位職責范圍界定不清。高職院校教學秘書對主管教學院長負責，在教務處指導下開展工作，其工作職責包括：協(xié)助院系領(lǐng)導制訂教學計劃、教學大綱；依據(jù)教學計劃與教師的實際情況編排課程表，檢查、落實教師的停課、調(diào)課、補課情況，保證教學秩序正常進行；完成教務處及院系領(lǐng)導布置的各項任務保證教學計劃的正常執(zhí)行；組織各教研室、教師征訂每學期的教材；協(xié)助院系領(lǐng)導組織和協(xié)調(diào)畢業(yè)班的論文答辯工作；協(xié)助教務處、院系領(lǐng)導做好每學期教師工作量的考核工作等等。雖然各高職院校對教學秘書的職責范圍都有規(guī)定，但是學校各個職能部門、教師、學生并不清楚教學秘書的職責范圍，不論是教學管理還是科研、黨務、維修、報銷等方面工作都找教學秘書。

（3）教學秘書人員不穩(wěn)定。高職院校在教學秘書崗位配備、業(yè)務學習、崗位培訓等方面不是很重視。同時，教學秘書在職位晉升、職稱評定、利益分配、評獎評優(yōu)等方面也沒有優(yōu)勢。教學秘書平時工作繁雜，但日常的教學管理工作常常讓人忽視其重要性，取得的成績得不到認可，影響了他們的工作積極性[2]。職位發(fā)展空間受阻、不被重視、無歸屬感成為教學秘書崗位人員大量流失的主要原因。長此以往，許多教學秘書開始另謀出路，經(jīng)驗豐富的教學秘書會轉(zhuǎn)到其他更有前景的崗位中去，空留的崗位只能臨時錄用新人，保持基層教學管理隊伍的穩(wěn)定就只能成為一句空話。

（4）隊伍結(jié)構(gòu)不合理。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，高職院校的教學秘書隊伍結(jié)構(gòu)不盡合理，表現(xiàn)在學歷、知識結(jié)構(gòu)、年齡這三個方面。在學歷方面，碩士及以上學歷的人員相對少，大部分是本科學歷，也存在少部分大專學歷。在知識結(jié)構(gòu)方面，從事教學秘書的大部分人并不是學習教學管理相關(guān)專業(yè)，其專業(yè)都與教學秘書工作關(guān)系不大。在年齡方面，以剛工作的青年人為主，少部分年齡偏大，來源于轉(zhuǎn)崗或是引進人才家屬。

（5）缺少專業(yè)能力培訓、缺乏職業(yè)生涯規(guī)劃。大多數(shù)高職院校缺乏對教學秘書人才培養(yǎng)的短期及長期規(guī)劃，在教學管理中只注重眼前的具體操作。教學秘書在上崗之前沒有專門的崗前培訓，一般都是獨自摸索、自學成才。上崗之后也鮮有教育培訓，更談不上培養(yǎng)。這使得教學秘書工作積極性不高，缺乏進取心。這些都制約了教學秘書隊伍的發(fā)展和教學管理能力的提升，不能滿足高職院校發(fā)展的需要。

三、加強教學秘書隊伍建設(shè)的建議

從現(xiàn)代高等教育的發(fā)展規(guī)律以及高職院校發(fā)展的角度來看，高職院校教育教學質(zhì)量的提高，不僅在于教與學兩個方面，教學管理也同樣起到舉足輕重的作用。研究和分析高職院校教學秘書的職業(yè)現(xiàn)狀和存在問題，并探求相應的解決方案對高職院校的教學管理是十分必要的。

（1）提高認識，明確崗位職責。教學秘書是一個集服務、管理、研究于一身的崗位，教學秘書不是工作機器，而是具有思想意識的人。教學秘書是高校教學管理隊伍中的基層管理者和執(zhí)行者；是師生聯(lián)系的紐帶；是教務管理部門與教學單位之間的橋梁；是保障教學管理工作正常運行的核心力量，他們也有自己物質(zhì)需求和精神需求，希望得到應有的待遇、尊重和認可。只有徹底轉(zhuǎn)變觀念，實事求是地認清教學秘書的生存狀態(tài)，實行人性化的管理，才能為解決教學秘書的發(fā)展困境提供前提條件，才能為提高高職院校教學管理水平打好基礎(chǔ)。同時，校院兩級領(lǐng)導要明確教學秘書的崗位職責，不能隨意增加其工作量，讓教學秘書在完成本職工作后，留有總結(jié)、思考和改進的時間。這樣可以積累經(jīng)驗，不斷提高工作效率，確實發(fā)揮教學秘書的作用。

（2）推進高校人事制度改革提高。目前我國大多數(shù)的高職院校是按照專業(yè)技術(shù)人員的管理模式對教學管理人員進行管理，同時套用行政模式，使得教學管理人員既有行政職務還兼具專業(yè)技術(shù)職務。顯然這種制度不利于教學管理人員的建設(shè)，必須積極推進高校人事制度改革。借鑒國外的經(jīng)驗，高校教育職員制度是專門為行政管理人員設(shè)計的人事管理制度，其目的是通過建立因事設(shè)崗、按崗聘任、能進能出、能上能下的用人機制，充分調(diào)動行政管理人員的積極性、創(chuàng)造性，激勵行政管理人員提高管理水平和履行相應職責的能力。只有制度明確了，教學管理人員在工作中才能按照崗位的內(nèi)容和職責來辦事；才能得到與工作能力相應的待遇；才能在教學管理中工作中不斷進取，實現(xiàn)自身的價值。

（3）加強教學秘書的培訓、進修工作。教學秘書的工作性質(zhì)要求教學秘書不只是打打電話或是接發(fā)通知的事務性工作層面，更需要通過不斷的自我學習、外出培訓、進修、參加交流來提高理論素養(yǎng)。對于上崗后的教學秘書，學校除了安排有經(jīng)驗的秘書進行一對一的幫扶外，還要對其實行定期或不定期的培訓和指導，如教務管理系統(tǒng)的使用培訓、計算機技術(shù)培訓等，有針對性的、多形式的促進教學秘書更新知識結(jié)構(gòu)、提升能力素質(zhì)。

學?？梢远ㄆ诮M織教學秘書到兄弟院校和本科院校觀摩學習，開闊他們的工作視野，提高工作效率。組織教學秘書開展教學管理工作方面的業(yè)務交流，并針對教學管理實際工作中的出現(xiàn)的難題有計劃地進行專題研討。此外，學校應鼓勵教學秘書積極從事教學管理和教學改革的研究，參與教育類、管理類科研項目，發(fā)揮其將教學管理實踐與理論研究緊密結(jié)合的優(yōu)勢， 及時提出問題及其解決方案。

參考文獻 ：

[1]熊紅菊.論教學秘書在高校教學管理中的定位與發(fā)展困境[J].淮北職業(yè)技術(shù)學院學報，2011，12

[2] 姚美娟.論高校教學秘書的職業(yè)生涯規(guī)劃[J].蘭州教育學院學報，2012.06

[3] 陳文.高校教學秘書教學管理中的問題與完善對策[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇.2014

[4] 江泳.高校教學秘書工作的現(xiàn)狀與對策[J].遼寧醫(yī)學院學報.2007.08.