淺談高校無現(xiàn)金報銷的風(fēng)險及控制

（南京醫(yī)科大學(xué) 江蘇南京 210029）

一、引言

近些年，高校經(jīng)費(fèi)大幅增加，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不斷增長，傳統(tǒng)的現(xiàn)金報銷方式已不能適應(yīng)不斷增長的業(yè)務(wù)量的要求，與此同時，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越來越發(fā)達(dá)，為無現(xiàn)金報銷提供了技術(shù)支持，基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的無現(xiàn)金報銷模式成為了必然趨勢。無現(xiàn)金報銷是指報銷人辦理報銷業(yè)務(wù)過程中，現(xiàn)金付款業(yè)務(wù)通過無現(xiàn)金支付系統(tǒng)直接轉(zhuǎn)入報銷人銀行卡中，不再通過現(xiàn)金支付來完成的一種付款方式。無現(xiàn)金報銷與傳統(tǒng)報銷模式相比，可以節(jié)省財(cái)會人員的工作量，優(yōu)化財(cái)會工作職能，降低人工成本和現(xiàn)金清點(diǎn)過程中人工失誤的風(fēng)險，能及時將款項(xiàng)打入報銷人的卡中，確保科研等業(yè)務(wù)正常順利的開展?？偟膩碚f，無現(xiàn)金報銷是一種省時、省力、安全、便捷的新型報銷方式。然而，無現(xiàn)金報銷的風(fēng)險相比傳統(tǒng)意義上的現(xiàn)金報銷風(fēng)險有了新的表現(xiàn)形式和風(fēng)險內(nèi)涵，也對風(fēng)險控制提出了更高的要求，有效地控制風(fēng)險，成為無現(xiàn)金報銷正常運(yùn)行的前提。

二、無現(xiàn)金報銷風(fēng)險

（一）實(shí)施風(fēng)險

受傳統(tǒng)報銷模式和固有的“落袋為安”思想的影響，報銷人更偏向于收取現(xiàn)金，無現(xiàn)金打卡會引起報銷人的擔(dān)憂，如：何時才能拿到錢、銀行是否會把錢打錯、財(cái)務(wù)人員是否會忘記打卡。不僅如此，無現(xiàn)金報銷模式下，報銷人需要制作電子表格并核對卡號、姓名、身份證號，以減少重名打錯卡或換卡未登記的風(fēng)險，增加了報銷人核對信息的工作量，影響報銷人對無現(xiàn)金報銷的接受度。

無現(xiàn)金報銷作為一種新的報銷模式，與傳統(tǒng)現(xiàn)金報銷有較大的差異，財(cái)務(wù)人員若不能迅速適應(yīng)無現(xiàn)金報銷、熟練掌握操作流程、合理解決報銷出現(xiàn)的問題，則會阻礙無現(xiàn)金報銷的實(shí)施。

（二）系統(tǒng)風(fēng)險

無現(xiàn)金報銷系統(tǒng)十分依賴計(jì)算機(jī)和無現(xiàn)金操作系統(tǒng)，因此無現(xiàn)金報銷順利進(jìn)行，要有較高的軟硬件支持。

計(jì)算機(jī)由于長時間使用，零部件老化，此外火災(zāi)、水災(zāi)、鼠害的損壞，以及供電系統(tǒng)不穩(wěn)定、線路老化、連接不牢靠、環(huán)境衛(wèi)生差等都會引起設(shè)備故障、損壞和數(shù)據(jù)丟失。不僅如此，不重視軟件系統(tǒng)安全會使無現(xiàn)金報銷系統(tǒng)受到非法侵害，如：沒有按照規(guī)定使用和升級殺毒軟件，使計(jì)算機(jī)病毒入侵無現(xiàn)金系統(tǒng)，可能會造成數(shù)據(jù)的破壞，無現(xiàn)金系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓。又如：黑客通過偵聽獲取用戶的賬號和密碼，通過隱蔽通道進(jìn)行非法活動，突破防火墻，利用系統(tǒng)漏洞等非法途徑登錄無現(xiàn)金系統(tǒng)，對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行篡改和破壞，造成嚴(yán)重?fù)p失，使無現(xiàn)金系統(tǒng)無法正常運(yùn)行。

（三）運(yùn)行風(fēng)險

即使無現(xiàn)金報銷能夠被報銷人和財(cái)務(wù)人員接受，系統(tǒng)也支持無現(xiàn)金的運(yùn)作，在日常報銷運(yùn)行的過程中，也會出現(xiàn)以下風(fēng)險：（1）由于報銷人銀行卡信息變更，暫未到財(cái)務(wù)處做相應(yīng)的變更手續(xù)，時間上的不同步可能導(dǎo)致款項(xiàng)被退回，抑或用戶名是生僻字，財(cái)務(wù)系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)之間網(wǎng)絡(luò)不通都有可能產(chǎn)生退回風(fēng)險，使得報銷人收到款項(xiàng)的時間推遲。（2）無現(xiàn)金報銷是通過無現(xiàn)金報銷系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)連接進(jìn)行轉(zhuǎn)賬，回單具有滯后性，無現(xiàn)金系統(tǒng)跨行轉(zhuǎn)賬，銀行于事后集中數(shù)據(jù)，統(tǒng)一打印相關(guān)回單，出納不能及時處理退回事項(xiàng)。不僅如此，銀行出納不僅需完成打印支票，整理回單，還需承擔(dān)支付款項(xiàng)，處理退票業(yè)務(wù)，工作量大大增加，因此可能存在未能及時支付、回單未及時整理的滯后風(fēng)險。此外，由于不同銀行處理跨行支付的時間不同，可能存在資金滯留的情況，非簽約銀行的銀行卡收到款項(xiàng)的時間也會比簽約銀行卡收到款項(xiàng)的時間慢，對于沒有簽約銀行的銀行卡、又急需資金開展相關(guān)活動的人員來說，會帶來一定的不便。（3）實(shí)際工作中，可能由于財(cái)務(wù)人員人手不足，一個人擔(dān)任多項(xiàng)工作，如：審核兼出納，審核兼復(fù)核。由一個人擔(dān)任多項(xiàng)職務(wù)使個人既可能發(fā)生錯誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤和舞弊行為，這不符合內(nèi)部控制的要求。

三、無現(xiàn)金報銷風(fēng)險控制措施

（一）建立宣傳溝通機(jī)制，確保順利推進(jìn)

進(jìn)一步加大宣傳，宣傳時注意無現(xiàn)金知識全面、系統(tǒng)、清晰、易理解接受，使全校師生體會到無現(xiàn)金報銷的方便、安全。財(cái)務(wù)處可以首先利用校園網(wǎng)宣傳無現(xiàn)金報銷操作流程，讓報銷人先大體了解報銷流程，了解報銷的方便性；其次，要讓報銷人方便地查詢到報銷款項(xiàng)是否到賬，可以在財(cái)務(wù)處網(wǎng)頁上設(shè)置網(wǎng)上銀行查詢系統(tǒng)，以便讓報銷的師生及時查詢?nèi)胭~情況，也可以推薦報銷相關(guān)人員開通銀行手機(jī)短信服務(wù)，收到即時短信提醒，以解除財(cái)務(wù)報銷人員對此政策開展的后顧之憂；最后，對于出現(xiàn)不足的問題，需要及時做好解釋、溝通工作，財(cái)務(wù)人員也要根據(jù)報銷人的反饋，不斷改進(jìn)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，更好地為全校師生服務(wù)。

為了更好地鼓勵報銷人采取無現(xiàn)金報銷，在初始運(yùn)行階段，可以專設(shè)無現(xiàn)金報銷窗口，無現(xiàn)金業(yè)務(wù)優(yōu)先辦理報銷，無需排隊(duì)，可以節(jié)省報銷人的時間，從而推動無現(xiàn)金報銷的開展。

（二）完善系統(tǒng)，提高風(fēng)險應(yīng)對能力

定期檢查系統(tǒng)主機(jī)和關(guān)鍵設(shè)備的專用機(jī)房，減少因鼠害、線路老化、布線不規(guī)范以及連接松動對系統(tǒng)的影響，檢查更新舊設(shè)備，若機(jī)器設(shè)備不能滿足無現(xiàn)金系統(tǒng)的要求，要及時更換，以防其影響業(yè)務(wù)的正常開展。無現(xiàn)金報銷系統(tǒng)連接的財(cái)務(wù)網(wǎng)線要實(shí)現(xiàn)專線管理，要與外界網(wǎng)絡(luò)分離。

裝有無現(xiàn)金系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)必須安裝殺毒軟件，定期進(jìn)行殺毒并更新病毒庫，以防病毒感染。并且無現(xiàn)金支付的電腦上，盡量不使用外來U盤，若一定要使用外來U盤，在使用前，必須先殺毒，確保數(shù)據(jù)安全。財(cái)務(wù)服務(wù)器必須加裝網(wǎng)絡(luò)防火墻，并需有兩臺服務(wù)器實(shí)行備份，一旦一臺服務(wù)器出現(xiàn)故障，另外一臺服務(wù)器仍可繼續(xù)運(yùn)行，不影響整個財(cái)務(wù)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)采用加密技術(shù)，防止內(nèi)部信息在傳輸過程中被攔截和竊取。要設(shè)置專人進(jìn)行維護(hù)及備份，最大限度地確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性。

（三）人才培養(yǎng)，為內(nèi)部控制提供堅(jiān)實(shí)的后盾

內(nèi)部控制需要全部財(cái)務(wù)人員都能參與到無現(xiàn)金報銷過程中，無現(xiàn)金報銷對財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)和能力提出了更高的要求，這要求財(cái)務(wù)工作人員要有更合理的知識結(jié)構(gòu)和學(xué)習(xí)能力，要有吃苦耐勞的精神，要學(xué)會深入地思考分析、整理和總結(jié)，更新自己的工作理念，改變傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式。為使財(cái)務(wù)人員盡快適應(yīng)新的工作模式，要加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，審核人員要深入了解現(xiàn)金報銷系統(tǒng)的操作方法、操作流程，出納人員要深入了解報銷的轉(zhuǎn)賬支付方法，在實(shí)踐中逐步提高財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力，提高財(cái)務(wù)管理水平，從而提高工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校財(cái)務(wù)運(yùn)作需要綜合型人才，因此加強(qiáng)會計(jì)人員繼續(xù)教育和專業(yè)化教育是十分必要的。高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)硬件、軟件的維護(hù)均需要專業(yè)技術(shù)人員，高校應(yīng)招聘或培養(yǎng)兼具會計(jì)專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)知識的綜合性人才，注意財(cái)務(wù)人員信息技術(shù)的培養(yǎng)，以防范、降低網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下無現(xiàn)金報銷的計(jì)算機(jī)硬、軟件風(fēng)險。

（四）健全內(nèi)部控制風(fēng)險評估，營造良好內(nèi)控環(huán)境

要創(chuàng)造一個良好的內(nèi)控系統(tǒng)，必須確保每位工作人員都能清楚地知道自己的權(quán)力與責(zé)任，認(rèn)真履行自己的職責(zé)。根據(jù)不相容職務(wù)相分離的原則，對審核、復(fù)核、出納崗位要嚴(yán)格授權(quán)和分離，對不同崗位的人員要合理設(shè)置各崗位的工作職責(zé)及可操作權(quán)限范圍，財(cái)務(wù)人員只能在授權(quán)的范圍內(nèi)從事相關(guān)業(yè)務(wù)，只有出納才可以使用KEY進(jìn)行無現(xiàn)金支付，其他人員不得使用KEY，也不得從出納人員處套取支付密碼；出納人員不得擔(dān)任審核職務(wù)，不得制單；出納只能支付一定金額的款項(xiàng)，超過規(guī)定金額的款項(xiàng)需經(jīng)過相關(guān)科長授權(quán)才可以支付；對復(fù)核退回的憑證，只能由審核人員修改憑證，出納無權(quán)限修改。

定期輪崗和更換密碼，嚴(yán)格控制個人擔(dān)任出納的時間年限，以符合內(nèi)部控制的規(guī)定并且能發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題。定期對賬，對賬人員不得辦理無現(xiàn)金報銷業(yè)務(wù)，加強(qiáng)會計(jì)監(jiān)督，對涉及無現(xiàn)金的未達(dá)賬作分析處理。

對于運(yùn)行過程中存在滯后及退回風(fēng)險，可以采用以下措施：（1）在啟用無現(xiàn)金報銷時，可適當(dāng)?shù)恼{(diào)整崗位，以使工作盡快完成，如可在過渡階段讓現(xiàn)金出納處理無現(xiàn)金業(yè)務(wù)及整理回單，等完全啟用無現(xiàn)金報銷時，即可用無現(xiàn)金出納崗取代現(xiàn)金出納崗。（2）高校要與銀行積極協(xié)調(diào)聯(lián)系，確保銀行盡快提供回單，保證后續(xù)業(yè)務(wù)正常開展。（3）報銷前需認(rèn)真仔細(xì)地核對姓名、身份證號、銀行卡號三者之間的匹配性，保證信息準(zhǔn)確無誤，避免退回的發(fā)生。（4）在日常工作中，還需有專人定期維護(hù)教職工及學(xué)生銀行卡的信息，如持卡人需及時在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行更新，以保證教職工報賬時銀行卡信息的準(zhǔn)確性。（5）每天報銷結(jié)束后，出納人員要仔細(xì)核對每一筆無現(xiàn)金是否支付成功，若不成功需打印不成功明細(xì)單，給銀行蓋章確認(rèn)后，及時重匯，重匯款項(xiàng)一旦錄入無誤并成功轉(zhuǎn)賬之后相關(guān)信息便被保存在數(shù)據(jù)庫中，便于再次轉(zhuǎn)賬時直接調(diào)取賬戶信息。定期檢查財(cái)務(wù)系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)的接口是否松動也可以有效避免退回的發(fā)生。（6）持有非簽約銀行卡的報銷人收到款項(xiàng)滯后，高校也可以尋找第三方中轉(zhuǎn)平臺，研發(fā)相關(guān)軟件或通過一定的平臺，將款項(xiàng)及時打入非簽約銀行賬戶。

（五）流程再造，強(qiáng)化監(jiān)督與檢查

無現(xiàn)金報銷模式不同于傳統(tǒng)的現(xiàn)金報銷模式，這為高校流程再造提供了契機(jī)，高校可以對現(xiàn)行的流程進(jìn)行根本性的重新思考和設(shè)計(jì)，顯著改善現(xiàn)有績效，使得重新設(shè)計(jì)的流程更趨于合理化。傳統(tǒng)的現(xiàn)金報銷模式的流程是審核制單、出納付款、復(fù)核檢查。這種復(fù)核事后監(jiān)督模式有很大的局限性，復(fù)核只能在款項(xiàng)已支付后發(fā)現(xiàn)問題，不利于內(nèi)部有效控制，可能會造成報銷人因財(cái)務(wù)審核人員的失誤而重復(fù)去財(cái)務(wù)處處理退回事項(xiàng)，這也無疑會增加報銷人及現(xiàn)金出納的工作量。然而，從下頁圖1可以看出，流程再造后，審核記賬憑證先給復(fù)核檢查后再由出納支付，一旦發(fā)現(xiàn)不符合財(cái)務(wù)報銷制度的報銷單，復(fù)核退還給審核人，由審核人聯(lián)系經(jīng)辦人，不再經(jīng)過出納支付現(xiàn)金，更好地加強(qiáng)監(jiān)管作用。新的流程使得報銷流程更加合理，大大改善原有報銷模式的不足。

圖1 無現(xiàn)金報銷流程圖

四、總結(jié)

高校要逐漸樹立無現(xiàn)金風(fēng)險控制理念，由于風(fēng)險是在不斷變化的，風(fēng)險控制理念要不斷變化，要更好地運(yùn)行無現(xiàn)金。不同時期，風(fēng)險不同，在運(yùn)行的初始階段，實(shí)施風(fēng)險會比較大，但實(shí)施風(fēng)險會隨著運(yùn)行時間的變長而減少。逐步強(qiáng)化風(fēng)險意識，形成風(fēng)險控制體系，通過風(fēng)險預(yù)警、風(fēng)險識別、風(fēng)險評估等措施，定期查看風(fēng)險是否有變化，以及每一個風(fēng)險之間的聯(lián)系，并加以控制，以減少風(fēng)險。只有認(rèn)識到風(fēng)險的存在，并加以控制，才能促進(jìn)無現(xiàn)金報銷的健康發(fā)展。