關(guān)于加強(qiáng)縣級煙草專賣局檔案科學(xué)化管理的幾點(diǎn)思考

傅斌

檔案作為單位成長發(fā)展的歷史記錄，是寶貴的經(jīng)驗(yàn)財富和重要的信息資源。完整齊全的檔案資料可以為領(lǐng)導(dǎo)決策、單位的未來發(fā)展規(guī)劃及日常管理提供重要的參考依據(jù)，而檔案管理的規(guī)范化，科學(xué)化，則直接關(guān)系到其信息質(zhì)量能否發(fā)揮應(yīng)有的作用。因此不斷順應(yīng)檔案發(fā)展的要求，更新、完善，提高檔案管理的科學(xué)化水平，對縣級煙草專賣局精益管理的實(shí)施和長遠(yuǎn)發(fā)展具有十分重要的意義。

縣級煙草專賣局的檔案資料主要以行政類執(zhí)法案卷、卷煙零售許可、卷煙零售戶檔案、日常工作痕跡資料、所獲榮譽(yù)和照片為主?？陀^地講，縣級煙草專賣局對檔案管理重要性的認(rèn)識度普遍不高，檔案管理硬件設(shè)施不到位，在檔案的收集、整理、保管和利用上缺乏科學(xué)有效的方法。因此如何將縣級煙草專賣局檔案管理融入單位整體的工作管理當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，達(dá)到提高單位綜合實(shí)力的目的，成為縣級煙草專賣局檔案管理中亟待解決的問題。筆者認(rèn)為可以從以下幾個方面入手。

一、健全組織制度，檔案體系一次性到位

領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證，為此，基層單位主要領(lǐng)導(dǎo)一定要轉(zhuǎn)變對檔案工作的態(tài)度，充分認(rèn)識檔案工作對促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要作用，并親自牽頭，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和工作職責(zé)，建立以分管領(lǐng)導(dǎo)為組長，各科室負(fù)責(zé)人和專（兼）職檔案管理員為成員的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，分派責(zé)任心強(qiáng)、吃苦耐勞的同志從事該工作。同時，從實(shí)踐來看，只有建立起完善的檔案管理制度，才能保證檔案管理各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。所以縣級煙草專賣局應(yīng)在市級煙草專賣局和當(dāng)?shù)貦n案局的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，結(jié)合自身檔案管理實(shí)際情況，制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，嚴(yán)格規(guī)范檔案材料的收集、整理、歸檔、保管、借閱等各個環(huán)節(jié)，使檔案工作有章可循，從而為下一步工作的開展構(gòu)建起完善的組織和制度體系，以此確保檔案工作沿著正確的方向推進(jìn)。

二、樹立明確目標(biāo)，檔案工作高標(biāo)準(zhǔn)起步

現(xiàn)階段多數(shù)縣級煙草專賣局的檔案工作質(zhì)量普遍不高，要想在較短時間內(nèi)扭轉(zhuǎn)這一局面，需要有一個目標(biāo)引領(lǐng)，這個目標(biāo)最好是“省特級檔案室”、“省示范級檔案室”這類較為明確的目標(biāo)。首先，這類目標(biāo)背后本身就有一套嚴(yán)格的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，有了這個標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作開展起來才有規(guī)章可以遵循，又有尺度可以衡量，這就解決了面對檔案工作無從下手的問題。第二，這個目標(biāo)本身也是一種榮譽(yù)稱號和獎勵，一旦實(shí)現(xiàn)，檔案工作便不再像以往那樣付出辛苦勞動之后沒有成果和回報，如此一來檔案工作人員和領(lǐng)導(dǎo)層的“創(chuàng)優(yōu)”思想就被調(diào)動起來，無形中加強(qiáng)了對檔案工作的重視程度。

三、鞏固硬件設(shè)施，檔案環(huán)境根本性改變

改善檔案保管條件。增加檔案管理資金投入，升級更新軟硬件設(shè)施，是提升檔案管理科學(xué)化水平的重要途徑，尤其是檔案工作硬件基礎(chǔ)較為薄弱的單位，應(yīng)將有關(guān)檔案管理資金納入單位正常預(yù)算當(dāng)中，積極爭取市級煙草專賣局資金支持，配置檔案柜、檔案盒、檔案袋等專業(yè)的檔案保管設(shè)施、設(shè)備，同步改善檔案庫房環(huán)境，加裝電子監(jiān)控、防盜報警器、空調(diào)、除濕機(jī)等檔案保護(hù)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)“九防”要求。同時，要配備專門的電腦、打印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化儀器，為檔案信息化打下堅實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

四、重視人員素質(zhì)，檔案工作專業(yè)性實(shí)施

工作的關(guān)鍵在執(zhí)行，因此加強(qiáng)檔案工作必須要有穩(wěn)定而專業(yè)的檔案工作人員。首先應(yīng)設(shè)置專職檔案管理人員，實(shí)現(xiàn)檔案的專人歸檔保管，讓其有充足的時間和精力致力于檔案管理。其次要盡量爭取機(jī)會讓檔案管理員參加培訓(xùn)，一方面可以參加檔案局組織的專業(yè)知識培訓(xùn)，使檔案管理員及時掌握檔案管理的新規(guī)定、新理念、新趨勢；另一方面可以組織檔案管理人員到檔案工作先進(jìn)單位學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，這樣可以在檔案工作人員頭腦中更直觀的建立起檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和方向。

五、依托數(shù)字平臺，檔案管理信息化升級

檔案信息化是檔案發(fā)展管理的必然趨勢。從省內(nèi)看，縣級煙草專賣局使用的是統(tǒng)一的辦公自動化平臺，其中就預(yù)設(shè)了檔案管理模塊，縣級煙草專賣局應(yīng)積極主動的運(yùn)用這一模塊，建立起有煙草行業(yè)特色檔案管理系統(tǒng)，及時做好檔案管理系統(tǒng)內(nèi)電子文件歸檔整理工作，按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的要求做好室存檔案的數(shù)字化掃描工作，建立目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫，讓煙草系統(tǒng)內(nèi)每一位員工在需要進(jìn)行文檔查詢時，都可以通過檔案管理系統(tǒng)方便快捷的查詢所需。在實(shí)現(xiàn)檔案信息化同時，要嚴(yán)格遵守檔案信息化各項(xiàng)保障制度，確保電子化檔案資料的安全、保密，防范損壞、遺失或意外泄露。

總之，檔案管理科學(xué)化是縣級煙草專賣局適應(yīng)信息化發(fā)展的內(nèi)在需求，是提高自身管理水平的必經(jīng)之路。縣級煙草專賣局要不斷加強(qiáng)檔案管理工作，更新觀念，創(chuàng)新方法，增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，高效利用檔案資源，為經(jīng)營決策提供信息支持，進(jìn)而帶動全行業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。