電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

于雷

摘 要：電子文件檔案管理工作是國家機(jī)構(gòu)、企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容和必不可少的環(huán)節(jié)。只有設(shè)計(jì)出高效率、高質(zhì)量的電子文件檔案管理系統(tǒng)，才能夠有力保障企業(yè)的合法權(quán)益，確保企業(yè)的日常工作順利的開展。有別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理方式，電子文檔由于自身的特殊性，其儲(chǔ)存與管理主要借助于先進(jìn)的信息技術(shù)和軟件設(shè)備。因此，想要提高對(duì)電子文件檔案的有效管理，就必須設(shè)計(jì)出科學(xué)高效的電子文件檔案管理系統(tǒng)。本文圍繞電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的發(fā)展方向展開論述，深入分析了電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：電子文件檔案；管理系統(tǒng)；設(shè)計(jì)；實(shí)現(xiàn)

隨著我國科技的迅猛發(fā)展，企業(yè)在電子文件檔案的管理工作方面處于不斷的進(jìn)步當(dāng)中。然而，電子文件檔案的管理工作與一般的檔案管理工作不盡相同，雖然它們的工作內(nèi)容都涉及到檔案的收集、整理和儲(chǔ)存等日常工作，卻在管理方法和管理模式方面存有較大的差異性。電子文件檔案具有收集方式多樣、移交工作復(fù)雜、保護(hù)工作依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)等等特征，是檔案管理人員的工作重點(diǎn)。現(xiàn)如今，檔案已經(jīng)逐步被電子化所覆蓋，它具有容量大、體積小等優(yōu)勢(shì)，卻無形之中給電子文件檔案的管理工作增加了難度。因此，管理人員應(yīng)當(dāng)充分掌握電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)方法，以增加電子文件檔案的管理效率。

1 電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的發(fā)展方向

1.1 規(guī)范化

對(duì)于電子文件檔案的管理而言，保證電子檔案的真實(shí)性、可靠性和完整性是難度最高卻又最重要的內(nèi)容之一[1]。為了達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)，我們必須制定相關(guān)的電子文件檔案管理制度，設(shè)立管理系統(tǒng)功能需求標(biāo)準(zhǔn)以及管理能力評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，讓電子文件檔案的管理工作日趨規(guī)范化，才能提升最大程度地保證電子檔案的真實(shí)性、可靠性與完整性，提高其參考價(jià)值和利用價(jià)值。

1.2 一體化

電子文檔管理系統(tǒng)與電子文件檔案管理系統(tǒng)是相輔相成、相互依存的關(guān)系，兩者之間有一定的關(guān)聯(lián)性。隨著信息時(shí)代的到來，如今的檔案管理已經(jīng)掙脫了紙質(zhì)時(shí)代的束縛，朝電子化的方向發(fā)展，文檔也逐漸呈現(xiàn)一體化的趨勢(shì)。文檔的一體化對(duì)提高電子檔案的真實(shí)性、可靠性和安全性有著舉足輕重的作用，它利用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備形成的電子管理系統(tǒng)，可以有效避免外界因素對(duì)電子文件檔案管理工作的不利影響。

1.3 國際化

隨著經(jīng)濟(jì)文化的全球化發(fā)展，為了將我國的電子檔案管理變得更加規(guī)范，我們必須充分吸收國內(nèi)外優(yōu)秀的電子檔案管理規(guī)范制度，并且以此作為重要的參照標(biāo)準(zhǔn)，以提高電子文件檔案管理的可靠性、真實(shí)性和完整性。

1.4 合作化

互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備已經(jīng)滲透至我們工作的方方面面，在工作中隨處可見。將電子檔案信息與網(wǎng)絡(luò)資源有效整合，可以實(shí)現(xiàn)雙方的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步[2]?；ヂ?lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備具有操作簡(jiǎn)單、準(zhǔn)確度高、經(jīng)濟(jì)實(shí)惠等特點(diǎn)，不僅可以最大化地精簡(jiǎn)投資和資源，還能夠提高電子文件檔案管理的效率和質(zhì)量。

2 電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

2.1 電子文檔管理系統(tǒng)

電子文檔管理系統(tǒng)兼具當(dāng)前、動(dòng)態(tài)、可逆操作等特性與一身，因此，在電子文檔管理的過程當(dāng)中，必須嚴(yán)格把控文檔的審核流程，一旦發(fā)現(xiàn)不合格或者存在重要錯(cuò)誤的文檔必須及時(shí)退回并且予以修正和更改。電子文檔管理系統(tǒng)并不僅僅作為一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)使用，它作為電子文件檔案管理系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分，肩負(fù)著為整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行提供實(shí)用的現(xiàn)實(shí)工具的重任，以確保其可以順利、穩(wěn)定的開展，它為文檔的起草、定稿、執(zhí)行等工作保駕護(hù)航。

2.2 電子文件管理系統(tǒng)

電子文件管理系統(tǒng)的核心功能是對(duì)相關(guān)的電子文件進(jìn)行相應(yīng)的鑒定，之后再進(jìn)行分類與歸檔。與文檔管理系統(tǒng)略有不同，電子文件本身處于靜態(tài)，不具備可逆操作，文件在歸檔之后便成為了固定數(shù)據(jù)，無法被更改。雖然電子文件管理系統(tǒng)隸屬于電子文檔管理系統(tǒng)，但是在電子文件管理系統(tǒng)的運(yùn)行過程中，仍然具有相對(duì)的獨(dú)立性[3]。電子文件管理系統(tǒng)作為電子文件檔案管理系統(tǒng)里的重要部分，該系統(tǒng)功能的完善與否直接影響了文件的真實(shí)性、可靠性和完整性，是電子文件檔案工作質(zhì)量和效率的有效保障。

2.3 檔案信息管理系統(tǒng)

檔案信息管理系統(tǒng)的主要職能是對(duì)需要長(zhǎng)期保存的信息資源進(jìn)行管理。檔案信息管理系統(tǒng)的建立是為了便于從文件管理系統(tǒng)中取得需要永久保存的文件，并且不僅要保障文件的真實(shí)性、可靠性和完整性，還要長(zhǎng)期地對(duì)這類文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋４婧途S護(hù)。電子文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)為的是推動(dòng)電子文件檔案管理工作順利、正常的開展。上述的三個(gè)子管理系統(tǒng)則是從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)文件檔案的特點(diǎn)以及實(shí)際需求針對(duì)性地制定相關(guān)規(guī)劃，以展現(xiàn)出信息的真實(shí)性與可靠性。而面對(duì)一些需要長(zhǎng)期保存和使用的文檔信息，檔案信息管理系統(tǒng)也制定出一系列的管理和保護(hù)措施，促進(jìn)了我國電子文件檔案管理工作效率的提高。

2.4 實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

數(shù)據(jù)管理功能是保障系統(tǒng)運(yùn)行安全的重要途徑，它不僅能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入、導(dǎo)出和備份，還能夠有效恢復(fù)誤刪的數(shù)據(jù)[4]。電子檔案管理系統(tǒng)的最終目的是保障電子檔案的真實(shí)性、可靠性和完整性。而電子檔案管理系統(tǒng)是電子檔案管理工作的主要載體，它所提供的安全性保障是達(dá)到這一最終目的的必要手段。這要求我們最初在對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)的時(shí)候，要細(xì)致地對(duì)待數(shù)據(jù)管理功能，從系統(tǒng)硬件的實(shí)際需求出發(fā)，提高電子文件檔案管理的安全性。

2.5 多條件檢索方式

在電子文件檔案管理系統(tǒng)中設(shè)計(jì)多條件檢索方式，能夠通過選擇多種檢索組合方式和檢索條件進(jìn)行信息的獲取，具有操作簡(jiǎn)便、靈活的特點(diǎn)。多條件檢索方式以用戶的體驗(yàn)和操作為主要原則和工作重點(diǎn)，幫助客戶提供所有可能需要的檢索條件并形成一個(gè)完備的檢索組合方式。多條件檢索功能在對(duì)系統(tǒng)存儲(chǔ)信息進(jìn)行高效挖掘的同時(shí)，還能提高系統(tǒng)中數(shù)據(jù)利用的效率，便于用戶的使用和操作。然而，在信息檢索過程中由于條件組合方式的差異，所造成的檢索結(jié)果也會(huì)略有不同。檢索的結(jié)果和條件組合方式會(huì)隨著用戶退出系統(tǒng)而消失，數(shù)據(jù)庫具有信息量大、更新速度快等特點(diǎn)，由于每一次的檢索結(jié)果都不盡相同，因此系統(tǒng)中必須添加可長(zhǎng)期保存的檢索器，以彌補(bǔ)系統(tǒng)中檢索功能的不完善之處。

3 結(jié)束語

綜上所述，電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)都離不開專業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備和先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及設(shè)備。只有不斷地對(duì)管理系統(tǒng)的功能加以維護(hù)和完善，才能保障電子文件得到妥善的保存與管理。電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)對(duì)于推動(dòng)我國電子檔案管理工作的順利前進(jìn)有著至關(guān)重要的作用，基于此，相關(guān)管理人員必須保證管理觀念與時(shí)俱進(jìn)，管理手段符合社會(huì)發(fā)展的要求，將電子文件檔案管理工作向科學(xué)化、規(guī)范化的方向推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

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