事業(yè)單位人事檔案管理特征與作用研究

摘 要：事業(yè)單位人事檔案管理是人事管理的一項(xiàng)重要工作，在進(jìn)行人力資源開發(fā)和優(yōu)化人力資源配置的時(shí)候具有至關(guān)重要的作用，所以在實(shí)際工作中，應(yīng)該做好事業(yè)單位人事檔案管理工作，使其強(qiáng)大作用能夠充分的發(fā)揮出來。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；特征

由于市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會(huì)對(duì)人事檔案的管理工作提出了更高的要求，人事檔案工作在事業(yè)單位的發(fā)展中具有重要的意義和價(jià)值，并且擁有強(qiáng)大的功能，是人才檔案材料的原始資源，反映了當(dāng)事人的成長歷程，包括個(gè)人經(jīng)歷、思想品德以及工作經(jīng)歷，在單位的發(fā)展中以及個(gè)人發(fā)展都具有重要的作用。

1.事業(yè)單位人事檔案管理的特征

1.1 現(xiàn)實(shí)性

事業(yè)單位的人事部門是通過查閱檔案來全方位的了解和考查一個(gè)人的，人事檔案包括對(duì)人員的鑒定，考核以及成績等各方面的資料，所以事業(yè)單位的人事檔案管理是非常具有現(xiàn)實(shí)意義的，只有深入的去了解一個(gè)人的經(jīng)歷，包括在校經(jīng)歷和工作經(jīng)歷，還有人員的品德和專長，這樣才能充分挖掘人的才能，更好的實(shí)現(xiàn)人才資源的配置。在事業(yè)單位中，對(duì)人員的調(diào)動(dòng)、入團(tuán)、入黨以及晉升和加薪等現(xiàn)實(shí)的方面，都是需要以人事檔案作為一個(gè)重要的依據(jù)。所以，在事業(yè)單位中，人事檔案管理具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1.2 真實(shí)性

事業(yè)單位的人事檔案對(duì)于材料的收集工作非常重視，由于干部制度的改革，員工入檔的材料越來越多，收集材料的范圍也在不斷擴(kuò)大，但是在收集材料的時(shí)候依然保持認(rèn)真整理，仔細(xì)的進(jìn)行鑒別，對(duì)于需要?dú)w檔的材料也會(huì)收集齊全，不需要?dú)w檔的材料要進(jìn)行及時(shí)正確的處理，這都是為了保證檔案的權(quán)威性和真實(shí)性。對(duì)于檔案的日常保管、利用等也都是在嚴(yán)格的制度下進(jìn)行的，嚴(yán)格登記，避免檔案的丟失，杜絕檔案的非法改動(dòng)，只有這樣，才能保證檔案的真實(shí)性，才能真實(shí)的反應(yīng)一個(gè)人的成長歷程。所以，事業(yè)單位的人事檔案管理具有真實(shí)性。

1.3 機(jī)密性

在事業(yè)單位中，無論是干部階層的檔案還是普通員工的檔案都是屬于保密文件，所以在進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候也是一項(xiàng)保密的工作，需要嚴(yán)格的執(zhí)行保密制度。人事檔案中記錄的都是包括員工的工作經(jīng)歷以及思想政治等多方面的真實(shí)情況，其中必定包括一些重大的事件，具有一定的機(jī)密性，是不可以隨便泄漏出去的，如果泄漏出去了可能會(huì)對(duì)員工的工作帶來一定的負(fù)面影響。甚至一些機(jī)密是屬于國家機(jī)密，如果泄漏出去甚至?xí)?duì)國家以及社會(huì)的安定造成消極的影響。

1.4 動(dòng)態(tài)性

事業(yè)單位的檔案管理工作是以一個(gè)動(dòng)態(tài)模式進(jìn)行的，事業(yè)單位的人事檔案的內(nèi)容是一些再職的干部和員工，他們承擔(dān)的工作具有非常重要的意義，和社會(huì)活動(dòng)息息相關(guān)，但是檔案的當(dāng)事人的情況也是在不斷變化的，他們的職位或者工作情況等的變動(dòng)，都會(huì)使檔案增加比較多的新的內(nèi)容。事業(yè)單位的人事檔案記錄的是一個(gè)干部或者員工的一生的軌跡，從員工開始工作的時(shí)候建立的，一直持續(xù)到當(dāng)事人去世，在這個(gè)過程中，員工的成長記錄也是不斷變化的。所以，無論是人事檔案本身還是人事檔案管理工作都是動(dòng)態(tài)的。

2.事業(yè)單位人事檔案管理的作用

2.1 促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷變化，科學(xué)技術(shù)也在不斷發(fā)展，事業(yè)單位想要快速穩(wěn)定的發(fā)展也離不開科學(xué)技術(shù)，而一個(gè)企業(yè)的科學(xué)進(jìn)步是取決于企業(yè)的人才的素質(zhì)，所以事業(yè)單位的快速發(fā)展是離不開一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍的。人才素質(zhì)的高低甚至可以直接影響事業(yè)單位的興衰和成敗。我國的市場競爭以及技術(shù)競爭都變得越來越激烈，其實(shí)，這也是人才資源的競爭，所有的科學(xué)技術(shù)以及現(xiàn)代化的問題都是人才的問題，所以隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，人才也顯得越來越重要。人事檔案是人才信息的縮影，是對(duì)人才在社會(huì)上的各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的記錄，可以反應(yīng)人才的綜合素質(zhì)，每一個(gè)人的特點(diǎn)。專長以及面貌都會(huì)在人事檔案中反映出來，是考察和了解人才的重要依據(jù)，可以幫助事業(yè)單位根據(jù)每一個(gè)人的特點(diǎn)，科學(xué)合理的使用人才和培養(yǎng)人才，為單位推薦優(yōu)秀的人才，促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

2.2 是人事管理的重要工具

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人事管理已經(jīng)向著人力資源管理的方向發(fā)展，人力資源的工作就是為了更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)人才的使用，使員工的才能都能夠充分的發(fā)揮出來，充分挖掘人的潛能，而這所有的工作都需要全面深入的去了解一個(gè)人，包括他所有的經(jīng)歷，在校經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及才能和品德，了解一個(gè)人不僅僅是看他的現(xiàn)狀，還需要通過人事檔案去了解他的過去，要充分了解人才的各方面信息，只有這樣，才能全面的了解一個(gè)人，更好的進(jìn)行人事管理。所以，事業(yè)單位人事檔案管理是人事管理的重要工具。

2.3 是人事檔案的重要信息資源

人事檔案是一種重要的信息資源，人事檔案管理是人力資源管理健康發(fā)展的需要，是人力資源管理的一部分?？茖W(xué)進(jìn)行人事檔案管理是衡量人力資源管理工作效益和管理能力的標(biāo)尺。干部人事管理是對(duì)一個(gè)人的人生軌跡進(jìn)行記錄的一個(gè)重要過程，反映了一個(gè)人的學(xué)習(xí)成長經(jīng)歷以及生活工作經(jīng)歷，是一個(gè)人成長的歷史憑證。人事檔案管理是對(duì)干部的人事材料從收集、整體、保管的過程，一份完整、真實(shí)的干部人事檔案不僅僅是一個(gè)人的生活學(xué)習(xí)經(jīng)歷的憑證，更是企業(yè)招工以及人事管理的重要依據(jù)，是人事檔案的重要信息資源。

2.4 是人才資源開發(fā)的重要參考

人事檔案管理是為了對(duì)人力資源進(jìn)行更有效的開發(fā)，使每一個(gè)工作人員都能在自己的崗位上充分的發(fā)揮自己的才能，人力資源開發(fā)不僅僅是實(shí)現(xiàn)企業(yè)最大經(jīng)濟(jì)效益的手段，也是實(shí)現(xiàn)人才潛能充分發(fā)揮的手段，為了使員工都能夠在最適合自己的崗位上工作，就需要以人事檔案為參考，充分全面的去了解一個(gè)人。人事檔案記錄的信息比較全，并且都是真實(shí)可靠的，它記錄了當(dāng)事人的興趣愛好和特長才能，是人力資源開發(fā)的重要參考資料，只有對(duì)個(gè)人的信息全面了解之后才能更好的實(shí)現(xiàn)人力資源的開發(fā)，使員工都能夠在適合自己的崗位上工作，不但可以發(fā)揮自己的才能，還能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的最大經(jīng)濟(jì)效益。

2.5 可以更好的實(shí)現(xiàn)人力資源的配置

在事業(yè)單位的管理過程中，隨著時(shí)間的不斷推移，現(xiàn)在的年輕人也都比較浮躁，所以人員的流動(dòng)性比較大，但是通過人事檔案可以科學(xué)的預(yù)測人力資源的需求，使得各個(gè)行業(yè)以及各個(gè)單位都能夠進(jìn)行人力資源的交流，讓人力資源得到更好地配置。所以，在進(jìn)行人力資源的優(yōu)化配置的時(shí)候，可以充分發(fā)揮人事檔案管理的重要作用。

3.結(jié)語

事業(yè)單位人事檔案管理具有真實(shí)性、現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性以及機(jī)密性，并且它的這些特征也決定了其重要的作用，是人事檔案的重要信息資源，是進(jìn)行人事管理的重要工作，為人力資源的開發(fā)提供重要的參考依據(jù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的優(yōu)化配置，促進(jìn)企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。所以，在以后的人事檔案管理工作中，需要不斷提高完善管理人員的綜合素質(zhì)，提高人事檔案管理水平，使得事業(yè)單位的人事檔案管理可以更好的發(fā)揮作用。

參考文獻(xiàn)

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[2]孫偉.淺析事業(yè)單位人事檔案管理特征與作用[J].中國外資，2014，21（2）：56-57.

作者簡介

苗菁，武漢工程大學(xué)，本科。