新形勢下如何創(chuàng)新“三合一”制度研究

摘 要：我國基層檔案管理員在實際的工作中，總結(jié)并提出了一種新的檔案管理制度，即“三合一”制度。這種制度在執(zhí)行過程中依然存在一些問題。為此，筆者查閱相關(guān)資料，從簡述檔案“三合一”制度的主要內(nèi)容入手；研究創(chuàng)新該制度應(yīng)遵循的基本原則，分析新形勢下，執(zhí)行該制度面臨的問題，并提出應(yīng)對問題的有效措施。

關(guān)鍵詞：“三合一”制度；檔案管理；基本原則；創(chuàng)新舉措

在文書檔案的管理過程中，采取“三合一”制度，能夠?qū)n案管理和文件資料歸檔這兩項工作緊密聯(lián)系在一起，提高檔案管理效率。“三合一”制度的操作性與指導(dǎo)性較強(qiáng)，是一種切實可行的檔案管理制度。該制度主要是由文件資料歸檔范圍、保管期限以及分類大綱這三個部分組成，是我國檔案管理員做好文書歸檔工作的一項重要依據(jù)。

1.檔案“三合一”制度的主要內(nèi)容

其一，歸檔范圍。歸檔范圍作為明確材料是否歸檔的基礎(chǔ)，能夠確保歸檔內(nèi)容的條理化與規(guī)范化。通常情況下，在明確歸檔材料的同時，還應(yīng)該明確不需要歸檔的材料。對于工作活動中產(chǎn)生的所有文件，包括各種載體文件以及其他形式的文件，都需要歸檔。

其二，分類方案。又被稱為分類大綱，是做好檔案分類工作的基礎(chǔ)。通常情況下，分類方案包括了四個部分，即順序號、說明、條目以及類目。（1）條目。對于歸檔條目的擬定，通常是結(jié)合文件材料的特征而定的，例如：文件的種類、時間以及作者等。擬定條目要求簡明扼要，能明確文件材料的名稱、問題以及責(zé)任者即可。（2）順序號。通常包括了類別順序號以及條目順序號。（3）說明。在擬定好分類方案后，對檔案材料的分類依據(jù)、使用范圍、使用方法以及結(jié)構(gòu)等進(jìn)行簡單的說明。此外按照文件資料種類的不同，分類方案也會不同，通常采用按年度分類、按組織分類以及按問題分類這三種標(biāo)準(zhǔn)。

其三，保管期限表。這是一種利用表冊形式，將檔案來源、檔案內(nèi)容以及檔案形式列舉出來，并明確其保管期限的指導(dǎo)性文件，更是判斷檔案保存意義以及明確檔案保存期限的主要依據(jù)。此外，對于檔案材料保管期限表的編制，通常需要經(jīng)過以下三個環(huán)節(jié)。（1）前期準(zhǔn)備工作。（2）起草工作。（3）后期尊求意見以及更改草案[1]。

2.檔案“三合一”制度中存在的主要問題

其一，檔案分類體系不完善，缺乏了邏輯性進(jìn)而嚴(yán)密性。因為檔案信息的成分較多，且關(guān)系比較復(fù)雜。檔案管理員應(yīng)完善檔案分類體系，確保分類的嚴(yán)謹(jǐn)性。但是目前，我國檔案發(fā)展中依然存在著檔案分類混亂的情況，加大了檔案管理難度。

其二，文書資料的歸檔范圍并不寬泛，檔案劃分不夠完善。我國檔案管理過程中，有部分檔案管理員對于檔案并沒有進(jìn)行全面的劃分，對于不同類型的檔案并沒有做好歸檔工作，導(dǎo)致重要文件資料的劃分存在問題，普通的文件資料并沒有列入到歸檔范圍內(nèi)，對于檔案的利用以及查詢等帶來不利影響。

其三，同一類型的檔案的保管期限采取了不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)。不同企業(yè)、不同事業(yè)單位對于同一類型的檔案在劃分上存在著一定的區(qū)別，如保管期限為十年、三十年等。這就要求檔案管理員應(yīng)深入理解檔案構(gòu)成，明確層次不同的檔案的保管期限，確保檔案內(nèi)容能夠達(dá)到保管期限的有關(guān)劃分標(biāo)準(zhǔn)。

其四，并沒有樹立與時俱進(jìn)的管理原則，未能夠充分體現(xiàn)人本主義思想。即檔案管理員忽視了對個人檔案的管理，如個人房產(chǎn)證、土地證以及戶口本等并沒有歸檔。

其五，檔案歸檔的排列問題。檔案管理員并沒有按照文件資料的形成時間以及重要程度等進(jìn)行歸檔排列，導(dǎo)致文件資料的排列混亂。

3.加強(qiáng)檔案“三合一”制度創(chuàng)新的指導(dǎo)思想、基本原則以及有效措施

3.1 指導(dǎo)思想

對于檔案管理，在執(zhí)行“三合一”制度的基礎(chǔ)上，以毛澤東思想、鄧小平理論作為指導(dǎo)思想，遵循科學(xué)管理觀念，加強(qiáng)對檔案的規(guī)范化管理；將提高檔案管理水平作為主要目標(biāo)，轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)觀念，建立行之有效的檔案安全管理機(jī)制以及檔案利用機(jī)制，做好檔案的科學(xué)分類工作，明確檔案的保管期限，保證歸檔的完整性。

3.2 基本原則

其一，堅持整合檔案結(jié)構(gòu)為原則的管理思想。檔案管理員應(yīng)注重文件資料的收集和歸檔，對各種不同的文書檔案進(jìn)行歸檔整理；并對不同類型以及不同結(jié)構(gòu)的檔案，合理劃分其保管期限。

其二，堅持價值優(yōu)先的基本原則。檔案管理員在對檔案加以管理的過程中，應(yīng)將檔案的原始記錄價值、利用價值以及考察價值作為主要依據(jù)，對檔案保管期限進(jìn)行合理劃分，保證分類后的文書資料具有利用價值與檢索價值，從而做好檔案工作，推動檔案事業(yè)的有序發(fā)展。

其三，堅持以人為本的檔案管理原則。這指的是檔案管理員在日常工作中，注重個人有關(guān)檔案信息的收集和歸檔。

其四，突出檔案管理工作的重點。檔案管理員在文書材料的歸檔過程中，應(yīng)對歸檔材料進(jìn)行客觀的分析，明確工作重點。

3.3 有效措施

其一，處理好檔案材料的分類方案、保管期限以及歸檔范圍這三者的關(guān)系。其中分類方案作為工作大綱，保管期限作為檔案管理的落腳點，歸檔范圍作為細(xì)目，在日常工作中，檔案管理員應(yīng)明確這三者之間的相輔相成、相互關(guān)聯(lián)的關(guān)系。

此外，這三者的作用對象以及重點內(nèi)容并不相同。（1）做好分類方案工作的目的在于處理好檔案材料的分類標(biāo)準(zhǔn)以及分類體系等問題。（2）保管期限則是為了處理檔案材料保管時間以及判斷檔案內(nèi)容的價值高低問題。（3）歸檔范圍則是為了處理好文書材料是否歸檔的問題。此外，檔案范圍以及保管期限對于檔案實體的存在價值起到了直接的決定作用，也是決定檔案信息是否歸檔、怎樣歸檔以及保管時間的基本依據(jù)。

其二，對于檔案歸檔的條目順序進(jìn)行科學(xué)的排列。在對檔案資料利用“三合一”制度加以管理的過程中，做好歸檔條目的排列工作極為重要。筆者建議采取以下措施。（1）加強(qiáng)歸檔的邏輯性。這就要求檔案管理員對于級次材料的歸檔條目以及同類材料的歸檔條目應(yīng)采取并列排列的方式，切不可前后交叉，也不能違背歸檔的邏輯性要求。（2）充分尊重事物基本發(fā)展規(guī)律。在歸檔過程中，嚴(yán)格遵循事物先后發(fā)展順序進(jìn)行檔案排列。（4）堅持從高至低，從大至小的基本觀念。對于數(shù)量多的同類型檔案信息或者是不同類型的檔案材料，檔案管理員應(yīng)加強(qiáng)邏輯分析，明確這些檔案的內(nèi)部關(guān)系，并從大概念至小概念，按順序進(jìn)行排列；也可以采取從高位次至低位次依次進(jìn)行排列。（4）對于同一事項的檔案資料，檔案管理員應(yīng)采取主次順序進(jìn)行排列。（5）編排流水號，也就是歸檔條目。這指的是在檔案管理工作中，檔案管理員對所有檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一的排序，然后編制大流水號；對于上條目和下條目之間，應(yīng)處理好檔案材料的內(nèi)部關(guān)系，發(fā)現(xiàn)其中的規(guī)律，最終歸檔整理。

其三，對于“三合一”制度表的科學(xué)整合?！叭弦弧敝贫缺硎窃诟爬ㄒ约翱偨Y(jié)全部檔案的基礎(chǔ)上得出的，是加強(qiáng)檔案材料的收集以及整理的保障，是執(zhí)行“三合一”制度的基本依據(jù)。所以筆者認(rèn)為在對檔案加以管理的過程中，應(yīng)整合出科學(xué)有效的“三合一”制度表，對檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)。這也是做好檔案工作的主要內(nèi)容[2]。

4.結(jié)語

“三合一”制度，是我國檔案管理員加強(qiáng)檔案的科學(xué)化管理的一個重要制度。在新形勢下，要求檔案管理員應(yīng)堅持樹立與時俱進(jìn)的工作原則，貫徹執(zhí)行該制度，完善檔案劃分機(jī)制，擴(kuò)大文件資料的歸檔范圍，從而促進(jìn)我國檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]錢卓群.淺談新形勢下如何創(chuàng)新“三合一”制度[J].湖北檔案，2011，11（09）：224-225.

[2]洪靜.如何做好文書檔案工作[J].黑龍江科技信息，2010，12（10）：454-455.

作者簡介

程艷麗，湖北省隨州市曾都區(qū)農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣中心，本科。