關(guān)于對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案開發(fā)利用的思考

葉虹

摘 要：農(nóng)業(yè)科研檔案不僅僅是對(duì)科研過程與成果的科學(xué)性與真實(shí)性的反映，而且還能為農(nóng)業(yè)科研管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新提供科學(xué)的參考與借鑒。本文分析了開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案的意義，指出了在開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案過程中存在的問題，并就這些問題提出了做好農(nóng)業(yè)科研檔案開發(fā)利用工作的對(duì)策和措施。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研檔案；開發(fā)；利用

農(nóng)業(yè)科研檔案是在農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)過程中所形成的各種文字、聲像、電子材料等的總稱，主要包括科學(xué)研究中從課題立項(xiàng)、申報(bào)、進(jìn)程、監(jiān)理、驗(yàn)收、結(jié)題到成果鑒定等一系列過程中形成的[1]。農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科學(xué)研究的最終科研成果，是農(nóng)業(yè)科學(xué)研究工作的重要組成部分，是我國農(nóng)業(yè)發(fā)展不可或缺的重要科學(xué)依據(jù)。

農(nóng)業(yè)科研檔案歸檔范圍廣泛，種類與載體繁多，怎樣才能使農(nóng)業(yè)科研檔案更好的發(fā)揮作用，重點(diǎn)就是對(duì)其進(jìn)行開發(fā)利用。

1 開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案的意義。

（一）有利于農(nóng)業(yè)科研成果的轉(zhuǎn)化及推廣

農(nóng)業(yè)科研檔案是科研人員反復(fù)地長期地探索而形成的，信息量大，時(shí)間跨度長，通過對(duì)這些寶貴資料的開發(fā)利用，檔案信息的價(jià)值才能體現(xiàn)出來。長期以來，農(nóng)業(yè)科研不重視成果的轉(zhuǎn)化，農(nóng)業(yè)科研的社會(huì)化程度較低，市場(chǎng)的參與意識(shí)不強(qiáng)。農(nóng)業(yè)科研檔案中蘊(yùn)藏著大量的農(nóng)業(yè)科研成果，通過多途徑、多渠道、主動(dòng)地將這些信息資料編研開發(fā)出來，圍繞服務(wù)“三農(nóng)”，有針對(duì)性的將這些深?yuàn)W的農(nóng)業(yè)科研成果進(jìn)行整理、篩選、綜合、歸納，最后形成簡明易懂、操作性強(qiáng)、可直接勇于生產(chǎn)實(shí)際的農(nóng)業(yè)實(shí)用技術(shù)，通過多種形式傳播給農(nóng)民，產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)科研成果的的推廣。

（二）有利于促進(jìn)農(nóng)業(yè)科學(xué)研究的發(fā)展。

農(nóng)業(yè)科研工作具有一定的繼承性，科研人員在科研實(shí)踐活動(dòng)中獲取的信息，如實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、品種特性、栽培技術(shù)等可以為其開展新的科研活動(dòng)提供有利借鑒，據(jù)其形成的檔案資料又可以為他人利用服務(wù)。開發(fā)利用好這些農(nóng)業(yè)科研檔案，為同類型研究項(xiàng)目提供借鑒和參考，為申報(bào)新項(xiàng)目提供技術(shù)資料，為培育新品種提供以前優(yōu)良品種資源的試驗(yàn)資料[2]。

農(nóng)業(yè)科研人員通過檔案資料的利用，可以減少重復(fù)勞動(dòng)，避免浪費(fèi)人力、資金、物資、時(shí)間，還可以加快科研進(jìn)度，縮短科研周期。

（三）有利于農(nóng)業(yè)科研檔案事業(yè)自身的發(fā)展。

開發(fā)利用檔案信息資源既是檔案工作的目的，也是檔案工作的價(jià)值體現(xiàn)。通過開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案，促進(jìn)了成果推廣、科研開發(fā)、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)建設(shè)，產(chǎn)生了經(jīng)濟(jì)效益，說明了檔案工作的重要性，起到了很好的宣傳作用?？蒲腥藛T也會(huì)進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到配合做好檔案工作的必要性。同時(shí)提高了檔案工作的地位，進(jìn)一步推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

2 農(nóng)業(yè)科研檔案開發(fā)利用中存在的問題

目前，開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案沒有引起重視，大部分檔案資料利用率低，里面有價(jià)值的一部分也沒有得到深入挖掘，科研檔案的重要價(jià)值和作用沒有得到充分的體現(xiàn)和發(fā)揮。

（一）檔案意識(shí)淡薄

目前，普遍都沒有認(rèn)識(shí)到農(nóng)業(yè)科研檔案開發(fā)利用的重要性。沒有認(rèn)識(shí)到對(duì)科研檔案開發(fā)利用能產(chǎn)生社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，沒有明確開發(fā)利用科研檔案的作用及責(zé)任，也不重視社會(huì)對(duì)科研檔案的利用需求。大部分檔案部門及檔案工作人員地位低，工作得不到相應(yīng)的支持及領(lǐng)導(dǎo)的重視，一些科研人員對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案資料對(duì)科學(xué)研究不會(huì)產(chǎn)生很大的作用，無視這一寶貴的資產(chǎn)。

同時(shí)部分科研人員把在科研過程中形成的資料當(dāng)成個(gè)人或團(tuán)體的私有資源，不認(rèn)為是公共資源應(yīng)該為社會(huì)所利用，這就造成了檔案部門在收集整理檔案時(shí)，面臨著資料上交不齊全，無法對(duì)其開發(fā)利用。

檔案工作人員也常常被“重保密，輕利用”的傳統(tǒng)觀念束縛，只片面的考慮檔案的安全性和保密性，忽視了對(duì)其價(jià)值的開發(fā)利用。當(dāng)檔案收集整理好后，就束之高閣，打入“冷宮”，沒有處理好保密與利用的關(guān)系，不向廣大利用者開放。即使有少數(shù)被利用，也要履行一些繁雜的手續(xù)，而且在范圍和對(duì)象上也受到一定的限制，這樣就造成將一些科研檔案利用的需求者”拒之門外“，更提不上吸引和挖掘利用者[3]。

（二）檔案開發(fā)利用手段落后

一部分檔案機(jī)構(gòu)職能仍然停留在傳統(tǒng)的、主要注重保管的層面上，在利用方式也還是復(fù)印原件、查閱或摘抄等，一些高層次、不同功能的利用方式，如展覽、報(bào)告會(huì)、編研出版等極少采用。而且在利用手段上還是以手工操作為主，計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用少，沒有建立起信息化平臺(tái)，不能有效利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行開發(fā)利用，也不能實(shí)行科研檔案的數(shù)字化管理。利用者因此未能得到高效率及有效的服務(wù)和使用，對(duì)進(jìn)一步的開發(fā)和利用造成了阻礙。

（三）檔案開發(fā)利用的宣傳和信息反饋不到位

對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案的開發(fā)利用認(rèn)識(shí)上偏差，造成了長期以來對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案中的優(yōu)勢(shì)資源、開發(fā)利用所產(chǎn)生的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益等缺少必要的宣傳，而對(duì)于開發(fā)利用工作成效最能起到檢驗(yàn)的信息反饋也不夠重視。檔案管理部門在收集材料和宣傳上還是比較被動(dòng)，對(duì)利用者獲得檔案后所產(chǎn)生的效益和反饋信息未建立暢通的反饋渠道，使農(nóng)業(yè)科研檔案開發(fā)利用工作難以創(chuàng)新，無法跟上形勢(shì)的步伐。

3 做好農(nóng)業(yè)科研檔案開發(fā)利用工作的對(duì)策與措施

對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案的開發(fā)利用要把服務(wù)于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)與科研作為出發(fā)點(diǎn)，使科研檔案資源優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)變?yōu)樾б鎯?yōu)勢(shì)。做好農(nóng)業(yè)科研檔案的開發(fā)利用工作，筆者認(rèn)為主要有以下集中方式：

（一）轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)開發(fā)利用意識(shí)

作為檔案工作人員，一方面要正確認(rèn)識(shí)農(nóng)業(yè)科研檔案不僅僅屬于研究院所，社會(huì)更需要利用它，是一種公共社會(huì)資源；另一方面要牢固樹立服務(wù)觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地開發(fā)利用科研檔案。處理好為農(nóng)業(yè)科研單位服務(wù)和社會(huì)服務(wù)的關(guān)系，農(nóng)業(yè)科研檔案的開發(fā)利用既要為科研單位的科研決策、管理工作及科研活動(dòng)服務(wù)，也要為廣大的農(nóng)村農(nóng)業(yè)生產(chǎn)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，推動(dòng)生產(chǎn)力的進(jìn)步。

（二）積極開展檔案編研工作

檔案的編研工作是指根據(jù)客觀實(shí)際需要，利用檔案的實(shí)體，就某一專題進(jìn)行全面的深度加工，用新的體制，新的語言匯編成相對(duì)集中、系統(tǒng)的信息資料[4]。農(nóng)業(yè)科研檔案的編研工作需要從提供服務(wù)、創(chuàng)造價(jià)值、促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展出發(fā)，因地制宜，整體規(guī)劃，結(jié)合單位實(shí)際，從農(nóng)作物新品種、栽培技術(shù)、病蟲害防治、推廣新成果等方面出發(fā)，從高效農(nóng)業(yè)發(fā)展的基本需求出發(fā)，圖文并茂的編研各種載體的農(nóng)業(yè)推廣技術(shù)[5]。此外，檔案部門還要圍繞農(nóng)業(yè)科研單位的工作重點(diǎn)，積極主動(dòng)提供服務(wù)，為科研部門決策提供參考，為科研人員申報(bào)科研項(xiàng)目提供借鑒。

（三）建立現(xiàn)代化的信息查詢利用系統(tǒng)

目前科研檔案提供利用方式還是以手工為主，運(yùn)動(dòng)計(jì)算機(jī)管理的較少，網(wǎng)絡(luò)化、電子化、無紙化程度不高。這種傳統(tǒng)的利用方式降低了工作效率，導(dǎo)致了開發(fā)和利用過程復(fù)雜。因而建立現(xiàn)代化、功能齊全、查詢便捷的利用系統(tǒng)非常重要，該系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)一次錄入便可多次利用、各種報(bào)表自動(dòng)打印；提供模糊查詢、組合查詢、分類查詢等多種查詢方式。通過將檔案機(jī)構(gòu)職能由傳統(tǒng)的、主要注重保管逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)采用現(xiàn)代化手段、專業(yè)性強(qiáng)、信息量大的信息中心、檢索中心和咨詢中心，進(jìn)一步科學(xué)地開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案。

（四）做好科研檔案開發(fā)利用的宣傳與信息反饋工作

檔案管理部門應(yīng)積極開展形式多樣的宣傳，將開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案取得的較大經(jīng)濟(jì)效益、有重大社會(huì)影響的典型案例通過網(wǎng)絡(luò)、宣傳欄、廣播進(jìn)行宣傳，還可以編印參考資料進(jìn)行發(fā)放，使廣大科研人員認(rèn)識(shí)到利用科研檔案帶來的好處，轉(zhuǎn)變他們對(duì)檔案利用的陳舊觀念。而且檔案部門還應(yīng)當(dāng)主動(dòng)收集反饋信息，發(fā)現(xiàn)科研檔案開發(fā)利用工作中存在的問題，例如看看檢索工具是否方便用戶使用，編研成果是否滿足使用需要，檔案人員的服務(wù)方式與態(tài)度是否需要改進(jìn)等，通過分析這些反饋信息，進(jìn)一步改進(jìn)工作中的不足，推動(dòng)開發(fā)利用工作的不斷創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)

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