關(guān)于企業(yè)檔案安全的思考

王曉欣　于海兵

摘 要：文章從我國(guó)檔案保護(hù)的歷史入手，引出企業(yè)檔案安全管理的重要性，筆者結(jié)合檔案安全管理的內(nèi)容，從五個(gè)方面對(duì)如何提高企業(yè)檔案安全管理水平進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；安全；管理

1 概述

早在三千年前的殷商時(shí)期，人們就開(kāi)始了保護(hù)檔案，到了周朝，檔案更被看作“寶物”，存放至宗廟保管，后來(lái)漢代的蘭臺(tái)、東觀，唐代的甲庫(kù)等都是保存檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房，明代的皇家檔案庫(kù)房---皇史宬，至今完好無(wú)損，更是我國(guó)古代檔案保護(hù)技術(shù)比較發(fā)達(dá)的一個(gè)重要標(biāo)志。經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，檔案不再局限于國(guó)家政府機(jī)構(gòu)，企業(yè)檔案在社會(huì)中也充當(dāng)了越來(lái)越重要的角色。

企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是企業(yè)發(fā)展歷程的載體，更是企業(yè)文明的象征。沒(méi)有檔案的企業(yè)，是沒(méi)有記憶、沒(méi)有歷史、沒(méi)有靈魂的企業(yè)。作為一名檔案工作者，我深知這些不可再生資源的寶貴，現(xiàn)就結(jié)合工作積累，對(duì)檔案安全管理做如下分析與思考。

2 檔案安全管理

2.1 檔案安全管理的必要性

提到檔案工作，多數(shù)人會(huì)認(rèn)為是份閑差，與管人、管錢(qián)的部門(mén)相比，檔案部門(mén)又顯得弱勢(shì)，而且檔案的時(shí)效性不強(qiáng)，其巨大價(jià)值不能一下子被人們看清，這些情況就造成相當(dāng)一部分人對(duì)待檔案管理缺乏重視、消極怠慢，從而將檔案工作逐漸邊緣化。應(yīng)該說(shuō)，這種情況并非某個(gè)企業(yè)中的個(gè)例，應(yīng)該是大多數(shù)企業(yè)的普遍存在的問(wèn)題??——全員檔案意識(shí)不強(qiáng)，因此提高企業(yè)檔案安全管理刻不容緩。

2.2 檔案安全管理的內(nèi)容

檔案安全管理是指立檔單位、檔案館對(duì)館（室）藏檔案實(shí)體和信息內(nèi)容采取有效保護(hù)措施，避免受到自然災(zāi)害或人為侵害，并使其處于安全狀態(tài)的管理工作。它包括檔案安全管理職責(zé)、檔案實(shí)體安全管理、電子檔案安全管理和檔案庫(kù)房安全管理。檔案安全管理職責(zé)包括檔案管理部門(mén)和檔案管理員的職責(zé)。檔案實(shí)體安全管理貫穿于檔案收集、整理、保存、利用的全過(guò)程。電子檔案運(yùn)行環(huán)境主要是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，保證電子檔案運(yùn)行環(huán)境的安全管理就是對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全管理。檔案庫(kù)房安全管理是檔案安全管理的基礎(chǔ)，檔案庫(kù)房安全保護(hù)是保證檔案安全的基本條件。

3 如何開(kāi)展檔案安全管理工作

結(jié)合檔案安全管理的內(nèi)容，借鑒安全管理在其他領(lǐng)域的開(kāi)展和應(yīng)用， 筆者認(rèn)為應(yīng)重點(diǎn)做好以下幾個(gè)方面： 一是建立健全管理制度； 二是提高檔案人員素質(zhì)； 三是做好檔案保密工作； 四是加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理；五是保障電子檔案安全。

3.1 建立健全管理制度

檔案管理具有較強(qiáng)的特殊性，檔案形成的過(guò)程、保存、利用等環(huán)節(jié)，通常會(huì)涉及多個(gè)部門(mén)和管理層面，因此，需要建立一套完整的規(guī)章制度，正所謂“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，制度是保障檔案安全管理工作有效開(kāi)展的前提。首先，需成立企業(yè)檔案安全管理工作機(jī)構(gòu)，確定責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任人；其次，將企業(yè)安全管理工作納入企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)工作職責(zé)和業(yè)績(jī)考核中，把檔案工作與部門(mén)、個(gè)人績(jī)效考核掛鉤；再次，制定工作職責(zé)、業(yè)務(wù)流程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)章制度，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)；此外還需完善保密、消防、安全應(yīng)急預(yù)案、借閱、清掃、值班等相關(guān)制度；最后，要加大檢查力度，使各部門(mén)重視檔案工作，保證各項(xiàng)措施落實(shí)到位、制度執(zhí)行有序。

3.2 提高檔案人員素質(zhì)

檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保存、利用，是各項(xiàng)制度的直接執(zhí)行者，負(fù)責(zé)維護(hù)檔案的完整與安全，因此，檔案管理員必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，強(qiáng)烈的責(zé)任心和使命感，本著全心全意為人民服務(wù)的精神，投入檔案事業(yè)中去。二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要掌握充足的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，了解所負(fù)責(zé)的檔案內(nèi)容，熟悉相關(guān)法律法規(guī)。三是文化素質(zhì)，要有較高的文化水平，能夠快速理解問(wèn)題、解決問(wèn)題，并善于總結(jié)分析工作中的經(jīng)驗(yàn)。

針對(duì)企業(yè)，應(yīng)如何提高檔案人員素質(zhì)呢？首先，要嚴(yán)把入門(mén)關(guān)，挑選一些文化程度高、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、熱愛(ài)檔案事業(yè)的人員；其次，要定期開(kāi)展培訓(xùn)，提升檔案員業(yè)務(wù)水平和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)；最后，還要強(qiáng)化考核機(jī)制，督促檔案員嚴(yán)格按規(guī)章制度開(kāi)展工作，杜絕各類(lèi)人為原因造成的檔案安全事故發(fā)生。

3.3 做好檔案保密工作

檔案利用是檔案保存的最終目的，沒(méi)有利用的檔案是無(wú)法體現(xiàn)其價(jià)值的，然而檔案利用過(guò)程中的安全管理是非常難以把握的。特別是在傳統(tǒng)保密觀念影響下，檔案工作普遍存在重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。這就造成了大批檔案得不到充分利用，甚至一些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙。因此，檔案工作應(yīng)在保密的基礎(chǔ)上安全利用檔案資源，檔案安全與保密并駕齊驅(qū)，不偏不倚。

3.4 加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理

維護(hù)檔案的完整與安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，長(zhǎng)久的發(fā)揮檔案的作用，是檔案館的基本職責(zé)。因此，庫(kù)房條件的好壞，對(duì)檔案的安全保管關(guān)系很大，檔案庫(kù)房安全管理也就成為檔案安全管理的基礎(chǔ)。

檔案庫(kù)房首先必須安全堅(jiān)固、布局合理，滿足防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲(chóng)、防水、防鼠等要求，做到“三分開(kāi)”。其次，需設(shè)置通風(fēng)、去濕、降溫、采暖設(shè)備，可以控制庫(kù)內(nèi)溫濕度，滿足“溫度保持在14～24℃，相對(duì)濕度保持在45%～60%”的要求。第三，安裝庫(kù)房防火、防盜報(bào)警監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體、庫(kù)房和設(shè)施監(jiān)控。第四，庫(kù)房應(yīng)配備相應(yīng)的設(shè)備，不同載體材質(zhì)的檔案應(yīng)分類(lèi)存放、規(guī)范保存，對(duì)特殊載體檔案的存放，按其特性和要求，使用規(guī)范、合理的裝具加以保管和保存（如光盤(pán)等應(yīng)放置于防磁柜中）。最后，庫(kù)房要定期檢查，對(duì)配備的設(shè)施完好情況及時(shí)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題隱患及時(shí)處理。

3.5 保障電子檔案安全

隨著數(shù)字時(shí)代的來(lái)臨，電子文件逐步取代傳統(tǒng)載體而成為檔案信息的主要形式，從而使數(shù)字環(huán)境下檔案文件的安全保護(hù)成為一個(gè)嶄新的課題。

電子檔案的生成和檔案實(shí)體的數(shù)字化轉(zhuǎn)換等需要安全可靠、完整系統(tǒng)地存儲(chǔ)起來(lái)，如果在存儲(chǔ)方面出現(xiàn)問(wèn)題，企業(yè)涉密檔案內(nèi)容將直接面臨著泄密的風(fēng)險(xiǎn)，存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇和管理是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。適時(shí)更換安裝新型殺毒軟件，利用訪問(wèn)控制、權(quán)限控制、防火墻控制、信息加密等多種手段對(duì)威脅企業(yè)涉密檔案信息安全的因素進(jìn)行清除和整改，每一項(xiàng)數(shù)據(jù)必須通過(guò)實(shí)際驗(yàn)證，嚴(yán)防失密、病毒侵襲和系統(tǒng)故障等各方面損失。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案安全工作只有開(kāi)始，沒(méi)有結(jié)束，這是一項(xiàng)長(zhǎng)久而艱巨的工作。做好企業(yè)檔案安全管理工作，必須遵循嚴(yán)格管理、預(yù)防為主、防治結(jié)合確保安全的原則，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)不斷跟進(jìn)和完善檔案安全管理設(shè)施設(shè)備，建立與完善檔案安全管理工作的長(zhǎng)效機(jī)制，確保檔案工作萬(wàn)無(wú)一失，為企業(yè)提供長(zhǎng)久服務(wù)。

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[3]崔俊杰，吳志英.淺談電子檔案安全管理與防范措施[J].北京檔案.2011（5）：26-27.

作者簡(jiǎn)介

王曉欣（1984—），女，河南省安陽(yáng)市，采礦工程師，碩士學(xué)位（本科），現(xiàn)從事檔案管理工作。

于海兵（1983—），男，內(nèi)蒙古赤峰市，經(jīng)濟(jì)師，學(xué)士學(xué)位（本科），現(xiàn)從事人力資源管理工作。