淺論檔案信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀與建設(shè)措施

朱建興

摘 要：伴隨著社會(huì)信息化速度的不斷加快，檔案管理工作也出現(xiàn)了新的問題，新時(shí)期檔案管理工作必須順應(yīng)社會(huì)潮流向信息化轉(zhuǎn)變。鑒于此，本文詳細(xì)分析了自動(dòng)化管理系統(tǒng)的價(jià)值和目前存在的問題，并提出了針對(duì)性的解決方案，以期有效促進(jìn)檔案信息自動(dòng)化管理進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；自動(dòng)化；系統(tǒng)

1 檔案信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)的價(jià)值

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛快發(fā)展，我們的辦公形式也向著自動(dòng)化、無紙化轉(zhuǎn)變。計(jì)算機(jī)所生成的所有數(shù)據(jù)及材料最后都以電子文件的形式存在，機(jī)讀文件形式有了它存在的必然性。所以，檔案信息及材料以計(jì)算機(jī)作為載體為各個(gè)用戶所利用是順應(yīng)時(shí)代的要求。對(duì)于信息利用者來講，他們所關(guān)心的問題是所獲信息的內(nèi)容以及信息查詢的便利性，而對(duì)于檔案從業(yè)人員來講，就需要將來自不同機(jī)讀形式的文件分別進(jìn)行細(xì)化整理，保留精髓，保證其真實(shí)可信度，使檔案信息管理能夠更加系統(tǒng)化，提升價(jià)值點(diǎn)，便于更好地為用戶提供服務(wù)。

從近幾年發(fā)展來看，檔案信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)在檔案信息管理工作中得到了很好的普及應(yīng)用，系統(tǒng)的普及應(yīng)用也使檔案信息管理系統(tǒng)無論在質(zhì)量還是在效率方面都有提高，給客戶帶來了極大方便。檔案作為國(guó)家和企事業(yè)單位信息及數(shù)據(jù)記錄的重要載體，它給檔案使用部門工作帶來很大的幫助，能夠?qū)n案信息與數(shù)據(jù)處理兩個(gè)技術(shù)結(jié)合運(yùn)用，可以在更大程度上提高檔案管理質(zhì)量和案管理部門的工作效率，進(jìn)而強(qiáng)化企事業(yè)單位的檔案管理工作，甚至從根本上使我國(guó)檔案管理技術(shù)得到優(yōu)化。

2 檔案信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀

我國(guó)檔案信息自動(dòng)化管理在20世紀(jì)80年代開始初步顯現(xiàn)出規(guī)范化和系統(tǒng)化趨勢(shì)，開始成為各企事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息交流、處理及共享的有力平臺(tái)，并開始以業(yè)務(wù)立足，向服務(wù)化模式發(fā)展。雖然當(dāng)初檔案信息自動(dòng)化管理已經(jīng)擁有了檔案信息管理的所有功能，但仍然存在以下諸多問題：

2.1 配套軟件開發(fā)不健全，通用性差

目前我國(guó)企事業(yè)單位檔案信息自動(dòng)化管理所用的配套軟件都以各個(gè)使用單位的需求為主要導(dǎo)向，以現(xiàn)有設(shè)施為基礎(chǔ)，以滿足自身需求而獨(dú)自研發(fā)，因此，具有難以移植、通用性差等弊端。自成一體的軟件及有限的研發(fā)能力阻礙了檔案信息自動(dòng)化管理的發(fā)展進(jìn)程。另外，一個(gè)單位或企業(yè)的研發(fā)能力是有限的，要解決軟件開發(fā)和應(yīng)用中所有問題目前還存在一定的難度。

2.2 缺乏統(tǒng)一性、規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性

標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化和規(guī)范化是檔案信息自動(dòng)化管理走入正軌并快速發(fā)展的必備條件，也是檔案信息化技術(shù)推廣和應(yīng)用的首要條件。檔案信息自動(dòng)化管理也是一個(gè)非常系統(tǒng)的工程，其由很多個(gè)相互關(guān)聯(lián)的技術(shù)因素構(gòu)成，很難進(jìn)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。系統(tǒng)的目標(biāo)性質(zhì)要求每個(gè)技術(shù)因素都要在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范下向著同一個(gè)目標(biāo)方向發(fā)展，發(fā)揮整體作用優(yōu)勢(shì)。只有做到標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性及規(guī)范性，才能快速推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化管理進(jìn)程，以便其更好的為使用者服務(wù)。

2.3 檔案管理工作人員的總體素質(zhì)不高

目前中國(guó)企事業(yè)基層單位員工年齡結(jié)構(gòu)老齡化現(xiàn)象嚴(yán)重，很多單位的老員工對(duì)檔案信息自動(dòng)化管理并不是很了解，甚至完全不懂如何對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，這在很大程度上阻礙了檔案信息自動(dòng)化管理的開展普及。檔案信息自動(dòng)化管理是計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理技術(shù)、數(shù)據(jù)管理技術(shù)的綜合應(yīng)用，從業(yè)人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身的專業(yè)理論知識(shí)及相關(guān)技能，成為檔案信息自動(dòng)化管理方面的復(fù)合型人才，促進(jìn)檔案信息管理電子化發(fā)展。

3 檔案信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)的建設(shè)措施

3.1 提高檔案信息系統(tǒng)整體管理水平

在建設(shè)檔案信息自動(dòng)化過程中，必須重視系統(tǒng)的整體性能。在實(shí)際操作中，提高系統(tǒng)整體性能就等于提高了系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量和管理水平，不可忽略的是，每個(gè)系統(tǒng)在運(yùn)行的過程中都容易出現(xiàn)一些問題，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量產(chǎn)生不同程度的不利影響，因此對(duì)這些問題要有針對(duì)性的做好應(yīng)急措施，確保整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的正常和水平的發(fā)揮。

3.2 加強(qiáng)檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化

計(jì)算機(jī)技術(shù)是檔案信息自動(dòng)化管理中最核心的技術(shù)，而檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化則是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)高效率工作的基本條件。集中和統(tǒng)一是檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)所必需的管理方式，人工與高科技工具相結(jié)合是檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方向，即要求檔案管理人員直接利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作，又是探討檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)與管理時(shí)必須要堅(jiān)持的原則之一。而目前，我國(guó)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制仍然不夠完善，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和利用不便兩方面問題，其中，集中統(tǒng)一管理不力問題尤為突出，所以信息分散現(xiàn)象亟需解決。因而要求檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)中的各個(gè)層次和各個(gè)專業(yè)辦公自動(dòng)化管理軟件都要納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理當(dāng)中，實(shí)施集中統(tǒng)一的規(guī)范化管理，杜絕各行其是和自建系統(tǒng)等情況發(fā)生，這就避免了信息分割和不必要的資源浪費(fèi)。檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化最理想的模式是建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，但這種結(jié)構(gòu)對(duì)技術(shù)要求較高，必須具有強(qiáng)大的管理能力和技術(shù)水平。

3.3 加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

開發(fā)搭建完善的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是檔案信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。近幾年來，在檔案信息自動(dòng)化管理的發(fā)展以及建設(shè)過程中，文件處理和文件開發(fā)利用技術(shù)水平一直未有大幅度的提升，我們應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案信息自動(dòng)化數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的重要性，并采取有效措施，大力推動(dòng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)進(jìn)程。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的系統(tǒng)性工程，在這個(gè)過程中，我們要循序漸進(jìn)，堅(jiān)持有低向高，由單個(gè)向群體逐步實(shí)現(xiàn)的原則，最終實(shí)現(xiàn)單一數(shù)據(jù)庫(kù)向系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的過渡，同時(shí)，還應(yīng)科學(xué)、有效地對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行管理。目前我國(guó)科技水平提升速度飛快，未來還將有更多、更新的技術(shù)手段應(yīng)用到數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)系統(tǒng)中，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)也將會(huì)得到進(jìn)一步的完善。

3.4 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

目前一些檔案管理工作人員，在工作中遇到問題時(shí)，總會(huì)將這些問題歸就于硬件設(shè)備配置不健全所致。其實(shí)，檔案信息自動(dòng)化包涵了檔案工作的多個(gè)環(huán)節(jié)，一些問題的出現(xiàn)并不是因硬件設(shè)備，而是從業(yè)人員未能將硬件的功能充分發(fā)揮出來。如果我們只盯著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的問題，而不能將視野擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)上來，自然難以全面、有效的解決工作難題。

綜上所述，建設(shè)和管理好檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)可以大大提高檔案管理的工作效率，但這是一項(xiàng)極為復(fù)雜的長(zhǎng)期工程，需要分步實(shí)施，一一破解工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)問題。我們可以通過系統(tǒng)的技術(shù)培訓(xùn)、自學(xué)等一系列途徑，來引導(dǎo)從業(yè)人員掌握正確的工作思路，明確自已的工作任務(wù)和職責(zé)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和技能。通過檔案信息的自動(dòng)化管理，可以打破檔案信息使用過程的諸多局限，促使檔案管理機(jī)構(gòu)由封閉走向開放，并完成從信息采集、信息保管到信息管理、信息服務(wù)的職能轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為檔案信息的需求者提供更為高效和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 蘇小慧.加強(qiáng)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)與現(xiàn)代的必要性[J]. 經(jīng)營(yíng)管理者， 2012（24）.

[2] 毛智琰.淺談如何加強(qiáng)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理[J].山東煤炭科技，2013（01）.

[3] 劉瑞馨. 關(guān)于檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理問題的若干思考[J].黑龍江檔案，2012（04）.

[4] 王兵.基于檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理若干問題的思考[J].黑龍江科技信息，2013（22）.endprint