檔案信息資源綜合開發(fā)探討

吳清波

摘 要：近年來檔案信息資源開發(fā)一直備受關(guān)注，在內(nèi)容、層次及模式上都有所擴(kuò)展，但仍受到來自服務(wù)理念、人力資源、資金及機(jī)制等因素的制約。本文從檔案信息管理資源綜合開發(fā)過程的現(xiàn)狀以及存在的問題進(jìn)行了多角度分析，結(jié)合當(dāng)前檔案信息管理發(fā)展特點(diǎn)，針對(duì)性提出了檔案信息資源綜合開發(fā)諸多對(duì)策和措施。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源；綜合開發(fā)；現(xiàn)狀；對(duì)策與措施

檔案信息資源綜合開發(fā)利用的程度是衡量檔案信息化水平的重要標(biāo)志。測(cè)度檔案信息資源開發(fā)利用對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的影響力，對(duì)提高檔案信息化水平，促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。提高信息資源開發(fā)利用水平，是落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面發(fā)展的重要途徑，是增強(qiáng)我國(guó)綜合國(guó)力和國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的必然選擇。

1 檔案信息資源化問題分析

檔案信息化建設(shè)自上世紀(jì)70年代就已經(jīng)開始，自90年代起引起了人們的廣泛關(guān)注。在《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的指導(dǎo)下，經(jīng)過不懈的努力，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)從微機(jī)單機(jī)版的輔助目錄管理發(fā)展到海量光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)版、網(wǎng)絡(luò)版管理以及公文、檔案一體化管理，經(jīng)歷了計(jì)算機(jī)輔助檔案管理、檔案信息數(shù)字化和數(shù)字檔案信息資源上網(wǎng)等漸進(jìn)發(fā)展的過程。檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，使檔案信息資源共享初具規(guī)模。但也存在諸多問題：

（1）責(zé)任主體缺失、缺乏統(tǒng)一規(guī)劃

目前，國(guó)家尚沒有權(quán)威性的機(jī)構(gòu)出面協(xié)調(diào)檔案信息資源共享建設(shè)，缺少能獨(dú)立行使職權(quán)，跨行業(yè)、跨系統(tǒng)的一體化常設(shè)管理機(jī)構(gòu)，從而使檔案部門的共享建設(shè)缺乏全局性的統(tǒng)籌規(guī)劃和整體化管理，其戰(zhàn)略性約束相對(duì)不足。由此造成系統(tǒng)間難以相互合作，資源布局不合理，難以共享。突出地表現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)各自為政，各個(gè)檔案館之間不能進(jìn)行充分的交流和協(xié)調(diào)，重復(fù)浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重。從某一地區(qū)、某一系統(tǒng)來看，檔案館之間雖然進(jìn)行了一定程度的協(xié)作，但由于缺乏系統(tǒng)間的橫向聯(lián)合，致使檔案信息資源共享進(jìn)展甚為緩慢。

（2）信息內(nèi)容匱乏、信息資源陳舊

這一問題是多數(shù)網(wǎng)站（頁）普遍存在的問題，甚至檔案信息資源的遺漏和失真都是常有的事。有些網(wǎng)站除了館藏的簡(jiǎn)介和目錄，幾乎沒有別的信息；提供的相關(guān)鏈接經(jīng)常是無法連接到相應(yīng)的目的地；各類檔案信息資源自上網(wǎng)后幾乎沒有或者很少更新，雖然最近幾年檔案信息資源網(wǎng)站（頁）比以前有大幅度增加，但是它們中包含的有價(jià)值的信息量的增加幅度遠(yuǎn)不及網(wǎng)站（頁）數(shù)量的增加幅度；即使有檔案信息資源數(shù)據(jù)庫也屬于二次文獻(xiàn)，用戶只能檢索到檔案的題錄和文獻(xiàn)摘要信息，沒有檔案全文數(shù)據(jù)庫，想要具體的檔案卷宗內(nèi)容還需要到檔案館親自查閱。

（3）技術(shù)支持薄弱、服務(wù)形式單一

各檔案信息資源網(wǎng)站很少涉及高級(jí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，一般只提供信息瀏覽服務(wù)（WWW）、電子郵件服務(wù)（E-mail）和少量的信息咨詢和接待服務(wù)。電子郵件服務(wù)又不及大型網(wǎng)站的穩(wěn)定性、全面性和及時(shí)性；少量信息咨詢和接待服務(wù)大都是“走馬觀花”，很多流于形式而已。而且很少有網(wǎng)站提供遠(yuǎn)程登陸（Telnet）、文件傳輸（FTP）、電子公告牌（BBS）等服務(wù)。檔案信息網(wǎng)站的技術(shù)支持和服務(wù)特點(diǎn)是相互制約的。服務(wù)以技術(shù)為基礎(chǔ)條件，技術(shù)以服務(wù)為根本目的；沒有過硬的技術(shù)做后盾，高質(zhì)量的服務(wù)是不可能實(shí)現(xiàn)的；而只有通過給利用者以各種形式的服務(wù)，并通過利用者的信息反饋及時(shí)調(diào)整服務(wù)策略，才能夠促進(jìn)技術(shù)的改進(jìn)和革新。

（4）共享工具落后、檢索途徑促狹

由于客觀上檔案信息的存在和分布是多行業(yè)、多部門、多地域的，檔案信息資源的采集、加工和存儲(chǔ)也就是分布式的，所以形成資源分散、搜尋不易的問題。而目前各檔案信息資源網(wǎng)站缺少工具對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合、導(dǎo)航、檢索和定位，即缺少先進(jìn)的信息分類檢索與導(dǎo)航系統(tǒng)及信息傳播與利用的平臺(tái)。檢索軟件落后，檔案信息分類較粗，缺乏多角度反映檔案卷宗內(nèi)容和多種邏輯組合信息檢索方式，影響用戶查閱效率，檔案信息資源共享困難。

分析檔案信息資源共享的發(fā)展現(xiàn)狀，以便從中發(fā)現(xiàn)問題，從而有針對(duì)性地提出檔案信息資源共享的具體實(shí)施策略。

2 對(duì)策與措施研究

（1）按照文檔一體化、管理集約化和大部制的思路，重建適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展趨勢(shì)的檔案管理機(jī)制和體制。全國(guó)一些城市如上海浦東新區(qū)、深圳市、廣東順德市、浙江金華市等已經(jīng)進(jìn)行了一些探索和創(chuàng)新。主要的做法是，實(shí)行部門檔案館、專業(yè)檔案館與地方國(guó)家綜合檔案館合并，從橫向上探索解決檔案資源集約化管理的問題。同時(shí)，要適度擴(kuò)展檔案行政管理部門的職能，在現(xiàn)有檔案局的基礎(chǔ)上設(shè)立檔案文件局，統(tǒng)一行使本級(jí)機(jī)關(guān)檔案與文件的管理職能。要通過機(jī)制和體制的調(diào)整和創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)對(duì)本級(jí)機(jī)關(guān)檔案資源的集約管理。

（2）適應(yīng)分散管理轉(zhuǎn)變?yōu)榧泄芾淼内厔?shì)，把國(guó)家綜合檔案館建設(shè)成為區(qū)域各種類型、各種載體檔案比較集中的保管利用基地。現(xiàn)在全國(guó)各地檔案館的建設(shè)，尤其是庫房容量一般都是按照傳統(tǒng)檔案管理模式設(shè)計(jì)和建設(shè)的，因而實(shí)施集約化管理，都會(huì)受到庫房容量的制約。因此，推動(dòng)和深化機(jī)關(guān)檔案管理模式改革，必須突破傳統(tǒng)檔案館建設(shè)的思路，要根據(jù)“文件中心”的文件存儲(chǔ)和檔案館的檔案存儲(chǔ)要求，逐步擴(kuò)大檔案庫房的容量。比如，美國(guó)聯(lián)邦檔案文件署就有1個(gè)國(guó)家檔案館和11個(gè)分館，14個(gè)聯(lián)邦文件中心，8個(gè)總統(tǒng)圖書館。其中華盛頓國(guó)家文件中心占地面積約為789，000平方英尺（相當(dāng)于73298平方米，或110畝）。

（3）正確認(rèn)識(shí)電子政務(wù)與電子文件管理的關(guān)系，明確檔案部門在電子文件管理中的主體地位和作用。電子文件既是電子政務(wù)運(yùn)行的一個(gè)重要手段，也是文件檔案的一種新型載體。電子文件管理系統(tǒng)既是電子政務(wù)系統(tǒng)一個(gè)重要組成部分，也是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的、“電子的文件管理系統(tǒng)”，能夠綜合管理各種載體、各種類型的文件和檔案，而不僅僅是“電子文件的管理系統(tǒng)”。根據(jù)世界上發(fā)達(dá)國(guó)家的經(jīng)驗(yàn)，一般都是以國(guó)家檔案館為中心，形成電子文件管理和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。但是，在我國(guó)現(xiàn)在很多地方的電子政務(wù)建設(shè)，忽視檔案部門在電子文件管理方面的地位和作用，把檔案部門拒之于電子政務(wù)建設(shè)的大門之外。這顯然是對(duì)這個(gè)問題認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。因此，明確檔案部門對(duì)電子文件管理的主體地位和作用，關(guān)系到在新的信息技術(shù)環(huán)境下能否真正實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)關(guān)文件檔案的集中統(tǒng)一管理。

（4）提高檔案人員的綜合素質(zhì)是開發(fā)利用檔案信息資源的重要條件檔案信息資源的開發(fā)利用是一項(xiàng)涉及面廣、綜合性較強(qiáng)的工作。在檔案信息資源開發(fā)利用工作中，檔案人員是檔案信息資源開發(fā)利用的主體，他們的素質(zhì)直接影響開發(fā)利用的成效。因此，只有不斷提高檔案人員的綜合素質(zhì)，才能使檔案信息資源開發(fā)利用工作更優(yōu)質(zhì)、高效地開展。1985年3月，鄧小平同志在全國(guó)科技工作會(huì)議上指出：改革經(jīng)濟(jì)體制，最重要的我最關(guān)心的是人刁，改革科技體制，我最關(guān)心的還是人才?，F(xiàn)代高新科學(xué)技術(shù)的引進(jìn)和現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用，是檔案部門大力加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用的重要環(huán)節(jié)，它要求檔案人員應(yīng)是一種基礎(chǔ)理論扎實(shí)，知識(shí)面寬，適應(yīng)性和創(chuàng)造強(qiáng)的新型人和多元化的人才。服務(wù)理念要由過去一單純的管好檔案不泄密向全面開發(fā)利用檔案信息資源轉(zhuǎn)變檔案人員隊(duì)伍必須具備合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)和素養(yǎng)，以適應(yīng)檔案信息資源開發(fā)利用對(duì)檔案人員素質(zhì)的要求。

3 結(jié)語

現(xiàn)階段我國(guó)檔案信息資源開發(fā)正向高級(jí)階段過渡，在公共參與、資源類別、服務(wù)群體及貢獻(xiàn)力等方面已經(jīng)體現(xiàn)出一些特征。那么，從可持續(xù)發(fā)展角度去思考影響檔案信息資源開發(fā)的深層因素就有著不可替代的現(xiàn)實(shí)意義，將公共性、資源建設(shè)及管理績(jī)效這三種驅(qū)動(dòng)力增添到檔案信息資源開發(fā)的對(duì)策研究之中，對(duì)構(gòu)建與完善檔案信息資源開發(fā)體系、提升檔案信息資源在整個(gè)社會(huì)公共服務(wù)體系中的競(jìng)爭(zhēng)力也有著可供參考的理論價(jià)值。雖然本研究未涵蓋全面，構(gòu)建的檔案信息資源開發(fā)可持續(xù)發(fā)展模型仍處于一種理想狀態(tài)，但它來源于開發(fā)實(shí)踐，隨著時(shí)間推移也必能應(yīng)用和檢驗(yàn)開發(fā)實(shí)踐，對(duì)現(xiàn)存問題的修正及開發(fā)前景的規(guī)劃有著一定的借鑒意義。endprint