IT管理項目的成本控制措施研究

李浩良

摘要：隨著人類科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化時代的不斷推進，IT行業(yè)從一個新的時代角色逐漸成為引領(lǐng)經(jīng)濟發(fā)展的風(fēng)向標(biāo)，并且對人類的生產(chǎn)生活產(chǎn)生了巨大的影響。IT作為一個企業(yè)戰(zhàn)略的重要組成部分，為了使得企業(yè)獲得更快更好的發(fā)展，各個企業(yè)在IT領(lǐng)域投入了大量的成本，這樣的結(jié)果雖然為企業(yè)帶來了發(fā)展，但卻暴露了對于IT管理項目成本的輕視，造成了資源浪費，因此企業(yè)有必要就這一現(xiàn)實情況進行研究。論文在分析成本管理的基礎(chǔ)上，從宏觀和微觀的視角分析了IT管理項目成本的重要性，研究了現(xiàn)階段IT管理項目成本控制的現(xiàn)存問題，最后提出了如何控制項目管理成本的措施。

關(guān)鍵詞：IT管理項目；成本控制；措施研究

中圖分類號：TP311 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2015）17-0008-02

據(jù)調(diào)查，IT項目可以在計劃時間以內(nèi)完成的概率是37%，在成本預(yù)算以內(nèi)的占42%，這個數(shù)據(jù)說明，IT管理項目的成本控制并不理想，而綜合來說，要加強它的控制需要考慮時間、成本、質(zhì)量以及風(fēng)險等各方面因素。對于信息產(chǎn)業(yè)來說，尤其像計算機業(yè)和通訊產(chǎn)業(yè)，IT是它們綜合科技的體現(xiàn)，更好的管理項目可以大大提高他們的經(jīng)濟效益，降低企業(yè)成本，在有限的資源下以很低的成本交付它們的產(chǎn)品和服務(wù)，提高產(chǎn)業(yè)在市場的的綜合競爭力，同時也可以為用戶帶來產(chǎn)品效益，因此控制IT管理項目的成本勢在必行，也是市場經(jīng)濟發(fā)展的必然要求。

1 成本管理概述

項目成本管理指的是為了保障項目實際發(fā)生的成本不超過原本的項目預(yù)算費用，使得項目可以在批準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi)按照原本規(guī)定的時間、質(zhì)量，經(jīng)濟高效的完成既定目標(biāo)而開展的成本管理活動，其內(nèi)容包括直接成本、間接成本、固定成本、變動成本、沉沒成本以及機會成本。然而針對IT項目成本是在項目成本管理之內(nèi)的，但卻又存在一定的特殊性和差異性，它的成本大體可以分為兩大類：開發(fā)階段成本和維護階段成本，由于IT項目較其他項目管理不同，它在開發(fā)階段涉及的內(nèi)容有軟件開發(fā)成本、硬件成本和其他成本，即軟件在開發(fā)過程中需要經(jīng)歷一個過程，這個過程中所有的階段都需要成本，例如軟件的分析和開發(fā)費用，到軟件開發(fā)以后需要實施過程中的費用；維護階段成本包括的內(nèi)容有運行成本、材料成本和維護成本三部分，在軟件維護階段，也就是軟件已經(jīng)開始運行之后產(chǎn)生的成本，一個軟件要正常運行離不開人工、材料、技術(shù)等等方面的支出，另外在軟件運行過程中一旦出現(xiàn)錯誤也是需要費用，因此這些都屬于是維護階段費用。IT項目由于其本身的特點，造成了成本較高的特點，包括人工成本、直接和間接成本，加之它在維護階段具有的不確定特點造成成本會出現(xiàn)變動，這種情況在一定程度上會影響IT項目成本管理，造成超出預(yù)算成本。

2 控制IT管理項目成本的重要性

從大的角度來說，成本控制對整個市場整個社會來說都是有利無弊的，成本控制不僅避免了資源的浪費，更對整個市場經(jīng)濟起著推進的作用。成本控制的問題可以從現(xiàn)階段我國的企業(yè)管理現(xiàn)狀來討論，指出企業(yè)需要控制成本的具體實施方法和改進策略。從小的方面來講，IT企業(yè)若想要在現(xiàn)階段嚴(yán)峻的市場形式下保持穩(wěn)定的盈利運轉(zhuǎn)，最關(guān)鍵的還是嚴(yán)格控制好成本，這是本企業(yè)生存和發(fā)展的關(guān)鍵之所在，因此，有效的降低企業(yè)的成本，嚴(yán)格的進行成本控制，是企業(yè)在嚴(yán)峻競爭形式下求發(fā)展的一條重要途徑。

IT項目成本管理涉及到軟件或者產(chǎn)品開發(fā)的成本，直接影響經(jīng)濟效益，因此各個企業(yè)對于成本控制都有著較高要求，成本管理是企業(yè)根據(jù)自身需要開發(fā)的軟件項目的總體目標(biāo)和這個軟件的具體要求，在項目實施過程中，對項目成本進行有效的組織、實施、控制、跟蹤、分析以及考核等活動，以此來達(dá)到成本控制的目的。舉例來說，一個企業(yè)在開發(fā)想新的項目過程中，在前期的工作中，對整個項目的開發(fā)過程各個階段都做了完整的成本預(yù)算，但是在軟件項目開始的時候突然發(fā)現(xiàn)一個軟件缺陷，如果這個時候進行彌補糾正，那么產(chǎn)生的成本增加可能占項目總成本的一小部分，然而，如果軟件缺陷發(fā)現(xiàn)的時間在整個軟件開發(fā)后期，那么此時需要增加的成本可能是整個項目成本的幾倍，因此對于項目的預(yù)算是極其重要的。

3 IT管理項目成本控制的現(xiàn)狀

隨著不斷變化的市場環(huán)境，IT對于一個企業(yè)的發(fā)展作用的重要性愈加明顯，在科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展中，IT也有了很大的進步，各個企業(yè)在其成本控制方面也有了很大進步，但綜合來說，還是存在一些不足之處。表現(xiàn)出來的問題主要包括以下幾個方面：

（1）對于成本基準(zhǔn)線訂立和控制不夠

從現(xiàn)在企業(yè)對于IT管理項目成本的控制來看，普遍存在對于成本基準(zhǔn)線的訂立和控制程度不夠高，由于企業(yè)對于這部分認(rèn)識不夠，因此在系統(tǒng)開發(fā)的過程中經(jīng)常會因為這個原因造成IT項目成本過高。

（2）對于IT成本評估原理不夠清晰

企業(yè)在系統(tǒng)的開發(fā)的時候常常會因為實際花費超過預(yù)算而導(dǎo)致開發(fā)失敗的現(xiàn)象，這主要是由于企業(yè)在系統(tǒng)開發(fā)前期對成本評估的偏離造成的。很多企業(yè)在系統(tǒng)的時候注重開發(fā)過程，將更多的精力投入到了技術(shù)方面，而對于前期的成本評估認(rèn)為不重要，結(jié)果往往會造成系統(tǒng)開發(fā)失敗。

（3）項目短期成本和長期成本的控制不合理

IT項目在開發(fā)過程中由于復(fù)雜程度過高，因此涉及的工作人員和需要用到的材料以及開發(fā)階段相應(yīng)就會增多，這樣一來，企業(yè)由于不能很好的控制這其中每部分的費用支出和人員的配備情況，造成前期開發(fā)和后期維護階段成本管理不到位，項目費用支出過高。

（4）不能利用管理投資驅(qū)動IT投資決策

從以往IT項目開發(fā)對于項目管理來看，部分項目失敗很大原因是由于沒有利用管理投資來驅(qū)動投資決策，這主要是由于管理者認(rèn)識的不到位，并且在開發(fā)的過程中也沒有集思廣益，而是通過幾個人或是一小部分就進行了決策，這樣的系統(tǒng)自然就會有缺失。

4 加強IT管理項目成本控制的措施

（1）訂立和控制成本基準(zhǔn)線

系統(tǒng)在開發(fā)運行之后需要大量的維護費用，而維護費用的產(chǎn)生和成本基準(zhǔn)線密切相關(guān)，因此為了減少后期的維護費用，需要訂立和控制成本基準(zhǔn)線，這樣可以做到兩部分的成本的控制，為系統(tǒng)開發(fā)整個過程減少成本壓力。具體在控制的時候，要求系統(tǒng)項目預(yù)算人員對各個階段可能產(chǎn)生費用進行全面預(yù)算，把原本要占到整個系統(tǒng)開發(fā)70%成本費用的基線費用盡量降低，以此減少后期的維修費用。

（2）清晰理解IT成本評估原理

成本管理是企業(yè)在某一階段某一時期預(yù)先設(shè)定的成本管理方案和控制目標(biāo)，通過生成產(chǎn)品的成本來控制這整個產(chǎn)品成品在制造的過程中生產(chǎn)耗費以前對產(chǎn)品制造中產(chǎn)生的一系列會提高成本的錯誤方案和因素，采取相應(yīng)的預(yù)防措施和調(diào)節(jié)措施，以此來保證企業(yè)的成本能夠控制在最低水平，從而有利于管理目標(biāo)實現(xiàn)的管理行為。清晰理解IT成本評估原理的目的是為了降低因為開發(fā)成本超過了原本預(yù)算導(dǎo)致IT項目失敗，這就要求企業(yè)的管理層在系統(tǒng)開發(fā)預(yù)算的時候，要有專業(yè)性，不僅要聘用專業(yè)的技術(shù)隊伍，而且對技術(shù)人員提出的方案進行明確決斷，另外，對于專業(yè)人才提出關(guān)于系統(tǒng)開發(fā)方面的建議和意見應(yīng)該采納，在不確定的情況下，可以進行內(nèi)部討論或者咨詢更加專業(yè)的人才，這樣一來可以做到減少因為系統(tǒng)出現(xiàn)錯誤增加成本的情況，盡量做到成本預(yù)算的科學(xué)合理性。

（3）降低項目短期成本

降低項目短期成本主要是指在系統(tǒng)開發(fā)階段產(chǎn)生的成本費用，包括人力資源成本，項目范圍以及材料費用，要做到這點就要求管理人員在項目研發(fā)階段進行專業(yè)評估，將系統(tǒng)研究方向明確，并且做到最小化，防止因為范圍過大造成的成本浪費，另外在人力資源成本控制方面，要盡量減少不必要的工作人員，并且對于系統(tǒng)開發(fā)隊伍要求專業(yè)性程度，這樣在開發(fā)過程中出現(xiàn)由于人為因素出現(xiàn)系統(tǒng)缺陷的可能性就會降低很多，從而降低系統(tǒng)開發(fā)的整體成本。最后在控制材料費用這一方面，因為開發(fā)過程中會涉及到很多實際材料消費，那么管理者應(yīng)該對于每種材料的用處以及使用階段都做出正確決策，在采購的時候要選取符合質(zhì)量要求標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品，不能因為貪圖便宜選用劣質(zhì)材料，造成系統(tǒng)出現(xiàn)錯誤，最終影響系統(tǒng)的開發(fā)成本。

（4）消減項目長期成本

項目的長期成本指的是在項目運行階段產(chǎn)生的成本費用，包括人員費用，維修費用等等，為了做到這點，在系統(tǒng)運行階段，管理層應(yīng)該盡量精簡整個系統(tǒng)么運行人員，不設(shè)虛職，對于每個運行環(huán)節(jié)需要的人員都應(yīng)該有專業(yè)性要求，防止因為對于系統(tǒng)不了解的人員出現(xiàn)錯誤，增加成本。另外在運行過程中也要考慮到運行環(huán)節(jié)的重復(fù)性，對于不必要的環(huán)節(jié)或者是重復(fù)環(huán)節(jié)要及時發(fā)現(xiàn)并且糾正。

（5）利用管理投資驅(qū)動IT投資決策

IT影響是一個企業(yè)的重要因素，因此要引起每個管理者的重視，必要的時候管理者應(yīng)該組建不同性質(zhì)的隊伍進行項目決策和分析。由于在IT項目中涉及眾多環(huán)節(jié)和知識領(lǐng)域，在進行投資決策的時候，很可能因為領(lǐng)導(dǎo)層在某個方面的欠缺導(dǎo)致錯誤決策的產(chǎn)生，從而最終導(dǎo)致系統(tǒng)錯誤，影響項目成本，因此在項目成本管理的時候，管理者為了做到正確的決策，應(yīng)該構(gòu)建一支專業(yè)的決策隊伍，由不同知識領(lǐng)域的人員組成，在考慮每個階段的成本預(yù)算的時候，可以做到專業(yè)決策，從而減少系統(tǒng)錯誤。

5 結(jié)束語

綜上所述可以看出，IT對于一個企業(yè)具有重要的發(fā)展意義，IT項目成本管理直接影響著企業(yè)的經(jīng)濟效益，雖然在過去的一段時間內(nèi)，由于科技的不斷進步，IT發(fā)展迅速，然而在IT成本控制方面企業(yè)存在問題卻仍然不容忽視，比如：業(yè)務(wù)需求相對系統(tǒng)開發(fā)滯后、系統(tǒng)開發(fā)過程中額外業(yè)務(wù)需求量大以及人力資源成本估算不足等問題，針對這些影響系統(tǒng)開發(fā)成本的問題可以采取訂立和控制成本基準(zhǔn)線、清晰理解IT成本評估原理、降低項目短期成本、削減長期成本以及利用管理投資驅(qū)動IT投資決策這些措施來增強，以此達(dá)到IT管理項目成本控制的最佳水平，節(jié)約企業(yè)投資成本，使得企業(yè)可以實現(xiàn)最大利益化。

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