淺析檔案管理存在的問題及對策

張小蘭

摘 要： 信息的載體有很多，其中檔案是一種重要的載體，也是一種主要的信息來源。無論是哪個(gè)工作單位都需要有檔案，它能讓單位的工作順利運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，檔案的管理工作對資源開發(fā)有重要作用。本文就檔案管理存在的問題進(jìn)行探討，并提出對策。

關(guān)鍵詞： 信息載體 檔案管理 存在問題 對策

信息的載體有很多，其中檔案是一種重要的載體，也是一種主要的信息來源。因此，檔案的管理和使用對資源的開發(fā)有重要影響。當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，社會(huì)制度不斷完善，檔案管理工作成了單位工作順利運(yùn)行的有效保障。

一、檔案管理工作中存在的問題

信息化時(shí)代，有人想當(dāng)然地認(rèn)為，檔案管理也隨之信息化了，輕視傳統(tǒng)檔案管理可借鑒的方面，在許多地方，出現(xiàn)了各種各樣的不重視檔案管理的問題。歸納起來有這三個(gè)方面：

1.由于部分單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠深入，造成對檔案管理工作的重要性沒有充分認(rèn)識(shí)，很大程度上只是把檔案管理工作當(dāng)做事務(wù)性工作，認(rèn)為檔案工作是可有可無的工作。檔案工作很簡單，只需要收集整理，然后加以保存收藏就好，能夠供人查閱就足夠了。這些認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)導(dǎo)致檔案工作人員在實(shí)際操作中出現(xiàn)紕漏，檔案工作沒計(jì)劃、沒安排，檔案管理場所、經(jīng)費(fèi)、人員保障不足的現(xiàn)象較多。在輕視檔案工作的思想影響下，檔案工作無法適應(yīng)管理需求，甚至影響到單位的運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.部分單位檔案室硬件設(shè)施基礎(chǔ)較薄弱。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案室是檔案管理的基礎(chǔ)。部分單位在檔案管理的硬件方面沒有投入，不購買添置必需的相關(guān)設(shè)備，有的單位甚至連專門的檔案室都沒有，有的僅僅是一個(gè)簡陋的房間，有的單位檔案沒有有序排放，有的單位“八防”的設(shè)備根本不配套，各種檔案材料已經(jīng)出現(xiàn)發(fā)霉、生蟲等現(xiàn)象，影響檔案的保存。

3.部分單位的檔案管理力量薄弱，方式方法落后。檔案管理工作是一個(gè)看似簡單，其實(shí)專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，管理人員如果沒有學(xué)習(xí)專業(yè)的知識(shí)或者經(jīng)過專門的培訓(xùn)，就不能勝任該項(xiàng)工作。在現(xiàn)實(shí)工作中，部分單位的檔案管理人員較多是兼職人員，沒有足夠的專業(yè)知識(shí)，對檔案材料的收集整理等不熟悉，而且沒有主動(dòng)收集檔案的意識(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，管理手段較陳舊的問題比較突出，檔案管理信息化程度不高。

4.部分單位對檔案管理信息化不夠重視。檔案管理信息化是全球信息化進(jìn)程中在檔案管理中的應(yīng)用成果之一，也是當(dāng)前檔案管理的發(fā)展趨勢?？墒窃诓簧賳挝?，領(lǐng)導(dǎo)不重視采用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案管理的方法，導(dǎo)致單位的檔案管理不能適應(yīng)數(shù)字化環(huán)境下檔案活動(dòng)的發(fā)展變化，管理水平和效率低下，與社會(huì)檔案需求相脫節(jié)。

二、檔案管理工作的對策

在新的歷史條件下，檔案管理工作只能加強(qiáng)，不可松懈，既要注重借鑒傳統(tǒng)檔案管理獲得的寶貴經(jīng)驗(yàn)，又要注意充分利用現(xiàn)代化手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新，既要注重基礎(chǔ)建設(shè)，又要加強(qiáng)理論研究，挖掘檔案管理功能。

1.加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。要高度重視檔案工作，落實(shí)人、財(cái)、物。落實(shí)人，就是要配備專職的工作人員，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。健全檔案工作隊(duì)伍，選擇具有專業(yè)知識(shí)和接受了專門培訓(xùn)的人員從事檔案管理工作。在職的檔案工作人員應(yīng)該隨時(shí)提高自身專業(yè)水平，積極參加專門培訓(xùn)，然后通過平時(shí)的工作，熟練掌握檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，學(xué)習(xí)科學(xué)有效的管理方法和原則，提高檔案工作效率和質(zhì)量。將檔案管理工作落實(shí)到財(cái)，讓檔案工作經(jīng)費(fèi)得到保障，有計(jì)劃地開展檔案工作人員的培訓(xùn)工作，邀請各個(gè)專家來進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)等。單位還要嘗試新的管理模式，讓檔案管理工作更加具有科學(xué)性和實(shí)用性。落實(shí)物，就是要將檔案管理所需的基礎(chǔ)設(shè)施落實(shí)到位。一方面要建立符合標(biāo)準(zhǔn)的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜，另一方面要積極建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案室，深入開展星級檔案室創(chuàng)建活動(dòng)，在庫房內(nèi)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，落實(shí)“八防”措施，庫房、閱檔室、辦公室三室分開。

2.加強(qiáng)檔案管理工作的制度建設(shè)。良好的檔案管理工作制度是長期保持檔案管理的關(guān)鍵。為此，建立的檔案工作制度必須按照以下要求進(jìn)行：首先，單位制定的規(guī)章制度要具有合理性和科學(xué)性。因?yàn)檫@些制度的建立必須和單位的實(shí)際管理情況相適應(yīng)。其次，制度要簡單明了，具有實(shí)用性。制度制定的意義就在于它的實(shí)用性，而且越是簡單明了越是具有可操作性。再次，制度的建立要具有雙向約束性。雙向約束性的制度是一方面約束領(lǐng)導(dǎo)，另一方面約束員工。領(lǐng)導(dǎo)作為單位的代表，其形象和行為影響單位的形象，影響制度的執(zhí)行，員工是一個(gè)單位的主要構(gòu)成部分，也是制度的主要約束對象和執(zhí)行對象。最后，制度必須有嚴(yán)肅性。檔案管理部門既是制定規(guī)章制度的主要部門又是主要執(zhí)行部門。因此，在規(guī)章制度的制定、執(zhí)行的過程中，必須獎(jiǎng)罰分明，體現(xiàn)出制度的嚴(yán)肅和權(quán)威。

3.對檔案管理工作手段的改進(jìn)。信息化的快速發(fā)展，對檔案管理工作提出了不少新的要求，最主要的就是要充分利用科技的新成果和管理的新手段，努力提高檔案管理工作的效率，努力實(shí)現(xiàn)管理的信息化和現(xiàn)代化。單位在實(shí)際的工作中要優(yōu)化管理手段，逐步建立檔案信息系統(tǒng)，提高科學(xué)管理水平。利用先進(jìn)技術(shù)和手段管理檔案，全方位建立適合單位工作特點(diǎn)、統(tǒng)一開發(fā)的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的電子化、科學(xué)化。

4.發(fā)揮檔案管理的社會(huì)效益。對每一個(gè)單位而言，檔案都是單位非常重要的歷史資料，也是單位沿革的歷史文化見證，對研究單位的發(fā)展史，檢索單位人員更替信息，對吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)發(fā)揚(yáng)優(yōu)勢與成績，都具有很大的作用。發(fā)揮檔案管理的社會(huì)效益，要突破以下三個(gè)方面：一是手續(xù)繁瑣阻礙查閱，查閱常規(guī)檔案往往設(shè)置了十分繁雜的手續(xù)，對不涉及機(jī)密或隱私的檔案來講是沒有必要的；二是資料不全影響查閱，有的單位檔案管理質(zhì)量不高，導(dǎo)致檔案的可靠性、完整性缺失，使人們失去查閱興趣；三是工作神秘?zé)o從查閱，少數(shù)單位存在檔案工作神秘論，片面認(rèn)為凡是檔案都涉及機(jī)密和隱私，導(dǎo)致檔案長期以來“藏在深閨無人知”，上述現(xiàn)象都影響了檔案管理的社會(huì)效益。

總之，新形勢下，各級單位要扎實(shí)開展檔案管理工作，一步一步逐漸完善檔案的管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化，讓檔案管理工作更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。