Excel在學(xué)生醫(yī)保管理工作中的運(yùn)用

黎曉春

摘 要： 學(xué)生醫(yī)保管理方面的工作細(xì)致繁瑣，責(zé)任重大，經(jīng)常需要面對(duì)各種各樣的數(shù)據(jù)，如統(tǒng)計(jì)、分類、處理。隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，可以借助Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能減輕工作量，從而更準(zhǔn)確、順利、高效地完成各項(xiàng)學(xué)生醫(yī)保管理方面的工作。

關(guān)鍵詞： 醫(yī)保管理 Excel 數(shù)據(jù)處理

Excel是個(gè)人電腦普及以來用途最廣泛的辦公軟件之一，是Microsoft Windows平臺(tái)下最成功的應(yīng)用軟件之一，具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析工具和數(shù)據(jù)處理功能。無論用戶身處哪個(gè)行業(yè)，所在單位有沒有實(shí)施信息系統(tǒng)，只要需要和數(shù)據(jù)打交道，Excel幾乎是不二選擇。用戶可以按照自己的思路創(chuàng)建電子表格，并在Excel的幫助下出色地完成工作任務(wù)。本文結(jié)合我校學(xué)生管理的實(shí)際工作，以學(xué)生醫(yī)保信息表為例介紹了Excel的一些基本應(yīng)用。

學(xué)生的醫(yī)保信息是學(xué)生每學(xué)年購買醫(yī)保的重要數(shù)據(jù)，它的原始數(shù)據(jù)的填寫要求絕對(duì)準(zhǔn)確。如果填寫錯(cuò)誤，則會(huì)給以后的醫(yī)保的使用和賠付帶來不必要的麻煩。利用Excel可以最大限度地降低手動(dòng)錄入信息的出錯(cuò)率。

1.身份證號(hào)碼

針對(duì)身份證號(hào)碼的輸入，未作任何修改的Excel表格，單元格格式是常規(guī)。如果學(xué)生直接輸入身份證號(hào)，則身份證號(hào)的后3位為會(huì)自動(dòng)置為0。因?yàn)樯矸葑C號(hào)碼是文本型數(shù)據(jù)，我們將D整列設(shè)置身份證號(hào)列的單元格區(qū)域的單元格格式為文本，這樣在D列輸入身份證號(hào)碼時(shí)后三位數(shù)字就不會(huì)改變。關(guān)于身份證號(hào)碼的長度，可以通過設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性避免填錯(cuò)。點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”→“有效性”→“設(shè)置”→“允許”選擇“文本長度”、“數(shù)據(jù)”選擇“等于”、“數(shù)值”填寫“18”，意思為該空格必須填寫18位數(shù)字，若輸入少于或多于18位的號(hào)碼，Excel就會(huì)提示出錯(cuò)。

2.出生日期及性別

第2代身份證一共18位數(shù)字，其中第7～14位代表出生的年月日，第17位代表性別，奇數(shù)為男，偶數(shù)為女。由此，我們可以通過相關(guān)函數(shù)，從身份證號(hào)碼中提取出生日期、性別完成此表。利用Excel內(nèi)置的MID函數(shù)提取出生日期，公式為：=MID（D2，7，8），該函數(shù)是指在D2單元格的身份證號(hào)碼中，從第7位數(shù)字開始，提取8位數(shù)字出來，恰恰是出生日期。利用Excel內(nèi)置的IF函數(shù)、MOD函數(shù)和MID函數(shù)取得性別。如表1所示，獲取出生日期的公式=IF（MOD（MID（D2，17，1），2）=0，“女”，“男”）。該公式是個(gè)嵌套函數(shù)，它的含義是將身份證號(hào)碼的第17位數(shù)字提取出來，然后相除取余數(shù)，如果余數(shù)為0，則該數(shù)為偶數(shù)，即為女性，反之為奇數(shù)，即為男性。

3.參保類型

針對(duì)參保類型欄，一般參保類型有三種：正常參保、低保參保和停保。每位學(xué)生可能會(huì)寫出不同的內(nèi)容，如低保參保，有的學(xué)生寫低保生，有的寫有低保證。為避免填寫內(nèi)容的不規(guī)范，可以設(shè)置成下拉菜單。先在另一個(gè)分表中寫上下拉菜單中的內(nèi)容，再回到有原數(shù)據(jù)的分表中，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”→“有效性”→“允許”選擇“序列”、“來源”，將另一個(gè)分表中的內(nèi)容框進(jìn)。設(shè)置完成后，點(diǎn)擊該單元格，右邊就會(huì)出現(xiàn)下拉箭頭，點(diǎn)擊箭頭在這三種參保類型中選擇其中一項(xiàng)。

4. VLOOKUP函數(shù)

我們時(shí)常會(huì)碰到這種情況，一個(gè)表中有系院、班級(jí)、姓名、身份證號(hào)、參保類型，另一個(gè)表中有姓名、身份證號(hào)、繳費(fèi)情況，希望把兩個(gè)表的內(nèi)容合在一起，這樣更便于查看，于是可以利用VLOOKUP函數(shù)。在第一個(gè)表的F2單元格輸入“=VLOOKUP（D2，Sheet2！$B$2：$C$7，2，0）”，意思是根據(jù)第一個(gè)表中的身份證號(hào)，在第二個(gè)表中查找到相同的身份證號(hào)對(duì)應(yīng)的繳費(fèi)情況，顯示在F2單元格內(nèi)，于是得到表2，具有完整的數(shù)據(jù)。

5.數(shù)據(jù)透視表

數(shù)據(jù)透視表的作用，就是幫助我們看透數(shù)據(jù)背后的意義，洞悉管理的真相。官方對(duì)此的解釋簡(jiǎn)單到位：使用數(shù)據(jù)透視表可輕松排列和匯總復(fù)雜數(shù)據(jù)，并可進(jìn)一步查看詳細(xì)情況。再換個(gè)角度講，它是自動(dòng)生成分類匯總表的工具，可以根據(jù)源數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)內(nèi)容及分類，按任意角度、任意多層度、不同的匯總方式，得到不同的匯總結(jié)果[1]。

用數(shù)據(jù)最全面的表2演示，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”→“數(shù)據(jù)透視表”→“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”：“請(qǐng)選擇單元格區(qū)域”將A1到H7的數(shù)據(jù)內(nèi)容框進(jìn)，點(diǎn)擊“確定”→在創(chuàng)建出的新分表里，右側(cè)數(shù)據(jù)透視表的分析中，將“字段列表”中的“系院”拖進(jìn)“行區(qū)域”、將“繳費(fèi)情況”拖進(jìn)“列區(qū)域”、再將“繳費(fèi)情況”拖進(jìn)“數(shù)據(jù)區(qū)域”，新分表就會(huì)出現(xiàn)關(guān)于各個(gè)系院繳費(fèi)情況的分析統(tǒng)計(jì)，如表3。

6.結(jié)語

用好Excel意味著，可以大大減少工作量和勞動(dòng)強(qiáng)度，節(jié)省時(shí)間處理更重要的問題，是及時(shí)快速的決策支持。以上僅列舉了Excel在工作中的常規(guī)應(yīng)用，更多的快捷鍵、公式和函數(shù)能讓學(xué)生管理工作人員從繁雜的數(shù)據(jù)處理核對(duì)中解放出來，高效地完成學(xué)生管理的各種工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]伍昊.你早該這么玩Excel[M].北京大學(xué)出版社，2012.