淺談檔案管理中雙軌管理模式的必要性

白鳳玲

摘 要： 隨著信息產(chǎn)業(yè)和電子科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案的出現(xiàn)給傳統(tǒng)檔案管理帶來了強(qiáng)烈沖擊。本文通過對電子檔案和紙質(zhì)檔案特性的詳細(xì)比較，提出檔案工作中實(shí)行雙軌管理模式的必要性。

關(guān)鍵詞： 電子檔案 紙質(zhì)檔案 雙軌管理模式

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，電子檔案的出現(xiàn)，給檔案工作開展帶來了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，使未來檔案管理走向紙質(zhì)檔案和電子檔案并進(jìn)的檔案管理模式。目前，檔案主要載體形式主要包括兩大類：

1.紙質(zhì)檔案和電子檔案

1.1紙質(zhì)檔案：所謂紙質(zhì)檔案就是以紙張為記錄載體的檔案。這是我們?nèi)粘９ぷ魃钪凶畛Ｒ姷臋n案載體形式，在現(xiàn)行檔案管理中仍占據(jù)重要地位，比如：企事業(yè)單位在生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的各種文件資料，公司下發(fā)的各種“紅頭文件”，生活中的各類獲獎(jiǎng)證書、信函、證明等。

1.2電子檔案：這是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而隨之出現(xiàn)的一種新型檔案載體形式，指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在虛擬網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳輸和存儲(chǔ)的文件。

2.紙質(zhì)檔案和電子檔案的特性比較

2.1原始性、憑證效果不同

紙質(zhì)檔案記錄的內(nèi)容信息來自于人們的工作和生活，是客觀的、可靠的，是經(jīng)得起歷史考證的原始信息；它記錄的信息不易被修改，是第一手資料，具有一定法律憑證效果，而且是可以直接閱讀的。

電子檔案必須依賴現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和設(shè)備才能利用和閱讀，且易于修改和復(fù)制而不留痕跡，從而無法確保記錄信息的原始性，使電子檔案的真實(shí)性、憑證性受到質(zhì)疑，檔案的可信度下降。

2.2信息容量和載體壽命不同

紙質(zhì)檔案在信息存儲(chǔ)方面具有占地大、容量小的特點(diǎn)，需要專門檔案庫房進(jìn)行保管；而且紙質(zhì)載體穩(wěn)定，只要保護(hù)措施得當(dāng)，就可以保存幾十年、上百年甚至更長時(shí)間。

電子檔案以占地面積小、信息存儲(chǔ)量大而具有明顯的優(yōu)勢，但電子檔案的載體材料通常是磁性物質(zhì)，不穩(wěn)定且壽命較短，較長時(shí)間的保存對電子載體來說難免老化變質(zhì)，且隨著技術(shù)不斷進(jìn)步，軟、硬件的更新?lián)Q代，使電子檔案變得無法識(shí)讀，不具備長久保存的條件。

2.3歸檔方式不同

紙質(zhì)檔案的歸檔是處理部門在處理完文件資料后，將其中具有保存價(jià)值的文件收集齊全，并按照文件之間的相互關(guān)聯(lián)進(jìn)行分類、整理后移交檔案部門的過程。

電子文件的歸檔可采用向檔案部門移交光盤等磁性載體或按照電子檔案歸檔要求，從網(wǎng)絡(luò)上歸入檔案部門規(guī)定的地址。

2.4服務(wù)利用方式不同

紙質(zhì)檔案的利用是通過人工查找方式實(shí)現(xiàn)的，效率低、速度慢。利用者對檔案原文的檢索利用仍要到檔案館進(jìn)行，檔案工作人員需到檔案庫房中查找紙質(zhì)檔案，利用人再辦理借閱手續(xù)。此外，紙質(zhì)檔案的利用還要受到開閉館時(shí)間和檔案館地點(diǎn)的限制。

電子檔案的利用是通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息的檢索、傳輸、瀏覽、下載和打印，滿足利用者的各種需求；利用者對電子檔案的查詢和利用不受時(shí)間和地域的限制，電子檔案信息流動(dòng)于網(wǎng)絡(luò)上，實(shí)現(xiàn)資源共享，檢索效率高、傳播速度快，同時(shí)減輕檔案工作人員的部分工作量。

2.5管理、維護(hù)方法不同

紙質(zhì)檔案管理主要是庫房管理，主要指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜等“八防”工作，要做到定期檢查。

由于電子檔案載體信息存儲(chǔ)量大，且占用空間不大，因此對環(huán)境條件的要求更高，除了做到上述“八防”工作以外，特別需要對庫房的溫濕度進(jìn)行嚴(yán)格控制，并配備防紫外線、防強(qiáng)磁場等設(shè)施。必須進(jìn)行定期檢測，應(yīng)每年定期檢測一次，可采取抽樣方式進(jìn)行；首先，進(jìn)行外觀檢測，確認(rèn)載體表面是否有物理損壞，其次，進(jìn)行邏輯檢測，對載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)。

2.6人員素質(zhì)要求和資金投入不同

電子檔案的管理、開發(fā)和利用需要更高素質(zhì)的檔案管理人員，更需要一批素質(zhì)較好的“檔案專業(yè)”和“信息技術(shù)”兼具的復(fù)合型人才。同時(shí)，電子檔案的管理、開發(fā)和利用離不開計(jì)算機(jī)軟、硬件的支持，各類硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開發(fā)的投入都需要大量經(jīng)費(fèi)，因此電子檔案在設(shè)備和技術(shù)方面都離不開強(qiáng)大的資金支持。

3.結(jié)論

3.1通過以上對紙質(zhì)檔案和電子檔案的特性比較，不難看出：電子檔案的出現(xiàn)并不能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案具有的原始性和憑證性，電子檔案近期是不可能取代紙質(zhì)檔案的，但是電子檔案具有許多紙質(zhì)檔案無法企及的優(yōu)勢，在未來一段時(shí)間內(nèi)兩者必然是長期并存、協(xié)同發(fā)展的。

3.2在檔案實(shí)際利用過程中，紙質(zhì)檔案在先，出于利用和存儲(chǔ)方面的考慮可形成電子檔案，即紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。既方便、快捷地滿足用戶的利用需求，又保護(hù)檔案原件，一舉兩得。另外，在文件資料進(jìn)檔案館歸檔時(shí)，除了歸檔紙質(zhì)文件外，還要做好電子文件的歸檔，形成紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的格局。

所謂雙軌管理模式就是紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體并存的管理模式，達(dá)到既可長久保存，又方便利用的目的。

4.結(jié)語

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，實(shí)行檔案雙軌管理模式是檔案發(fā)展和科技發(fā)展的必然趨勢。在實(shí)際檔案管理工作中，通過建立雙軌管理模式，使電子檔案和紙質(zhì)檔案形成優(yōu)勢互補(bǔ)，兩者相輔相成、取長補(bǔ)短，才能使檔案發(fā)揮更大利用價(jià)值，更好地為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、為社會(huì)服務(wù)。

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