探究事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

劉玉霞

摘 要：事業(yè)單位的檔案既多且雜，檔案管理者既要具備系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)和優(yōu)秀的業(yè)務(wù)能力，又要具備踏實(shí)認(rèn)真的工作態(tài)度和持之以恒的決心。想要出色地完成這一工作，事業(yè)單位的檔案管理者仍需長(zhǎng)期不懈的努力和探索。本文主要總結(jié)現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，針對(duì)檔案管理工作中涌現(xiàn)的諸多問(wèn)題提出有效的應(yīng)對(duì)措施，力求在最大程度上優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；檔案管理

隨著現(xiàn)階段我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展日行千里、人民物質(zhì)生活水平逐年穩(wěn)步地提升，社會(huì)公眾對(duì)事業(yè)單位信息采集與信息資源整合的要求也與日俱增。事業(yè)單位想要保證辦公效率，達(dá)到良性運(yùn)行的目的，首先要重視各類文書檔案的管理工作。然而，事業(yè)單位的檔案種類較多較雜，檔案管理工作的事業(yè)性與專業(yè)性并重，想要改進(jìn)檔案管理工作機(jī)制并不是一朝一夕的事。在這種背景下，如何提高檔案管理的效率，形成科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系，全面提高事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量與水平，是當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位亟待解決的問(wèn)題。

1 當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 事業(yè)單位上下對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠

事業(yè)單位的檔案往往存儲(chǔ)了大量的信息，是確保各項(xiàng)工作得以順利進(jìn)行的重要保障。只有檔案管理人員對(duì)自己的工作賦予足夠的重視，將檔案信息分類整理工作做到極致，才能達(dá)到提高辦公效率的目的。

然而，當(dāng)前我國(guó)的事業(yè)單位普遍未將檔案管理工作提到重要的位置上來(lái)。大部分檔案管理人員對(duì)自己工作的重要性并無(wú)自覺(jué)，將檔案管理視作毫無(wú)技術(shù)含量的“抄抄寫寫”[1]，這種落后的理念和敷衍的態(tài)度不僅大大降低了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，更嚴(yán)重妨礙了事業(yè)單位的長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行。更有甚者，部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并未清醒地認(rèn)識(shí)到檔案管理部門在事業(yè)單位中的關(guān)鍵地位，也就不會(huì)將精力投入到優(yōu)化檔案管理水平、提高檔案管理人員的專業(yè)性上來(lái)。上行而下效，檔案管理人員敷衍了事，致使文書歸檔管理混亂，辦公效率低下。

1.2 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性、周密性兼?zhèn)涞拇蠊こ?，這不僅要求檔案管理人員備深厚的專業(yè)知識(shí)、優(yōu)秀的業(yè)務(wù)執(zhí)行能力，又要有高度的責(zé)任心與持之以恒的工作態(tài)度。

然而，現(xiàn)階段我國(guó)大部分事業(yè)單位的檔案管理隊(duì)伍水平較差，從結(jié)構(gòu)上看，經(jīng)驗(yàn)豐富的老員工較少、業(yè)務(wù)能力不熟的年輕員工較多；專職的檔案管理人員較少、兼職的工作人員較多；從業(yè)務(wù)素質(zhì)上看，理論知識(shí)扎實(shí)的工作人員較少、專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)的工作人員較多。此外，事業(yè)單位在檔案管理上仍以手寫為主，這種落后的辦公模式常導(dǎo)致管理人員工作效率不高、信息錄入不準(zhǔn)不全，既喪失了檔案管理部門的職能，又造成事業(yè)單位被高度信息化的時(shí)代所拋下[2]。

1.3 事業(yè)單位的檔案管理設(shè)備老舊落后

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展給諸多行業(yè)領(lǐng)域帶來(lái)了深遠(yuǎn)影響，在企事業(yè)單位的檔案管理方面，電子文檔的廣泛應(yīng)用打破了傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，以電子計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的自動(dòng)化辦公設(shè)備已逐步顯出其強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)[3]。然而，當(dāng)前我國(guó)部分事業(yè)單位的檔案管理設(shè)施較為陳舊，既無(wú)法滿足歸檔、調(diào)檔、信息檢索、信息加密等檔案管理上的客觀需求，大幅度地降低了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，更造成工作人員的重復(fù)勞動(dòng)，降低了檔案管理人員的工作積極性。

2 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理水平的有效措施

2.1 建立科學(xué)完善的事業(yè)單位檔案管理制度

科學(xué)完備的檔案管理制度是保障檔案管理工作順利完成的先決條件。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)以《檔案法》為理論基礎(chǔ)，制定一套科學(xué)完備、符合事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)行情況的檔案管理制度，通過(guò)具體的規(guī)章制度約束檔案管理人員的行為，規(guī)范檔案管理人員的工作[4]。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建完整的檔案管理機(jī)制，將每一個(gè)檔案管理人員納入到統(tǒng)一管理中，對(duì)檔案管理部門的工作情況有一個(gè)整體上的把握，既方便領(lǐng)導(dǎo)以宏觀調(diào)控的手段指導(dǎo)各管理人員的工作方向，也有利于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的疏漏與失誤，督促工作人員改正錯(cuò)誤。此外，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)建立一套嚴(yán)格的責(zé)任追究制度，確保一旦檔案管理工作出現(xiàn)重大失誤，能夠在第一時(shí)間將責(zé)任落實(shí)到具體的部門主管和工作人員，達(dá)到層層傳導(dǎo)壓力、嚴(yán)格追究責(zé)任的目的。

2.2 為檔案管理工作提供良好的辦公環(huán)境

當(dāng)前我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日新月異，互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)在各領(lǐng)域、各行業(yè)得到了越來(lái)越廣泛的應(yīng)用。我國(guó)的事業(yè)單位需要順應(yīng)當(dāng)下辦公自動(dòng)化的趨勢(shì)，積極學(xué)習(xí)檔案管理方面的新技術(shù)，全面提升檔案管理工作的技術(shù)含量與技術(shù)水平。

事業(yè)單位的檔案普遍較為冗雜，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案往往造成管理人員任務(wù)量大、工作效率不高，也不便各部門檢索查閱具體的信息。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理相比，計(jì)算機(jī)能夠提供強(qiáng)大的信息處理與存儲(chǔ)功能，這意味著自動(dòng)化辦公設(shè)備將省去傳統(tǒng)文書檔案歸檔的繁冗程序，在最大程度上提升文書檔案的收集整理速度。在檔案分類與歸檔上，計(jì)算機(jī)信息檢索功能的優(yōu)勢(shì)得到了最大限度的發(fā)揮，可將文書檔案按項(xiàng)目、科室等條目迅速分類與過(guò)濾，以便檔案管理者檢索文檔內(nèi)容，進(jìn)而將檔案管理者的人工勞動(dòng)量降至最低，大幅度提升了事業(yè)單位在檔案管理上的工作效率。因此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加大檔案管理設(shè)備上的資金投入，引進(jìn)自動(dòng)化的辦公設(shè)備，為檔案管理人員創(chuàng)造良好的辦公環(huán)境。

2.3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，在最大程度上提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。首先，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)不斷強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)自己工作的認(rèn)識(shí)程度與重視程度，確保檔案管理人員熟悉檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。此外，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)普及檔案管理工作的基本知識(shí)，在各個(gè)部門宣傳檔案管理工作的關(guān)鍵地位和重要作用，為優(yōu)化檔案管理水平打下扎實(shí)的群眾基礎(chǔ)[5]。最后，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)技能與職業(yè)道德三方面的教育力度。當(dāng)前我國(guó)辦公自動(dòng)化的大環(huán)境不僅要求檔案管理人員掌握文檔處理方面的基礎(chǔ)知識(shí)，還需熟練操作計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，靈活運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的編輯、儲(chǔ)存、分類、檢索、傳輸、共享等環(huán)節(jié)。此外，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期組織培訓(xùn)與講座，多角度、多層次地提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和管理水平。

3 結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展標(biāo)志著檔案管理上的變革已經(jīng)到來(lái)。在此背景下，檔案管理部門作為事業(yè)單位中不可取代的一部分，更應(yīng)當(dāng)積極探索自動(dòng)化辦公設(shè)備與系統(tǒng)的強(qiáng)大功能，敢于嘗試，勇于創(chuàng)新，利用先進(jìn)的信息技術(shù)與完善的管理制度不斷加強(qiáng)和提高辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理工作。改善事業(yè)單位檔案管理工作上的弊端，需要事業(yè)單位上下積極參與到制度改革與專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)的實(shí)際工作總來(lái)。領(lǐng)導(dǎo)要將檔案管理工作擺在事業(yè)單位良性發(fā)展的重要位置，為優(yōu)化檔案管理工作創(chuàng)造良好的制度基礎(chǔ)與物質(zhì)基礎(chǔ)，而檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷提升自身的業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)自身的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備。只有全體人員團(tuán)結(jié)一致、共同努力，才能確保事業(yè)單位的檔案管理水平得到本質(zhì)性的提升。

參考文獻(xiàn)

[1] 程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2011，（20）：198-198.

[2] 程巧玲.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題[J].檔案管理，2011，（4）：86.

[3] 穆欣.事業(yè)單位辦公室檔案日常管理與應(yīng)用[J].價(jià)值工程，2010，29（7）：66-67.

[4] 楊虹.對(duì)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討[J].科技資訊，2010，（34）：125，127.

[5] 楊虹.論事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2011，（4）：202，204.