淺議區(qū)縣住房保障檔案管理中常見問題與對策探討

莊瑞弋

摘 要：區(qū)縣住房保障檔案管理是全市三級住房保障檔案管理工作的重要組成部分。文章結(jié)合區(qū)縣住房保障檔案管理工作的特點與現(xiàn)狀，對住房保障檔案的管理制度、管理模式、檔案管理人員的方面進行了深入的分析，并提出了完善住房保障檔案管理工作的一些對策。

關(guān)鍵詞：住房保障；區(qū)縣檔案管理工作；問題與對策

自2008年天津市住房保障事業(yè)蓬勃發(fā)展以來，紅橋區(qū)房管局保存的住房保障檔案資料也在成倍增加。數(shù)量激增的住房保障檔案資料給住房保障檔案管理工作提出了更高的要求。近年來，逐步完善的住房保障體系已成為構(gòu)建和諧社會和保障民生的重要舉措。住房保障檔案真實記錄了住房保障的申請審核、復(fù)核的辦理過程，關(guān)系到住房保障家庭的切身利益，它不僅是開展住房保障工作的重要依據(jù)，也是檢驗住房保障工作好壞的標(biāo)準(zhǔn)。

2013年12月，我市出臺的《住房保障檔案管理辦法》更是凸顯了住房保障檔案管理的重要性，將它的收集和管理納入了規(guī)范化、法制化的軌道，但就目前實施住房保障檔案管理工作的水平和技術(shù)上講還存在諸多問題和不足，尚有很大提升空間和發(fā)展尺度。

1 住房保障檔案的定義與分類

住房保障檔案是指在住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄.它真實完整記錄住房保障實施情況，全面客觀反映住房保障管理狀況. 根據(jù)檔案記錄內(nèi)容的不同，住房保障檔案分為住房保障對象檔案和住房保障房源檔案，紙質(zhì)檔案同步建立電子檔案.住房保障對象檔案指正在輪候和已獲得住房保障的住房困難家庭或者個人的檔案材料，包括申請材料、審核材料、實施保障材料、動態(tài)管理材料等.住房保障房源檔案指已分配使用的保障性住房的檔案材料，基本情況材料、使用管理情況材料等.住房保障電子檔案指住房保障管理工作中，通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的具有規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)文件，包括紙質(zhì)檔案形成的電子文檔和住房保障管理信息系統(tǒng)的生成文檔.電子檔案與相應(yīng)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)保持一致。

2 住房保障檔案的現(xiàn)狀和存在問題

1、對住房保障檔案的重視程度不夠。住房保障檔案不僅是中低收入家庭依規(guī)申請的重要資料，也是審核部門依法審核的主要依據(jù)。它雖然沒有帶來巨大的積極效益，但它的維護穩(wěn)定、和諧的社會效益不容忽視。長期以來，存在忽視、輕視住房保障檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

2、各區(qū)住房保障檔案管理水平參差不齊。

一是檔案室辦公條件參差不齊。近年來，各區(qū)房管局陸續(xù)成立了區(qū)住房保障檔案室，但由于地點經(jīng)費等問題的困擾，個別檔案室的設(shè)備簡陋、條件艱苦，年久積壓的檔案未能得到有效的整理歸檔，保存條件十分簡陋。

二是檔案從業(yè)人員專業(yè)素養(yǎng)不高。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。甚至一些歸檔的材料未能做到及時補充、完整、更新。

3、缺乏住房保障檔案管理的有效銜接機制。

區(qū)縣住房保障業(yè)務(wù)部門缺乏與檔案部門的銜接管理。在日常工作中發(fā)生的未處理完結(jié)或已完結(jié)的檔案在流轉(zhuǎn)過程中缺乏對應(yīng)和對照管理，導(dǎo)致住房保障檔案工作由業(yè)務(wù)部門代為管理。這種管理方式常態(tài)下去，會降低工作效率，當(dāng)出現(xiàn)問題時無從下手、互相推諉。

3 住房保障檔案管理對策與思考

1、高度重視住房保障檔案管理工作。

由于住房保障檔案管理工作的重要性，要從上自下，從思想到行動上提高重視程度，確保完成好此項工作。一是建立完善管理體制，按照業(yè)務(wù)特點，實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級分類統(tǒng)籌管理模式，調(diào)動起每個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)工作人員的積極性、主動性。二是立足當(dāng)前、長遠(yuǎn)規(guī)劃。給檔案管理創(chuàng)造保障條件，配備符合設(shè)計規(guī)范的專業(yè)檔案管理庫房，配備必要的辦公條件，、防護設(shè)備和信息化設(shè)備，確保檔案安全。統(tǒng)籌安排住房保障管理經(jīng)費，滿足住房保障檔案管理工作的需要。

2、建立健全住房保障檔案的制度管理和人員管理。

一是規(guī)范住房保障檔案管理制度。依據(jù)市房管局的住房保障檔案管理制度，結(jié)合各區(qū)住房保障檔案產(chǎn)生的業(yè)務(wù)類別細(xì)化內(nèi)容，研究制定加強適合各區(qū)的住房保障檔案管理工作實施方案辦法，完善住房保障檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，確保住房保障檔案管理工作有序推進。對住房保障檔案管理情況進行調(diào)研、統(tǒng)計，進一步明確檔案的歸集范圍、規(guī)范卷內(nèi)目錄，規(guī)范歸集、整理工作，確保住房保障檔案的完整，實現(xiàn)住房保障檔案“一戶一檔”的要求。

二是實行住房保障檔案專人管理。加強住房保障檔案隊伍建設(shè)，充實管理人員編制，增設(shè)專人專崗，明確專職檔案管理人員管理職責(zé)，適時組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)，增強工作責(zé)任心。由于住房保障檔案具有政策性強、形成速度快、專業(yè)性強等特點，需要動態(tài)掌握申請家庭的變化情況，這就需要大量配備專職人員從事相關(guān)工作，確保工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性，從而提高住房保障檔案工作的質(zhì)量。

3、住房保障檔案信息化建設(shè)。

傳統(tǒng)的住房保障檔案管理手段已不能適應(yīng)現(xiàn)有檔案管理工作，信息化的檔案管理手段應(yīng)隨著現(xiàn)代化的步伐而改進，探索和建立一個新的住房保障檔案管理平臺是新時期的趨勢。

一是住房保障檔案信息系統(tǒng)建設(shè)。信息系統(tǒng)應(yīng)確保電子檔案的完整性、真實性、有效性，功能上應(yīng)涵蓋檔案管理工作的各個方面的信息。建立數(shù)字化的檔案平臺，系統(tǒng)應(yīng)具備開放性、擴展性、穩(wěn)定性和安全性。

二是住房保障紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化保存是整個住房保障檔案信息化管理的重要基礎(chǔ)和核心內(nèi)容。住房保障檔案管理系統(tǒng)形成的電子文件歸檔后就成為電子檔案，要做好電子檔案的接收和文件歸檔工作，要建立全程化管理模式。

總之，新時期的住房保障檔案管理工作應(yīng)緊緊聯(lián)系時代的發(fā)展要求，從觀念上更新采取有效措施，積極探索住房保障檔案現(xiàn)代化的管理模式，促進各區(qū)縣住房保障檔案管理上水平。

參考文獻

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