關(guān)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理工作探討

楊沅瑩

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)走進(jìn)千家萬戶，為人們生活和工作效率的提高提供極大的便利和幫助。在這種形式下，事業(yè)單位檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)時代和社會的發(fā)展潮流，充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，將信息化技術(shù)運(yùn)用到實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中。就目前我國的事業(yè)單位檔案管理工作情況來看，網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用和信息化建設(shè)仍存在諸多問題。本文首先闡述了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)勢，進(jìn)而分析了當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理存在的主要問題，并提出網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理工作的新思路，以期為事業(yè)單位檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高提供有效參考。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；事業(yè)單位；檔案管理；策略

事業(yè)單位的檔案管理工作具有十分重要的作用。它不僅是社會進(jìn)步的記錄者，為維護(hù)社會健康有序發(fā)展提供重要參考和依據(jù)，還能為實(shí)現(xiàn)社會公共服務(wù)提供重要載體[1]。因此，必須充分重視事業(yè)單位檔案管理工作，并努力提高其工作質(zhì)量和工作效率。隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)不斷滲透到事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中。然而，就目前情況來看，仍然存在著事業(yè)單位檔案信息資源未有效開發(fā)、檔案管理人員的素質(zhì)水平不高、檔案信息安全性得不到保障以及事業(yè)單位檔案檢索效率較為低下等問題。應(yīng)當(dāng)充分分析研究當(dāng)前存在的問題，并采取積極有效的辦法和策略，使得網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢得到充分發(fā)揮，加快事業(yè)單位檔案管理工作信息化進(jìn)程。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)勢

1.1 事業(yè)單位檔案管理中檔案存儲的優(yōu)勢

事業(yè)單位的檔案管理需要進(jìn)行檔案的存儲和保管。傳統(tǒng)的存儲方式是進(jìn)行紙質(zhì)檔案存儲，面臨著防蟲、防潮、防火和防遺失等一系列的安全問題[2]。如果出現(xiàn)問題，則會文件檔案的損毀和丟失。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，將檔案進(jìn)行信息化處理，使得檔案信息能夠通過電子形式進(jìn)行存儲和保管。同時還能進(jìn)行檔案信息的復(fù)制和備份，防止一份檔案的丟失造成全部信息的丟失。

1.2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案檢索和調(diào)用上的優(yōu)勢

傳統(tǒng)的檔案檢索即通過人工翻閱紙質(zhì)檔案進(jìn)行檔案檢索，不僅效率低下，耗費(fèi)大量的人力和時間，還容易造成紙質(zhì)檔案的損壞，導(dǎo)致檔案信息缺漏[3]。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，建立信息化檔案檢索系統(tǒng)，通過運(yùn)用該系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速檢索和調(diào)用，既節(jié)約了大量的時間，還避免檔案資料受到多次觸碰而導(dǎo)致的損壞和陳舊。檔案檢索和調(diào)用效率大大提高，檔案資料的安全也得到有效保障。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 事業(yè)單位檔案信息資源未有效開發(fā)

運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，進(jìn)行事業(yè)單位檔案信息資源的有效開發(fā)，建立我國的檔案信息資源庫，能夠大大方便了檔案資料的查閱和使用，跨越地域和時空的阻礙，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速管理和使用。然而，我國的事業(yè)單位檔案信息并未有效開發(fā)，檔案信息資源的采集量較低，檔案信息資源庫資料總量也較少。檔案信息資源的開發(fā)利用效率較低，使得網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢未得到充分發(fā)揮。

2.2 檔案管理人員的素質(zhì)水平不高

事業(yè)單位檔案管理工作人員素質(zhì)水平不高，是事業(yè)單位檔案管理面臨的巨大難題。由于檔案管理工作較為枯燥，許多大學(xué)畢業(yè)生在工作一段時間后立即辭職，造成管理人員經(jīng)常更換，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏經(jīng)驗(yàn)豐富且能掌握信息化管理辦法的人才。其次，人員的頻繁更換還造成檔案管理上的混亂，檔案文件管理體系不健全，文件極易出現(xiàn)損毀和丟失的情況[4]。

2.3 檔案信息安全性得不到保障

事業(yè)單位檔案管理關(guān)系到公民的身份信息和事業(yè)單位的重要信息，甚至涉及到國家機(jī)密信息，因此，保證事業(yè)單位檔案信息的安全性是檔案管理工作重點(diǎn)關(guān)注的問題。在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化和信息化檔案管理工作時，往往由于信息知識的缺乏和安全意識的薄弱，導(dǎo)致檔案信息面臨極大的危險。一些網(wǎng)絡(luò)黑客利用技術(shù)手段闖入檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行機(jī)密信息的盜竊，造成國家信息和公民信息的泄露。

2.4 事業(yè)單位檔案檢索效率較為低下

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，利用檔案信息檢索工具，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案檢索和調(diào)取效率的大大提高。然而，一些事業(yè)單位檔案管理部門在開發(fā)運(yùn)用信息檢索工具時，過分關(guān)注檢索工具的數(shù)量而忽略其質(zhì)量。過多的檢索工具造成檢索選擇上的極大困難，且檢索設(shè)置過于繁瑣造成檢索效率低下，影響工作效率。只有精簡檢索工具，優(yōu)化使用體驗(yàn)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的有效提高。

3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理工作的新思路

3.1 逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的巨大效用將充分發(fā)揮，為事業(yè)單位檔案管理效率和質(zhì)量的提高提供巨大的推動力。對于目前檔案管理信息化程度不高、檔案資料信息化進(jìn)程仍較慢的情況，各事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分重視信息化的重要意義，并加快檔案管理的信息化進(jìn)行，使得檔案信息資料庫盡快建成，為檔案信息管理和使用帶來更大的便利[5]。

3.2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量和效率。應(yīng)當(dāng)重視提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立健全檔案管理人員的管理體制，明確激勵和處罰機(jī)制，以保證管理人員的工作積極性。同時，開展定期培訓(xùn)，提高管理人員的信息化知識水平和職業(yè)道德水平，使其充分投入到檔案管理的信息化工作中，使得網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢得到充分發(fā)揮，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

3.3 加強(qiáng)檔案信息安全措施

事業(yè)單位檔案管理事關(guān)國家機(jī)密信息的安全和公民信息的安全，還關(guān)系到社會公共服務(wù)的有序性和高效性，因此，在發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理的信息化過程中，應(yīng)當(dāng)充分重視檔案信息安全，利用技術(shù)手段進(jìn)行檔案信息安全防護(hù)。同時，加強(qiáng)對于檔案信息安全性的監(jiān)管，對于出現(xiàn)的檔案信息盜竊和破壞的行為，進(jìn)行嚴(yán)厲追究，確保檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的安全[6]。

3.4 優(yōu)化檔案檢索方式以提高檢索效率

事業(yè)單位檔案管理涉及到大量的檔案文件，要想對其進(jìn)行有效管理，在檢索和調(diào)用時能夠大大提高效率，是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下必須解決的問題。在進(jìn)行檢索工具的開發(fā)時，應(yīng)重視檢索工具的質(zhì)量和效率，而不是其數(shù)量。將大量的人力物力投入用于檢索工具的優(yōu)化上，提高其應(yīng)用體驗(yàn)效果，簡化檢索過程和調(diào)用過程，方便檔案信息的查閱和調(diào)用，并加強(qiáng)檔案信息的管理，避免信息的丟失和損毀。

4.結(jié)語

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的改革和優(yōu)化，適應(yīng)時代和社會的發(fā)展潮流，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化。應(yīng)充分認(rèn)識到當(dāng)前存在的問題，并通過逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、加強(qiáng)檔案信息安全措施和優(yōu)化檔案檢索方式以提高檢索效率等系列辦法實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理效率和質(zhì)量的提高，為我國事業(yè)單位檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展提供重要保障。

參考文獻(xiàn)

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[3]劉宗華.新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].中國職工教育.2012（12）

[4]頊迎芳，康旭琴.知識管理對事業(yè)單位檔案管理的啟示[J].長治學(xué)院學(xué)報.2013（04）

[5]張學(xué)利.事業(yè)單位檔案管理存在的問題[J].才智.2013（09）

[6]楊虹.論事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報.2011（04）