大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案信息化建設

蔣麗

摘 要：隨著信息時代的到來和發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案信息化的管理和建設已是未來的發(fā)展趨勢和需求，它不但完善了信息資源的服務水平，還節(jié)省了大量的人力、物力等資源，因此本文就企業(yè)檔案信息化建設的環(huán)節(jié)、作用及措施進行相應的分析和探討。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；企業(yè)檔案；信息化建設；數(shù)字化檔案館

由于我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案信息化建設也在不斷完善，檔案信息化的集中統(tǒng)一管理也隨之日益顯現(xiàn)出其在檔案建設中的地位和作用，其快速處理海量數(shù)據(jù)的能力及其管理模式實現(xiàn)了檔案資源的網(wǎng)絡化、共享化和準確化，另外檔案信息化建設是一項利國利民的工作并且任重道遠，它需要各部門各環(huán)節(jié)緊密配合共同努力，才能推進檔案信息化建設順利完成。

1 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設的要求

1.1確保企業(yè)信息化硬件設備的質(zhì)量，完善系統(tǒng)軟件設計的紕漏，例如：計算機，傳真機、服務器、轉(zhuǎn)換器、掃描儀、復印機等。另外，對檔案管理人員要進行集中的、定期的一系列的培訓，使其在短期內(nèi)得到能力與素質(zhì)的提升。除此之外，還可讓接受培訓的員工對企業(yè)的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)做出評價，以此來督促企業(yè)更好的配置比較完善的設備，力求為企業(yè)創(chuàng)造更完善的體系。

1.2 利用電子檔案的優(yōu)勢通過把檔案中的主要內(nèi)容進行相應的數(shù)字化處理，也就是把企業(yè)各部門的檔案資料進行集中匯總和整理并錄入檔案。對企業(yè)的所有資料信息建立統(tǒng)一的信息化數(shù)據(jù)的格式，將傳統(tǒng)的重復勞動消除掉，以確保工作的效率性。

1.3 對于企業(yè)的檔案信息進行分級保密處理，并設置相應的級別查詢權(quán)限及身份驗證和確認，以此來保證檔案信息的安全性和可靠性及不可私自侵犯性。

1.4對于企業(yè)的檔案工作人員要明確責權(quán)分配，把檔案工作作為職務之首，確保檔案的準確性、真實性。其次要不斷提升自我素質(zhì)和專業(yè)水平以適應不斷發(fā)展變化的時代，對于自身工作要不斷尋求創(chuàng)新之路，來提高工作效率。最后工作人員還可以通過自學或交流的方式進行自我技能的提升，力求處理好責任與權(quán)力關(guān)系，以此促使企業(yè)檔案的信息化建設更快更好的發(fā)展。

2 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設的重要環(huán)節(jié)

為了順應時代的發(fā)展需求，我們應注重大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設的環(huán)節(jié)，并從其著手：①增強館藏資源轉(zhuǎn)化率，②擴大系統(tǒng)資源，③加大檔案利用率、④進行網(wǎng)絡連通加大信息化建設，⑤分門別類增加檔案的多樣性。力求通過加強環(huán)節(jié)建設提高檔案的利用率，滿足人們的多樣化需求，實現(xiàn)檔案資源共享推動檔案信息化建設的目的。

3 數(shù)字化檔案館及網(wǎng)站的建設，為檔案信息化建設奠定了良好的基礎(chǔ)

3.1 網(wǎng)絡環(huán)境下數(shù)字化檔案館的作用

網(wǎng)絡環(huán)境下數(shù)字化檔案館的建設不僅使原有的檔案管理模式更信息化、快速化、準確化、共享化及完善化。實現(xiàn)了由靜態(tài)到動態(tài)的管理模式的改變，促使了產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和資源平臺的優(yōu)化與完善。

3.2 以“知識管理平臺”為目標，大力推進檔案信息化建設

檔案的信息化建設能夠為知識管理提供很好的平臺，是檔案管理模式的轉(zhuǎn)型，改變了以往的檔案管理存在的局限性，能夠很好的把檔案數(shù)據(jù)進行整體的處理和加工并對采集的檔案數(shù)據(jù)進行很好的分析。另外還能夠為公司的管理層在做出決策的時候提供有效的信息和數(shù)據(jù)支持，同時對于檔案信息和文件還能采用先進的科學技術(shù)來進行管理，在檔案的管理過程中還可以加入知識管理的功能，既能使信息資源智能化和數(shù)據(jù)存儲的知識化，還能把檔案信息和知識相互鏈接，把檔案中的數(shù)據(jù)和信息建成一個知識庫，不斷豐富檔案信息的資源，為企業(yè)提供很好的知識管理平臺。

4 加強檔案信息資源的集成和整合工作，促進檔案信息化建設快速發(fā)展

4.1 檔案信息資源進行集成和整合的重要性

在大數(shù)據(jù)的時代背景下，一個企業(yè)的檔案信息資源的占有率已經(jīng)成為衡量企業(yè)綜合實力的一個標準。檔案的信息資源數(shù)量越來越多，種類也在不斷的增加，對于檔案信息的海量化和多元化給查詢工作帶來了很多的不便。為了能夠很好的讓檔案資源能夠共享，將檔案資源管理系統(tǒng)和與其相關(guān)的系統(tǒng)進行集成和整合，爭取讓檔案信息資源能夠共享利用。如果要實現(xiàn)檔案信息資源的共享就必須對檔案信息管理系統(tǒng)和企業(yè)的其它系統(tǒng)進行集成和整合。

4.2 企業(yè)檔案信息資源的集成

（1）檔案信息資源集成的概念，就是把不同的數(shù)據(jù)進行收集并有機的集中，能夠為企業(yè)的數(shù)據(jù)共享提供有效的信息。運用資源集成的思想，采用知識的管理手段，實現(xiàn)對檔案信息資源的整合并實施一體化的管理模式。

（2）檔案信息資源集成管理的內(nèi)容，就是及時的收集與企業(yè)生產(chǎn)運營有關(guān)的信息、數(shù)據(jù)以及管理體系和質(zhì)量標準等各個方面的內(nèi)容，并對其進行合理的加工，最后轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一的格式讓其能夠系統(tǒng)化。把整理好的檔案信息資源放入到企業(yè)的檔案館里面，實現(xiàn)與其它部門資源的共享。

（3）檔案信息資源集成管理的適用范圍，能夠?qū)n案信息資源進行質(zhì)量管理和集成等工作，讓檔案管理部門對檔案的信息從手機、整理、流轉(zhuǎn)等過程進行全面的管理，可以保證檔案信息的真實性，同時還能夠滿足企業(yè)對于檔案利用的需求。

4.3 企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)整合

檔案信息數(shù)據(jù)整合的概念，就是把兩個或者是更多的應用數(shù)據(jù)進行合并建立一個具有更多應用功能的過程，通過數(shù)據(jù)整合把一個數(shù)據(jù)應用進行重新構(gòu)造讓其與另一個數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)相匹配，這樣就能夠把兩個應用數(shù)據(jù)放入到一個數(shù)據(jù)庫。

4.4 檔案信息資源的集成整合為企業(yè)檔案信息化建設起到重大作用

檔案信息資源的集成和整合，為企業(yè)的檔案化信息建設有很大的促進作用，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的有效利用，改變了檔案管理的制度和管理流程。通過集成整合既有利于企業(yè)信息配置的優(yōu)化，還能夠形成知識管理的構(gòu)架，為公司的各個部門提供數(shù)據(jù)信息的共享。

5 檔案信息化管理建設的意義

5.1 在社會快速發(fā)展信息時代不斷全球化的形勢下，企業(yè)檔案信息化建設祛除了傳統(tǒng)的自顧自的壁壘模式，促進了信息資源的進一步開發(fā)與利用，也為以后的檔案資料的保存和傳遞打下了堅實的基礎(chǔ)，最終實現(xiàn)了資源的共享。企業(yè)抓好了檔案管理的工作，對于增加企業(yè)在社會的影響力具有重大的意義，因為檔案是行政機關(guān)考察企業(yè)的依據(jù)，同時也能為公司的各種活動和項目提供數(shù)據(jù)支持。

5.2相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無法適應時代的發(fā)展要求，所以信息化檔案管理就成為了檔案事業(yè)新的起點，對于檔案管理的改變不僅需要形式上的改變，還需要改變傳統(tǒng)的管理觀念。在信息化檔案管理的過程中要盡量避免信息化管理的弊端，充分發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢，爭取使檔案的管理工作能夠跟上時代的發(fā)展，與整個社會的發(fā)展相協(xié)調(diào)。

5.3對于傳統(tǒng)的檔案管理，不僅需要大量的人力、物力，檔案管理工作的效率還不高。而信息化檔案管理不僅大大的提升了工作的效率，同時還能夠增加檔案的存儲數(shù)量，節(jié)省了檔案管理需要的人員。信息化的檔案管理是改革進步的體現(xiàn)，更好的適用于信息化的現(xiàn)代社會。

6 結(jié)語

綜上所述，對于大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設，只有不斷完善檔案管理的信息化服務平臺，拓寬服務渠道和內(nèi)容，提高服務理念和質(zhì)量，實現(xiàn)客戶多樣化的需求，才能讓信息化檔案更好的促進企業(yè)的發(fā)展，才能加快檔案的管理進程。

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