電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的必要性初探

曾波

摘 要：本文針對電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的必要性問題。說明了電子檔案和紙質(zhì)檔案概念及特點；指出了電子檔案和紙質(zhì)檔案有其存在的必要性；論述了電子檔案和紙質(zhì)檔案管理模式的轉(zhuǎn)化與技術(shù)準備的重要性。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案；電子檔案；紙質(zhì)檔案；問題；對策

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，人類社會進入信息時代，黨政機關(guān)部門、企事業(yè)單位等對信息的利用和依賴逐步加強，特別是近年來Internet、Intranet和Extranet的飛速發(fā)展，WEB技術(shù)已成為信息管理的新手段，也為政府辦公自動化提供了新途徑。電子文件檔案數(shù)據(jù)中心主要用于存儲黨政機關(guān)、相關(guān)企事業(yè)單位實施辦公自動化系統(tǒng)運行過程中產(chǎn)生的有保存價值的電子文件信息。這些信息通過電子文件檔案數(shù)據(jù)中心可轉(zhuǎn)化成為檔案或資料。電子文件檔案數(shù)據(jù)中心將成為政府歷史信息的集中地，所有政務(wù)信息都將通過電子文件檔案數(shù)據(jù)中心得以妥善處理。

1 電子檔案和紙質(zhì)檔案概念及特點

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案，如保存?zhèn)洳榈墓膱D紙、信札、電報、戶籍、帳冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。電子檔案和紙質(zhì)檔案是指文件歸檔后紙質(zhì)文件與電子文件二者的共存，也稱作“雙套歸檔”。電子檔案和紙質(zhì)檔案的實現(xiàn)，可以是對紙質(zhì)文件進行數(shù)字化；也可以是對電子文件制作紙質(zhì)拷貝。雙套歸檔使同一份文件的紙質(zhì)版本和電子版本共同處于留存和可利用狀態(tài)。

電子檔案特點：1.信息的非人工識讀性；2.信息存儲的高密度性；3.信息與載體之間的可分離性；4.多種信息媒體的繼承性；5.系統(tǒng)依賴性。

在信息化時代，特別是在當(dāng)前大力倡導(dǎo)建設(shè)數(shù)字化檔案館之時，檔案電子檔案和紙質(zhì)檔案問題有其必要性和特殊的意義。檔案電子檔案和紙質(zhì)檔案紙質(zhì)檔案雙套保存，主要是基于檔案的安全和利用的方便這兩個基本目的，但內(nèi)容和載體完全相同的檔案雙套保存，是一種重復(fù)保存。紙質(zhì)檔案與電子檔案載體材料的使用壽命不同。紙質(zhì)檔案的紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件，如：高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等條件下，半年可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達到上百年甚至上千年，根據(jù)文件的不同用途，電子檔案可分為光盤文件、硬盤文件、軟盤文件、磁帶文件等。它的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘邊、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年。

2 電子檔案和紙質(zhì)檔案有其存在的必要性

“電子檔案和紙質(zhì)檔案”中紙質(zhì)文件和電子文件的各自特點及其互補性紙質(zhì)文件是歸檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。紙質(zhì)文件是當(dāng)前信息存貯和傳播的主導(dǎo)介質(zhì)。紙質(zhì)文件以文字、圖形附著于紙質(zhì)載體，它所提供的信息可直接讀取，不可與載體分離。易于保持其原始性和真實性，保存壽命長；但其不易增刪，信息存貯量小，遠距離傳播速度慢，共享性差。電子文件是指在計算機及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中生成的社會活動記錄，即以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子文件增刪容易，存貯量大，易于快速遠距離傳播信息，共享性強。它們具有更準確、形象、生動，以及最簡單的信息記錄方式和便于檢索、海量存儲等優(yōu)勢。電子文件自計算機誕生以來，特別是近十年計算機軟硬件技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)使之超過了除紙質(zhì)以外的任何現(xiàn)行文件。未來與紙質(zhì)文件并駕齊驅(qū)，乃至超過紙質(zhì)文件，將是必然的發(fā)展趨勢。但我們也應(yīng)認識到電子文件具有易更改，安全性差，壽命短，原始性難以保證，長期保存困難很大等方面的不足。所以按其形成規(guī)律將二者有機銜接起來，取各自所長，避各自所短。

電子檔案和紙質(zhì)檔案有沒有存在的必要性和合理性，關(guān)鍵要看兩種檔案是否完全相同，能否相互取代。如果兩套檔案從內(nèi)容到載體形式都完全相同，電子檔案和紙質(zhì)檔案則是完全重復(fù)保存制，顯然是無此必要的，但如果兩套檔案只要在某方面存在差異，那電子檔案和紙質(zhì)檔案就不算重復(fù)保存制，該不該實行電子檔案和紙質(zhì)檔案就要做具體分析了。無論是電子檔案紙質(zhì)化還是紙質(zhì)檔案電子化后形成的兩套檔案，雖然兩者在內(nèi)容方面完全相同，但其載體形式和功能、效力卻有較大差異。

3 電子檔案和紙質(zhì)檔案管理模式的轉(zhuǎn)化與技術(shù)準備的重要性

檔案作者必須對歷史負責(zé)，盡最大努力保存反映歷史真實面貌的可靠記錄。在沒有充分的把握完全實現(xiàn)電子檔案的真實性、長久性、安全性之前、不能輕易放棄紙質(zhì)檔案載體形式。首先，從檔案界本身來看，人們對電子檔案的發(fā)展趨勢有著比較一致的認識。但在現(xiàn)實做法上并不統(tǒng)一。管理模式的轉(zhuǎn)化是目前階段必需的。

1.輸出紙拷貝在紙質(zhì)文件保存系統(tǒng)內(nèi)管理文件。

2.脫機備份電子文件，將電子文件以脫機保存的載體形式備份下來。例如制作電子文件的光盤備份、磁帶備份、軟盤備份，并將它們保存在檔案部門。

3.以紙質(zhì)拷貝與電子拷貝雙重備份方式管理電子檔案。技術(shù)準備方面，從硬件角度來看，主要是有關(guān)設(shè)備的缺乏和有關(guān)人員使用技術(shù)水平的低下。在軟件方面主要問題在于還沒有建立超統(tǒng)一規(guī)范化的電子檔案管理系統(tǒng)。建立一個便于檔案保存、檢索、使用與處置的電子檔案系統(tǒng)還需要一定的時間。對于發(fā)達國家來講，電子檔案保存是主要方式，但對我國只能是電子信息時代發(fā)展的一個重要轉(zhuǎn)折點。因此，紙質(zhì)檔案與電子檔案的使用只能共生存。

電子文件與紙質(zhì)檔案并存的現(xiàn)實性。以紙張為介質(zhì)的紙質(zhì)檔案和以新型載體材料為介質(zhì)的電子檔案，二者之間各有自己的特點和不足，認識和掌握各自的特點和存儲的規(guī)律，對調(diào)整和制定相應(yīng)的管理策略，改進檔案管理模式，促進檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化具有一定的指導(dǎo)作用。從電子文件產(chǎn)生起，直至最終取代紙質(zhì)文件是一個相當(dāng)長的歷史時期。在這段時期內(nèi)，電子文件和紙質(zhì)檔案將長期共存，優(yōu)勢互補，共同發(fā)揮“歷史的記憶”的作用。

參考文獻

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