淺談醫(yī)院文書檔案管理的特點(diǎn)與幾點(diǎn)體會

摘 要：醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院綜合檔案室或辦公室一項(xiàng)最經(jīng)常、最基礎(chǔ)性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內(nèi)的一系列銜接有序的行為或過程。筆者針對醫(yī)院文書檔案管理的綜合性、專業(yè)性、保密性、階段性等特點(diǎn)，分析文書檔案在管理模式、人員培養(yǎng)等方面存在的問題，從理論上提出了醫(yī)院文書檔案管理應(yīng)該進(jìn)行規(guī)范化、歸口化管理，應(yīng)著重抓好文書質(zhì)量和人員培訓(xùn)，不斷推進(jìn)信息化管理進(jìn)程，以期能夠推動醫(yī)院文書檔案管理流程的簡化、管理方式的實(shí)用以及利用效率的提高。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；管理

醫(yī)院文書檔案，是醫(yī)院實(shí)施行政管理的歷史記錄，是反映醫(yī)院行政管理、醫(yī)療護(hù)理管理、黨務(wù)管理等活動的重要憑證，涵蓋著醫(yī)院中長期發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃和總結(jié)、統(tǒng)計(jì)資料、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、基建項(xiàng)目、通告、通知等內(nèi)容。醫(yī)院文書檔案對醫(yī)院來說，具有不可替代的的參考價值，其管理更是一項(xiàng)十分重要的工作。

1 醫(yī)院文書檔案管理的特點(diǎn)

醫(yī)院文書檔案涉及領(lǐng)域?qū)挕⒎N類多、綜合性強(qiáng)，基本反映了醫(yī)院各項(xiàng)工作及活動情況，其具有不同于其他專業(yè)檔案的特點(diǎn)：

1.1 醫(yī)院文書檔案管理具有綜合性。醫(yī)院文書檔案幾乎都是通過醫(yī)院辦公室內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)即醫(yī)院綜合檔案室進(jìn)行管理，從檔案的類型來看，它統(tǒng)管了諸如人事、基建、科研、財(cái)務(wù)、醫(yī)務(wù)、總務(wù)、設(shè)備以及黨務(wù)等各種載體材料，從文件的來源看，除了有來自上級印發(fā)或本院制定的所有規(guī)定性、政策性、指導(dǎo)性、業(yè)務(wù)性文件外，還涉及到與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門或單位的往來文件或編史修志的材料。

1.2 醫(yī)院文書檔案具有內(nèi)容上的專業(yè)性。醫(yī)院是以醫(yī)療工作為主體，在醫(yī)療工作中產(chǎn)生和形成的文書檔案，是這種“主體”的真實(shí)反映，因此，它所記述的內(nèi)容無疑帶有很強(qiáng)的專業(yè)性。比如，醫(yī)院發(fā)展計(jì)劃、業(yè)務(wù)診療和技能操作常規(guī)和制度、醫(yī)療科學(xué)研究以及黨務(wù)、人事管理等等，這些在檔案管理方面具有明顯的專業(yè)性。

1.3 醫(yī)院文書檔案管理具有相對的保密性。檔案管理的最終目的是提供利用，而醫(yī)院文書檔案具有保密性、業(yè)務(wù)性強(qiáng)等特點(diǎn)，開放程度不高，主要利用者局限于本院的工作人員，未能提供更深層次服務(wù)。

1.4 醫(yī)院文書檔案管理具有階段性。醫(yī)院行政管理科室多，產(chǎn)生的文件資料具有明顯的分散性強(qiáng)的特點(diǎn)，為確保醫(yī)院在某一短時間內(nèi)某項(xiàng)工作（如醫(yī)院管理年活動、醫(yī)療質(zhì)量萬里行活動、優(yōu)質(zhì)護(hù)理活動等）所產(chǎn)生的文件材料的連續(xù)性、系統(tǒng)性和完整性，目前大部分醫(yī)院文書檔案管理工作基本上以半年或一年為整理周期。

2.醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 長期以來，醫(yī)院在檔案管理方面往往偏重于病案檔案的管理，而對文書檔案未予以足夠的重視，尤其在檔案室硬件方面投入相對較少，檔案材料存儲空間有限，有些單位沒有配備專門的打印機(jī)、縫紉機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等設(shè)備。且檔案室管理力度不夠，室內(nèi)溫度和濕度不符合規(guī)定，未進(jìn)行防潮、防蟲處理等。

2.2 目前，醫(yī)療行業(yè)中沒有專門的、統(tǒng)一的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，對納入檔案管理的文書范圍沒有明確的要求和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，各醫(yī)院大多數(shù)根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，致使文書檔案的整理、收集等工作存在一定程度的不同，形式多樣。

2.3 隨著文書檔案信息化管理技術(shù)在各醫(yī)院中廣泛應(yīng)用，文書檔案管理工作的方式方法發(fā)生了巨大變化，而計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子檔案也存在著很多現(xiàn)實(shí)問題，如在儲存和保密等方面造成一定的難度，因此，如何處理好電子文件與紙質(zhì)文件的關(guān)系，充分利用電子檔案的優(yōu)勢，已是擺在醫(yī)院文書檔案管理者面前的一個急需解決的問題。

2.4 醫(yī)院文書檔案管理較為混亂。醫(yī)院內(nèi)部行政科室較多，各部門之間往往存在信息傳遞和交流不暢等現(xiàn)象，導(dǎo)致文件材料分散各科室，有時我們常常會因?yàn)檎乙环菸募涞构?，既浪費(fèi)時間也耗費(fèi)精力。

2.5 文書檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性相對較強(qiáng)的業(yè)務(wù)，由于人員編制和機(jī)構(gòu)設(shè)置的局限，多數(shù)醫(yī)院文書檔案管理人員由醫(yī)院辦公室人員兼職，且平時檔案業(yè)務(wù)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上檔案管理的需要，缺乏創(chuàng)新和活力。

3.加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理的幾點(diǎn)體會

隨著現(xiàn)代化電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院文書檔案管理工作如何適應(yīng)新形勢下的檔案管理，如何適應(yīng)醫(yī)院高速發(fā)展的需求，是擺在我們面前的一道難題?，F(xiàn)將本人多年來總結(jié)的幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)與大家分享。

3.1 扎實(shí)推進(jìn)醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理進(jìn)程。必須建立健全科學(xué)的規(guī)章制度和管理體系，尤其盡快出臺統(tǒng)一的，有針對性的《醫(yī)院文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，以此來規(guī)范醫(yī)院文書檔案管理的每個環(huán)節(jié)、每道程序，力求做到制度到位，程序明確，檢查及時，堵塞漏洞。

3.2 嚴(yán)格實(shí)行文書檔案歸口管理。在醫(yī)院內(nèi)部，文書工作常涉及辦公室、人事科、財(cái)務(wù)科、醫(yī)務(wù)科、設(shè)備科、總務(wù)科等科室，其中辦公室是文件運(yùn)轉(zhuǎn)和管理的核心部門，因此，應(yīng)將文書檔案歸口到辦公室管理，定期督促各科室將辦完的文件及時整理上交，避免平時文件分散、零亂、長期堆積和失密，確保歸檔文件材料的齊全、完整和保密，保持文件材料之間的聯(lián)系，轉(zhuǎn)變由“多頭管理”向“專一管理”的管理模式，為系統(tǒng)整理歸檔文件材料打下良好的基礎(chǔ)。

3.3 嚴(yán)把文書質(zhì)量關(guān)。文書是檔案的前身，文書經(jīng)過收集、整理、歸檔形成檔案，因此，文書的質(zhì)量會影響檔案的質(zhì)量。定期對文書規(guī)范情況進(jìn)行綜合分析，查找問題，研究整改方案，定期組織醫(yī)院行政人員開展有關(guān)文書處理與寫作的專題講座，著力提高醫(yī)院文書的質(zhì)量。不斷加強(qiáng)文書檔案的整理、收集、歸檔等流程的監(jiān)控力度，注意文件底稿、附件、批復(fù)的收存，善于運(yùn)用收文、發(fā)文登記薄，將處理完畢的文件進(jìn)行逐件檢查核對，并根據(jù)它們之間的聯(lián)系，按文書立卷的類目做好平時立卷，將一份份零散的文件按請示與批復(fù)、正文與附件及依據(jù)性文件等檔案要求進(jìn)行系統(tǒng)整理，為文件歸檔做好準(zhǔn)備。

3.4 扎實(shí)推進(jìn)文書檔案電子化管理進(jìn)程。電子信息技術(shù)的發(fā)展與傳播，大大顛覆了傳統(tǒng)文書檔案的管理模式，通過引進(jìn)“文檔一體化檔案管理系統(tǒng)”，對醫(yī)院檔案進(jìn)行電子化加工，所有文件按照收發(fā)文序號統(tǒng)一排序、錄入，并按照歸檔的要求進(jìn)行分類保存和備份，不僅提高了資料的高效、規(guī)范的管理；而且提供了快捷、準(zhǔn)確、安全的檢索平臺。同時，在加快電子化管理的同時，應(yīng)注重檔案的保密、保管工作，要做好防消磁、防損壞工作，必要時可以復(fù)制副本或異地保存，應(yīng)根據(jù)電子檔案內(nèi)容的秘密等級進(jìn)行有效管理，對秘密等級比較高的，科進(jìn)行加密處理。

3.5 提高文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)修養(yǎng)。檔案管理工作是細(xì)而又細(xì)、慎之又慎的工作，要求具備較高的責(zé)任意識和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，醫(yī)院可根據(jù)實(shí)際情況，定期組織開展有關(guān)文書檔案管理的培訓(xùn)，定期派員外出進(jìn)修學(xué)習(xí)，提升檔案管理和辦理人員的綜合素質(zhì)，拓寬知識面，做到對文書檔案的收集、整理、立卷、歸檔、借閱、銷毀等各方面、各環(huán)節(jié)了如指掌，為檔案的完整性和系統(tǒng)性打下良好的基礎(chǔ)。

4.小結(jié)

文書檔案管理工作是一門專門的學(xué)問，尤其對于醫(yī)院來說更是關(guān)鍵，必須要有大局之眼、細(xì)致之心，對每一道程序、每一個環(huán)節(jié)，都要嚴(yán)格把關(guān)，必須建立健全科學(xué)的管理制度和檢索體系，在管理模式、人才隊(duì)伍等方面不斷創(chuàng)新舉措，推陳出新，努力實(shí)現(xiàn)歸口化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的目標(biāo)管理，變死材料為活材料，使有限的檔案材料發(fā)揮無限的作用。只有這樣，才能使醫(yī)院文書檔案管理工作保持特色和活力，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的健康發(fā)展，為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的憑證和依據(jù)。

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作者簡介

王家壽，助理館員，福建醫(yī)科大學(xué)孟超肝膽醫(yī)院（福州市傳染病醫(yī)院）辦公室和綜合檔案室科員，2006年起至今從事醫(yī)院檔案管理工作，主要負(fù)責(zé)醫(yī)院文書檔案、科研檔案、照片檔案等收集、歸檔、編研、借閱、開發(fā)利用、銷毀等工作。